إدارة رقمية بلا أوراق

الإدارة الرقمية: الطريق إلى المكاتب المستدامة والمتقدمة

مازالت العديد من المؤسسات متمسكة بنظام المستندات الورقية، برغم توفر تقنيات عديدة تسهم في تقليل الاعتماد على هذه المستندات، بل وأحيانًا هناك مؤسسات لا تلتفت لها تمامًا. في الحقيقية، تُمثل نسبة الشركات التي تعتمد على الإدارة الرقمية نسبة 18% فقط، وهذا الرقم يُثير القلق، وليس ذلك فقط فالأكثر من ذلك يتمثل في نسبة المشاكل العالية التي تنشأ نتيجة استخدام المستندات الورقية. حيث تعيق المستندات الورقية الإنتاجية وتؤثر سلبًا على الكفاءة التشغيلية، مما يؤدي إلى ارتفاع التكاليف المالية وحدوث مشاكل أخرى في المؤسسات التي لا تعتمد على الإدارة الرقمية، كما أظهرت الدراسات أن وقت معالجة الأوراق يمكن أن يكلف المؤسسات ما يقرب من 20,000 دولار سنويًا لكل موظف. لذلك، سنقدم الإجابات المناسبة للأسئلة التالية:  ما هي سلبيات الاعتماد على المستندات الورقية؟  ما هي فوائد ومميزات تحويل مستنداتك لـ "الإدارة الرقمية"؟  كيف يمكن تحويل مؤسستك للعمل بالإدارة الرقمية في غضون أيام قليلة؟

ما هو تعريف الإدارة الرقمية؟

هل تساءلت يومًا عن كيفية تحويل مكتبك إلى مكتب حديث ومتقدم، خالٍ تمامًا من الأوراق المزعجة؟ إذا كان الأمر كذلك، فإن الإدارة الرقمية هي المفتاح الذي سيفتح لك بابًا إلى عالم جديد ومستدام.

تتحول المستندات الورقية في الإدارة الرقمية، إلى مستندات رقمية سهلة الوصول والتخزين، ويصبح لديك القدرة على:-

• فحص المستندات، وفهرستها، وتخزينها في مستودع مركزي لاستردادها بسهولة بالإدارة الرقمية.
• تتحوّل الأعمال اليدوية في الإدارة الرقمية إلى أعمال إلكترونية أو مؤتمتة، مما يعزز التكامل بين المستندات وتطبيقات الإدارة الإلكترونية لتسهيل سير العمل.
• أفضل جزء في الإدارة الرقمية، أنك ستتمكن من الوصول إلى المستندات الإلكترونية في أي وقت ومن أي جهاز في أي مكان، حتى إذا كان موظفوك متواجدين في أماكن مختلفة.

ما هي سلبيات التعامل مع المستندات الورقية؟

تتعدد سلبيات العمل بالمستندات الورقية وتجاهل تحويل مؤسستك إلى الإدارة الرقمية، ومن ضمن تلك السلبيات:-

عبء التكلفة تُشكل تكلفة الورق والطباعة والتخزين عبئًا ماليًا كبيرًا على الشركات، بالإضافة إلى التكلفة غير المباشرة للوقت الذي يستهلك في إجراءات التعامل مع المستندات الورقية. تشير شركة Gartner في أبحاثها إلى أن الشركات تنفق من 1 إلى 3% من إيراداتها على الطباعة المكتبية، بالإضافة لتكلفة حفظ المستندات وشحنها وتخزينها مع التكلفة الفعلية للورق نفسه. ووفقًا لدراسات معهد "IDC White Paper"، يُقدر الوقت المستهلك في هذه الإجراءات بحوالي 19,732 دولار سنويًا لكل موظف، بالنظر إلى ذلك، فإن الخسائر الإنتاجية قد تعادل توظيف مئات الموظفين. المخاطر الأمنية يوضح تقرير لمكتب الحقوق المدنية التابع لـ"HHS-Health & Human services" للكونجرس بأن المستندات الورقية تتعرض للاختراق بنسبة 62% في الشركات التي يعمل بها أكثر من 500 موظف، بالإضافة إلى ذلك، قد تتعرض المستندات الورقية للسرقة أو التلف بسبب الكوارث الطبيعية، مما يؤثر على سير العمل، ولا ننسى خطر القرصنة على بيانات الشركة عبر الطابعات التي تستخدمها. لذا، اجعل الإدارة الرقمية هدفك القادم، دعنا نساعدك في تحويل مكتبك إلى مكتب خالٍ من الورق، فكر في دوك سويت، حيث ستجد الكفاءة والأمان والاستدامة في مكان واحد. تعطل سير العمل يشير استطلاع بمنظمة "IDC- International Data Corporation" إلى أن نسبة الخسارة الإنتاجية الناتجة عن الوقت المستهلك بمعالجة المستندات الورقية يصل إلى 21.3%، فالعديد من الموظفين يستغرقوا وقت كبير في أداء مهامهم اليومية بسبب المعوقات الناتجة عن تلك الأوراق. حيث يؤثر البطء الشديد في جمع المعلومات، وتصنيفها، وتدوينها، ومن ثم تخزينها أو توجيهها للآخرين، على سرعة العمل، وتؤدي إلى التأخير وحدوث أخطاء خاصة في الوظائف الهامة مثل (المشتريات، المحاسبة، المبيعات والموارد البشرية).

ما هي مميزات الإدارة الرقمية؟

هل تشعر بالإرهاق من تلك الأوراق المبعثرة والمستندات الورقية التي تسبب الفوضى في مكتبك؟ هل ترغب في الابتعاد عن الروتين وتحويل مؤسستك إلى الإدارة الرقمية الخالية من الورق؟ إذًا، فإن التحول الرقمي واعتماد للتحكم في أعمالك بكفاءة وسلاسة.

في الإدارة الرقمية، تصبح المستندات الورقية شيئًا من الماضي، حيث يتم تحويلها إلى مستندات رقمية سهلة الفحص والتخزين والوصول، بفضل تكنولوجيا الإدارة الرقمية، يمكنك تنظيم المستندات وفهرستها بشكل مركزي، مما يوفر الوقت والجهد في البحث واسترجاع المعلومات، وبالتزامن، يتم تطوير أنظمة العمل اليدوية وتحويلها إلى أنظمة إلكترونية متكاملة، مما يعزز سير العمل ويجعله سهلًا وفعالًا، ومن مميزات المؤسسات اللاورقية أو الإدارة الرقمية ما يلي:-

أولًا: انخفاض تكاليف التشغيل

تتيح لك الإدارة الرقمية تخفيض تكاليف التشغيل بشكل كبير، فبدلاً من إنفاق الأموال على الطباعة والتخزين وشحن المستندات، يمكنك الاستفادة من:-

• التخزين الرقمي: الذي لا يحتاج إلى مساحة في المكتب ويتيح الوصول الفوري للمستندات.
• النسخ والطباعة: في الإدارة الرقمية، لا تحتاج المستندات الرقمية لطباعة نسخ عديدة من الأوراق وتوزيعها، فمن خلال نظام الإدارة الرقمية يسهل الوصول لأي مستند
• إجراءات العمل: توفر الإدارة الرقمية تحسينًا في إجراءات العمل، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتحقيق المزيد من الأرباح.
• الأمن واستعادة البيانات: في الإدارة الرقمية، يمكنك تأمين بيانات مؤسستك بالعديد من المواقع بسهولة وطرق غير مكلفة ويمكنك استعادتها بسهولة بدون تأثير على سير العمل.

وتقدم أدوات مثل برنامج "دوك سويت" من فكرة للبرمجيات حلاً متكاملاً لإدارة المستندات الرقمية، حيث يسهل عليك تنظيم ومشاركة المستندات بسهولة وأمان، ويوفر تقارير مفصلة لتتبع سير العمل وتحليل الأداء.

ثانيًا: توفير الوقت المهدور وتوظيفه في زيادة الإنتاجية

هل تشعر أن الوقت يضيع بين يديك وأنك تعبث في البحث عن مستندات مفقودة؟ هل تتمنى أن تستغل كل لحظة في زيادة إنتاجيتك وتحقيق أهدافك بسلاسة؟ إذاً، استمتع بالحل السحري مع برنامج دوك سويت، ابدأ بالإدارة الرقمية والتحول الرقمي.

في عالم الإدارة الرقمية، تتحول الروتينات المعقدة إلى عمليات سهلة وميسرة، فمع تخزين المستندات الرقمية وترتيبها بشكل صحيح، ستوفر الكثير من الوقت في الوصول إلى المعلومات، وإعادة استخدامها، ومشاركتها مع فريق العمل، لن تضيع وقتًا ثمينًا في البحث عن الفواتير أو المستندات ذات الصلة، بل يمكنك تجميعها وربطها بسهولة، مثل أوامر الشراء وسندات الشحن والعقود، لتسريع عملياتك وتحقيق المزيد من الإنتاجية.

مع برنامج "دوك سويت"، نمنحك القدرة على ربط جميع المستندات في أقسامك المختلفة، سواء كانت الموارد البشرية أو الحسابات أو المبيعات، مما يجعل إجراءات العمل أسهل وأكثر انسجامًا، ولا نتوقف عند هذا الحد، بل نوفر لك أيضًا إمكانية إصدار تقارير دورية لتتبع سير العمل والتحقق منه، مما يضمن تحقيق أعلى مستوى من الكفاءة والتنظيم. 

ثالثًا: مستوى أفضل من الأمان والتوافق

وماذا عن الأمان؟ الإدارة الرقمية، تتمتع بمستوى أعلى من الأمان والتوافق، حيث يمكنك تشفير المستندات الرقمية وتحديد من يمكنه الوصول إليها، مما يحميك من القرصنة والانتهاكات، ومن خلال اعتماد حلول الإدارة الرقمية المتقدمة، ستكون على يقين بأن بياناتك آمنة ويمكن استعادتها في حالة حدوث كوارث طبيعية أو خسائر مفاجئة.

فلندع التحول الرقمي يحطم حواجز الزمن ويطلق الإنتاجية القصوى في مؤسستك، استفد من الإدارة الرقمية واستغل كل لحظة في تحقيق النجاح والازدهار، فقط تخلص من الأوراق المبعثرة واستعد لعالم رقمي متقدم يعزز عملك ويجعلك تتألق بالنجاح.

التحول البيئي: الإدارة الرقمية تحمي الكوكب وتسهم في مستقبل أفضل!

لا يتعلق الأمر فقط بتحسين سير العمل في المؤسسات، بل يتعلق أيضًا بحماية كوكبنا وخفض الأثر البيئي السلبي، فالإدارة الرقمية تسهم في المحافظة على الغابات وتقليل استخدام الطاقة والتأثير الضار على تغير المناخ.

ما هي خطوات تحوّل مؤسستك لـ الإدارة الرقمية المتقدمة؟

يوجد عدد من الخطوات التي يجب عليك اتبعاها لتحويل مؤسستك إلى الإدارة الرقمية بدون أوراق، وهي:

III. تحديد خطوات التحول الرقمي

ابدأ بتحديد الخطوات العملية لتحويل المستندات الورقية إلى رقمية، وافهم العمليات الحالية وحدد التحديات الموجودة والحلول الممكنة، وهنا بعض الخطوات الرئيسية:

• جمع النقاط: حدد مصادر المستندات الورقية المدخلة إلى المؤسسة مثل البريد الإلكتروني والفاكس والرسائل البريدية.
• تحديد مسار المعلومات: حدد كيفية مشاركة المعلومات داخل المؤسسة وتبادلها بين الأفراد عند الحاجة إلى الموافقات واتخاذ القرارات.
• استرجاع المعلومات: أبحر في عالم المعرفة الرقمية واكتشف كيفية الوصول السريع إلى أي وثيقة ورقية مخزنة، انطلق في البداية بالإجابة عن أسئلة مهمة من خلال نظامك الذكي المخصص للإدارة الرقمية.
• كيف تبدأ إجراءات سير العمل؟ اكتشف السر الذي سيحدث ثورة في سير عملك ويجعله أكثر فاعلية وسلاسة.
• كيف تجمع المعلومات من الوثائق؟ هل ترغب في تبسيط هذه العملية المعقدة؟ اكتشف كيف يمكنك جمع المعلومات بسهولة وبدون عناء.
• كيف توجه المعلومات داخل المؤسسة؟ اكتشف سبل التواصل الفعال بين إداراتك المختلفة وتحقيق تكامل حقيقي في تدفق المعلومات.
• أين يتم تخزين الوثائق؟ اكتشف أفضل الحلول لتخزين وثائقك الهامة بأمان وسهولة الوصول إليها.
• ما هي الطرق المبتكرة لاسترجاع الوثائق المخزنة؟ اكتشف أدوات استرداد المعلومات التي ستجعلك توفر الوقت والجهد وتحقق الكفاءة في العمل.
• ما هي نقاط التكامل الحاسمة بين إدارات المؤسسة؟ اكتشف كيف يمكنك تعزيز التعاون والتكامل بين مختلف أقسام مؤسستك لتحقيق النجاح والتفوق.

IV. الإبداع في تصميم الحلول تأكد أن البدء في تصميم أي منتج أو خدمة يفتح بابًا لعالم من الإثارة والابتكار، وهذا الأمر لا يتغير عندما يتعلق الأمر بعملية التحول الرقمي. بعد تحديد الخطوات المطلوبة، انطلق في رحلة البحث عن تصاميم البرامج المبتكرة التي تحوّل المستندات الورقية إلى رقمية. نحن هنا في "دوك سويت" نقدم لك تجربة تصميمية فريدة خصيصًا لحل جميع تحدياتك ومساعدتك في التحول الرقمي، ستجد في برنامجنا حلولًا مبتكرة لـ "إدارة المراسلات الصادرة والواردة، والأرشفة الإلكترونية، وإدارة المهام، ومحرك سير العمل، ونظام الدردشة، والكثير من الأدوات التي ستسهم في تحقيق التحول الرقمي". وبالإضافة إلى ذلك، نوفر لك مجموعة من المميزات الهامة مثل "تحليل البيانات، بناء التقارير، وتقييم أداء الموظفين، وغيرها الكثير" ولا تنسى أنه يمكنك تخزين مستنداتك الرقمية بكل سهولة وأمان باستخدام برنامجنا.

V. البدء في الاستفادة من الحل الذي تم اختياره

عندما تقرر الانتقال إلى التحول الرقمي، ابدأ بتجربة الحل الذي قمت باختياره وذلك من خلال الخطوات التالية:

• المرحلة الأولى: قم بدراسة تفاصيل النظام الذي تم اختياره وتحليل احتياجات مؤسستك وتحسينها للحصول على أفضل النتائج.
• المرحلة الثانية: قم بتجربة مراحل التنفيذ، حيث ستتمكن من استكشاف مجموعة متنوعة من الأدوات وتعديل إجراءات سير العمل لتحقيق أفضل النتائج.
• المرحلة الثالثة: ابدأ في استخدام البرنامج المختار، وتأكد من أنه يلبي جميع احتياجات مؤسستك بكفاءة عالية، وقم بتدريب فريقك على استخدامه واستفد من ميزاته، وشاهد كيف يحل المشاكل التي كنت تواجهها في التعامل مع المستندات الورقية.

استعد للانطلاق في رحلة التحول الرقمي واستفد من الفوائد الهائلة التي تقدمها الإدارة الرقمية لمؤسستك.

VI. قياس مدى تأثير التحول الرقمي على مؤسستك

لنتأكد من نجاح الإدارة الرقمية والتحول الذي قمت به وتأثيره الإيجابي على مؤسستك، يجب أن تقيس وتحلل تلك التغييرات بشكل منتظم، يمكنك قياس تأثير التحول الرقمي بالإدارة الرقمية من خلال الإجابة على الأسئلة التالية:

• هل تمكنت من تحقيق أهداف التحول الرقمي في غضون 90 يومًا فقط؟
• هل ساهمت الإدارة الرقمية في تحسين إجراءات العمل في مختلف الأقسام وزيادة إنتاجية الموظفين ورفاهيتهم؟
• ما مدى كفاءة تسجيل المستندات وسرعة معالجتها؟
• هل عملية استرجاع المستندات تتم بسهولة ويسر؟
• كم عدد ساعات العمل التي تم توفيرها لكل موظف في الأسبوع؟
• ما نسبة التكلفة التي تم توفيرها بفضل تخفيض تكاليف تخزين المستندات الورقية؟

يعد برنامج "دوك سويت" نظام سحابي متكامل يقدم حلولًا ذكية لإدارة الوثائق الإلكترونية، الأرشفة والاتصالات الإدارية، ويدعم التحول الرقمي للشركات وفقًا لرؤية المملكة العربية السعودية 2030، يهدف "دوك سويت" إلى تنظيم طريقة إدارة المحتوى الورقي وعمليات العمل داخل الإدارة الرقمية، وتحسين تجربة الاتصال الإداري بطرق ذكية وسلسة، وتطبيق دليل الإجراءات الفعال داخل المؤسسة.

استعد للاستفادة الكاملة من الإدارة الرقمية والتحول الرقمي مع "دوك سويت" واجعل مؤسستك تنعم بالكفاءة والإنتاجية والابتكار.

نشجعك بشدة على استخدام نظامنا الرائع "دوك سويت" لتحقيق التحول الرقمي وتحسين الإدارة الرقمية في مؤسستك، مع مجموعة من الأدوات المبتكرة والذكية التي نقدمها، ستكون قادرًا على تحقيق الكفاءة والفاعلية في إدارة المعاملات والمهام والمراسلات.

من خلال دمج تقنية الإدارة الرقمية والتحول الرقمي في عملك، ستشهد تحسينًا ملحوظًا في إنتاجية فريقك وتدفق العمل، ستتمكن من التحكم في المعاملات والمهام بطريقة ذكية ومنظمة، والوصول إلى المعلومات بسهولة وسرعة، وتتبع أداء الموظفين، وتحليل البيانات، واتخاذ القرارات الذكية بناءً على معلومات دقيقة.

نحن هنا لدعمك في رحلتك نحو التحول الرقمي والإدارة الرقمية الذكية، اعتمد على برنامجنا "دوك سويت" لتحقيق التطور والابتكار في مؤسستك، ابدأ اليوم واستفد من الفوائد الكبيرة للتحول الرقمي، وانطلق نحو مستقبل أكثر كفاءة وتنافسية، نحن هنا لمساعدتك في كل خطوة بطريق الإدارة الرقمية.