إدارة العقود بالمؤسسات عملية منهجية واستراتيجية لإنشاء عقود الشركة وتنظيمها والإشراف عليها خلال دورة العمل عليها، والتي تتضمن مركزية بيانات العقود، وتتبع التواريخ الرئيسية، وإدارة الامتثال، وتحسين المفاوضات.
ومن خلال تبني هذا النهج، يمكن للشركات ضمان قدر أكبر من الكفاءة، وتقليل)المخاطر، وتحسين الرؤية للالتزامات التعاقدية، واليوم، سنستكشف كل ما يمكن معرفته حول إدارة عقود المؤسسات وكيف يمكن أن يفيد عملك.
.png)
ما هي إدارة العقود بالمؤسسات؟
إذا كنت تمتلك أو تدير شركة، فليس هناك شك أن العقود شيء ضروري في عملك، من المبيعات إلى التسويق، ومن الموارد البشرية إلى التمويل، فهم يدعمون الإدارة اليومية لمؤسستك.
لكن التعامل مع العديد من الاتفاقيات المختلفة قد يكون مرهقًا، لذلك تحتاج إلى طريقة لتبسيط عملية إنشاء العقد وإدارته وتخزينه، وفي هذه الحالة يمكن أن تساعد إدارة العقود، في تقليل بعض المتاعب في التعامل مع العقود.
وبدلاً من وجود الكثير من العمليات المنفصلة في جميع أنحاء مؤسستك، يصبح لديك عملية مركزية واحدة بدلاً من ذلك، كذلك يتم تخزين جميع العقود في نفس المكان ويمكن الوصول إليها وإدارتها بسهولة أيضًا.
ويعرف نظام إدارة العقود من دوك سويت بأنه أداة تُستخدم لتنظيم وإدارة العقود والتعاقدات بفعالية، يشمل هذا النظام مجموعة من الميزات والوظائف الهامة التي تساعد على تسهيل عملية إدارة العقود.
ما هي مميزات استخدام نظام إدارة العقود؟
يجعل النظام المتخصص عملية إدارة العقود أسهل بكثير، مع الخيار الصحيح الذي يعالج جميع أساسيات إدارة المشروعات لديك، وفيما يلي بعض مزايا الاستثمار في نظام إدارة العقود:
مصدر واحد وعملية واحدة
يؤدي وجود عمليات مختلفة للإدارة العقود إلى مشاكل كثيرة، على سبيل المثال، قد ينتهي الأمر بتخزين إصدارات مختلفة من نفس العقد عبر مواقع متعددة، وهذا يزيد من فرص قيام الموظف بتحرير الإصدار الخاطئ من المستند، مما يعني أن العقد النهائي قد يفتقد الأقسام الرئيسية، وفي أسوأ الأحوال، قد لا يكون حتى صالحًا من الناحية القانونية.
ولحسن الحظ، يضمن نظام إدارة العقود مساحة مركزية لإنشاء العقود وإدارتها وتخزينها، مما يضمن أن تكون المستندات محدثة وصحيحة دائمًا.
يحسن التعاون
يعد التعاون جزءًا مهمًا من إنشاء العقود وإدارتها، ستحتاج الفرق والأقسام المختلفة إلى الإشراف على جوانب متنوعة من الوثيقة، لذلك كلما كان التعاون أسهل، كلما أمكن إكمال العقود بشكل أسرع، وبدون الوصول السهل، يصبح التعاون أكثر صعوبة، وتنشأ الاختناقات ويتباطأ التقدم العام.
لنتخيل أن الموظف لديه عقد محفوظ على نظامه، عندما يحتاج عضو آخر في الفريق إلى الوصول إليه، يجب عليه الانتظار حتى يصل الموظف الأول إلى مكتبه ويمكنه إرسال الملف، لكن من خلال المستودع المركزي، يمكن للموظفين الوصول إلى الملفات متى احتاجوا إليها.
علاوة على ذلك، فإن استخدام التكنولوجيا المستندة إلى السحابة يعني أن الفرق يمكنها تحرير المستندات في وقت واحد، مما يؤدي إلى إنتاج عقد مكتمل يرضي الجميع.
يضمن الامتثال
عندما تتعامل مع الكثير من العقود، فمن السهل أن تفقدهم، حيث يحتوي كل عقد منهم على قائمة بالالتزامات التي يجب عليك الوفاء بها، ولكن إذا كنت مشتتًا بالاتفاقيات الأحدث، فقد تنسى الالتزامات القديمة، إذا لم تكن حذرًا، فقد تجد نفسك في مشكلة قانونية.
يساعدك نظام إدارة العقود على تجنب المواقف الفوضوية مثل هذه، حيث يمكنك الوصول إلى العقود بسهولة، مما يساعد مؤسستك على مراقبة التزاماتها القانونية.
يسهل المتابعة والمراقبة
كما ذكرنا أعلاه، من السهل أن نغفل ما يحدث داخل مؤسسة كبيرة، لذلك، يحتاج أصحاب المؤسسة إلى المتابعة طوال دورة حياة العقد، ويوفر برنامج إدارة العقود نظرة شاملة لعملياتك، وهذا يسمح لأصحاب المصلحة باتخاذ قرارات أكثر استنارة
.png)
يتضمن نظام دوك سويت مجموعة من الميزات التي تسهل عملية إدارة العقود، ومن أبرزها:
مراقبة العقود: يمكن لنظام إدارة العقود تتبع العقود الموجودة ومراقبتها بشكل فعال، بما في ذلك تحديد تواريخ البدء والانتهاء والمهام المتعلقة بها.
تخزين الوثائق: يمكن ربط الوثائق ذات الصلة بالعقود بشكل مباشر مما يساعد على سهولة الوصول إليها ومشاركتها مع الأشخاص المعنيين.
تنظيم الإشعارات: يمكن للنظام إنشاء إشعارات تذكيرية لمواعيد هامة مثل تجديد العقود أو انتهاء الفترات الزمنية.
إدارة المهام والأدوار: يمكن تعيين مهام محددة للمستخدمين وتعيين صلاحيات مختلفة حسب الدور.
تتبع الأداء: يمكن للنظام توفير تقارير وإحصائيات حول أداء العقود والالتزامات المالية المرتبطة بها.
الأمان والسرية: يضمن النظام حماية البيانات والمعلومات الحساسة المتعلقة بالعقود.
باختصار، بساعد نظام إدارة العقود من دوك سويت المؤسسات والشركات على تنظيم ومراقبة عقودها بفعالية، ويقلل من المخاطر ويزيد من كفاءة إدارة العقود والتعاقدات.
.png)
لماذا تعتبر الرقمنة شيء أساسي في استراتيجية إدارة العقود
مع نمو شركتك، قد تجد أن فريقك يدير المزيد من العقود مع موردين وشركاء وعملاء مختلفين، وبدون الرقمنة، يمكن أن يؤدي ذلك إلى الارتباك وتوقف التقدم لأن العقود متناثرة عبر أنظمة ومواقع متعددة، مما يجعل من الصعب الحفاظ على الاتساق والتحكم.
تساعدك أتمتة سير العمل وإمكانية البحث المحسنة والتخزين الآمن الذي توفره إدارة العقود على مواجهة هذا التحدي إلى جانب العديد من التحديات الأخرى المرتبطة بإدارة العقود الحديثة، يعمل هذا الحل الرقمي على تسريع كل خطوة بدءًا من بدء العقد وحتى إنشاء اتفاقية موقعة مقاومة للتلاعب، ولن تواجه بعد الآن مشكلة في تتبع المقاييس الرئيسية مثل الامتثال وتواريخ التجديد والإنفاق، يتيح لك ذلك اتخاذ قرارات مستنيرة وتقليل المخاطر، مع إدارة عمليات العقود والمستندات الرقمية يمكنك:
الانتقال من البداية إلى الاتفاق بسرعة أكبر
- استخدام قوالب العقود لتسريع وتوحيد إنشاء العقود لضمان الاتساق والوضوح وتقليل الأخطاء.
- أتمتة الإخطارات حول معالم المشروع والمواعيد النهائية للتجديد.
- استخدام التوقيعات الإلكترونية الصحيحة قانونياً، غالبًا ما يمكن استخدام التوقيع الإلكتروني المؤهل إذا كان العقد بتنسيق رقمي بالفعل، تختلف القوانين واللوائح، لذلك عندما تكون في شك، استشر فريقك القانوني، هناك أيضًا أنواع معينة من العقود التي قد تتطلب توقيعات مادية أو شهود، مثل الوصايا والأفعال، وفي هذه الحالات، قد لا يكون التوقيع الرقمي كافيًا.
- التأكد من أن الموظفين المعتمدين عن بعد يمكنهم إدارة العقود في أي مكان وفي أي وقت، باستخدام حل إدارة المستندات، يمكن للموظفين المعتمدين مراجعة العقود والموافقة عليها وتوقيعها سواء كانوا يعملون في المكتب أو عن بعد.
إنشاء سجل واضح وقابل للتدقيق من أجل
- تتبع بسهولة من وافق على ماذا؟ ومتى فعل ذلك؟
- الاحتفاظ بجميع الإصدارات ويكون لديك سجل بالتغييرات ومن قام بها.
- التأكد من أن العقود الموقعة آمنة ولا يمكن تغييرها.
- تخزين جميع العقود والمسودات والصور والبروتوكولات في شكل إلكتروني آمن مع نسخة احتياطية زائدة عن الحاجة.
- حماية المعلومات السرية مثل البيانات المالية والملكية الفكرية من الاستخدام غير المصرح به.
تحديد الاتجاهات وتطوير الأفكار من أجل
تجميع استراتيجية تأكد من تطوير العقود وتنفيذها من خلال عملية متسقة وتخزينها بشكل آمن في قاعدة بيانات مركزية للوصول الفوري.
حدد مخاطر الأعمال والفرص، في عقودك المعلقة واستخدم هذه المعلومات الذكية لدفع قرارات العمل.
.png)
أفضل الممارسات التي تزيد من تحسين الكفاءة
تعيين مدير العقود: يمكن أن يساعد وجود مدير عقود مخصصج في ضمان مراجعة العقود والتفاوض بشأنها وتنفيذها بشكل صحيح، وإخطار الآخرين المشاركين في العملية بالتغييرات أو التحديثات.
توفير التدريب للموظفين: تدريب الموظفين الذين يعملون بموجب العقود للتأكد من فهمهم للمصطلحات الأساسية ومتطلبات الامتثال الحالية
احصل على منظور خارجي: اطلب من أحد الأشخاص ذوي المعرفة مراجعة العقد لاكتشاف التناقضات وتقديم مدخلات حول كيفية جعل المستند أكثر وضوحًا وأسهل للفهم.
يلعب نظام إدارة العقود من دوك سويت دورًا حيويًا في تحسين كفاءة عمل المؤسسات، من خلال:
التنظيم: يقدم النظام إمكانية تخزين وإدارة العقود بشكل منظم، مما يجعل الوصول إلى المعلومات سهلاً وفعالاً.
توفير الوقت: يمكن لنظام إدارة العقود تقليل الوقت الذي يستغرقه البحث عن معلومات العقود وإعداد التقارير.
مراقبة الاستحقاقات: يمكن للنظام تنبيه المؤسسة إلى مواعيد انتهاء العقود والمهام المطلوبة.
تخفيض المخاطر: يمكن للنظام تعزيز متابعة الالتزامات المتعلقة بالعقود، مما يساعد في تجنب المخاطر القانونية.
تحسين التفاوض: يمكن للنظام متابعة تفاصيل العقود وشروطها بشكل دقيق، مما يساعد في تحسين عمليات التفاوض المستقبلية.
إدارة الأداء: يمكن للنظام مساعدة المؤسسة في تقييم أداء العقود وضمان تحقيق الأهداف.
توفير الموارد: من خلال تقليل الهدر وتحسين الكفاءة، يمكن لنظام عمليات العقود توفير الموارد المالية والبشرية.
تعزيز الشفافية: يمكن للنظام زيادة مستوى الشفافية في عمليات العقود، مما يساعد في بناء الثقة مع العملاء والشركاء.
باختصار، نظام إدارة العقود من دوك سويت يعزز فعالية وفعالية العمليات ويقلل من المخاطر، مما يساهم في تحسين كفاءة العمل وزيادة الربحية للمؤسسة.
تتعدد فوائد أتمتة وتأمين عملية إدارة العقود، لذا استغل الفرصة! توقف عن الاعتماد على جداول بيانات Excel أو الملاحظات المدونة على تقويم شخص ما، من خلال أتمتة كل مرحلة، يمكنك تجنب التأخير، وإلغاء تكلفة الدفع مقابل الخدمات والسلع التي لم تعد تستخدمها وتحسين تعاون الفريق.