إدارة المستندات مقابل إدارة المحتوى: ما الفرق؟

غالبًا ما يتم استخدام مصطلحا إدارة المستندات وإدارة المحتوى بشكل متبادل، وهي استراتيجيات تهدف إلى التعامل مع المعلومات الرقمية، ولكن هل هم حقًا نفس الشيء؟

تتطلع العديد من الشركات إلى تبسيط العمليات التجارية من خلال أتمتة إدارة معلومات الأعمال، ومع ذلك، فإن عدد الحلول الإدارية يمكن أن يكون مربكًا، خاصة عندما تكون الحدود بين الحلول غير واضحة بشكل جيد، على سبيل المثال، فكر في أنظمة إدارة المستندات (DMS) وأنظمة إدارة المحتوى (CMS): يستخدم بعض الأشخاص مصطلحي DMS وCMS كمرادفات، ولكن هذا ليس صحيحًا تمامًا – على الرغم من أن لديهم بعض الميزات المشابهة.

تحتوي تطبيقات CMS وDMS على أوجه تشابه أخرى تتجاوز حقيقة أن كلاهما يتعامل مع البيانات الرقمية، ولكن هناك اختلافات مهمة بين الاثنين أيضًا، دعونا نلقي نظرة على أوجه التشابه والاختلاف.

نظام إدارة المستندات مقابل إدارة المحتوى

بشكل عام، يعرف نظام إدارة البيانات (DMS) بأنه نظام يساعد الشركات على إنشاء المستندات الرقمية وتتبعها وتخزينها، يتم استخدام نظام إدارة المستندات (DMS) لتصنيف المعلومات الإلكترونية والاحتفاظ بها وحمايتها، كما أنه يدعم الإصدارات والتعاون وسير العمل.

تُستخدم أنظمة إدارة المحتوى لإنشاء وإدارة أنواع مختلفة من المحتوى الرقمي إلى جانب المستندات بالمعنى التقليدي، على سبيل المثال، بالإضافة إلى استخدامه لملفات PDF أو ملفات Word أو ملفات Excel، يمكن استخدام نظام إدارة المحتوى لإدارة أشياء مثل الصور وصفحات الويب والسجلات.

ما هو نظام إدارة المستندات؟

يقوم نظام إدارة المستندات بتخزين المستندات الإلكترونية وإدارتها وتتبعها، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والصور والملفات الصوتية، ويمكنه أيضًا تتبع الصور الممسوحة ضوئيًا للمستندات الورقية.

تتمتع أنظمة إدارة البيانات عادةً بالإمكانيات التالية:

يلتقط نظام DMS المحتوى عن طريق معالجة صور المستندات الورقية الممسوحة ضوئيًا، تستخدم العديد من أنظمة DMS برنامج التعرف البصري على الأحرف (OCR) لتحويل هذه الصور الرقمية إلى نص قابل للقراءة والتحرير، وتشمل إمكانيات المسح المتقدمة الأخرى التعرف على العلامات البصرية والتعرف على أحرف بصمة اليد.

• يمكن أن يحتوي نظام إدارة البيانات (DMS) إما على وحدات سير عمل مدمجة أو القدرة على التكامل مع أدوات إدارة سير العمل.
• يمكّن نظام إدارة المستندات (DMS) المستخدمين أو المسؤولين من عرض إصدارات المستندات والعودة إلى الإصدار السابق إذا لزم الأمر.
• يمكن لنظام إدارة المستندات (DMS) تمكين المستخدمين من وضع علامات على المحتوى حسب الفئة والنوع والكلمة الرئيسية لتمكين البحث والتنظيم بشكل أفضل.

مصطلح آخر ذو صلة هو إدارة مستندات المؤسسة (EDM)، والذي يشير إلى استراتيجية الإشراف على المستندات الورقية والإلكترونية داخل المؤسسة لسهولة استرجاعها في حالة تدقيق الامتثال أو أي حادث قانوني آخر، تركز هذه الإستراتيجية على الامتثال التنظيمي من منظور الوثيقة، يجب أن تجيب على أسئلة مثل "ما هي المدة التي يجب أن تحتفظ فيها الشركة بالمستندات؟" و"كيف ستستعيد الشركة المستندات في حالة وقوع كارثة؟"

تُباع أنظمة إدارة المستندات أحيانًا كأنظمة مستقلة، ولكن اليوم تم دمجها إلى حد كبير في الفئة الأوسع لإدارة محتوى المؤسسة (ECM).  يقدم معظم موردي ECM، مثل Alfresco وM-Files وMicrosoft SharePoint، مكون DMS.

يوفر نظام إدارة المستندات من دوك سويت يوفر العديد من الإمكانيات، ومنها:

1. التخزين الآمن: يسمح بتخزين المستندات الإلكترونية بشكل آمن ومنظم.
2. البحث والاسترجاع: يمكن البحث عن المستندات بسرعة واسترجاعها بناءً على معايير مخصصة.
3. الإشعارات والموافقات: يتيح للمستخدمين إرسال إشعارات وطلبات موافقة على المستندات.
4. تتبع التغييرات: يمكن تتبع من قام بتعديل المستندات ومتى تم ذلك.
5. التوقيع الإلكتروني: يتيح للمستخدمين توقيع المستندات إلكترونيًا بشكل آمن.
6. التكامل: يمكن ربط دوك سويت بتطبيقات أخرى مثل البريد الإلكتروني وأنظمة إدارة المشاريع.
7. التقارير والإحصائيات: يمكن إنشاء تقارير وإحصائيات حول المستندات وأنشطة الاستخدام.
8. الوصول عبر الإنترنت: يمكن الوصول إلى المستندات عبر الإنترنت من أي مكان وفي أي وقت.
9. إدارة سير العمل: يمكن إعداد وتنفيذ سير العمل لتنظيم ومراقبة عمليات المستندات.
10. الأمان: يوفر أمانًا عاليًا من خلال ميزات مثل التشفير وضوابط الوصول.

هذه بعض الإمكانيات الرئيسية لنظام إدارة المستندات من دوك سويت، وهناك مزيد من الميزات والإمكانيات التي تعزز فعالية إدارة المستندات في المؤسسات.

ما هو نظام إدارة المحتوى؟

يعرف نظام إدارة المحتوى (CMS) بأنه تطبيق يمكّن المستخدمين من إنشاء المحتوى الرقمي وإدارته ونشره على موقع الويب،  تتميز أنظمة إدارة المحتوى (CMS) بواجهة مستخدم رسومية (GUI) بحيث يمكن للمستخدمين غير التقنيين تحرير المحتوى ونشره وإدارته دون معرفة كيفية البرمجة.

يتكون نظام إدارة المحتوى (CMS) من مكونين رئيسيين:

تطبيق إدارة المحتوى (CMA) هو الواجهة البديهية التي يراها المستخدمون، وتمكنهم من إضافة محتوى إلى موقع ما وإدارته.

تطبيق تسليم المحتوى (CDA) هو البنية التحتية الخلفية التي تقوم بتجميع التعليمات البرمجية وعرضها لزوار موقع الويب وتخزينها.

وبعد نظام إدارة محتوى الويب WCMS مصطلح ذو صلة، فهو وCMS مصطلحان قابلان للتبديل تقريبًا؛ والفرق الوحيد هو أن WCMS هو نوع من CMS مخصص خصيصًا لمحتوى موقع الويب.

يتم استخدام نظام إدارة المحتوى (CMS) ضمن النطاق الأكبر لـ ECM، ولذلك، يمكن اعتبار CMS فئة فرعية من برامج ECM، من بين بائعي أنظمة إدارة المحتوى المشهورين WordPress وJoomla.

أوجه التشابه بين النظاميين

تتداخل أنظمة إدارة البيانات وأنظمة إدارة المحتوى بمعنى أنهما مكونان لاستراتيجية إدارة المحتوى في المؤسسة (ECM) الشاملة، كلاهما يؤدي الوظائف التالية:

• إدارة الأصول الرقمية
• تقديم أمان المحتوى
• توفير نظام تخزين مركزي للمحتوى
• إنشاء المعلومات والاحتفاظ بها وتوزيعها
• تبسيط إمكانية الوصول إلى البحث والاسترجاع
• أتمتة سير العمل

 بالإضافة إلى ذلك، تتوفر كل من DMSes وCMSes كاشتراكات قائمة على السحابة.

هناك العديد من أوجه التشابه بين نظام إدارة المستندات من دوك سويت ونظام إدارة المحتوى، من بين هذه الأوجه:

1. تخزين المستندات: كلا النظامين يسمحان بتخزين المستندات والملفات بطريقة منظمة وآمنة.
2. إدارة الإصدارات: يمكن لكليهما تتبع إصدارات المستندات والتعامل مع تغييراتها بفعالية.
3. الوصول والأمان: يمكن تكوين أذونات الوصول والحماية الأمنية للمستندات في كلي النظامين.
4. البحث والاستعراض: يوفران وظائف بحث قوية وإمكانية استعراض المستندات بسهولة.
5. التعاون: يمكن للمستخدمين التعاون على المستندات بشكل مشترك في كلي النظامين.
6. إدارة الأرشيف: يمكن استخدام كل منهما للحفاظ على السجلات والأرشيف بشكل منظم ومأمون.
7. تكامل البرمجيات: يمكن ربط كل منهما مع تطبيقات أخرى وأنظمة أعمال.
8. إمكانية التخصيص: يمكن تكييف النظامين وفقًا لاحتياجات المؤسسة.
9. توثيق وإعلان: يسمح كل منهما بتوثيق المستندات والإعلان عنها بشكل ملائم.

على الرغم من هذه التشابهات، إلا أن هناك اختلافات أساسية بين نظام إدارة المستندات ونظام إدارة المحتوى، حيث يركز الأول بشكل رئيسي على إدارة المستندات والسجلات، بينما يركز الثاني على إدارة المحتوى الرقمي بشكل عام، بما في ذلك الصور والفيديوهات والمحتوى الويب.

 ما هي أوجه الاختلاف CMS و DMS

على الرغم من أوجه التشابه، تختلف أدوات DMS وCMS في عدد من الطرق، يحتوي كل منهما على بعض الميزات الأساسية التي لا يمتلكها الآخر، ويتعاملان مع أنواع مختلفة من البيانات، وهنا بعض الأمثلة:

 يدير نظام إدارة المستندات (DMS) البيانات المنظمة ويركز على المستندات بالمعنى التقليدي بتنسيقات مثل Word وPDF وPowerPoint وExcel وما إلى ذلك، ومن ناحية أخرى، يمكن لنظام إدارة المحتوى (CMS) التعامل مع كل من البيانات المنظمة والبيانات غير المنظمة، مثل محتوى الويب (ملفات HTML وPDF) والأصول الرقمية (الصور وملفات الصوت والفيديو).

الأغراض الرئيسية لنظام إدارة المستندات هي الامتثال التنظيمي وإدارة سير العمل، في حين أن الأغراض الرئيسية لنظام إدارة المحتوى هي تخزين المحتوى واسترجاعه ونشره.

تتمتع تطبيقات DMS بقدرات تصوير ومسح ضوئي متقدمة، مثل التعرف البصري على الأحرف (OCR)، والتعرف على أحرف بصمة اليد (HCR)، والتعرف على العلامات البصرية (OMR) والمزيد، عادةً لا تدعم أدوات CMS هذه الوظائف.

يعد التكامل مع أنظمة المؤسسة (مثل تخطيط موارد المؤسسة وأدوات إدارة علاقات العملاء) أمرًا ضروريًا لنظام إدارة المستندات (DMS) ولكنه ثانوي لنظام إدارة المحتوى (CMS).

يمكننا أن نرى من هذه الاختلافات، يلعب نظام إدارة المحتوى دورًا أوسع من نظام إدارة المحتوى (DMS)، على الرغم من أن نظام إدارة المحتوى يتضمن عادةً على الأقل بعض ميزات نظام إدارة المستندات (DMS)، لأن المستندات تمثل الكثير من المحتوى الرقمي الذي يتعامل معه نظام إدارة المحتوى (CMS).

على مستوى الشركات الصغيرة، قد تبدو وظائف CMS وDMS متشابهة تمامًا، لأن الشركات الصغيرة لا تميل إلى أن تكون لديها احتياجات معقدة لإدارة المحتوى والمستندات، لذلك لا تحتاج إلى المجموعة الكاملة من الميزات والوظائف المتوفرة في كلا النوعين من الأنظمة، في المقابل، عادةً ما تستخدم المؤسسات الكبيرة وظائف إدارة المحتوى والمستندات على أكمل وجه، لأنها تحتاج إلى إدارة الكثير من البيانات المنظمة وغير المنظمة.

لجعل الاختلافات بين الاثنين أكثر وضوحًا، من الأفضل النظر إلى CMS وDMS من منظور الشركات الكبرى والنظر في أنظمة إدارة مستندات المؤسسة (EDM) وإدارة محتوى المؤسسة (ECM) بشكل أوسع.

EDM و ECM نظام واحد أم نظامان؟

تعرف أنظمة إدارة مستندات المؤسسة بأنها عبارة عن مجموعات من التقنيات المصممة للتعامل مع إنشاء وثائق الشركة والتقاطها وفهرستها وتخزينها واسترجاعها وتوجيهها وتوزيعها، ومن ناحية أخرى، فإن إدارة محتوى المؤسسة هو مصطلح يستخدم للإشارة إلى مجموعة من الاستراتيجيات والأساليب والأدوات المستخدمة لالتقاط البيانات الرقمية الخاصة بالشركة وإدارتها وتخزينها وحفظها وتسليمها.

 كما هو الحال مع DMS وCMS، يتداخل EDM وECM، في بعض الأحيان، يكون من الصعب تحديد ما إذا كانا نظامين مختلفين أو كيان واحد.

تتطلب إدارة المحتوى في المؤسسة (ECM) القدرة على القيام بما يلي:

1. التقاط المعلومات: إنشاء المعلومات عن طريق رقمنة المستندات الورقية، أو الحصول على المعلومات وتنظيمها وهيكلتها في تنسيقات إلكترونية.
2. إدارة المعلومات: ربط المعلومات وتعديلها وتوظيفها، وتشمل الجوانب المحددة لإدارة المعلومات ما يلي:

• إدارة الوثائق.
• تعاون.
• إدارة محتوى الويب.
• إدارة السجلات.
• سير العمل / إدارة العمليات التجارية.

3. تخزين المعلومات: تخزين الملفات على المدى القصير في مجلدات يمكن الوصول إليها للسماح بتحرير الملفات بحيث يمكن تحديث المعلومات المتغيرة بشكل متكرر.

 ما هو المناسب لك: EDM أو ECM أو كليهما؟

 قد تتساءل فرق القيادة عن كيفية اختيار التكنولوجيا المناسبة لمؤسستهم. EDM أو DMS هو أحد مكونات ECM،  ECM هو التقارب بين مجموعة متنوعة من التقنيات، بما في ذلك:

• إدارة السجلات
• إدارة محتوى الويب
• إدارة الأصول الرقمية
• إدارة الوثائق

لذلك، يجب على المؤسسات الكبيرة التي تحتاج إلى جميع الخدمات المذكورة أعلاه شراء منصة ECM، قد ترغب الشركات التي تركز بشكل أقل على النشر الخارجي وتسويق المحتوى في الحصول على نظام إدارة محتوى (DMS) مستقل لتتبع سجلاتها ومستنداتها.

لماذا يعد نظام إدارة المستندات من دوك سويت أنسب خيار لك

يمكن أن يعتبر نظام إدارة المستندات من دوك سويت خيارًا مناسبًا لك لعدة أسباب:

1. سهولة الاستخدام: دوك سويت معروف بواجهته البسيطة والسهلة الاستخدام، مما يسهل التعامل معه حتى للمستخدمين غير الخبراء.
2. تكامل مع Microsoft Office: إذا كنت تستخدم برامج Microsoft Office بشكل شائع، فإن دوك سويت يتيح تكاملًا سلسًا مع هذه التطبيقات.
3. تخزين سحابي: يمكنك الوصول إلى مستنداتك من أي مكان باستخدام خدمات التخزين السحابي مثل OneDrive وGoogle Drive وDropbox.
4. التعاون المشترك: دوك سويت يتيح التعاون على المستندات بشكل مشترك، مما يسهل العمل الجماعي.
5. إدارة الإصدارات: يمكنك تتبع وإدارة الإصدارات المختلفة للمستندات بكفاءة.
6. توفير الوقت: يمكن لأدوات التحرير المتقدمة في دوك سويت تسريع العمليات وزيادة الإنتاجية.
7. تخصيص: يتيح دوك سويت تخصيص واجهته والقوالب والإعدادات وفقًا لاحتياجاتك الخاصة.
8. دعم متعدد الأنظمة: يعمل دوك سويت على معظم أنظمة التشغيل، بما في ذلك Windows وmacOS وLinux.
9. تكلفة معقولة: دوك سويت غالبًا ما يكون بديلاً ميسور التكلفة مقارنة ببعض البدائل الأخرى.

بالمجمل، إذا كنت تبحث عن نظام إدارة المستندات سهل الاستخدام ومتوافق مع احتياجاتك ويدعم التعاون وتوفير الوقت، فإن دوك سويت يمكن أن يكون خيارًا مناسبًا لك.