ما هو التطوير التنظيمي ولماذا هو مهم؟ |
نشأ التطوير التنظيمي علي يد عالم النفس كورت لوين من معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا، والذي كان من بين أول من طبق علم النفس الاجتماعي وديناميكيات المجموعة في عالم العمل، ويهدف إلى بناء ثقافة الشركة التي تقدر المرونة والقدرة على التكيف من خلال التغيير المخطط على مستوى النظام باستخدام العلوم السلوكية ومبادئ التنمية البشرية.
في بعض الأحيان، تعتمد جهود التطوير التنظيمي على قسم الموارد البشرية، ولكن نظرًا لأنه نهج شمولي، فمن المحتمل أيضًا أن تتولى استراتيجية الشركة أو فريق داخلي متعدد الوظائف أو مستشار إداري خارجي زمام المبادرة.
.png)
وفي هذا المقال، سوف تتعلم المزيد عن التطوير التنظيمي، وتكتشف كيف يمكن لمبادرة التطوير التنظيمي أن تزيد من مشاركة الموظفين.
ما هو التطوير التنظيمي
يعرف التطوير التنظيمي بأنه استراتيجية متوسطة إلى طويلة المدى تتطلب الالتزام والتعاون من الشركة بأكملها، كما تبنى على علم سلوكي يأخذ في الاعتبار كيف ولماذا تتغير المنظمات، ويوجه نحو العملية مع التركيز على التغييرات نفسها، وليس على الوصول إلى الحالة النهائية، فهو عملية مستمرة وليست إصلاحًا مؤقتًا، لذا يجب على الشركات التي تتولى مبادرة التطوير التنظيمي من خلال:
- تزويد قادة الشركة بالتدريب على كيفية تمكين الموظفين من اتخاذ الإجراءات التي تلهم التغيير.
- التواصل بوضوح في جميع أنحاء المنظمة حول التغييرات المخطط لها، وفوائدها، ومن سيتأثر بها، أجب عن أي أسئلة قد تكون لدى الأشخاص المعنيين وقم بتوضيح سوء الفهم.
- تمكين وتعزيز الإجراءات التي تلهم التغيير بما في ذلك تشجيع الموظفين على المشاركة ودعم المديرين من خلال توفير التحديثات اليومية والأسبوعية.
- إشراك الجميع بقدر ما يستطيعون، يمكن أن تتحول المكاسب الصغيرة والسهلة إلى مكاسب أكبر بسرعة، كما أن العمل مع عدد أكبر من الأشخاص يزيد من فرص تحقيق نتيجة إيجابية.
ويلعب نظام دوك سويت دورًا حيويًا في التطوير التنظيمي وزيادة الكفاءة في المؤسسات، كما يعزز من التعاون والتفاعل بين الموظفين، مما يسهم في تحقيق أهداف التطوير التنظيمي والنجاح المستدام.
.png)
ما هو هدف التطوير التنظيمي الرئيسي
يتمثل هدف التطوير التنظيمي في القضاء على نقاط الضعف، وتحسين الأداء، والقدرة التنافسية، وتعزيز ولاء الموظفين، إنه يختلف عن التحسينات التشغيلية وأدوات سير العمل الأخرى لأنه يتبع البروتوكولات القياسية التي يتم توصيلها بوضوح إلى جميع الموظفين، وبعد التخطيط الدقيق، يتم وضع استراتيجيات جديدة موضع التنفيذ، ثم يتم فحصها لمعرفة مدى جودة عملها وتحسينها ومراقبتها بمرور الوقت.
غالبًا ما تبدأ الشركات في تنفيذ التطوير التنظيمي بسبب تأثير العوامل الخارجية مثل فقدان حصة السوق أو احتياجات العملاء الجدد أو التغيير الاجتماعي، في البداية، يتم جمع وتحليل البيانات المتعلقة بالهيكل التنظيمي، وبيئة العمل، وإجراءات العمل، والتواصل والسلوك الإداري، ويتم استخدام البصيرة المكتسبة للتخطيط وتنفيذ التغيير، في هذه المرحلة، من المهم التأكد من استفادة الشركة والموظفين بالتساوي من هذه التغييرات لضمان قبول الجميع لها.
ويقدم نظام دوك سويت العديد من المزايا التي يمكن أن تسهم في تحقيق أهداف التطوير التنظيمي للمؤسسات بشكل فعال، حيث يوفر نظام دوك سويت وسيلة مركزية للتخزين ومشاركة الوثائق، مما يسهل الوصول إلى المعلومات وتبادلها بين أعضاء المؤسسة، كما يدعم تتبع الإصدارات وإدارة الأذونات بشكل دقيق، مما يسهم في زيادة الأمان والسيطرة على البيانات، ليحقق أكبر استفادة للموظفين والشركة، مما يشجع المؤسسات على اعتماد هذا النظام لتحقيق أهداف التطوير التنظيمي بكفاءة أكبر.
دور نظام إدارة الوثائق في التطوير التنظيمي
تعد مشاركة المعلومات على كل مستوى من مستويات الشركة أمرًا مهمًا لتحقيق أقصى استفادة من مهارات الجميع وتطوير الحلول معًا، وهنا يلعب نظام إدارة المستندات (DMS) دورًا مهمًا، حيث يعمل نظام إدارة المستندات (DMS) على كسر الحواجز وإزالة صوامع المعلومات مما يسهل على الموظفين الوصول إلى ما يحتاجون إليه، إن استخدام الأدوات المناسبة سيجعل التعاون أسهل وأفضل للجميع.
يتيح نظام إدارة البيانات (DMS) للشركات إنشاء بياناتها المهمة وتخزينها وتصنيفها وإدارتها وتتبعها رقميًا، كجزء من التحول الرقمي، يتيح نظام إدارة البيانات الفعال للموظفين تنظيم الملفات من أجل:
- التأكد من أن الجميع يمكنهم الوصول بسهولة وسرعة إلى المستندات التي يحتاجون إليها.
- الاحتفاظ بالأمان والسرية على رأس أولوياتك باستخدام وسائل الحماية الحديثة مثل عناصر التحكم في الوصول والتشفير.
- تبسيط المهام عن طريق أتمتة العمل اليدوي المتكرر.
- إنشاء عمليات فعالة لا تعتمد على الورق وصديقة للبيئة.
باستخدام نظام إدارة البيانات، يمكن للشركات تبسيط عملياتها والحصول على سيطرة أكبر على معلوماتها، ببساطة، يعد نظام إدارة الملفات (DMS) الموثوق والمتكامل أمرًا ضروريًا للشركات لإنشاء وتنفيذ العمليات الرقمية والتطوير التنظيمي بنجاح.
عند البدء في أتمتة مكتبك، فإن الخطوة الأولى هي معرفة العمليات الحالية التي تسبب مشاكل وتحتاج إلى التحديث أو إعادة التصميم، تتميز مسارات العمل الرقمية بالمرونة ويمكن تكييفها مع الطريقة التي تمارس بها شركتك أعمالها، في بعض الأحيان، يمكن أن تبدأ عمليات سير العمل تلقائيًا في حالة تجاوز مواعيد نهائية معينة أو تغيير حالة المستند، على سبيل المثال، عندما تنتقل الفاتورة من معلقة إلى معتمدة للدفع، يأتي نظام إدارة سير العمل لمراقبة المهام وإرسال الإشعارات، حتى يتمكن جميع المشاركين من متابعة ما يحدث.
غالبًا ما تكون عمليات سير العمل التي تتضمن العديد من المهام المتكررة هي الأفضل للبدء بها لأنها أسهل في التحديد والتشغيل الآلي، وهذا يمكن أن يجعل مكتبك يعمل بسلاسة أكبر ويوفر المزيد من الوقت للأعمال المهمة.
يلعب نظام إدارة الوثائق في دوك سويت دورًا حاسمًا في التطوير التنظيمي بالمؤسسات، حيث يساعد في:
تنظيم المعلومات: يمكن لنظام إدارة الوثائق تنظيم المستندات والبيانات بشكل فعال، مما يسهل الوصول إلى المعلومات وتصفحها بسرعة.
تحسين الإنتاجية: يمكن للنظام تقليل الوقت الذي يتم تخصيصه للبحث عن المعلومات والوثائق، مما يزيد من إنتاجية الموظفين.
تقليل الأخطاء: من خلال السماح بالوصول إلى الوثائق الصحيحة وتقديم إصدارات محدثة ومعتمدة من الوثائق، يمكن تقليل الأخطاء في التطوير التنظيمي.
تعزيز التعاون: يمكن لأعضاء الفريق مشاركة المستندات بسهولة والعمل عليها معًا، مما يعزز التعاون والتطوير التنظيمي داخل المؤسسة.
تعزيز الامتثال: يمكن لنظام إدارة الوثائق مساعدة المؤسسة في الامتثال للقوانين واللوائح المتعلقة بالحفاظ على الوثائق والبيانات.
بهذه الطرق، يمكن أن يساهم نظام إدارة الوثائق من دوك سويت في تعزيز التطوير التنظيمي والكفاءة داخل المؤسسة وتحسين أدائها.
.png)
كيف يدعم نظام إدارة المستندات (DMS) الابتكار
يتيح نظام إدارة البيانات (DMS) لكل موظف، سواء كان يعمل في مكتب مركزي أو عن بعد أو في فريق موزع، معرفة كيف تسير الأمور في الوقت الفعلي، هذه النقطة المركزية للوصول إلى المعلومات تشجع التعاون.
تشمل الفوائد ما يلي:
زيادة الإنتاجية: ينجز الموظفون المزيد من العمل في وقت أقل.
موظفون أكثر رضا: تميل الفرق التي تستخدم الأدوات الرقمية إلى أن تكون أكثر رضاً عن وظائفها، ويمكنهم التركيز على استخدام مهاراتهم وخبراتهم في المشاريع ذات القيمة المضافة.
الحفاظ على الميزة التنافسية: تعمل العمليات المبسطة المكونة من خطوات بسيطة وذات مغزى على زيادة قدرة الشركة على التكيف مع الظروف الاقتصادية المتغيرة.
تكاليف مخفضة: توفير الوقت والمال على المدى الطويل من خلال دعم العمليات المرنة التي يمكن تكييفها مع نمو أعمالك.
ما هي استراتيجيات العمل المستخدمة في التطوير التنظيمي؟
يعد مخطط SWOT أحد المنهجيات المستخدمة في التطوير التنظيمي، حيث يستخدم التطوير التنظيمي عدة تقنيات لتشخيص المشكلات وتطوير الأفكار وتسهيلها، والهدف من ذلك هو تحديد الحاجة إلى التغيير الثقافي وتطوير الحلول المشتركة بين الإدارات.
تشمل هذه الاستراتيجيات تحليل SWOT، والذي يتم خلاله تحليل نقاط القوة (S، القوة)، ونقاط الضعف (W، نقاط الضعف)، والفرص (O، الفرص) والمخاطر (T، التهديدات) للشركة، يمكن للأفكار المكتسبة أن تشكل الأساس للتصميم والتطوير التنظيمي.
يمكن تحديد ما إذا كانت المنظمة وقسم تكنولوجيا المعلومات التابع لها وكل من يشارك في هذا المجال قادرون على مواجهة تحديات الرقمنة، من خلال:
أنشطة المجموعات الصغيرة: قد تتضمن تمارين مثل المحفزات الحركية التي تشجع الموظفين على التواصل مع ما يجعلهم متحمسين للذهاب إلى العمل، فيعد الإنجاز والانتماء والقوة ثلاثة محفزات مشتركة، بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام بطاقات الإلهام كبداية للمحادثة التي تساعد الموظفين والمديرين على إنشاء مناقشات مثمرة في اجتماعات الإدارة وجلسات الإستراتيجية والتدريب وتطوير الفريق ومراجعات الأداء.
جلسات جماعية كبيرة: قد تتضمن اجتماعات مفتوحة تجمع الموظفين الذين لا تتاح لهم عادةً فرصة التحدث مع بعضهم البعض، والغرض منها هو توليد أكبر عدد ممكن من الأفكار في غضون فترة زمنية قصيرة.
تتبع التغيير بالمصفوفة: توثق المصفوفة احتياجات التغيير التي تم تحديدها من حيث ثقافة الشركة ومتطلبات التوظيف وعوامل أخرى حتى يمكن تتبع التقدم.
.png)
ما هي التحديات التي قد تظهر أثناء عملية التطوير التنظيمي؟
يوجد عدد من التحديات التي قد تواجهها المؤسسات أثناء عملية التطوير التنظيمي، وهي:
مقاومة التغيير
لقد اعتاد الموظفون عادةً على العمليات والأدوات وظروف العمل الحالية ويمكن أن يكونوا متشككين، لكن التواصل الشفاف والمفتوح هو المفتاح لضمان أن هذا لا يؤدي إلى صراعات أو زيادة معدل مقاومة الموظفين، فالحل يكمن في بناء التفاهم بين الموظفين حول الحاجة إلى التغيير، دون تقليل ثقتهم في الشركة.
التقدير غير الدقيق للموارد المطلوبة
التطوير التنظيمي هو نهج متكامل يأخذ في الاعتبار العوامل الثقافية والموظفين والاستراتيجية والتكنولوجيا، وتتطلب هذه التدخلات الوقت والمال، من المهم أن تبدأ تخطيط الموارد مبكرًا، حتى لا يتم إعاقة جهودك بسبب قيود الميزانية.
التدريب غير الكافي
إشراك خبراء خارجيين أو الاعتماد على التدريب وورش العمل المستهدفة للتأكد من أن الموظفين يفهمون العمليات الجديدة.
عدم وجود تقييم مستمر
يمكن أن تكون نتيجة عدم وجود تقييم مستمر أن الموظفين ليسوا على علم بالتحسينات الأولية، لذا لا يكتسب مشروع التطوير التنظيمي زخماً.
.png)
ما هي الفوائد التي يمكن تحقيقها مع التطوير التنظيمي؟
تتعدد فوائد اعتماد التطوير التنظيمي بالمؤسسات، ومنها:
التفكير الإبداعي
تزداد فرص الابتكار، وتنتج من خلق ثقافة داعمة تُقدر التطوير الوظيفي والإنجاز الفردي.
تحسين مشاركة الموظفين
عندما يشارك الموظفون في عملية صنع القرار ويتم الاستماع إلى أفكارهم، فإن دوافعهم وأدائهم يتحسنون، ومن المرجح أن يتعاونوا مع الآخرين.
تعزيز رضا العملاء
يساهم الموظفون الراضون والمتحمسون للغاية في تكوين تصور إيجابي للشركة، سيكون لديهم الطاقة للتركيز على تلبية احتياجات العملاء، حتى تتمكن شركتك من مواءمة المنتجات والخدمات وفقًا لذلك.
تحكم في التكاليف بشكل أفضل
يمكن للشركات تقليل الاستثمارات غير الضرورية والاستفادة بشكل أفضل من مواردها، من خلال مواءمة كل مبادرة مع الأهداف الإستراتيجية، مما يزيد من كفاءة التكاليف.
كيف تقيس الشركات نتائج التطوير التنظيمي؟
إن تقييم نتائج التطوير التنظيمي ليس بالأمر السهل دائمًا، ويعتمد ذلك على عدة عوامل، مثل مدى تعقيد المشروع وحجمه ونوع التدابير المنفذة، ما يهم هنا هو المراجعة المنتظمة والتحسين لضمان النجاح على المدى الطويل.
هذه بعض المقاييس شائعة الاستخدام:
- ردود فعل نوعية من الموظفين والمديرين وأصحاب المصلحة الآخرين من خلال الدراسات الاستقصائية ومناقشات ردود الفعل أو ورش العمل.
- مؤشرات كمية مثل انخفاض معدل التغيب وزيادة الإنتاجية وانخفاض معدل دوران العمل.
- تحليل التكلفة والعائد للمساعدة في تحديد العائد على الاستثمار.
- المقارنة مع معايير الصناعة للتعلم من أفضل الممارسات.
يمكن أن يساعد نظام دوك سويت في التطوير التنظيمي للمؤسسات على النحو التالي:
التعاون ومشاركة المعلومات: يسهل دوك سويت على الموظفين مشاركة المستندات والجداول والعروض التقديمية عبر الإنترنت، هذا يسهل على الفرق العمل مشاركة المعلومات والتعاون بشكل فعال.
الوصول من أي مكان: يمكن للمستخدمين الوصول إلى مستنداتهم من أي مكان وعبر أي جهاز متصل بالإنترنت. هذا يزيد من المرونة والقدرة على العمل عن بعد.
التخزين الآمن: تقدم خدمات التخزين في السحابة في دوك سويت وسيلة آمنة للمحافظة على المستندات والمعلومات بحيث لا تتعرض للفقدان أو الضياع.
التحكم وإدارة الأذونات: يمكن لإدارة المؤسسة تحديد من يمكنه الوصول إلى مستندات معينة ومنح الأذونات بناءً على الاحتياجات والصلاحيات.
الإنتاجية والتنظيم: توفر أدوات مثل جداول البيانات ومعالج النص وتطبيقات البريد الإلكتروني وتقويمات مشتركة لزيادة الإنتاجية وتنظيم الأعمال.
التحليل والإبلاغ: بفضل إمكانيات التعاون والمشاركة، يمكن للمؤسسات تحليل البيانات وإنشاء تقارير مشتركة بسهولة لاتخاذ القرارات المستنيرة.
توفير الوقت والجهد: يمكن للمستخدمين تجنب تكرار الأعمال وتحسين التعاون، مما يوفر الوقت والجهد.
التحديثات والدعم المستمر: يضمن نظام دوك سويت أن يكون لديك دائمًا أحدث الإصدارات والدعم التقني.
باختصار، يوفر نظام دوك سويت أدوات تساعد المؤسسات في تعزيز التنظيم والتعاون وزيادة الإنتاجية وتحسين إدارة المعلومات، مما يساهم في التطوير التنظيمي الشامل.
يمكن أن يكون التطوير التنظيمي جزءًا لا يتجزأ من نجاح الشركات في بيئة الأعمال الصعبة اليوم، إنها آلية لتبادل المعرفة والخبرة لتحسين قدرات المنظمة على حل المشكلات وإعدادها لإدارة التغيير المستقبلي بشكل أفضل، من خلال التحسين المستمر لثقافة الشركة والعمليات التجارية وفرص التطوير الوظيفي، يمكن للشركات تلبية توقعات الموظفين المتغيرة والبقاء في صدارة المنافسة.