تحوّل لإدارة بدون أوراق

كيفية العمل بدون الحاجة لاستخدام المستندات الورقية: الدليل العملي لمكتب خالي من المستندات الورقية

كل ما تحتاج إلى معرفته للبدء في اتخاذ خطوات تحويل مستنداتك لوثائق رقمية

لازالت المؤسسات إلى الآن تعمل بنظام المستندات الورقية بالرغم من تواجد العديد من التقنيات التي تساعد على تقليل الاعتماد على المستندات الورقية، وفي بعض الأحيان يتم الاستغناء عن العمل بها تمامًا. في الواقع، نجد أن نسبة الشركات التي أصبحت لا تعتمد على المستندات الورقية حاليًا هي 18% فقط، وهي نسبة تستدعي الخوف، والأكثر من ذلك هي نسبة المشاكل الكبيرة التي من الممكن التعرض لها نتيجة استخدام المستندات الورقية. فالتعامل بها يُعيق الإنتاجية، ويؤدي إلى تقليل الكفاءة التشغيلية، وزيادة التكاليف المالية وغيرها من المشاكل التي من الممكن التعرض لها. وقد أشارت بعض الدراسات بأن الوقت المستهلك في معالجة الأوراق قد يكلف المؤسسات مايقرب من 20.000 دولار سنويًا لكل عامل.

سهولة فحص المستندات وفهرستها وتخزينها في مستودع مركزي لسهولة استردادها.

الأعمال الورقية اليدوية أصبحت إلكترونية أو مؤتمتة، مما سيؤدي لتكامل المستندات مع تطبيقات الإدارة الإلكترونية المختلفة لسهولة سير العمل.

سهولة الوصول للمستندات الإكترونية بأي وقت ومن أي جهاز بأي مكان، خاصة في حالة وجود موظفي المؤسسة بأماكن متباعدة.

عبء التكلفة

تشير شركة Gartner في أبحاثها إلى أن الشركات تنفق من 1 إلى 3% من إيراداتها على الطباعة المكتبية، بالإضافة لتكلفة حفظ المستندات وشحنها وتخزينها مع التكلفة الفعلية للورق نفسه. وهناك أيضًا التكلفة غير المباشرة والناتجة عن الوقت الكبير الذي يتم استهلاكه من قبل العاملين في الإجراءات الخاصة بالعمل على المستندات الورقية مما يؤدي إلى التأثير على المهام الأكثر إنتاجية وذات القيمة الأعلى، فذلك الوقت المستهلك قد يكلف شركتك آلاف الدولارات. فوفقًا للأبحاث التي أجرتها مؤسسة “IDC White Paper” في عام 2012، فإن الوقت المستهلك في التعامل مع تلك الإجراءات يكلف المؤسسة حوالي 19732 دولار سنويًا لكل عامل، فإذا كانت أي مؤسسة تضم على سبيل المثال 1000 موظف، فإن الخسائر الإنتاجية تعادل توظيف ما يقرب من 213 عاملًا.

المخاطر الأمنية

نجد في أحد التقارير السنوية الذي يقدمه مكتب الحقوق المدنية التابع لـ"HHS-Health & Human services" للكونجرس بأن المستندات الورقية تتعرض للاختراق بنسبة 62% في الشركات التي يعمل بها أكثر من 500 موظف. فكما نعلم أن المستندات الورقية ذات طبيعة غير دائمة، فهي قد تتعرض للسرقة أو التلف بسبب الكوارث الطبيعية مما يؤثر على سير العمل؛ لذا لابد من تواجد نسخة رقمية لهذه المستندات.بالإضافة أيضًا للطابعات المستخدمة في عدد من المؤسسات فهي معرضة للقرصنة مما يشكل خطر أمني على بيانات الشركة.

تعطيل سير العمل

تشير أحد الاستطلاعات الخاصة بمنظمة "IDC- International Data Corporation" إلى أن نسبة الخسارة الإنتاجية الناتجة عن الوقت المستهلك بمعالجة المستندات الورقية يصل إلى 21.3%، فالعديد من الموظفين قد يستغرقوا وقت كبير في أداء مهامهم اليومية بسبب المعوقات الناتجة عن تلك الأوراق. وذلك بسبب البطء الشديد في جمع المعلومات وتصنيفها وتدوينها ومن ثم تخزينها أو توجيهها للأخرين، وكل تلك الإجراءات تعمل على التأخير وحدوث أخطاء خاصة في الوظائف الهامة مثل (المشتريات، المحاسبة، المبيعات والموارد البشرية).

تكاليف التخزين

ففي تلك الحالة تصبح المؤسسة لا تحتاج لشراء خزانات للأوراق أو استغلال مساحات أرضية لتخزين الأوراق بها.

تكاليف النسخ والطباعة

فالمستندات الرقمية لا تحتاج لطباعة نسخ عديدة من الأوراق وتوزيعها، فمن خلال نظام إدارة المستندات الرقمية يسهل الوصول لأي مستند.

تكاليف إجراءات العمل

فالتحويل للمستندات الرقمية يسهل من إجراءات سير العمل ويوفر المال مما يساعد في تحصيل المدفوعات بشكل أسرع وتقليل التكاليف الشرائية.

تكاليف الأمن واستعادة البيانات

حيث يمكنك تأمين بيانات مؤسستك بالعديد من المواقع بسهولة وطرق غير مكلفة ويمكنك استعادتها بسهولة بدون تأثير على سير العمل.

1- تحديد الإجراءات الشاقة

فالإجراءات الشاقة تعيق سير العمل وتتطلب الكثير من المدخلات البشرية وتمنع الموظفين من التركيز على المهام الأكثر قيمة مما يؤثر على الإنتاجية. لذا يجب عليك أولًا تحديد مجالات العمل بالشركة كالموارد البشرية، المحاسبة، التسويق والمبيعات ومن ثم التركيز على العمليات التي تعتمد على المستندات الفردية كمعالجة الفواتير ومراجعات الموظفين.

2- قم بتكوين فريق العمل الخاص بك

لكي تبدأ في تنفيذ خطوات تحويل مؤسستك لمؤسسة رقمية، يجب عليك أولًا خلق وعي عن أهمية هذا التحول وأسبابه والآثار المترتبة عليه إيجابيًا. ولكي تتمكن من تحقيق ذلك يجب أن تحصل على دعم وموافقة المديرين التنفيذيين، والإدارة العليا، وممثلين الإدارات الداخلية. وسيساعدك ذلك الفريق في التواصل مع كل أفراد المؤسسة لفهم أهمية هذا التحول.

3- تحديد خطوات التحول للمستندات الرقمية

كي تستطيع البدء في تحديد الخطوات التي سيتم اتباعها لإجراء التحول الرقمي يجب عليك أولًا فهم جميع الخطوات المتبعة في الوقت الحالي وتحديد المشاكل المتواجدة والحلول الخاصة بها، وذلك من خلال الآتي:

محرك سير العمل Workflow

تتبع سير العمل Workflow داخل الإدارات والأقسام بطريقة تكنولوجية أكثر ذكاءً وبأقل مجهود عبر نظام ذكي يسمح بتوجيه المعاملات تلقائيًا إلى الموظف المسئول في القسم المختص بمجرد إضافتها على النظام ثم تتحول تلقائيًا إلى الجهة الأعلى بعد اتخاذ الإجراء اللازم من قبل الموظف ومن ثم تحويلها للتعميد في حالة الحاجة إلى ذلك وفي النهاية اتخاذ الإجراء النهائي بشأنها والرد على مُقدم الطلب وأرشفتها في الصادر وهكذا.

إدارة المهام

إدارة مهام الموظفين داخل المؤسسة عبر نظام متكامل يسمح بإضافة المهام وإسنادها إلى موظفين مُعينين وتعيين المُكلف بالمتابعة والمنوب عنه في حالة الغياب وإشعار الموظفين بمهامهم وقت إسنادها بما يسمح كذلك للمُديرين بتتبع كفاءة وإنجاز الموظفين للمهام المُسندة إليهم بدقة بالإضافة إلى إمكانية ربط المهام المختلفة داخل المؤسسة بالمعاملات الداخلية والخارجية (الصادر والوارد).

إدارة مراسلات الصادر والوارد

نظام متكامل يشمل جميع أنواع وأشكال المعاملات والمراسلات داخل المؤسسات سواء كانت مراسلات إدارية داخلية أو خارجية (الصادر والوارد)، ويقوم على أربعة محاور رئيسية لتوفير أفضل إدارة للصادر والوارد وهي تسجيل المعاملة وأرشفتها تلقائيًا وتتبع حركة الإحالة للمعاملة والاستعلام والتصدير لها حتى الانتهاء منها واتخاذ قرار بشأنها سواءً بالحفظ أو كصادر عام.

حزمة سمارت شيت

يوفر برنامج فكرة للأرشفة الإلكترونية والاتصالات الإدارية (لصادر والوارد) دوك سويت DocSuite حزمة ذكية من الأدوات المبتكرة في التعامل مع البيانات من أول بناء نماذج الإدخال بطريقة Google Forms وإجراء الاستبيانات واستطلاعات الرأي داخل المؤسسة وخارجها وحتى تنظيم تلك البيانات والإجابات وتحليلها تلقائيًا وإخراجها في هيئة جداول بيانات صالحة لاتخاذ القرارات.