القيادة عن بعد: إدارة الموظفين عن بعد بشكل فعال |
لم تتوقع أي من المنظمات أو الموظفين مثل هذا الانتقال السريع إلى العمل عن بعد من المنزل في مارس 2020، وجد استطلاع أجرته جامعة هارفارد أن 40٪ من القادة كانوا غير مستعدين لإدارة الموظفين عن بعد، وأن 41٪ يكافحون من أجل الحفاظ على وظائفهم، وبالمثل، أفاد 40% فقط من الموظفين الذين يعملون من المنزل أنهم يشعرون بالدعم من رؤسائهم.
.png)
وبعد ثلاثة أعوام، من الواضح أن العمل عن بعد مازال مستمرًا، وأن إدارة الموظفين عن بعد مازالت موجودة منذ الوباء، وفي هذا المقال سوف نتعرف على معلومات هامة حول إدارة الموظفين بشكل فعال عن بعد..png)
القيادة وإدارة الموظفين عن بعد
توصلت دراسة عن مدى فعالية المديرين في إدارة الموظفين وزيادة الأداء عندما عملوا من المنزل في عامي 2021 و 2022، إلى حدوث تحول طفيف ولكنه مهم في الطريقة التي يتوقع بها الموظفون من مديريهم العمل معهم، لقد أرادوا أن يكون مديروهم حاضرين ومباشرين ويقظين من الناحية التشغيلية، وبعبارة أخرى، لا يريد الموظفون أن يقوم مديروهم بإدارتهم بشكل دقيق؛ بل يريدون من مديريهم أن يتفهموا.
تتطلب الكفاءة في إدارة الموظفين عن بعد قفزة عقلية، خاصة بالنسبة للمديرين ذوي التفكير التقليدي، في البداية، قد يجد قادة الأعمال، الذين اعتادوا على مراقبة الإنتاجية بناءً على "الوقت الذي يقضيه العمال في المكتب" ومستويات نشاطهم المرئية، أن التحول إلى العمل عن بعد أمر غريب وغير عملي، قد يشعر الموظفون أيضًا بأن الوضع سيئ في البداية، حيث يتكيفون مع التحولات الكبيرة يوميًا، لكن في نهاية المطاف، سيتمكنوا من العمل، ويتمكن القادة من إدارة الموظفين.
.png){kind=icon}
قد يبدو أن الجميع يفهم ما يعنيه "العمل من المنزل"، لكن لم يختبره الجميع بعد، ومن المؤكد أن هناك إيجابيات وسلبيات للعمل عن بعد، وتشمل التحديات الجديدة التي يواجهها القادة في إدارة الموظفين عن بعد ما يلي:- انخفاض الدافع الذي يحدث عندما يشعر الموظف بالانفصال وعدم القدرة على التواصل معك أو مع زملائه.
- إزالة الحواجز الجغرافية مما يعني أنه يمكن للموظفين العمل من أي مكان، ونتيجة لذلك، من المرجح أن يكون المديرون مسؤولين عن قيادة فريق منتشر في مدن مختلفة أو متواجد دوليًا، لذلك، من المهم أن تأخذ في عين الاعتبار الاختلافات في اللغة والثقافة.
- مخاطر الأمن السيبراني المحتملة وعدم القدرة على تلبية الامتثال لخصوصية البيانات بسبب الفشل أو عدم القدرة على فرض سياسة الشركة.
يعد تطوير علاقتك مع الموظفين جزءًا أساسيًا من تحفيز أي فريق، ولكنه أكثر أهمية عند الإدارة عن بعد، وفي هذا السياق، فإن المهارات الناعمة مثل الاستماع النشط والتواصل الفعال والتعاطف لا تقل أهمية عن المعرفة التقنية والتفكير الاستراتيجي والخبرة في إدارة المشاريع، الموظفون عن بعد لا يفوتون العمل وجهاً لوجه فحسب، إن الافتقار إلى الصداقة الحميمة التي تغذيها اللقاءات العفوية مشكلة كبيرة بنفس القدر، إن خلق مساحة للتفاعل الافتراضي وغير الرسمي وتشجيع المناقشة المفتوحة ليس سوى بعض من الأساسيات الجديدة.
لا يجب أن تتأثر التفاعلات الشخصية داخل الفريق بسبب قلة الاتصال الشخصي، يمكن للمديرين دعوة فرق العمل بانتظام لإجراء مناقشات وجهًا لوجه لا تقتصر على الموضوعات الفنية، أو يمكنهم تحويل أنشطة بناء الفريق إلى الفضاء الافتراضي، على سبيل المثال، في شكل ليلة ألعاب عبر الإنترنت.
يقطع تشجيع الموظفين على أخذ فترات راحة منتظمة وتحديد نهاية محددة ليوم عملهم شوطًا طويلًا في منع التوتر والإرهاق المحتمل، اجعل التعاطف أولوية، على سبيل المثال، تأكد من الانتباه عندما لا يكون لدى موظف جديد في الفريق اتصال قوي بالمجموعة.
يخدم نظام دوك سويت (DocuSuite) القادة في إدارة الموظفين بعدة طرق:
1. تنظيم الوثائق: يمكن للقادة استخدام دوك سويت لتنظيم وحفظ الوثائق المهمة المتعلقة بالموظفين، مثل سجلات الأداء والعقود والتقارير، هذا يساعدهم على الوصول إلى المعلومات بسرعة عند الحاجة.
2. مشاركة المعلومات: يمكن للقادة مشاركة الوثائق والمعلومات مع فرقهم والموظفين بشكل آمن وفعال، مما يسهل تداول المعرفة والتواصل داخل المنظمة.
3. إدارة العمليات: يمكن استخدام دوك سويت لإنشاء ومراقبة مهام ومشروعات الموظفين، والتأكد من تنفيذها بفعالية وفي الوقت المحدد.
4. الأمان والحفاظ على الخصوصية: يوفر دوك سويت ميزات أمان قوية تحمي الوثائق والمعلومات الحساسة من الوصول غير المصرح به.
5. تقارير وتحليلات: يمكن للقادة استخدام نظام دوك سويت لإنشاء تقارير وتحليلات تساعدهم في فهم أداء الموظفين واتخاذ قرارات إدارية أفضل.
باختصار، نظام دوك سويت يمكن أن يسهم في تحسين إدارة الموظفين عن طريق تسهيل الوصول إلى المعلومات وتنظيمها، وتعزيز التعاون والمشاركة، وتعزيز فعالية العمليات الإدارية.
.png)
الأساس المستقر يعزز المجتمع
في حين أن التعمد في تحفيز التفاعل الإنساني الإيجابي قد اكتسب أهمية جديدة، فإن الهيكلة والتخطيط يعززان الشعور بالانتماء أيضًا، يمكنك إلقاء نظرة شاملة على مشاريعك لتمكين التفويض الفعال للمهام وتسهيل العمل المستقل، ويعد تقسيم عبء العمل إلى مهام واضحة وتحديد النتيجة المرجوة والمسؤوليات والمواعيد النهائية لكل منها هو المفتاح.
في الفرق الافتراضية، يجب أن تكون قرارات وإجراءات الإدارة دائمًا شفافة وسهلة الفهم، قم بإطلاع الجميع على التقدم المحرز في المشاريع التي يشاركون فيها، وعندما يكونون على اطلاع، فمن المرجح أن يشعروا بأن مساهماتهم موضع تقدير، من المهم إشراك الموظفين بشكل فعال في عملية صنع القرار والتعرف على نقاط قوتهم واستخدامها وفقًا لذلك.
بالإضافة إلى ذلك، فإن مزيجًا من فرص التعلم المستقل عبر الإنترنت والجلسات الجماعية التي تحدث في الواقع يمكن أن يؤدي إلى زيادة التطوير المهني إلى أقصى حد، يعد التعلم بالسرعة التي تناسبك أفضل لمعالجة المهام بشكل مركز ودون إزعاج، من ناحية أخرى، تعد الجلسة الجماعية المباشرة أفضل لتوليد الأفكار وحل المشكلات.
في طريقة العمل الجديدة هذه، لا ينبغي تحديد الأداء بعدد الساعات التي يقضيها الموظف في مكتبه، يجب على المديرين منح موظفيهم الحرية في تخصيص وقتهم بأنفسهم، وبهذه الطريقة، يمكن لكل عضو في الفريق العمل عندما يشعر بأنه أكثر إنتاجية ويركز على تحقيق نتائج أفضل في وقت أقل.
.png){kind=icon}
يمكن أن يلعب نظام دوك سويت دورًا مهمًا في دعم استقرار ونجاح بيئة العمل في المؤسسة أثناء العمل عن بعد، وإليك بعض الطرق التي يمكن أن يكون فيها نظام دوك سويت مفيدًا لإدارة الموظفين:1. التعاون والشفافية: يمكن لنظام دوك سويت أن يساهم في تعزيز التعاون بين موظفي المؤسسة الذين يعملون عن بعد. يمكن للفرق المشتركة إنشاء مستندات مشتركة والتعاون في الوقت الفعلي على مشروعاتهم، هذا يساهم في جعل عمليات الإدارة واتخاذ القرارات أكثر شفافية وسهولة الوصول.
2. إدارة المهام: يمكن استخدام نظام دوك سويت لإنشاء وتتبع قائمة المهام والمواعيد النهائية، هذا يمكن أن يساعد في تنظيم العمل وتوزيع المسؤوليات بين أفراد الفريق والتأكد من تحقيق الأهداف في الوقت المحدد.
3. التعلم والتطوير: يمكن استخدام نظام دوك سويت لإنشاء ومشاركة مواد تعليمية ومستندات تدريبية، يمكن للموظفين الاستفادة من فرص التعلم المستقل عبر الإنترنت والجلسات الجماعية عبر النظام.
4. إدارة الوقت والإنتاجية: من خلال نظام دوك سويت، يمكن للموظفين تنظيم وقتهم بفعالية والعمل بناءً على تفضيلاتهم، يمكنهم التركيز على المهام التي تتطلب أقصى إنتاجية والعمل بشكل أكثر فعالية.
بشكل عام، يمكن لنظام دوك سويت أن يكون أداة مهمة لدعم بيئة العمل عن بعد من خلال تعزيز التعاون، توجيه العمل، تعزيز التعلم والتطوير، وتنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية.
.png)
أهمية التواصل
إن الاتساق، وإظهار الاحترام للآخرين، والقيام بما تقول أنك ستفعله، ودعم أعضاء الفريق عندما يرتكبون خطأ، والاعتراف بخطأك، هي بعض المكونات اللازمة لخلق مناخ من الثقة في مكان العمل، يقدر الموظفين الأصالة ويحتاجون إلى معرفة أنك تقف إلى جانبهم.
8 استراتيجيات مختلفة للتواصل
يمكنك إدارة الموظفين وزيادة درجة التواصل بينهم من خلال:
- من الأفضل التواصل أكثر من اللازم – فالتدفق المستمر للمعلومات يفيد الجميع.
- عمل اجتماعات باستمرار، استغل بعضًا من وقت الاجتماع للسؤال عن الحياة الشخصية للموظف وعائلته وهواياته.
- اطلب من فريقك حل الخلافات عبر الهاتف أو عبر مكالمة فيديو بدلاً من البريد الإلكتروني، يمكن أن يؤدي الاعتماد على البريد الإلكتروني فقط إلى تفاقم سوء الفهم.
- تجنب أن تصبح مديرًا صغيرًا، يجب أن تظل على اطلاع بتقدمهم، لكن دون أن يشعر الموظفون أنهم تحت المراقبة.
- لا تفترض أنك تفهم ما يشعر به الموظف تجاه نوع وحجم العمل الذي تم تكليفه به، اطرح الأسئلة بشكل متكرر واستمع بعناية لإجاباتهم.
- سواء كان ذلك اجتماعًا يوميًا في الصباح أو ملخصًا في نهاية اليوم، يمكن للمديرين ترجمة بعض الأنشطة التقليدية داخل المكتب إلى تنسيق رقمي.
- حدد توقعات واضحة وتأكد من أن الجميع يفهم نتائجهم ومواعيدهم النهائية.
- استفد من الفرص لتقديم تعليقات إيجابية والاعتراف بالإنجازات.
.png)
كيف تتناسب التكنولوجيا مع إدارة الموظفين
لا يتعلق الأمر فقط بوجود اتصال سريع بالإنترنت، يحتاج العاملون عن بعد إلى الأدوات المناسبة لزيادة سهولة التعاون، تتراوح هذه الموارد من مؤتمرات الفيديو إلى السبورات الإلكترونية والدردشة عبر الإنترنت، تلعب إدارة المستندات الرقمية أيضًا دورًا مهمًا، حيث تضمن أن يكون الجميع على نفس الدرجة بمعرفة مشاريعهم الخاصة وأنه لا يتم التغاضي عن أي مهام مهمة، كذلك فجميع المعلومات ذات الصلة مخزنة في مستودع مركزي آمن ويمكن لـ الموظفين المعتمدين الوصول إلى جميع المستندات وعمليات سير العمل ذات الصلة في أي وقت ومن أي مكان.
يتناسب نظام دوك سويت بشكل ممتاز مع إدارة الموظفين عن بعد، يوفر هذا النظام واجهة مرنة ومشتركة تسهل التواصل والتعاون بين المديرين والموظفين بغض النظر عن مكان تواجدهم، يمكن للمديرين تعيين المهام وتتبع تقدم المشروعات بسهولة، كما يمكنهم إعطاء التوجيهات وتقديم التعليمات بشكل واضح.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن لمديري الموارد البشرية استخدام نظام دوك سويت لإدارة الأوقات والحضور وتتبع أداء الموظفين، هذا يساعد في تحقيق مزيد من الشفافية والتنظيم فيما يتعلق بإدارة الموظفين عن بعد.
يعزز نظام دوك سويت التواصل والتعاون بين المديرين والموظفين ويساهم في تنظيم الأعمال وإدارة الأداء بفعالية في بيئة العمل عن بعد.
تدعم أنظمة إدارة المستندات العمل عن بعد بشكل كامل، لا تتطلب القيادة عن بعد مجموعة جديدة تمامًا من القدرات، ومع ذلك، فإن تطوير مهاراتك الشخصية وممارسة الذكاء العاطفي هي بالتأكيد متطلبات لإدارة الموظفين عن بعد بنجاح، ويعد التواصل الواضح والشفاف جنبًا إلى جنب مع الخبرة التجارية والتكنولوجيا المناسبة هي المفاتيح لبناء بيئة عمل عن بعد يتم فيها تنمية والحفاظ على التحفيز والالتزام بالأهداف المشتركة وروح الفريق.