Document Management (DMS)
 |
هل تعلم أن المؤسسات تستهلك كميات هائلة من الوثائق الورقية والرقمية؟ كشفت دراسات حديثة أن الموظف يستهلك بمعدل يصل إلى 10000 ورقة سنويًا، الآن تخيل حجم الوثائق التي يتم استهلاكها في مؤسستك إذا كان لديك 100 أو 500 موظف! إنها كمية هائلة تستدعي الاهتمام. اعتماد برامج الوثائق الإلكترونية والعمل الآلي في إدارة المستندات لن يقلل فقط من التكاليف المالية، بل سيعزز أيضًا سرعة العمل والإنتاجية والأرباح العامة لمؤسستك، إذا لم تبدأ بالفعل باستخدام برامج إدارة الوثائق في مؤسستك، فإننا هنا لمساعدتك في فهم الأهمية الكبيرة لها. تعرف في هذا المقال على فوائد برنامج إدارة المستندات، ولماذا يعد أداة حاسمة في إدارة أعمالك التجارية، استعن بالتكنولوجيا لتسهيل عملياتك، وتحسين كفاءة فريقك، وتحقيق نجاح مستدام، لا تضيع الوقت، اكتشف قوة إدارة المستندات والوثائق الآن وساهم في نمو مؤسستك! |
ما هو برنامج إدارة الوثائق Document Management؟
يعد برنامج إدارة المستندات من ضمن الحلول الرقمية التي تساعدك في تنظيم ومعالجة وتخزين مستنداتك بطريقة منظمة يسهل تتبعها والوصول إليها في أي وقت، وباستخدام برنامج إدارة المستندات، يمكنك تنفيذ مهامك اليومية بسلاسة وتنظيم، كذلك يساهم في قياس تطور مؤسستك، فبدونه لن تتمكن من إدارة عملياتك وتطويرها ومتابعتها بنجاح وثقة.
ويضم برنامج إدارة الوثائق Document Management العديد من الأدوات المتطورة، منها:-
- مستودع المستندات: تخزّن مستنداتك وبياناتك بشكل آمن في السحابة أو مكان العمل، مع خيار السحابة كونها تكلفة منخفضة وقابلة للتوسع.
- عرض الوثيقة: استمتع بواجهة مستخدم متطورة تتيح لك عرض المستندات بتنسيقاتها الأصلية أو الصور، بالإضافة إلى دعم رسومات متعددة مثل TIF وHPG وPDF وCAD.
- أدوات سير العمل: قم بتوجيه المستندات داخل المؤسسة للموظفين أو خارجها للعملاء بسلاسة وفعالية.
- الفهرس: استخدم نظام الفهرسة للعثور على أي مستند تحتاجه في أي وقت لإتمام عملياتك التجارية، بإمكانك البحث بالتاريخ أو الرقم أو نوع المستند.
- أداة البحث: وفر وقتك باستخدام أداة البحث التي تمكنك من العثور على أي مستند بسرعة، وذلك وفقًا للأسلوب الذي تفضله في إعداد البرنامج الخاص بمؤسستك.
- إمكانية الدمج: اربط برنامج إدارة المستندات مع برامج أخرى في مؤسستك مثل برامج إدارة الحسابات وبرامج ERP وغيرهم، مما يوفر لك التكامل الشامل لعملك.
مع برنامج "DocSuite"، ستحصل على أدوات قوية لإدارة الوثائق والمستندات بشكل فعّال وسلس
استفد من التنظيم والأمان والكفاءة في عملياتك التجارية، اتصل بنا اليوم للاستفسار والبدء في تحويل مؤسستك إلى بيئة إدارة المستندات المتقدمة!
ما هي إدارة الوثائق والمستندات عبر السحابة؟
انتشر استخدام برامج السحابة الحديثة بسرعة كبيرة في العديد من المؤسسات اليوم بدلًا من الأساليب التقليدية، وذلك بسبب المزايا الكبيرة التي تقدمها هذه التقنية، فبواسطة النظام السحابي، يمكنك الآن الاستمتاع بتخزين وترتيب وتشغيل عملياتك ومعلوماتك بسهولة، بالإضافة إلى سرعة الوصول إليها وربط فروع منشأتك معًا ومشاركة البيانات بأمان مع المستخدمين والفروع الأخرى، كذلك الاحتفاظ بنسخ احتياطية لتأمين بياناتك. والجميل في الأمر، أن الاشتراك في النظام السحابي يساهم في تقليل التكاليف المرتبطة بالأنظمة القديمة التي اعتدنا عليها، كما يمكنك الاشتراك في النظام السحابي بسهولة وحسب رغبتك، سواء بشكل شهري أو سنوي.
ماذا تنتظر؟
استمتع باكتشاف هذه المصطلحات الجذابة في عالم إدارة المستندات والوثائق، اجعل عملية إدارة المستندات أكثر متعة وكفاءة مع هذه المفاهيم الشيقة!
ما هي مميزات برنامج إدارة المستندات والوثائق؟
تعرف على مميزات برنامج إدارة المستندات والوثائق واستفد منها في تحقيق أعلى مستويات الاحترافية ورضا العملاء، نقدم لك برنامج "DocSuite"، برنامجنا الرائع لإدارة المستندات، لجعل تجربتك أكثر سهولة وفاعلية، تعال واستكشف معنا هذه المميزات المذهلة:
|
 |
ما هي فوائد استخدام نظام إدارة المستندات لأقسام مؤسستك؟
إدارة المبيعاتيمكنك من خلال برنامج إدارة المستندات والوثائق، التحكم الكامل في عملية البيع من التسعير إلى إصدار الفواتير الإلكترونية، كما يمكنك ربط المدفوعات بالفواتير الصادرة، وتتبع المدفوعات المستحقة للعملاء، كذلك يمكنك إدارة بيانات العملاء وبيانات التواصل معهم، استمتع بميزات التحكم الشامل!
|
إدارة الموارد البشريةاستخدام نظام إدارة المستندات والوثائق يسهل لقسم الموارد البشرية إدارة الموظفين بكفاءة عالية واتخاذ قرارات توظيف أفضل، كما يمكنهم من أرشفة وثائق الموظفين بسهولة، والوصول إليها بسرعة عند الحاجة، يمكن أيضًا تخزين السير الذاتية والنماذج الإلكترونية لاستخدامها في تعيين الموظفين الجدد بشكل أسرع وأكثر سهولة. |
القسم المالي والحساباتيستفيد قسم الحسابات بشكل كبير من برنامج إدارة المستندات والوثائق في العديد من المجالات، مثل:
|
استفد من قوة إدارة الوثائق والمستندات في تحسين أداء الأقسام المختلفة بمؤسستك، اكتشف السهولة والفاعلية والتحكم الكامل في عملياتك، واستمتع بالتطور والتنظيم والنجاح!
ابدأ رحلتك نحو النجاح الرقمي!