خطوات فعالة لإدارة السجلات الإلكترونية

السجلات الإلكترونية هي مستندات رقمية تحتوي على معلومات وبيانات تم توليدها أو استلامها أو تخزينها أو معالجتها بواسطة أنظمة الحاسوب والتكنولوجيا الرقمية. تشمل إدارة السجلات الإلكترونية مجموعة واسعة من المعلومات والوثائق الرقمية مثل البريد الإلكتروني، والوثائق المكتوبة بتنسيقات مثل PDF أو DOC، والملفات المتعلقة بالمحاسبة والمالية، والصور والفيديوهات، والبيانات الأخرى التي يتم تخزينها ومعالجتها بواسطة أنظمة الحاسوب.

ما هي أهمية إدارة السجلات الإلكترونية في العصر الرقمي؟

خاصية إدارة السجلات الإلكترونية المدمجة في نظام دوك سويت للأرشفة الالكترونية و الاتصالات الادارية  تلعب دورًا حاسمًا في عصر التحول الرقمي من خلال تسهيل الوصول والبحث وتوفير التكاليف وتحسين السلامة والأمان والامتثال القانوني والتنظيمي وتحقيق الاستدامة البيئية. تعد السجلات الإلكترونية أداة أساسية لتحسين إدارة المعلومات وتعزيز كفاءة المؤسسات في العصر الرقمي. 

أهمية السجلات الإلكترونية في نظام دوك سويت تتمثل في:

1. توفير الوصول السريع والسهل إلى المعلومات والوثائق.
2. تقليل التكاليف وتوفير المساحة البدنية المطلوبة للتخزين.
3. تمكين الاستجابة السريعة للاحتياجات والتعديلات.
4. توفير مستويات عالية من السلامة والأمان للمعلومات.
5. تحقيق الامتثال القانوني والتنظيمي.
6. تحسين الاستدامة البيئية والحد من استخدام الورق.
7. تحسين إدارة المعلومات وتعزيز كفاءة المؤسسات.

ما هي استراتيجيات تصنيف وتنظيم السجلات الإلكترونية ؟

استراتيجيات تصنيف وتنظيم السجلات هي عبارة عن الخطوات والممارسات التي يتبعها المؤسسات والمنظمات لتصنيف وتنظيم بهدف ضمان سهولة الوصول إليها وتحسين إدارة المعلومات الرقمية. تعد هذه الاستراتيجيات ضرورية في ظل تزايد حجم المعلومات الإلكترونية وتعقيداتها. تتضمن استراتيجيات تصنيف وتنظيم السجلات الإلكترونية عدة جوانب مهمة:

1.     تحديد هيكل التصنيف

 يتطلب تنظيم السجلات الإلكترونية وجود هيكل تصنيف مناسب ومنظم يسهل الوصول إلى المعلومات المطلوبة. يتم تحديد هذا الهيكل بناءً على طبيعة الأعمال والمتطلبات القانونية والتنظيمية للمؤسسة. يساعد هيكل التصنيف في تجميع السجلات ذات الصلة معًا وتحديد علاقاتها المنطقية. أحد أهم مزايا برنامج "Docsuite" هو قدرته على إنشاء نظام تصنيف هيكلي للسجلات الإلكترونية. يمكن للمستخدمين إنشاء هياكل تصنيف مخصصة تناسب احتياجات المؤسسة وتنظيم السجلات وفقًا لمعاييرها الداخلية والمتطلبات القانونية والتنظيمية. يسمح هذا التصنيف الهيكلي بتنظيم السجلات بطريقة تسهل البحث والوصول السريع إلى المعلومات المطلوبة.

2.     استخدام أساليب الترميز

 يعتبر استخدام أساليب الترميز في تنظيم السجلات استراتيجية فعالة. يتم استخدام الترميز لإنشاء رموز فريدة تساعد في تحديد وتمييز السجلات وفقًا للتصنيف والفئات المختلفة. يمكن أن يشمل الترميز استخدام الأرقام، والحروف، والألوان، أو أي نظام يكون مناسبًا لاحتياجات المؤسسة.

3.     استخدام الكلمات الرئيسية والوسوم

تعتبر استخدام الكلمات الرئيسية والوسوم وسيلة أخرى فعالة لتنظيم وتصنيف السجلات الإلكترونية. يمكن استخدام الكلمات الرئيسية والوسوم لتحديد المفاهيم والمحتوى الأساسي في السجلات وتسهيل عمليات البحث والتصفح والفرز.

4.استخدام أدوات إدارة السجلات الإلكترونية

 توفر أدوات إدارة السجلات المتاحة تقنيات ووظائف متقدمة لتنظيم وتصنيف السجلات. تعمل هذه الأدوات على تبسيط وتنظيم عملية التصنيف وتوفير واجهات سهلة الاستخدام للبحث والوصول السريع إلى السجلات.

5.     وضع سياسات وإجراءات

يعتبر وضع سياسات وإجراءات واضحة ومحددة لتصنيف وتنظيم السجلات استراتيجية أساسية. يجب أن تشمل هذه السياسات المبادئ التوجيهية للتصنيف، والمسؤوليات المحددة للفرق والأفراد، ومتطلبات الاحتفاظ بالسجلات والنماذج الموحدة.

كيفية الحفاظ على السجلات الإلكترونية 

يعد ضمان السلامة والاستدامة أمرًا حاسمًا للحفاظ على السجلات الإلكترونية. لضمان السلامة، يجب اتخاذ إجراءات وتبني ممارسات تقنية لحماية البيانات من التهديدات الخارجية والداخلية. إليك بعض الطرق لضمان السلامة والاستدامة للسجلات الإلكترونية:

·       التشفير والوصول المحدود

لضمان السلامة والاستدامة للسجلات الإلكترونية استخدام تقنيات التشفير لحماية البيانات الحساسة ومنع الوصول غير المصرح به. يتم تطبيق نظام الوصول المحدود للحفاظ على البيانات الحساسة في مستويات الوصول المناسبة وتقديم الصلاحيات اللازمة للمستخدمين المخولين.

·       النسخ الاحتياطي واستعادة البيانات

 يجب تنفيذ استراتيجية فعالة للنسخ الاحتياطي للسجلات الإلكترونية واستعادتها. يتم تنفيذ النسخ الاحتياطي المنتظم وتخزينها في مواقع آمنة مستقلة عن الموقع الأصلي للسجلات. تجربة استعادة البيانات بانتظام لضمان استدامتها والتأكد من عدم فقدها في حالات الطوارئ.

·       التحقق والمراجعة الدورية

يتطلب للحفاظ على السجلات الموثوقة إجراء تحقق ومراجعة دورية. يتم تنفيذ عمليات التدقيق للتحقق من ضمان السلامة والاستدامة للسجلات الإلكترونية، ومراجعة الصلاحيات وسجلات الوصول، والكشف عن أي تلاعب أو اختلالات في البيانات.

·       الحماية من الفيروسات والبرامج الضارة

يجب تطبيق برامج مكافحة الفيروسات والحماية من البرامج الضارة للحماية من الهجمات الإلكترونية. يتم تحديث هذه البرامج بانتظام للتأكد من أنها قادرة على التعرف والتصدي لأحدث التهديدات الأمنية.

·       التدريب والتوعية

يجب توفير التدريب المستمر للموظفين حول أفضل الممارسات لضمان السلامة والاستدامة للسجلات الإلكترونية . يجب أن يكون لديهم الوعي بأهمية التأمين على البيانات واتباع إجراءات الحماية المناسبة في استخدامهم اليومي للسجلات الإلكترونية.

ما هي التحديات التي تواجه أمان السجلات الإلكترونية

السلامة والأمان للسجلات الإلكترونية يواجه العديد من التحديات في عصر التكنولوجيا الرقمية. مع التزايد المستمر لحجم البيانات وتطور التهديدات الإلكترونية، يجب أن تكون المؤسسات والمنظمات على استعداد للتصدي لهذه التحديات. فيما يلي بعض التحديات الشائعة التي تواجه أمان السجلات الإلكترونية

·       التهديدات السيبرانية

 يعتبر الهجوم السيبراني التهديد الأكبر لسلامة أمان السجلات الإلكترونية. يشمل ذلك الاختراقات القرصنة، والبرمجيات الخبيثة، والتصيد الاحتيالي (Phishing)، والهجمات بواسطة الفدية (Ransomware). تتطلب مكافحة هذه التهديدات تبني استراتيجيات الأمان الشاملة وتطبيق إجراءات الوقاية والكشف المبكر والاستجابة السريعة.

·       ضعف إدارة الهوية والوصول

 قد يواجه النظام الإلكتروني تحديات في تحديد وإدارة الهوية والوصول. قد تنشأ ثغرات في نظام إدارة الهوية والوصول تؤدي إلى الوصول غير المصرح به للسجلات الإلكترونية. يتطلب ضمان السلامة والأمان للسجلات تنفيذ تحقق قوي للهوية وإعداد سياسات وإجراءات لإدارة الوصول والتحقق المزدوج.

·       التحديث التكنولوجي والتطوير المستمر

يعمل القراصنة والمهاجمون باستمرار على ابتكار أساليب جديدة لاختراق الأنظمة الإلكترونية. يتطلب الحفاظ على سلامة وأمان السجلات الإلكترونية تحديثًا وتطويرًا مستمرًا للأنظمة والبرامج وتقنيات الحماية للتأكد من مواكبة التهديدات الجديدة والمستجدة.

·       القوانين والتنظيمات

 قد تواجه المؤسسات تحديات في الامتثال للقوانين والتنظيمات المتعلقة بحفظ السجلات الإلكترونية. يجب توفير الالتزام القانوني بمتطلبات للحفاظ على السجلات والأمان والخصوصية، والتأكد من تنفيذ سياسات وإجراءات تتوافق مع التشريعات المحلية والدولية ذات الصلة.

طرق ضمان جودة إدارة السجلات الإلكترونية

يجب أن تتبع المؤسسات إجراءات تدقيق ومراجعة منتظمة ومستمرة لضمان سلامة وأمان السجلات والامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية. يجب أن يتم تنفيذ هذه العمليات بواسطة فريق مختص ومستقل وباستخدام أدوات وتقنيات مناسبة للتحقق من صحة البيانات والأمان ،فيمكننا ترشيح برنامج "Docsuite" كأفضل برنامج للأرشفة الألكترونية يساعدك علي ضمان السلامة والأمان للسجلات الإلكترونية فهو يعمل علي عده جوانب مهمه منها :

1.     وضع سياسات وإجراءات واضحة

يجب وضع سياسات وإجراءات محددة وواضحة لإدارة السجلات الإلكترونية. ينبغي أن تشمل هذه السياسات والإجراءات المعايير والممارسات القياسية التي يجب اتباعها في تسجيل وتخزين واسترجاع البيانات الإلكترونية.

2.     التدريب والتوعية

 يجب توفير التدريب المناسب لفريق إدارة السجلات الإلكترونية والموظفين الذين يعملون على التعامل مع السجلات الإلكترونية. يجب أن يكون الموظفون على دراية بالسياسات والإجراءات والممارسات الجيدة وأفضل الطرق للتعامل مع البيانات الإلكترونية.

3.     التحقق والمراجعة 

يتطلب ضمان الجودة إجراءات تحقق ومراجعة منتظمة للمستندات الإلكترونية. يجب مراجعة ومراقبة إدارة السجلات الإلكترونية للتحقق من صحة وكمالية البيانات، والتأكد من تطبيق السياسات والإجراءات بشكل صحيح، والتحقق من التوافق مع المتطلبات القانونية والتنظيمية.

4.     استخدام تقنيات الحماية والأمان

 يجب تطبيق تقنيات السلامة والأمان المناسبة للسجلات الإلكترونية. يشمل ذلك استخدام تقنيات التشفير لحماية البيانات، وضبط الوصول للحد من الوصول غير المصرح به، واستخدام النسخ الاحتياطي للحفاظ على نسخ متعددة من البيانات.

5.     المراجعة الداخلية والخارجية

يجب إجراء مراجعة داخلية وخارجية لنظام إدارة السجلات الإلكترونية بشكل دوري. يمكن للمراجعات الداخلية أن تكشف عن أخطاء أو نقائص وتساهم في تحسين العمليات الداخلية، بينما تقوم المراجعات الخارجية بتقييم الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية من قبل جهة خارجية مستقلة.

6.     توثيق وإدارة السجلات

 يجب توثيق جميع الأنشطة المتعلقة بالسجلات الإلكترونية وإدارتها بشكل منهجي ومنظم. يجب أن تتضمن إدارة السجلات الإلكترونية وثائق الاحتفاظ والوصول وسجلات النشاط والتغييرات وأي سجلات أخرى ذات الصلة.

طرق وأساليب التدقيق والمراجعة في إدارة السجلات

هناك عدة طرق وأساليب للتدقيق والمراجعة في إدارة السجلات. تختلف هذه الطرق وفقًا لاحتياجات المؤسسة ومتطلباتها القانونية والتنظيمية. وفيما يلي بعض الطرق الشائعة للتدقيق والمراجعة في السجلات:

·       التدقيق والمراجعة الداخلي

يتم تنفيذه بواسطة فريق داخلي مختص يقوم بمراجعة سجلات المؤسسة وإجراءات الإدارة. يتم التأكد من تنفيذ السياسات والإجراءات بشكل صحيح. يمكن استخدام القوالب والمعايير الموحدة لتبسيط عملية التدقيق وتوفير التكرار والتكلفة. يوفر برنامج "دوك سويت" مجموعة واسعة من الأدوات والتقنيات التي تساعد على تنفيذ التدقيق الداخلي بسهولة. يمكن للمراجعين الداخليين استخدام البرنامج لتحليل السجلات وتقييم الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية. كما يمكن استخدام البرنامج لتتبع أنشطة المستخدمين وتسجيل النشاطات لضمان الامتثال والسلامة.

·       التدقيق والمراجعة الخارجي

 يتم تنفيذه بواسطة جهة خارجية مستقلة تقوم بمراجعة سجلات المؤسسة. يتم تحليل السجلات وإجراء مراجعة شاملة للنظام الإداري. يتم استخدام تقارير المراجعة الخارجية للإبلاغ عن نتائج المراجعة وتوصيات لتحسين الأداء.

·       التدقيق والمراجعة الذاتي

 يشمل التدقيق الذاتي أن يقوم الموظفون أنفسهم بمراجعة سجلاتهم وعملياتهم. يتطلب ذلك التدريب المناسب للموظفين لضمان قدرتهم على تقييم وثائقهم والتحقق من صحة البيانات والامتثال للسياسات والإجراءات.

·       التدقيق والمراجعة الدورية

 يتم تنفيذها بشكل دوري لمراجعة سجلات المؤسسة. يمكن أن تكون هذه المراجعة شاملة أو تركز على جوانب محددة مثل سجلات الوصول والحفظ والتدقيق الداخلي. يهدف هذا النوع من المراجعة إلى تحسين العمليات وضمان جودة السجلات الإلكترونية.

·       التدقيق والمراجعة الفني

 يتم تنفيذه بواسطة فريق فني متخصص يقوم بتقييم الأنظمة والتقنيات المستخدمة في إدارة السجلات الإلكترونية. يشمل ذلك فحص الأجهزة والبرمجيات وتقييم استراتيجيات الحماية والنسخ الاحتياطي. يهدف التدقيق الفني إلى ضمان استخدام تقنيات حديثة وفعالة وتحسين أمان السجلات الإلكترونية.

في ختام هذا المقال، يمكننا التأكيد على أهمية إدارة السجلات الإلكترونية في العصر الرقمي الحديث. فإدارة السجلات الإلكترونية تعد عملية حيوية للمؤسسات والمنظمات، حيث توفر العديد من المزايا مثل زيادة الكفاءة وتحسين الوصول وتوفير المساحة وتقليل التكاليف. ومع ذلك، تواجه إدارة السجلات الإلكترونية تحديات عديدة مثل أمان البيانات والحفاظ على السجلات والامتثال للقوانين والتنظيمات.