تستخدم المنظمات المختلفة أشكالًا متنوعة من أنظمة إدارة وأرشفة المستندات اعتمادًا على حجمها حيث تميل المؤسسات الصغيرة إلى تخزين وثائقها في الموقع في خزانات الملفات والمجلدات التي قد تصبح غير منظمة ويصعب فرزها، بينما تميل المؤسسات الكبيرة إلى تخزين ملفاتها رقميًا، إما على السحابة أو على خوادم الشركة، وفي مقال اليوم سنسلط الضوء على العناصر الرئيسية لأرشفة المستندات بشكل آمن.
ما هي أرشفة المستندات؟
تعرف أرشفة المستندات الرقمية بأنها أحد أشكال التخزين الإلكتروني الذي تم تطويره لمساعدة الشركات على توفير الوقت والمساحة والموارد المالية التي كان من الممكن إنفاقها بدلاً من ذلك على استخدام غرف حفظ الملفات، ويتم تصنيف المستندات الرقمية بعلامات لتسهيل تحديد الموقع واسترجاعه في بضع دقائق ويمكن أن يساعد تخزين الملفات في نظام إدارة وأرشفة المستندات الرقمية الخاص بمؤسستك في تحسين كفاءة المستندات السرية وأمانها.
تساعد أرشفة المستندات أيضًا في الممارسة العملية على أتمتة أو تبسيط مراحل إدارة المستندات، مثل إنشاء المستندات، وتحريرها، ومشاركتها، والتعاون، والأرشفة وما إلى ذلك.
ونظام دوك سويت، نظام متقدم لإدارة المستندات يلعب دورًا حاسمًا في تنظيم وأرشفة المستندات بشكل فعال ومؤسسي، يسهل دوك سويت الوصول السريع والسهل إلى المعلومات والمستندات المخزنة عبر منصة واحدة، يتيح للمستخدمين إنشاء مستندات رقمية بسرعة وسهولة باستخدام مجموعة متنوعة من التطبيقات مثل معالجات النصوص وجداول البيانات والعروض التقديمية.
بالإضافة إلى ذلك، يتيح نظام دوك سويت للمستخدمين تنظيم المستندات بشكل منهجي من خلال إنشاء مجلدات وفهارس مخصصة، يمكن تطبيق سياسات الوصول والأمان لضمان حماية المعلومات ومنع الوصول غير المصرح به، كما يتيح البحث المتقدم والتصفح السهل البحث عن المستندات والمعلومات بسرعة.
يلعب نظام دوك سويت دورًا حيويًا في إدارة وأرشفة المستندات في المؤسسات ويسهم في تحسين الكفاءة والتنظيم وحماية البيانات.
مميزات أرشفة المستندات
لا يمكن المبالغة في أهمية إدارة وأرشفة المستندات الفعالة، الأمر لا يتعلق فقط بالتخزين؛ بل يتعلق بإمكانية الوصول إلى بياناتك القيمة وأمانها وطول عمرها.
يمكن لنظام إدارة وأرشفة المستندات (DMS) الذي تم تنفيذه بشكل جيد أن يحدث ثورة في طريقة أرشفة الملفات، يمكنه تبسيط عملياتك وتعزيز الأمان والتأكد من بقاء بياناتك في متناول يدك وسليمة للسنوات القادمة، والآن دعنا نستكشف بعض أفضل مميزات نظام أرشفة الملفات:
منع فقدان البيانات والمستندات
تسمح أرشفة المستندات للموظفين باسترداد معلومات النسخ الاحتياطي بشكل مستقل وبسرعة، وقد يتم فقدان المستندات التي لم يتم ترقيمها وأرشفتها إلى الأبد، صحيح أن فرص قيام الموظف بحذف الملف أو وضعه في غير مكانه عن طريق الخطأ تكون ضئيلة، لكن هذا يحدث.
المتطلبات القانونية
تعد أرشفة المستندات مهمة أيضًا لأسباب قانونية، تتخلص العديد من الشركات من الملفات التي يجب عليهم الاحتفاظ بها عن طريق الخطأ، وهنا يضمن نظام أرشفة المستندات الفعال الالتزام بالسياسات القانونية الخاصة بالشركة على الرغم من معرفة كل موظف بهذه السياسات، خاصة وأن سلطات حماية البيانات قد فرضت عقوبات أكثر صرامة على الشركات، ولذلك يجب أن تدرك أن تجاهل مثل هذه السياسات يمكن أن يؤدي إلى غرامات باهظة، أو حتى أحكام بالسجن في بعض الحالات.
زيادة الأمن
تعد أرشفة المستندات مهمة أيضًا لأسباب أمنية، خاصة مع تزايد الهجمات الإلكترونية وانتهاكات البيانات من خلال أرشفة المستندات بشكل آمن، ويمكن للشركات تتبع المعلومات وزيادة الحماية، حتى الشركات الأكثر حذرًا أصبحت الآن مستهدفة من قبل قراصنة ماهرين للغاية، وبالتالي، سيعمل نظام أرشفة المستندات الموثوق على تقليل هذه المخاطر عن طريق تحذير كبار الموظفين عند فقدان الملفات.
.png)
ويتميز نظام دوك لأرشفة المستندات بعدة مميزات تجعله خيارًا ممتازًا للمؤسسات والأفراد على حد سواء:
أولاً، يتيح نظام دوك سويت للمستخدمين تنظيم مستنداتهم بشكل فعال وسهل، حيث يمكن إنشاء مجلدات وفهارس لتصنيف المستندات بشكل منطقي، مما يجعل البحث عنها والوصول إليها سريعًا وميسرًا.
ثانيًا، يمتاز نظام دوك سويت بإمكانية مشاركة المستندات بسهولة بين المستخدمين، مما يسهل التعاون على المشاريع وزيادة الإنتاجية، بفضل إمكانية المشاركة والتحكم في الوصول، يمكن للمستخدمين تقديم صلاحيات محددة للأفراد أو الفرق الذين يحتاجون إلى الوصول إلى المستندات.
ثالثًا، يوفر دوك سويت أمانًا عاليًا للمستندات، حيث يمكن تشفير المستندات وتخزينها بشكل آمن على السحابة أو على الخوادم المحلية، مما يحميها من فقدان البيانات أو الاختراقات.
رابعًا، يتميز نظام دوك سويت بقدرته على دمج الأدوات الإنتاجية مثل معالجة النصوص وجداول البيانات والعروض التقديمية، مما يوفر وقتًا وجهدًا في إنشاء وتحرير المستندات.
خامسًا، يتيح دوك سويت إمكانية الوصول إلى المستندات من أي مكان وعبر أي جهاز متصل بالإنترنت، مما يزيد من مرونة العمل وتوافر المعلومات.
باختصار، نظام دوك سويت هو أداة قوية ومتعددة الاستخدامات لأرشفة الملفات، حيث توفر تنظيمًا فعالًا، وإمكانية مشاركة سهلة، وأمانًا عاليًا، مما يجعله اختيارًا ممتازًا للأفراد والمؤسسات لإدارة مستنداتهم بكفاءة وفعالية.
كيف يتم تأمين الوثائق؟
عند محاولة تأمين مستنداتك، فإن ذلك يتضمن التفكير في أمان النسخ الورقية والرقمية من المستندات، وهنا، يجب على أعضاء الفريق اتخاذ الخطوات التي تسمح لهم بحماية المستندات في جميع الأوقات، يبدأ تطبيق أمن المستندات على المستوى الإداري، بما في ذلك تطوير السياسات التنظيمية وإعداد الأجهزة لإجبار أعضاء الفريق على اتباع قواعد وخطوات محددة فيما يتعلق بأمن المستندات.
بالنسبة لغالبية المؤسسات، تشكل المستندات الورقية خطرًا أمنيًا أكبر من المستندات الرقمية، فقد يفقد أحد أعضاء الفريق نسخة ورقية من المستند، أو يمكن لشخص ما حملها خارج المبنى دون علم أي شخص، لذا فإن الحفاظ على أمان المستندات من خلال أرشيفهم الرقمي أمر ضروري.
ما هي العناصر الأربعة الرئيسية لأرشفة المستندات الآمنة؟
يشير تخزين وأرشفة المستندات إلى ممارسة تأمين مستند في نظام إدارة وأرشفة المستندات (DMS) الخاص بالمؤسسة، حيث يتضمن التنظيم الاحترافي للملفات والمستندات بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة على السحابة، وتحقيقاً لهذه الغاية، يجب توافر هذه العناصر لأرشفة الوثائق الآمنة، وهي:
استخدم الحماية بكلمة مرور
يعد استخدام الحماية بكلمة مرور على الملفات الأكثر أهمية فكرة ذكية في أرشفة المستندات، تعد الحماية بكلمة مرور لتأمين المستندات عملية سهلة، فعند العمل باستخدام أنواع معينة من البرامج شائعة الاستخدام لإنشاء المستندات، وبدون حماية كلمة المرور للملفات الموجودة على أي جهاز، يمكن للشخص الذي يأخذ الجهاز الوصول إلى الملفات الحساسة بسهولة.
تشفير الملفات الخاصة بك
يوفر تشفير الملفات على الكمبيوتر درجة أخرى من الأمان يسهل استخدامها لأعضاء فريقك، ولكنه يحبط الهجمات السيبرانية المحتملة بشكل فعال، عند وضع التشفير على القرص الصلب، يقوم برنامج التشفير بخلط البيانات الموجودة في الملف، مما يجعل من المستحيل قراءته بدون كلمة المرور الصحيحة، وبعد إدخال كلمة المرور، تعود محتويات الملف إلى وضعها الطبيعي.
عمل النسخ الرقمية
يعد الحصول على نسخة احتياطية رقمية لمستنداتك أمرًا ضروريًا، لكن تأكد من استثمارك في ماسح ضوئي جيد، وقم بمسح مستنداتك المهمة ضوئيًا وتحويلها إلى ملفات رقمية، وامسح جميع المستندات المهمة ضوئيًا، واحفظها في خدمة التخزين السحابية.
يسمح التخزين السحابي في أرشفة المستندات أيضًا بحفظ الملفات على خوادم بعيدة يمكن الوصول إليها من الإنترنت، كما تسمح لك معظم خدمات تخزين الأعمال المستندة إلى السحابة بتتبع من قام بالوصول إلى الملفات وما إذا كانت المعلومات قد تمت مشاركتها.
الحماية من البرامج الضارة والتكرار
تعمل كل من الحماية من الفيروسات والتكرار على حماية البيانات وضمان استمرارية الأعمال، ما يتطلبه الأمر لأرشفة المستندات الآمنة هو أن يكون لديك ميزات مدمجة لحماية بياناتك، ومستندات تهديد البرامج الضارة الخاصة بك، علاوة على ذلك، يمكن لمكررات البيانات المتعددة ضمان إمكانية استرداد البيانات حتى لو كان النظام النشط غير متوفر يجب تخزين بياناتك مع نسخ احتياطية.
يعتبر نظام دوك سويت أداة قوية لأرشفة المستندات وتأمين الملفات في أي مؤسسة، حيث يقوم بتحسين عملية إدارة المستندات وضمان حفظها بشكل آمن ومنظم، يبدأ هذا العمل بتوفير واجهة مستخدم سهلة الاستخدام تمكن المستخدمين من رفع وتصفح الملفات بسرعة وفعالية، يُمكن تنظيم الملفات في هياكل مجلدات هرمية تعكس هيكل المؤسسة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن لنظام دوك سويت توفير وسائل متقدمة للبحث والتصفية حتى يتمكن المستخدمون من العثور بسهولة على المستندات التي يحتاجونها، وللتأكد من أمان المستندات، يمكن تنفيذ نظام إذن متقدم يسمح بتحديد من يمكنه الوصول إلى الملفات ومنع الوصول غير المصرح به، يمكن أيضًا تتبع من قام بعرض أو تحميل المستند ومتى تم ذلك.
بالإضافة إلى ذلك، يتيح نظام دوك سويت إجراء نسخ احتياطية منتظمة للملفات والمستندات، مما يضمن حفاظها على البيانات حتى في حالة فقدان البيانات الأساسي، ويتميز هذا النظام بأمان عالي يشمل تشفير البيانات وحماية الوصول بكلمات مرور قوية.
بشكل عام، يقوم نظام دوك سويت بتحسين عملية أرشفة المستندات وتأمين الملفات في المؤسسة من خلال توفير واجهة مستخدم مستدامة وأمان عالي مع خيارات متقدمة للبحث وإدارة الوصول.
تعد أرشفة المستندات عملية معقدة، وقد يؤدي القيام بها بشكل خاطئ إلى المخاطرة بأن تكون عرضة للانتهاكات الأمنية، في هذه الحالة، يمكنك التواصل معنا وطلب نظام دوك سويت لأرشفة المستندات؛ لنتمكن من إدارة مستنداتك نيابة عنك، قلل مخاطر الأخطاء وحسن من حماية بياناتك الآن.