بحث طرق أرشفة وحفظ السجلات المرقمنة

تأليف: سلمى صلاح عرفة حسن؛ عاطف بيومي

 ملخص البحث

يؤكد بحث طرق أرشفة وحفظ السجلات المرقمنة أنه في ظل ثورة المعلومات أصبح من الصعب السيطرة على التدفق الهائل للمعلومات بالطرق التقليدية خاصة وإن تشابك المصالح في ظل ثورة المعلومات أوجبت التعامل مع أكثر من عميل في نفس الوقت وبنفس الوثائق أحيانًا وهذا لا توفره بيئة العمل الورقي، فالتعامل في البيئة الورقية لا يتعدى اثنين في وقت واحد كما أنها عرضه للضياع أو التلف، ومن هنا ظهرت لنا بيئة أخرى مختلفة وهى البيئة الرقمية للتعامل مع السجلات الملفات الرسمية وأرشفتها إلكترونيًا لتحقيق مزيد من الفاعلية في التعامل معها.

ويشير بحث طرق أرشفة وحفظ السجلات المرقمنة أنه مع انتشار نظم الحاسبات الآلية داخل بيئة العمل في المنظمات، فقد يسرت الحاسبات على العاملين الاتصال ببعضهم داخل وخارج المنظمة بسرعة كبيرة ومناسبة، كما مكنت العاملين من سهولة تبادل الملفات وسرعة نسخها وسهولة الوصول إليها وتحديث ما بها من معلومات دون تقيد بوقت أو مكان، وسمحت نظم قواعد البيانات بإسترجاع كمية كبيرة من المعلومات بسرعة وسهولة، حيث جعلت صفحات الويب للمنظمات كيانا مرئيا يسمح بنشر كافة المعلومات التي يمكن أن يطلع عليها العملاء والمستفيدين.

ويوضح بحث طرق أرشفة وحفظ السجلات المرقمنة أنه من هذا المنطلق قد تعاونت وزارة الدولة للتنمية الإدارية مع كافة الوزارات في إعداد برنامج لبناء نظم ميكنة العمل والخدمات التي تقدم للمستخدمين وذلك من خلال الحكومة الإلكترونية التي تهدف إلى خدمة أفضل للمواطنين والشركات وسرعة إنجاز الخدمات المقدمة عن طريق عدة وسائل منها تطوير الاجراءات وإزاله معوقات العمل وتقديم الخدمات الحيوية لأطول ساعات يوميًا وخلال العطلات، ورفع مستوى الكفاءه في تقديم الخدمات والعمل على تحديث نظم العمل بالوزارات، توفير النفقات باستحداث آليات جديدة للمشتريات والاستخدام الأمثل للموارد المتاحة، توفير المعلومات الدقيقة لدعم اتخاذ القرار، إن الإتجاه نحو الحكومات الإلكترونية قد أدى إلى العديد من القضايا التي تتعلق بمستقبل الوثائق والمستندات الورقية من حيث تأثير وسائل تكنولوجيا المعلومات على الوثيقة الورقية مما تطلب الأمر على المستوي الأكاديمي عملت الجامعات في مجال الوثائق الى اصدار الارشادات والمعايير التي تبين كيفية التعامل مع الوثيقة الإلكترونية ايضا على الجانب التشريعي اصدار التشريعات التى توضح كيفية التعامل مع الوثيقة الإلكترونية ومدي حجيتها القانونية.

ويضيف بحث طرق أرشفة وحفظ السجلات المرقمنة، أنه مع اتجاه حكومات الدول إلى استخدام الحاسبات الآلية في اداء اعمالها الإدارية لتقديم خدمات المؤسسات من خلال بوابة الحكومة الألكترونية أدي إلى انشاء الأرشيفات الإلكترونية التى تحتفظ لالوثائق وتقوم على فهرستها وتصنيفها واسترجاعها، وبالتالي ظهرت أنواع مختلفة من الوثائق الرقمية واتخذت اشكال متنوعة منها ملفات النصوص مثل الـ pdf.word وملفات الصوت وملفات الفيديو وعلى الرغم من هذا التنوع في الوثيقة الإلكترونية إلا انه لا يؤثر على الوثائق الرقمية بدليا انه زاد حجم الوثائق الورقية بنسبة 40% بعد انتشار البريد الإلكتروني في المكاتب الأمريكية لرغبة الموظق في اقتناء الوثيقة الورقية كدليل اثبات.

أسباب اختيار الموضوع وأهميته

تكمن أهمية اختيار بحث طرق أرشفة وحفظ السجلات المرقمنة في أننا لا نعرف الكثير عن إدارة النيابات العامة ببني سويف من حيث حفظ الوثائق والمستندات وكيفية ترتيبها وإعدادها وسرعة إتاحة البيانات للمستفيدين، كما أن الدراسة سوف قدمت برنامجا مقترحًا لتطبيق الأرشفة الإلكترونية داخل إدارة النيابات العامة والتحول من النظام التقليدي إلى النظام الإلكتروني في الأرشيف الخاص بإدارة النيابات العامة ببني سويف.

ملخص بحث طرق أرشفة وحفظ السجلات المرقمنة

يدور البحث حول موضوع طرق أرشفة وحفظ السجلات المرقمنة كما هي مع جعلها متاحه لمدة زمنية طويلة، ويمكن تحقيق ذلك من خلال حفظ السجلات الرقمية في اشكال عديدة منها أشكال رقمية مفتوحة المصدر وهي عبارة عن مجموعة من الاكواد التي من الممكن لاي شخص أن يكون لها شكلًا رقميًا مفتوح المصدر وعناصر تكوينها لا تتغير بمرور الزمن وحددتها المنظمات الدولية للتوحد القياسي وهي أشكال موثقة لا تعتمد على منتج واحد ومتاحه للعامة.

 دور نظام دوك سويت

يعمل نظام دوك سويت على إدارة الوثائق الإلكترونية، كما يساعد في حفظ وأرشفة السجلات المرقنة بشكل فعال، ويقوم بذلك عبر عدة طرق:

1. التخزين الآمن: يوفر نظام دوك سويت تخزينًا آمنًا للوثائق الرقمية، مما يحميها من الفقدان أو التلف.
2. ترتيب وتصنيف: يمكن للنظام تنظيم الوثائق وفقًا لمعايير معينة وتصنيفها بناءً على الأرقام المرجعية أو الفئات المخصصة.
3. إمكانية البحث: يوفر واجهة بحث قوية تساعد على العثور على الوثائق بسرعة باستخدام معايير متعددة مثل التاريخ، أو الرقم المرجعي.
4. الأمان: يقدم نظام دوك سويت ميزات أمان تحمي الوثائق المرقمة من الوصول غير المصرح به وتتبع الوصول والتعديلات.
5. الأرشفة: يمكن للنظام أيضًا دعم عملية الأرشفة الطويلة الأمد للوثائق المرقمة والمحتوى الهام.

باختصار، يلعب نظام دوك سويت دورًا مهمًا في إدارة وحفظ وأرشفة السجلات المرقمة بشكل منهجي وآمن.

يمكنك تحميل هذا الكتاب مباشرةً من هنا