أرشفة المستندات بشكل آمن
في هذا الوقت، تتطلب مؤسستك بشكل متزايد مكاناً آمناً للحفاظ على المستندات الأعمال الحيوية. المعلومات مثل سجلات الموظفين، والبيانات المالية، والعقود والوثائق الأخرى تتطلب مخزنًا منظمًا وآمنًا يكفل الحماية من الفقدان، والسرقة، والاختراق.
ما هي خدمة أرشفة المستندات؟
تُعرف خدمة أرشفة المستندات بأنها عملية وضع المستندات غير النشطة في مستودع طويل الأمد عبر أي وسيلة تخزين بيانات، مما يتيح سهولة الوصول إليها في أي وقت. بالإضافة إلى تسهيل استرجاع المستندات القديمة، توفر أرشفة المستندات حماية قانونية وأمنية تضمن الامتثال لجميع الأنظمة والقوانين المعمول بها. ولا يقتصر الأمر على ذلك، بل يساهم أيضًا في توفير مساحة ثمينة في مكتبك وعلى الخوادم.
فوائد الأرشفة الآمنة للمستندات
مكتب بلا أوراق
تخزين المعلومات الرقمية في أرشيف آمن يعني الوداع بالمستندات الورقية من المكتب، مما يؤدي إلى القضاء على المستندات المفقودة ومشاكل الطباعة والحاجة إلى خزائن الملفات المزدحمة.
تبسيط عمليات التدقيق
الأرشفة الآمنة لا تعني مجرد العثور على المستندات بسهولة، بل تضمن أيضًا تنظيمها بشكل مناسب، مما يسهل عمليات التدقيق والتسليم.
الامتثال لمعايير التنظيم
تم تصميم معايير الامتثال التنظيمية لحماية حقوق الأفراد والشركات. عند تنظيم المستندات وتأمينها، يتم تبسيط وتسريع عمليات الامتثال بشكل كبير.
الاستعداد للكوارث
الكوارث الطبيعية والهجمات الخبيثة يمكن أن تتسبب في دمار المؤسسات غير المستعدة. الأرشفة الآمنة تعزز عمليات التعافي من الكوارث، مما يساعدك في التعافي من مفاجآت الكوارث بكفاءة.
لا تفوت الفرصة لتحسين إدارة مستنداتك!
أحدث نظام أرشفة وتخزين بياناتك بكفاءة وأمان مع دوك سويت.
لماذا تختار المؤسسات دوك سويت
يقدم دوك سويت خدمات أرشفة مستندات كاملة، وتخزين مؤمن للمستندات، وإمكانية البحث في المستندات للمؤسسات التي تحتاج إلى مستودع آمن لأهم معلومات الأعمال.
هذه هي الطرق التي يقدم بها دوك سويت الحماية:
كل شيء مشفر، كل شيء محمي
جميع عمليات نقل البيانات تتم عبر HTTPS، ويتم تشفير جميع المستندات باستخدام نظام التشفير AES. بالإضافة إلى ذلك، يعمل نظام الوصول الشامل على منع الأشخاص غير المصرح لهم من الوصول إلى المستندات الحساسة من خلال سلسلة صلاحيات معدة مسبقاً
التحكم في البيانات للامتثال والتصرف
تساهم حقوق الوصول التفصيلية والتنظيم الصارم للمعلومات في تسريع دعم مبادرات الامتثال الصارمة مثل لائحة حماية البيانات العامة وقانون نقل التأمين الصحي والمسؤولية (HIPAA) وقوانين Sarbanes-Oxley، بالإضافة إلى تبسيط تخطيط سياسات الاحتفاظ بالمستندات الحساسة.
نسخ احتياطية فوق نسخ احتياطية
مراكز البيانات التابعة لمايكروسوفت أزور المخصصة للاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة تقوم بعمل ثلاث نسخ احتياطية للبيانات، مع عملية احتياطية إضافية في منطقة خارجية. هذا يضمن عدم فقدان المعلومات ويسهل التخطيط للتعافي من الكوارث.
إمكانية التتبع والشفافية لعمليات التدقيق
تُسجل جميع عمليات التقاط المستندات وإصدارها وأي تعليق توضيحي بهدف تحقيق تتبع شامل، ويتم تسجيل كل خطوة في عمليات سير العمل لضمان شفافية العملية.
مرونة التنسيق
يمكن تخزين المستندات الممسوحة ضوئيًا، وملفات PDF، ورسائل البريد الإلكتروني، وملفات Microsoft Office (مثل Word وExcel وPowerPoint)، والصور، وأكثر من ذلك بكثير.
المعلومات الكاملة هي المفتاح
توفير فهرسة أوتوماتيكية وموثوقة وشاملة للمستندات تعزز من تنظيمها بدقة وسهولة البحث فيها وتنفيذها في عمليات سير العمل. كل المعلومات كاملة دون وجود بيانات مفقودة.
