تعرف على ٧ مميزات لأدوات إدارة النفقات

تعد إدارة النفقات إحدى أهم المهام في الإدارة المالية لأي منظمة، باعتبارك مديرًا ماليًا، فإن التأكد من تسجيل نفقات شركتك ومراقبتها والتحكم فيها بدقة أمر بالغ الأهمية، يمكن أن تستغرق إدارة النفقات بشكل بدوي وقتًا طويلاً كما أنها عرضة للأخطاء، مما يؤدي إلى عدم الكفاءة، ويمكن أن يؤثر هذا في النهاية على النتائج النهائية لشركتك.

لذلك من المهم أن يتحول المديرين الماليين إلى حل أتمتة تقارير النفقات لتبسيط العملية وتحسين إدارتهم المالية، تساعد أداة إدارة النفقات صناع القرار والقسم المالي في المؤسسة في عملية الإدارة المالية الشاملة، وفي هذا المقال سوف نتعرف على أهم مميزات أتمتة تقارير النفقات.

 مميزات أدوات إدارة النفقات

فيما يلي أهم مميزات أتمتة تقارير النفقات، واستخدام أدوات إدارة النفقات في الإدارات المالية:

يوفر الوقت ويقلل الأخطاء

تعد ميزة توفير الوقت وتقليل الأخطاء، إحدى أهم مميزات استخدام أدوات إدارة النفقات، يمكن أن تكون عمليات إدارة النفقات بشكل يدوي مملة وعرضة للأخطاء، ويتعين عليك قضاء ساعات طويلة في التدقيق بالإيصالات الورقية، وإدخال البيانات يدويًا في جداول البيانات، وتسوية جميع النفقات، هذه العملية تستغرق وقتًا طويلًا وعرضة للأخطاء، وهذا يمكن أن يؤثر بدوره على الصحة المالية لشركتك.

تعمل أدوات إدارة النفقات على أتمتة معظم هذه المهام، مما يقلل الوقت اللازم لإدارة النفقات ويقلل الأخطاء، وتسمح لك أدوات أتمتة تقارير النفقات بالتقاط الإيصالات رقميًا، وتصنيف النفقات تلقائيًا، وإنشاء تقارير النفقات في غضون ثوانٍ قليلة، يمكن أن تساعدك عملية الأتمتة هذه على توفير ساعات العمل، مما يضمن دقة بيانات النفقات الخاصة بك وتحديثها.

يحسن الامتثال ويقلل الاحتيال

يعد الامتثال ومنع الاحتيال جانبين حاسمين في أي قسم مالي، ويمكن أن يؤدي عدم الامتثال للمتطلبات التنظيمية إلى فرض غرامات ومشكلات قانونية والإضرار بسمعة الشركة، في بعض الأحيان، يقوم الموظفون بتقديم مطالبات احتيالية، مثل تقديم فاتورة المصروفات نفسها أكثر من مرة أو التلاعب بمبلغ المصروفات، مما قد يؤدي إلى خسائر مالية.

في مثل هذه السيناريوهات، يكون من الصعب جدًا على المديرين الماليين التحقق من جميع إيصالات النفقات المقدمة يدويًا، يمكن أن يساعدك برنامج إدارة النفقات للتمويل على تحسين الامتثال وتقليل الاحتيال من خلال تطبيق السياسات والقواعد وتوفير رؤية لبيانات النفقات، تسمح لك هذه الأدوات بتعيين حدود الإنفاق وتحديد فئات النفقات وتكوين سير عمل الموافقة، كما أنها توفر رؤية فورية للنفقات، مما يسمح لك بتحديد أي مخالفات أو احتيال محتمل بسرعة.

يعرف نظام دوك سويت لإدارة النفقات بأنه أداة متقدمة من ضمن أهدافها تحسين امتثال الشركة وتقليل الاحتيال، يعمل النظام من خلال توفير وسائل لجمع وتحليل بيانات المصروفات بشكل شامل، مما يسهل على المؤسسة تتبع وتحليل جميع العمليات المالية، كما يساعد في تحديد الزيادات غير المبررة في النفقات ويمكنه رصد الأنشطة المشبوهة أو الاحتيالية من خلال تحليل البيانات والمقارنة بالمعايير المحددة.

بفضل إمكانياته القوية، يمكن لنظام دوك سويت توليد تقارير مفصلة تسهم في تحسين عمليات اتخاذ القرار وزيادة الشفافية في إدارة النفقات، يمكن أيضًا ربطه بأنظمة أخرى داخل المؤسسة لضمان تنسيق أفضل وتدفق معلومات أكثر دقة. بالإجمال، نظام دوك سويت يعتبر أداة أساسية للمؤسسات التي تسعى لتعزيز الامتثال والحد من الاحتيال وتحسين إدارة النفقات بها.

تبسيط عملية الموافقة

تعد عملية الموافقة على النفقات جانبًا أساسيًا لإدارة النفقات، يجب على المديرين الماليين التأكد من أن النفقات مشروعة، وتتوافق مع سياسات الشركة، وفي حدود الميزانية، ومع ذلك، يمكن أن تستغرق عملية الموافقة وقتًا طويلاً وتمثل تحديًا في إدارتها، خاصة إذا كانت الشركة لديها أقسام أو مواقع متعددة.

يمكن لأدوات أتمتة تقارير النفقات، وإدارة النفقات، تبسيط عملية الموافقة من خلال أتمتة سير العمل وتوفير رؤية فورية للنفقات، تتيح لك هذه الأدوات تكوين مسارات عمل الموافقات، وتعيين حدود الإنفاق، وإخطار المعتمدين عندما تتطلب النفقات المراجعة، كما أنها توفر تحديثات في الوقت الفعلي حول حالة النفقات، مما يسمح للمعتمد بمراجعة النفقات والموافقة عليها أو رفضها بسرعة.

يزيد من الرؤية والسيطرة المالية

يمكن لأدوات مراقبة وإدارة النفقات أن توفر رؤية مالية أفضل وتحكمًا أفضل في النفقات، وهذا يتيح للمديرين الماليين مراقبة النفقات عن كثب واتخاذ قرارات مالية مستنيرة، إن الوصول في الوقت الفعلي إلى بيانات النفقات يسمح للمديرين الماليين بتحديد اتجاهات الإنفاق بسرعة، وتحليل النفقات، واتخاذ القرارات التي تعمل على تحسين الإنفاق وتحسين الصحة المالية للمؤسسة.

وتعد إحدى الطرق التي يمكن لأدوات إدارة النفقات من خلالها توفير رؤية وتحكم ماليين أفضل هي توفير سياسات نفقات قابلة للتخصيص، يمكن إعداد هذه السياسات لضمان التزام الموظفين بإرشادات نفقات الشركة، مما يقلل من مخاطر عدم الامتثال والأنشطة الاحتيالية.

على سبيل المثال، يمكن إعداد سياسات النفقات لمطالبة الموظفين بتقديم إيصالات لجميع النفقات، أو للحد من أنواع النفقات التي يمكن تعويضها، أو لطلب الموافقة على النفقات التي تتجاوز حدًا معينًا، ومن خلال تخصيص هذه السياسات، يمكن للمديرين الماليين التأكد من أن النفقات متوافقة مع الأهداف المالية للشركة ومتطلبات الامتثال.

هناك طريقة أخرى يمكن أن يوفر بها تطبيق إدارة النفقات رؤية مالية أفضل، والتحكم من خلال توفير تحليلات وتقارير مفصلة عن رحلات العمل، يمكن لأدوات إدارة النفقات إنشاء تقارير حول مقاييس مختلفة، مثل أنواع النفقات والفئات والأقسام والمشاريع، يمكن أن توفر هذه التقارير نظرة ثاقبة لأنماط الإنفاق، وتحديد المجالات التي يمكن فيها تحسين النفقات، وتمكين المديرين الماليين من اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات بشأن النفقات، ومن خلال الوصول إلى هذه البيانات، يمكنك فهم عادات الإنفاق لدى الموظفين بشكل أفضل واتخاذ التدابير لتحسين الأداء المالي.

يقلل من العمليات الورقية

يمكن أن يساعد حل إدارة النفقات في تقليل العمليات الورقية وتحسين الكفاءة العامة لقسم الشؤون المالية لديك، غالبًا ما تتضمن عمليات إدارة النفقات التقليدية وثائق ورقية مهمة، بما في ذلك الإيصالات المادية وتقارير النفقات الورقية ونماذج الموافقة، يمكن أن تكون هذه عملية تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء ويمكن أن تؤدي إلى تأخير السداد وزيادة التكاليف الإدارية.

يمكن أن تساعد أدوات إدارة النفقات في تقليل العمليات الورقية من خلال توفير منصة رقمية حيث يمكن للموظفين التقاط الإيصالات بسهولة باستخدام أجهزتهم المحمولة، وتصنيف النفقات، وإرسال تقارير النفقات عبر الإنترنت، وهذا يلغي الحاجة إلى الإيصالات المادية والوثائق الورقية، وبالتالي تبسيط عملية إدارة النفقات وتقليل العبء الإداري لإدارة النفقات.

علاوة على ذلك، توفر لك أدوات إدارة النفقات المالية أيضًا تخزينًا آمنًا ومركزيًا لبيانات النفقات، مما يلغي الحاجة إلى التخزين الفعلي للإيصالات وتقارير النفقات، ويساعد ذلك في تقليل مخاطر فقدان الإيصالات أو وضعها في غير محلها وتحسين دقة إعداد تقارير النفقات.

قلل نظام دوك سويت بشكل كبير من العمليات الورقية في العديد من المؤسسات، حيث أصبح بإمكان الموظفين إنشاء ومشاركة المستندات بشكل إلكتروني، مما أدى إلى تقليل الحاجة إلى الوثائق الورقية، حيث يتيح نظامنا لهم إمكانية تخزين وإدارة مستنداتهم بكفاءة عبر السحابة، مما يسهل الوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت، هذا لا يوفر وقتًا وجهدًا فقط، بل يزيد أيضًا من الاستدامة والاستفادة من التكنولوجيا الحديثة في تسهيل العمليات داخل المؤسسة، بالإضافة إلى ذلك، يعزز نظام دوك سويت التعاون بين موظفينا ويحسن من كفاءة العمليات الداخلية بشكل عام.

يزيد من إنتاجية الموظف

يمكن لعمليات إدارة النفقات اليدوية أن تحبط الموظفين، ويتطلب منهم جمع الإيصالات المادية، وملء النماذج، وتسوية النفقات، ويمكن أن تشكل هذه العمليات تحديًا خاصًا للموظفين الذين يسافرون بشكل متكرر، حيث يتعين عليهم تتبع النفقات أثناء التنقل.

يمكن أن يساعد برنامج إدارة النفقات في زيادة إنتاجية الموظفين من خلال تبسيط عملية إدارة النفقات، تتيح هذه الأدوات للموظفين التقاط الفواتير المادية من خلال أجهزتهم المحمولة بسهولة، وفرز النفقات تلقائيًا إلى فئات، وإرسال تقارير النفقات عبر الإنترنت، وهذا يوفر الكثير من الوقت للموظفين، مما يسمح لهم بالتركيز على مسؤولياتهم الوظيفية الأساسية.

تسريع عملية سداد النفقات

تتضمن عمليات سداد النفقات الكثير من الخطوات اليدوية، يجب على الموظفين جمع إيصالات النفقات فعليًا، وتخزينها بعناية، ثم تقديمها وتقديمها إلى الإدارة المالية، خلال هذه العملية برمتها، هناك احتمالات لضياع الإيصالات أو وضعها في غير مكانها، ومن ناحية أخرى، تتلقى الإدارة المالية، يوميًا، آلاف إيصالات النفقات لسدادها، ويتعين عليهم المرور عبرها جميعًا يدويًا ثم إصدار سداد النفقات، هذه العملية تستغرق وقتا طويلا ومملة للغاية.

يمكن أن تساعدك أدوات إدارة النفقات الخاصة بالتمويل في التغلب على هذه التحديات من خلال توفير عملية سداد نفقات مبسطة وآلية، وباستخدام أداة إدارة النفقات، يمكن للموظفين إرسال نفقاتهم عبر الإنترنت، وإرفاق نسخ إلكترونية من الإيصالات وتصنيف النفقات في الوقت الفعلي.

يتم بعد ذلك توجيه تقرير المصروفات تلقائيًا للموافقة عليه إلى المدير المناسب بناءً على القواعد والسياسات المحددة مسبقًا، ويساعد ذلك في تسريع عملية الموافقة بشكل كبير، حيث يمكن للمديرين الموافقة بسرعة على تقارير النفقات أو رفضها من أجهزتهم المحمولة أو أجهزة سطح المكتب دون مراجعة الوثائق الورقية يدويًا.

بمجرد الموافقة على تقرير النفقات، يمكن لأداة إدارة النفقات بدء عملية السداد، والتي يمكن إجراؤها إلكترونيًا من خلال الإيداع المباشر أو طرق الدفع الأخرى، وهذا يلغي الحاجة إلى الشيكات الورقية أو المعالجة اليدوية، مما يزيد من تسريع عملية السداد وتقليل الأخطاء.

 تسعى الشركات والمؤسسات إلى تسريع عملية سداد النفقات بهدف تحسين كفاءة إدارة الموارد المالية وتقليل الأعباء الإدارية، لتحقيق ذلك، يعتمد نظام دوك سويت على مجموعة من الإجراءات والأدوات:

أولاً، يتيح النظام التحكم في عملية المصادقة على الفواتير والمدفوعات بشكل إلكتروني، مما يقلل من الإجراءات الورقية ويسهم في توفير الوقت.

ثانياً، يمكن لنظام دوك سويت توجيه الفواتير والمدفوعات إلى الأقسام المعنية بشكل أوتوماتيكي، مما يقلل من تأخيرات التداول اليدوي.

وأخيرًا: يتيح  النظام مراقبة دقيقة لعملية السداد وتوليد تقارير شفافة لإدارة المؤسسة، مما يساعد على اتخاذ القرارات الاستراتيجية بناءً على بيانات دقيقة ومحدثة.

وبالاستفادة من هذه الأدوات والتقنيات، يمكن لنظام دوك سويت تسريع وتبسيط عملية سداد النفقات وزيادة كفاءة العمليات المالية في المؤسسات.

5 خصائص يجب البحث عنها عند اختيار برنامج أتمتة تقارير المصروفات

يجب أن يكون برنامج إعداد تقارير النفقات:

• التكامل مع برنامج المحاسبة أو كشوف المرتبات أو تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
• استخدم أتمتة البريد الإلكتروني لالتقاط الإيصالات وتوجيهها
• توفير تطبيق جوال يمكّن الموظفين من التقاط الإيصالات وإرسال النفقات من هواتفهم المحمولة
• تمكين المديرين من رؤية قائمة بتقارير النفقات المعلقة الخاصة بهم في عرض واحد
• توفير مراقبة في الوقت الفعلي تعمل على فرض سياسات الشركة وترفض تقارير النفقات غير المتوافقة تلقائيًا

معظم حلول تقارير النفقات باهظة الثمن ويصعب استخدامها وتتطلب من الشركة تغيير عملياتها بشكل جذري، لكن مع دوك سوبت، فإن تحسين إدارة النفقات متروك لك! يمكنك ضبط عملياتك عندما تقوم باختيار الأدوات الالكترونية المناسبة، يمكّن نظام دوك سويت فريق المحاسبة لديك من الوصول إلى الوثائق الداعمة مباشرة من برنامج المحاسبة الخاص بك.

يتيح دوك سويت أيضًا تبادل البيانات مع نظام المحاسبة أو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك، نحن نجعل الأتمتة وإدارة النفقات بسيطة وبديهية حتى يتمكن الجميع من تعلم كيفية استخدام النظام بسرعة دون قضاء وقت طويل بعيدًا عن مهامهم اليومية.

مما لا شك فيه أن إدارة النفقات أمر بالغ الأهمية بالنسبة إلى تحقيق نتائج نهائية متميزة بالشركات، وتعد إدارة النفقات يدويًا عملية تستغرق وقتًا طويلاً ومضنية ومرهقة للغاية، لذا، فقد حان الوقت للشركات للتحول إلى نظام إدارة النفقات الذي يعمل على تبسيط عملية إدارة النفقات الخاصة بهم وتوفر الكثير من الوقت والجهد على المديرين الماليين.

يعرف دوك سويت بأنه نظام متقدم لإدارة النفقات، يساعدك على التحكم في عملية إدارة النفقات الخاصة بك بسلاسة، كما يساعدك برنامج إدارة النفقات الخاص بدوك سوبت على تتبع نفقات الموظفين بسهولة، واكتشاف أي عمليات احتيال في النفقات، وتوفير الرؤية والتحكم المالي، وتبسيط عملية الموافقة الخاصة بك، وغير ذلك الكثير.