إدارة المستندات مقابل إدارة السجلات: ما الفرق؟ |
غالبًا ما نقابل الكثير من الأسئلة حول الاختلافات والتشابهات بين إدارة المستندات وإدارة السجلات، هل هناك أي فرق؟ هل هو واضح حقا؟ ما هو الأفضل؟
إذا كنت على استعداد لرقمنة سجلات أعمالك للحفاظ على الامتثال للوائح الحكومية والصناعية، هل يجب أن تبحث عن نظام أو برنامج لإدارة المستندات مخصص حصريًا لإدارة السجلات؟
.png)
دعونا نستكشف الاختلافات بين الاثنين لتوضيح الموقف.
ما هي إدارة السجلات
تعرف السجلات بأنها دليل على معاملة أو قرار أو التزام قام به فرد أو شركة أو منظمة غير ربحية أو وكالة حكومية، يصبح المستند سجلاً بعد اكتمال عملية الأعمال، تحتوي السجلات غالبًا على العديد من الأجزاء التي يمكن أن تتضمن المستندات والصور ومقاطع الفيديو، يتم تخزينها في شكلها النهائي في حالة الحاجة إليها كتأكيد على حدوث إجراء وليس لأنها قيد الاستخدام، ولا يمكن تحريرها أو تنقيحها، غالبًا ما يخضعون لعمليات تدقيق داخلية وخارجية مطلوبة لتأكيد الامتثال للوائح الصناعة واللوائح الحكومية.
ويستخدم نظام دوك سويت في إدارة السجلات بشكل فعال وسهل، ويعمل عن طريق تخزين المعلومات والبيانات في قواعد بيانات إلكترونية، حيث يمكن للمستخدمين إضافة وتحرير وحذف السجلات بسهولة، كما يتيح النظام إمكانية البحث والتصفية والفرز للوصول إلى المعلومات المطلوبة بسرعة، ويمكن استخدامه في مختلف المجالات مثل الأعمال والتعليم؛ لتنظيم ومشاركة البيانات بين مستخدمين مختلفين بشكل مريح.
.png)
ما الفرق بين إدارة السجلات وإدارة المستندات
يعد إثبات الامتثال، وقصر الوصول إلى المعلومات على الموظفين المعتمدين، وضمان الأمن، وإنفاذ الجداول الزمنية للاحتفاظ، من بين الأهداف الرئيسية لإدارة السجلات.
لكن هدف إدارة المستندات أوسع، ويشمل أهدافه سهولة التخزين والاسترجاع، والتقاط وتصنيف المستندات الورقية والإلكترونية، وأتمتة سير العمل، والتأكيد على أمن المستندات والبيانات والحماية من التهديدات السيبرانية.
إدارة المستندات
يتم استخدام إدارة المستندات لتتبع وإدارة الملفات قيد المعالجة، وبشكل أكثر تحديدًا، يتم استخدامه لإدارة العملية الشاملة لإنشاء المستندات، من البداية وحتى الاكتمال، فهو يضفي الطابع الرسمي على عملية إنشاء المستندات لضمان الشفافية والمساءلة في كل خطوة من العملية، كما أنه يعمل على جعل العملية أكثر كفاءة من خلال أتمتة المهام الرئيسية مثل خطوات التجميع والموافقة وضمان الجودة.
بالنسبة للمستندات ذات الأهمية أو التعقيد، ستتضمن هذه العملية الخطوات التالية:الإنشاء: يتم إنشاء المستند من قالب فارغ، وينتج عن هذا إنشاء الإصدار الأولي.
الصياغة: يتم إنشاء محتويات الوثيقة بواسطة مستخدم واحد أو أكثر، اعتمادًا على طبيعة المستند، يمكن أن تتضمن المحتويات نصًا مكتوبًا وتنسيقًا وصورًا وارتباطات تشعبية وأي عدد من العناصر الأخرى.
إذا كانت العملية تحتاج مستخدمين متعددين، فيجب أن تكون هناك طريقة للسماح لهم بالعمل على المستند دون التدخل فب عمل بعضهم عن غير قصد، تتعامل الأنظمة المختلفة مع هذا بطرق مختلفة، وهي:
السحب والإيداع: يسمح نظام إدارة المستندات لمستخدم واحد بسحب المستند، مما يسمح للمستخدمين الآخرين بقراءته دون إجراء أي تغييرات عليه، بمجرد انتهاء المستخدم من إجراء أي تغييرات، يتم إيداع المستند ويكون متاحًا لمستخدم آخر لسحبه، في كل مرة يتم فيها إيداع التغييرات في المستند، يتم إنشاء إصدار جديد حتى يتمكن جميع المشاركين من رؤية ما تغير بين كل إصدار، إذا تم إجراء تغيير غير مرغوب فيه، فيمكن إرجاع المستند إلى إصدار سابق.
التأليف المشترك: يسمح نظام إدارة المستندات لعدة مستخدمين بالعمل على مستند في وقت واحد، ولكنه يقوم بالقفل الداخلي داخل المستند على مستوى دقيق، في SharePoint، على سبيل المثال، يتم تأمين مستند Word على مستوى الفقرة، وهذا النهج لا يحظى بدعم واسع النطاق.
المراجعة: تتضمن هذه الخطوة عمومًا قيام شخص آخر غير منشئ المحتوى بمراجعة المستند لمعرفة محتواه الإجمالي بالإضافة إلى أشياء مثل القواعد النحوية والتهجئة وتدفق المستندات ودقة الجداول والصور وما إلى ذلك، ويمكن لنظام إدارة المستندات توفير قواعد العمل، والقيام بتعيين مراجعة لفرد أو دور معين وتأكد من اكتمال المراجعة قبل أن يتمكن المستند من المضي قدمًا في العملية.
ما بعد المراجعة: بمجرد اكتمال المراجعة، يتم إرجاع المسودة إلى المنشئ لإجراء أي تغييرات ضرورية، تشبه هذه الخطوة إلى حد كبير خطوة الصياغة المذكورة أعلاه، بما في ذلك إنشاء إصدارات جديدة.
التجميع: لا تتطلب كل المستندات ذلك، لكن العديد من المستندات الأكثر تعقيدًا ستفعل ذلك، خذ بعين الاعتبار، على سبيل المثال، عقدًا بشروط وأحكام مختلفة اعتمادًا على المكان الذي سيتم تنفيذ العمل فيه، يمكن لنظام إدارة المستندات التأكد من وجود شروط وأحكام مضمنة في المستند وأنها الشروط الصحيحة بناءً على قواعد العمل.
الموافقة: ستخضع بعض المستندات لعملية موافقة رسمية، وربما تنتهي بتوقيع من نوع ما، العقود تعد مثال ممتاز على ذلك، والبعض الآخر سيكون أقل رسمية - تتم الموافقة على الوثيقة بمجرد نشرها وتصبح جاهزة للاستخدام.
التخزين: بمجرد اكتمال المستند، وتخزينه في مستودع من نوع ما يعد من الممارسات الجيدة، للسماح للمستخدمين المصرح لهم بالعثور عليه والوصول إليه والمعلومات التي يحتوي عليها.
باختصار، يتم استخدام إدارة المستندات لإنشاء كائنات معلومات وتوفير الشفافية والمساءلة عن كيفية ظهور كائن معلومات معين.
يلعب نظام دوك سويت دورًا حاسمًا في إدارة المستندات بنجاح، حيث يتيح للمستخدمين إنشاء وتنظيم المستندات بسهولة، ومشاركتها والتعاون عليها بفعالية، بفضل إمكانياته للتخزين والبحث والمشاركة عبر الإنترنت، يسهم دوك سويت في تحسين إدارة المعلومات وزيادة الإنتاجية في الأعمال والمؤسسات.
إدارة السجلات
تحتاج بعض المستندات إلى إدارتها بشكل أكثر رسمية لأنها تعمل كدليل على معاملة أو قرار يفرض التزامًا على المنظمة، نحن نطلق على كائنات المعلومات هذه سجلات ونخزنها بطريقة تحافظ عليها، قد يتكون سجل معين من عناصر متعددة – على سبيل المثال، مطالبة تأمين تتضمن نموذج المطالبة، وأقوال الشهود أو السلطات، والصور الفوتوغرافية، وما إلى ذلك.
وبمجرد الإعلان عن كائن المعلومات كسجل، لا يتوقع إجراء أي تغييرات أخرى أو يُسمح بها في الواقع، إذا كانت التغييرات مطلوبة، على سبيل المثال، إضافة مستند إلى العقد، فإنك ستحتاج سجل جديد لذلك.
وفيما يلي القدرات الأساسية المرتبطة بعمليات وأنظمة إدارة السجلات:الإعلان والتسجيل: يتم وضع السجل في مستودع، ويتم تعيين اسم فريد حتى يمكن إدارته بشكل متسق طوال دورة العمل عليه.
عناصر التحكم في الوصول: سيتمكن المستخدمون المصرح لهم من الوصول إلى السجل واسترجاعه وقراءته – ولكن دون إجراء أي تغييرات عليه، في بعض الحالات، قد يكون هناك سبب للسماح بإجراء تغييرات على بيانات التعريف المرتبطة بالسجل.
قواعد الاحتفاظ: الأنواع المختلفة من السجلات لها متطلبات مختلفة فيما يتعلق بالمدة التي يجب الاحتفاظ بها، وفقًا لقيمتها القانونية أو المالية أو الإدارية أو التاريخية، سيقوم نظام إدارة السجلات بتعيين قواعد الاحتفاظ بناءً على محتويات السجلات.
التصرف: في نهاية دورة العمل على السجلات، سيتم تدمير السجلات التي ليس لها أي قيمة تجارية، والتي لا تنطوي على تدقيق قانوني أو أي نوع آخر من الأمور أو نقلها إلى سلطة قانونية مسيطرة مثل الأرشيف الوطني أو أرشيف الدولة أو مكتبة الشركة.
مسارات التدقيق: يعد هذا بمثابة التوثيق النهائي لكيفية إدارة السجل بدءًا من الإقرار وحتى الإنتهاء منه، في العديد من المؤسسات، تعد مسارات التدقيق بحد ذاتها سجلات تحتاج إلى إدارتها.
يلعب نظام دوك سويت دورًا أساسيًا في إدارة السجلات بنجاح من خلال عدة طرق:1. التنظيم والتصنيف: يتيح دوك سويت للمستخدمين تنظيم السجلات والمستندات بشكل فعال عبر الاستفادة من أنظمة تصنيف وتنظيم هيكلية تسهم في تسهيل البحث والوصول إلى المعلومات.
2. الوصول والمشاركة: يمكن للمستخدمين الوصول إلى السجلات والمستندات عبر الإنترنت من أي مكان وفي أي وقت، مما يزيد من إمكانية مشاركة المعلومات بين الأعضاء والفرق داخل المؤسسة.
3. الأمان والحماية: يتميز دوك سويت بأمان قوي يحمي السجلات والمستندات من فقدان البيانات أو الوصول غير المصرح به، مما يساهم في الحفاظ على سرية واستدامة السجلات.
4. الإجراءات والتدقيق: يمكن تسجيل الإجراءات والتعديلات على السجلات بشكل دقيق، مما يسهل عمليات التدقيق والامتثال للمعايير واللوائح.
5. التعاون والتداول: يتيح دوك سويت للمستخدمين التعاون المشترك على السجلات والمستندات، مما يعزز التفاعل بين الأعضاء ويساعد في تحقيق أهداف العمل الجماعي.
بهذه الطرق، يساهم نظام دوك سويت بشكل فعّال في إدارة السجلات بنجاح عبر توفير وسائل فعالة وآمنة للتنظيم والوصول إلى المعلومات والمشاركة والتعاون عليها.
.png)
كيف تشمل إدارة المستندات إدارة السجلات؟
يوفر نظام إدارة المستندات جميع الوظائف الحيوية للأعمال اللازمة لتلبية أي متطلبات لإدارة السجلات بالإضافة إلى إدارة المعلومات والمستندات التي تشكل جزءًا من العمليات التجارية النشطة، وتشمل هذه القدرات:
- تعمل الفهرسة على تحويل المستندات إلى معلومات يمكن التحكم فيها عن طريق قراءة الأجزاء الرئيسية من البيانات وتخزين كل نقطة بيانات كقيمة فهرس، تصف قيم الفهرس هذه الغرض من المستند ومحتواه، وهي فعالة للغاية في البحث عن المستندات وتنظيمها.
- تتم الأرشفة والاسترجاع بعد توجيه السجلات إلى الموقع الصحيح عبر سير العمل الآلي، تضمن بيانات الفهرس المخصصة مسبقًا للسجل تنظيمًا واضحًا واسترجاعًا سريعًا من قبل المستخدمين المصرح لهم.
- تستخدم مسارات العمل الرقمية عمليات محددة مسبقًا لأرشفة السجلات تلقائيًا وفرض جداول الاحتفاظ.
تشمل إجراءات الأمان والنسخ الاحتياطي الشاملة ما يلي:
- المصادقة عبر اسم مستخدم وكلمة مرور فريدة، ولا يسمح هذا بتعيين حقوق وصول محددة فحسب، بل يضمن أيضًا وجود سجل تدقيق كامل للوثيقة التي تم الوصول إليها ومن قام بالوصول إليها وما هي الإجراءات التي تم اتخاذها.
- تشفير الاتصالات المستندة إلى السحابة من خلال TLS وHTTPS وHSTS للحماية من هجمات تنزيل البروتوكول والاختراق العالي لملفات تعريف الارتباط.
- عمل النسخ الاحتياطية الرقمية الموزعة جغرافيًا، والموجودة في مركز بيانات Microsoft Azure عالي الأمان، على حماية المعلومات الحيوية وتضمن استعادة البيانات بسرعة دون نفقات غير متوقعة.
تتضمن إدارة المستندات من نظام دوك سويت إدارة السجلات من خلال تنظيم وتخزين السجلات بشكل هيكلي وآمن، مع إمكانية تتبع السجلات وتسجيل الإجراءات عليها، تسهل هذه الميزات البحث والوصول إلى السجلات بفعالية، وتعزز الامتثال للمعايير واللوائح، مما يسهم في إدارة السجلات بشكل مؤسسي ومنهجي.
تشمل إدارة المستندات من نظام دوك سويت إدارة السجلات بعدة طرق:1. تنظيم السجلات: يمكن للمستخدمين إنشاء هياكل تنظيمية تسمح بتصنيف السجلات والمستندات بشكل منطقي، مما يسهل البحث والوصول إليها بسرعة.
2. السجلات الرقمية: دوك سويت يتيح للمستخدمين تحويل السجلات الورقية إلى صيغ رقمية، مما يساهم في تخزين السجلات بشكل آمن وتقليل استخدام الورق.
3. إدارة دورة حياة السجلات: يمكن تعيين سجلات معينة بمراحل محددة في دورة حياتها، مثل الإنشاء والتحرير والاعتماد والحفظ لضمان الامتثال لمتطلبات السجلات والمحافظة على السجلات الهامة.
4. الحماية والأمان: يتميز دوك سويت بإجراءات أمان قوية تحمي السجلات وتمنع الوصول غير المصرح به إليها، مما يحافظ على سرية المعلومات وسلامتها.
5. التدقيق والمراقبة: يمكن تسجيل وتتبع الإجراءات على السجلات بشكل دقيق، مما يسهل عمليات التدقيق والمراقبة لضمان التماشي مع اللوائح والمعايير.
6. الاستبعاد والتخزين: يمكن تطبيق سياسات استبعاد للسجلات القديمة وتحديد مكان تخزينها بشكل آمن إذا كانت مطلوبة لاحقًا.
7. البحث والاستعلام: يتيح نظام دوك سويت البحث السريع والاستعلام عن السجلات بناءً على معلومات محددة، مما يسهل العثور على السجلات المطلوبة بسرعة.
بهذه الطرق، يشمل نظام دوك سويت إدارة السجلات عبر توفير وسائل فعالة لإنشاء وتنظيم وحماية والبحث عن السجلات، مما يساهم في إدارة السجلات بشكل شامل ومنهجي.
تحقق كل من عمليات وأنظمة إدارة المستندات والسجلات قيمة كييرة للمنظمة، توفر معظم أنظمة إدارة محتوى المؤسسات اليوم إمكانات فعالة لإدارة المستندات والسجلات، ودوك سويت يقدم لك نظام متطور يخدم مؤسستك بشكل فعال ودقيق، نحن هنا لخدمة نجاحك.