كل ما تريد معرفته عن أهم الخدمات التي توفرها برامج إدارة الوثائق

تعد الوثائق، سواء كانت إلكترونية أو ورقية، عنصرًا أساسيًا في أي مؤسسة تقريبًا، يمكن أن تكون إدارة معلومات الأعمال، مهمة صعبة خاصة مع تزايد تهديدات الأمن السيبراني، إذًا كيف يمكن للشركات التغلب على تحديات إدارة المستندات والحفاظ على إنتاجيتها؟

اعتمادًا على طبيعة شركتك، يمكن أن يوفر حل إدارة محتوى المؤسسة (ECM) المزود بنظام قوي لإدارة المستندات (DMS) الذي يلتقط المستندات الورقية والإلكترونية ويخزنها ويستردها، فوائد رئيسية متعددة لمؤسستك.

وفي هذا المقال سوف نتعرف على أهم الخدمات التي تقدمها برامج إدارة الوثائق لمؤسستك.

 ما هي إدارة الوثائق؟

تعرف إدارة الوثائق بأنها عملية (أو نظام) التقاط وتتبع وتخزين المستندات مثل ملفات PDF، وملفات معالجة النصوص، وجداول البيانات والعروض التقديمية، أو الرسومات والمسح الرقمي للمحتوى الورقي، تعمل إدارة المستندات على توفير الوقت والمال من خلال توفير التخزين والاسترجاع المركزي وأمن المستندات والتحكم في الوصول ومسارات التدقيق.

إدارة الوثائق في نظام دوك سويت

تعد إدارة الوثائق ميزة أساسية في نظام دوك سويت، حيث يقوم نظام إدارة الوثائق الخاص بدوك سويت بتخزين جميع العناصر الخاصة بك في مستودع مركزي مجهز بخيارات بحث سهلة وشاملة حول البيانات التعريفية والمحتوى الخاص بالمستندات والرسومات والمراسلات ورسائل البريد الإلكتروني والمزيد.

ابدأ بتخزين جميع المستندات والرسومات والمراسلات ورسائل البريد الإلكتروني والعقود وأوامر الشراء في بيئة مركزية، والأهم من ذلك، أن نظام دوك سويت يجعلك قادرًا على التحكم في الوصول ويكون لديك دائمًا أحدث المراجعات والإصدارات المتاحة لفريقك، بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك برنامج إدارة الوثائق من دوك سويت وظائف البحث والتنقل المخصصة التي تحتاجها للعثور على المعلومات بسرعة، باستخدام البحث عن البيانات التعريفية أو البحث عن المحتوى مع إدارة الوثائق.

إذا كان عملك يعتمد على مجموعة متنوعة من المستندات والسجلات المهمة، فقد تجد أنه من الصعب الحفاظ عليها منظمة، وهنا يأتي دور نظام إدارة المستندات من دوك سويت، فنظام إدارة المستندات في جوهره هو نوع من البرامج التي تلتقط المستندات الرقمية وتخزنها وتسترجعها وتوزعها على أعلى مستوى، كما يسمح لك بتزويد الموظفين والعملاء والبائعين بالمعلومات التي يحتاجون إليها بسرعة وسهولة، مما يقلل من أوجه القصور لتحقيق أهداف عملك.

ولكن ما هي مميزات نظام إدارة المستندات، وكيف يؤثر ذلك في المؤسسة؟

 ما هي مميزات برامج إدارة الوثائق؟

هناك العديد من الفوائد لاستخدام أداة تساعد في إدارة وثائق شركتك، ومعرفة هذه الفوائد هي الخطوة الأولى لاختيار نظام إدارة المستندات المناسب، وتشمل المزايا ما يلي:

مساحة تخزين أقل

يمكن أن تتراكم تكاليف تخزين الوثائق الورقية بسرعة، مما يتطلب منك فيما بعد شراء وإفساح المجال لخزائن الملفات، والصناديق، وصناديق التخزين، وجدت إحدى التقارير أن تخزين المستندات الفعلي يستهلك ما يقرب من 15 بالمائة من إجمالي المساحة المكتبية، وفي المتوسط، تبلغ مساحة المكاتب في الولايات المتحدة 285 دولارًا للقدم المربع، مما يعني أن الأمر يتطلب تخصيص ميزانية كبيرة لتخزين الوثائق.

نظرًا لأن نظام إدارة الوثائق هو حل مرتبط بالذكاء الاصطناعي والأجهزة، فستتمكن من توفير مساحة وتخزين أي نسخ ورقية ضرورية خارج الموقع في أماكن أقل تكلفة مثل المستودع.

1. ضغط الملفات: يمكنك ضغط الملفات غير الضرورية أو التي لم تُستخدم بانتظام لتوفير مساحة تخزين إضافية.
2. الاستبدال بالنسخ الرقمية: قم بتحويل المستندات الورقية إلى نسخ رقمية للتوفير في مساحة التخزين الورقي.
3. الحذف الدوري: قم بتقييم وحذف المستندات غير الضرورية أو التي أصبحت غير محدثة.
4. إعداد سياسات الاحتفاظ: قم بتعيين سياسات ومهل زمنية لاحتفاظ المستندات وحذف الملفات القديمة تلقائيًا.
5. الاستخدام الذكي للتصنيف: استخدم نظام تصنيف فعّال للمستندات لتسهيل الوصول إليها وتوفير مساحة تخزين.
6. الاستفادة من السحابة: قد تكون الخدمات السحابية مثل التخزين على السحابة أو الاستضافة على الويب خيارًا جيدًا لتوفير مساحة تخزين مع دوك سويت.
7. تنفيذ تكنولوجيا OCR: استخدم تكنولوجيا التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لتحويل الملفات الصورية إلى نص، مما يقلل من حجم الملفات.
8. الاستخدام الأمثل للشبكات المشتركة: حدد مناطق مشتركة للمستندات المستخدمة بشكل متكرر بدلاً من تخزين نسخ منفصلة لكل موظف.

يساعد تطبيق هذه الإجراءات في تقليل مساحة التخزين المطلوبة لمستندات مؤسستك باستخدام نظام إدارة الوثائق من دوك سويت.

النسخ الاحتياطي/الاسترداد للمستندات

إن تخزين المستندات المادية لا يعد مكلفًا فحسب، بل إنه محفوف بالمخاطر أيضًا، قد يؤدي الحريق أو الفيضان أو الزلازل أو أي كارثة أخرى إلى تدمير معلومات قيمة على مدى سنوات، ويؤدي إلى خسائر فادحة في عملك، صدق أو لا تصدق، 40 إلى 60 بالمائة من جميع الشركات الصغيرة لا تفتح أبوابها أبدًا بعد وقوع الكارثة، لسوء الحظ، على الرغم من أن الأمر قد يكون كذلك، إلا أنه ليس مفاجئًا للغاية – فعندما تقع الكارثة، يكون من المستحيل عمليًا استعادة الملفات المهمة.

من خلال تخزين مستنداتك إلكترونيًا في نظام إدارة الوثائق، خاصة النظام القائم على السحابة وخارج الموقع، ستتمكن من تجنب هذه المشكلة وإجراء نسخ احتياطي لمعلوماتك وحمايتها بسهولة.

يوفر نظام إدارة الوثائق في دوك سويت نسخ احتياطية دورية للمستندات، ويسمح بالاسترداد السهل لها، ويتم تخزين النسخ الاحتياطية بشكل آمن ومحمي، ويمكن تكوين تفاصيل النسخ الاحتياطية، كما أن النظام يسجل التغييرات على المستندات ويسهل تتبعها، باستخدامه، تحمي مؤسستك المعلومات وتضمن استردادها بسهولة.

يحسن سير العمل

في استطلاع أجرته Nintex مؤخرًا على 1000 مشارك، قال 49 بالمائة إنهم يجدون صعوبة في العثور على المستندات، و43 بالمائة واجهوا حواجز في مشاركة المستندات، و33 بالمائة واجهوا مشكلات في إصدار المستندات.

 قم بتبسيط سير العمل وحفظ ساعات عمل فريقك من خلال وضع الملفات في نظام إدارة الوثائق، وبما أن النظام يعمل كمستودع مركزي سهل الاستخدام، فيمكن للموظفين العثور على ما يحتاجون إليه بسرعة، ومشاركة الملفات بسهولة، وتحديد مدى حداثة المستند في لمحة سريعة، يساعدهم هذا التبسيط على قضاء وقتهم في مهام أكثر أهمية.

يسهم نظام إدارة الوثائق من دوك سويت في تحسين سير العمل في مؤسستك عبر العديد من الطرق:

1. التنظيم والسهولة في الوصول: يسمح بتنظيم المستندات الورقية والإلكترونية بشكل منهجي وسهل الوصول، هذا يزيد من كفاءة العمل ويقلل من الوقت المهدور في البحث عن المعلومات.
2. التعاون: يتيح للموظفين مشاركة المستندات والمعلومات بسهولة، مما يعزز التعاون ويسهم في تحسين فرص التفاعل بين الأقسام.
3. أتمتة العمليات: يمكنك تكوين تدفقات العمل والإجراءات الأتمتة لمعالجة المستندات بشكل فعال. هذا يقلل من الأخطاء ويسرع عمليات الموافقة والمراجعة.
4. الأمان والامتثال: يضمن نظام إدارة الوثائق الالتزام بمعايير الأمان والامتثال، مما يحمي المعلومات الحساسة ويساعد في الامتثال للقوانين واللوائح.
5. توفير المساحة والتكاليف: بفضل التخزين الإلكتروني، يمكنك توفير مساحة المكتب وتكاليف الطباعة والتخزين.

باختصار، نظام إدارة الوثائق من دوك سويت يساعد في تبسيط العمليات اليومية، وزيادة الكفاءة، وتحسين سير العمل في مؤسستك، مما يؤدي إلى تحسين الإنتاجية وتقليل التكاليف.

يعزز التحكم في الإصدار وتنظيمه بشكل أفضل

حتى لو كنت قد تحولت إلى النظام الرقمي، فقد يكون من الصعب تحديد ما إذا كان المستند الذي تنظر إليه هو الإصدار الأحدث، تذكر أنه وفقًا لاستطلاع Nintex، فإن 33% من العاملين يعانون من صعوبة التحكم في الإصدار، ومن الواضح أن هذا يمكن أن يؤدي إلى الارتباك وعدم التنظيم.

يمنع نظام إدارة المستندات الجيد هذه المشاكل من خلال تتبع التعديلات وتوفير سجل المستندات، وبهذه الطريقة، يمكنك رؤية كافة التغييرات وسيكون لديك دائمًا إمكانية الوصول إلى الإصدار الأحدث.

تمكين الامتثال التنظيمي السهل

لكل صناعة متطلبات امتثال مختلفة، وليس من السهل دائمًا الالتزام بها، على سبيل المثال، وجدت دراسة حديثة أن ما يصل إلى 56 بالمائة من مقدمي الرعاية الصحية قد لا يلتزمون بحق الوصول إلى قانون التأمين الصحي HIPAA، لا يؤدي هذا النوع من عدم الامتثال إلى تعريضك للمشكلات القانونية والغرامات الباهظة المحتملة فحسب، بل قد يؤدي أيضًا إلى الإضرار بسمعتك ويؤثر في النهاية على أرباحك النهائية.

يمكن لنظام إدارة المستندات أن يجعل الامتثال لقانون HIPAA وقوانين الضرائب وإدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) واللوائح سهل بكثير، ستتمكن من تنظيم الملفات وتأمينها تلقائيًا وفقًا للوائح وتخزينها دون أي متاعب.

يساعد نظام إدارة الوثائق من دوك سويت في تمكين الامتثال التنظيمي السهل من خلال توفير عدة مزايا، ويتيح النظام للمؤسسات تحسين إجراءات الإدارة والامتثال عبر عدة طرق:

أولاً، يمكن استخدام نظام إدارة الوثائق للحفاظ على سجل واضح لجميع الوثائق والمعلومات الهامة، يتيح ذلك للمؤسسة الوصول السهل إلى المعلومات المطلوبة لضمان الامتثال بمزيد من الشفافية.

ثانيًا، يساعد في تنظيم وتصنيف الوثائق بشكل فعال، مما يجعل من السهل تحديد الوثائق المتعلقة بالامتثال والمحافظة عليها بشكل آمن.

ثالثًا، يمكن للنظام تنفيذ سياسات الاحتفاظ بالوثائق والحفاظ على تحديثها وإزالتها وفقًا لمتطلبات القوانين واللوائح.

رابعًا، يتيح للمستخدمين تبادل الوثائق والمعلومات بشكل آمن ومؤمن، مما يساهم في الحفاظ على الخصوصية والأمان.

خامسًا، يسهل تتبع ومراقبة الوثائق وتدفق العمل المرتبط بها، مما يسهل عمليات المراجعة والامتثال.

بهذه الطرق، يمكن لنظام إدارة الوثائق من دوك سويت تيسير عمليات الامتثال التنظيمي وجعلها أكثر فعالية وسلاسة.

يمنح وصولاً أوسع إلى المستندات

تعد إحدى أكبر المشكلات المتعلقة بالمستندات المادية هي أنها لا يمكن أن تكون إلا في مكان واحد، كما أن عمل النسخ ليس دائمًا فعالاً أو آمنًا، إذا بدأت في الاستثمار بنظام لإدارة هذه الملفات، فإن كل من يحتاج إلى الوصول إلى مستند يمكنه ذلك، دون الحاجة إلى انتظار شخص آخر للانتهاء منه.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لأعضاء الفريق النقر على هذه النماذج من أجهزة متعددة مثل أجهزة الكمبيوتر المكتبية أو المحمولة أو حتى الأجهزة المحمولة، يضمن نظام إدارة المستندات أن كل من يحتاج إلى الوصول إلى المستندات لديه ذلك.

نظام إدارة الوثائق من دوك سويت يمكنه تمكين الوصول السهل والسريع للمستندات بعدة طرق، أولاً، ينظم المستندات بشكل هيكلي ويوفر أدوات بحث قوية لتسهيل البحث والعثور على المستندات بسرعة، ثانيًا، يسمح بالوصول عبر الإنترنت، مشاركة المستندات، وتوفير إجراءات أمان للحفاظ على سرية المعلومات، مما يجعله أداة قوية لتحسين إدارة المستندات والوصول إليها بكفاءة.

يوفر أمانًا أفضل

ومع ذلك، فإن الوصول الواسع النطاق ليس دائمًا أمرًا جيدًا، تمتلك 41% من الشركات أكثر من 1000 ملف يحتوي على معلومات حساسة (مثل: أرقام بطاقات الائتمان، والسجلات الصحية، وما إلى ذلك) متروكة دون حماية ومفتوحة لأي موظف، وتعد هذه مشكلة كبيرة، حيث يمكن أن تؤدي المشكلات الأمنية إلى عواقب وخيمة وربما تؤدي إلى توقفك عن العمل.

يعد نظام إدارة الوثائق من دوك سويت أمرًا لا يقدر بثمن لدعم هذه المشكلات، يمكنك تقييد الوصول حسب الضرورة، وغالبًا ما تكتشف من قام بعرض المستند أو تعديله في أي وقت.

يوفر الوقت والمال

تستغرق إدارة الملفات الورقية وقتًا طويلاً ومكلفًا، ويمكن لنظام إدارة الوثائق توفير الوقت والمال حيث يمكن للموظفين استخدامه للبحث حسب الكلمة أو العبارة أو النص الكامل والعثور بسرعة على ما يحتاجون إليه، نظرًا لأنه يتم تخزين جميع المستندات على السحابة، يمكن لموظفيك تحقيق أهدافهم بجزء بسيط من التكلفة والوقت.

يتكامل مع باقي الأنظمة

في هذا اليوم وهذا العصر، يوجد عدد من التطبيقات وأنظمة البرامج أكثر مما يمكنك حصره، في الواقع، تستخدم الشركات في المتوسط ما يقرب من 130 تطبيقًا أو أداة مختلفة لإنجاز العمل، والكثير منها، وخاصة تلك التي تعتبر بالغة الأهمية للأعمال التجارية، سيكون مكلفًا ويصعب استبدالها.

ولكن يمكن لنظام إدارة الوثائق الجيد أن يتكامل بسهولة مع الأنظمة القديمة، مما يؤدي إلى تجنب أي انقطاع، سيتمكن قسم الحسابات الدائنة والخدمات اللوجستية والتسويق وأي قسم آخر من الوصول إلى المستندات وإرسالها بسهولة وأتمتة العديد من مهامهم، وهذا ما يقدمه نظام دوك سويت.

يجعل استرجاع المستندات سهلاً

في استطلاع أجرته شركة ماكينزي عام 2012، أمضى العاملون في مجال المعرفة 19% من وقتهم في البحث عن المعلومات، سواء كانت تلك المعلومات بتنسيق رقمي أم لا.

يعمل نظام إدارة الوثائق على تبسيط عملية الاسترجاع، حيث يسمح للموظفين بالوصول إلى ما يحتاجون إليه من أي مكان تقريبًا عبر بحث بسيط، واعتمادًا على النظام الذي تختاره، قد تتمكن من إضافة بيانات التعريف والعلامات إلى كل مستند لجعل عملية الاسترداد أسهل بكثير.

يزيد التعاون

وفقاً لدراسة أجريت عام 2015، فإن 75% من جميع الفرق متعددة الوظائف تعاني من خلل وظيفي، قد تكون تحديات التعاون هي السبب.

باستخدام نظام إدارة الوثائق، يمكن للموظفين من مختلف الأقسام مشاركة المستندات والعمل عليها بالتنسيق مع الحد الأدنى من الجهد، على سبيل المثال، يمكن لشخص يعمل في مجال التسويق إرسال فاتورة بالبريد الإلكتروني بسهولة إلى زميل في المحاسبة، يجوز لموظف المحاسبة دفع الفاتورة ثم وضع علامة "مدفوعة" على المستند حتى يعرف الجميع حالته.

التوقيع الإلكتروني

أصبحت التوقيعات الإلكترونية الآن جزءًا طبيعيًا من الأعمال اليومية، وهذا أمر جيد: تعمل التوقيعات الإلكترونية (التي تسمى أحيانًا "التوقيعات الرقمية") على تقليل استخدام الورق وتبسيط سير العمل الآمن للمستندات، يضمن نظام دوك سويت أن يتم توقيع مستنداتك رقميًا بواسطة مزود خدمة موثوق به وتوفر لشركتك أقصى سرعة ومرونة.

 تشمل مزايا التوقيع الإلكتروني من دوك سويت القدرة على:

• جمع التوقيعات الإلكترونية للمستند من جميع الموظفين والعملاء والبائعين ومقدمي الخدمات المعنيين مباشرةً من سير عمل واحد.
• تحديد مستوى الأمان المطلوب للتوقيع وفقًا لاحتياجاتك.
• تمكين التحكم في الإصدار للتأكد من أن المستند الموقع النهائي موجود في الملف.
• ضمان مسار تدقيق للالتزام بمعايير الامتثال الحكومية والفدرالية والدولية

اختيار نظام إدارة الوثائق المناسب

يمكن أن تؤدي إدارة المستندات الورقية، أو حتى المستندات الرقمية سيئة التنظيم، إلى عدم الكفاءة مما يكلف مؤسستك الوقت والمال، يعد الاستثمار في برامج إدارة المستندات عالية الجودة أمر بالغ الأهمية، حيث يلبي احتياجاتك الفريدة ، كما أنه أفضل طريقة للقضاء على هذه المشكلات في بدايتها.

نظام إدارة الوثائق من دوك سويت يُعتبر اختيارًا ممتازًا للعديد من المؤسسات لعدة أسباب:

1. تكامل: يوفر نظام دوك سويت تكامل سهل مع أدوات أخرى تستخدمها المؤسسة، مثل جوجل درايف والبريد الإلكتروني وتقنيات العمل الجماعي، هذا يساعد على تسهيل تدفق العمل ومشاركة المستندات.
2. سهولة الاستخدام: يتميز بواجهة مستخدم بسيطة وسهلة الاستخدام، مما يجعله مناسبًا لمستخدمين من مختلف الخلفيات التقنية.
3. الوصول عبر الإنترنت: يمكن الوصول إلى نظام إدارة الوثائق من دوك سويت عبر الإنترنت من أي مكان وعلى أي جهاز، مما يساعد على تعزيز التنقل والمرونة.
4. مشاركة وتعاون: يوفر وظائف تعاونية تمكن المستخدمين من مشاركة المستندات والتعاون عليها بسهولة، مما يعزز من إنتاجية الفرق.
5. الأمان: يقدم نظام دوك سويت ميزات أمان قوية مثل تحكم في الوصول وتشفير البيانات، مما يساعد على حماية المعلومات الحساسة.
6. تخزين كبير: يوفر دوك سويت مساحة تخزين كبيرة للمستندات، مما يسمح للمؤسسة بإدارة وتنظيم مكتبة وثائق ضخمة.
7. تحديثات مستمرة: جوجل تقوم بتحديثات منتظمة لنظام دوك سويت، مما يعني أنه سيبقى محدثًا مع التطورات التكنولوجية.

باختصار، نظام إدارة الوثائق من دوك سويت يوفر حلاً شاملاً وموثوقًا لإدارة ومشاركة المستندات بفاعلية داخل المؤسسة.