كيف تزيد الأدوات الرقمية من مشاركة الموظفين |
يعد التحول الرقمي اتجاهًا عالميًا وأصبحت الأدوات الرقمية نهجًا مبتكرًا لزيادة مشاركة الموظفين، يعد استخدام الأدوات الرقمية اتجاهًا جديدًا في ثقافة الشركات، ومن المؤكد أن هذا الاتجاه في النمو سوف يستمر وعلينا أن نراقبه.
لقد أحدثت الأدوات الرقمية ثورة في طريقة عملنا وتواصلنا وتعاوننا، وقد أصبح لا غنى عنها في مكان العمل، حيث تمكن الموظفين من أداء مهامهم بشكل أكثر كفاءة وفعالية، علاوة على ذلك، تلعب الأدوات الرقمية أيضًا دورًا حاسمًا في تحسين مشاركة الموظفين، وهو جانب أساسي من النجاح التنظيمي.
.png)
وفي هذا المقال سوف نتعرف على دور الأدوات الرقمية في تعزيز مشاركة الموظفين بالعمل..png)
ماذا نعني بمشاركة الموظفين؟
تشير مشاركة الموظفين إلى الارتباط العاطفي والتحفيز والالتزام لدى الموظفين تجاه عملهم وأهداف الشركة، ويتم تعريف مشاركة الموظفين على أنها مدى شعور الموظفين بالشغف تجاه عملهم والتفاني في تحقيق هدفهم، إنه ضروري لأن الموظفين المشاركين أكثر إنتاجية وإبداعًا وولاءً.
يعد قياس مشاركة الموظفين مقياسًا بالغ الأهمية يوفر نظرة ثاقبة لدرجة مشاركة الموظفين داخل المؤسسة، وقد ظهر كركيزة أساسية لاستراتيجية الاحتفاظ بالموظفين، على سبيل المثال، كشفت دراسة أجرتها شركة Harvard Business Analytics Services أن 92% من المديرين التنفيذيين الذين شملهم الاستطلاع يعتبرون مشاركة الموظفين عاملاً حاسماً لنجاح شركاتهم، وعنصرًا لا غنى عنه في الإنتاجية والولاء ورضا العملاء.
ويلعب نظام دوك سويت دورًا حيويًا في تعزيز مشاركة الموظفين في العمل من خلال توفير بيئة تعاونية وفعّالة، ويُمكن للموظفين من خلاله مشاركة المستندات بسهولة، والتعاون على تحريرها في الوقت الفعلي، مما يعزز التواصل ويسهم في زيادة إنتاجية الفريق، وتتيح أدوات التعليق والتحرير المشتركة التفاعل السريع، ويسهم ذلك في تحسين فهم الفريق للمشاريع وتبادل الأفكار بفاعلية، مما يعزز تحفيز الموظفين وتحقيق أهداف العمل بشكل أفضل.
.png)
كيف تتحكم في مشاركة الموظفين
يجب على الشركات أن تقدم فرصًا للتوجيه والتعليم المستمر والسياسات التي تشجع التوازن بين العمل والحياة، تكون مشاركة الموظفين في أعلى مستوياتها عندما تتوافق أهدافهم المهنية وحياتهم الشخصية مع ثقافة الشركة ورؤيتها يمكّن هذا الترابط الموظفين من المساهمة بشكل هادف في نجاح الشركة.
ليس من السهل الحفاظ على مستويات جيدة من مشاركة الموظفين، إنه توازن دقيق للتأكد من استمرار اللمسة الإنسانية في جميع جوانب يوم الموظف بالإضافة إلى تزويد العمال بالتكنولوجيا اللازمة لتنفيذ وظائف عملهم بطريقة تبقيهم متحمسين وفعالين وفخورين بنتائج عملهم، هذا لا يتوقف عند أدوات التواصل، على الرغم من أهمية هذه الأدوات بالطبع، إلا أن العثور على نظام لإدارة المستندات يوفر منصته عملاً آمنًا وتعاونيًا عندما لا يكون العمل في بيئة مكتبية.
يمكن أن يؤثر دمج التكنولوجيا داخل المؤسسة بشكل كبير على مشاركة الموظفين، في الواقع، وجدت دراسة أجرتها Unisys وHFS Research أن 62% من الموظفين الذين شملهم الاستطلاع يعتبرون الوصول إلى التكنولوجيا حافزًا كبيرًا لتحسين أداء العمل.
.png)
كيف تعزز بيئة العمل
لتعزيز بيئة العمل، يمكن للشركات الاستفادة مما يلي:
أدوات التعاون: يمكن أن يؤدي استخدام أدوات التعاون الحديثة وعالية الجودة، مثل مؤتمرات الفيديو ومنصات الدردشة وأنظمة إدارة المستندات (DMS)، إلى تسهيل تعاون الفريق ومشاركة المعلومات، يمكن أن يؤدي هذا النهج إلى زيادة الكفاءة، وتعزيز تبادل الأفكار، وإكمال المشاريع في الوقت المناسب، بغض النظر عن الموقع أو المنطقة الزمنية.
أتمتة العمليات اليدوية: يمكن أن تستغرق العمليات اليدوية، مثل إدخال البيانات واسترجاع المستندات، وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء، يمكن للأتمتة من خلال DMS تبسيط هذه العمليات وتبسيط سير العمل، ومن خلال تقليل المهام الروتينية، يمكن للموظفين التركيز على أنشطة أكثر قيمة ومجزية، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية والرضا الوظيفي.
التعلم الإلكتروني: توفر فرص التعلم الإلكتروني الرقمية والمستقلة عن الموقع للموظفين المرونة، مما يمكنهم من التعلم بالسرعة والوقت والموقع الذي يناسبهم، يمكن للشركات استخدام التحليلات لتتبع التقدم وتكييف محتوى التعلم لتوفير الدعم المستهدف.
نماذج إحضار جهازك الخاصة: تسمح السياسات للموظفين باستخدام أجهزتهم الشخصية للمهام المتعلقة بالعمل، يمكن لهذا النهج أن يعزز القدرة على الحركة والإنتاجية، مما يؤدي إلى تجربة مستخدم أفضل للموظفين وانخفاض تكاليف اقتناء التكنولوجيا للشركات، ومع ذلك، من الضروري أيضًا تنفيذ سياسات شاملة وقواعد امتثال وتدريب لضمان بقاء البيانات والمستندات آمنة.
الترفيه: يمكن أن يؤدي دمج العناصر والآليات المرحة، مثل مسابقات الفريق والاختبارات والمكافآت، إلى رفع الروح المعنوية وتخفيف جلسات التدريب وتعزيز مشاركة الموظفين، باستخدام أداة إنشاء الاختبارات، يمكنك بسهولة إنشاء اختبارات تفاعلية لإشراك المزيد من الموظفين.
يمكن أن يؤدي الاستثمار في الحلول التكنولوجية لتعزيز مشاركة الموظفين إلى تحقيق فوائد متعددة للشركات وموظفيها، مثل زيادة الولاء والإنتاجية، وصورة العلامة التجارية الإيجابية وسمعتها، وزيادة نمو المبيعات، ومع الندرة الحالية للعمالة الماهرة وانتشار ترتيبات العمل الهجين، فإن إعطاء الأولوية للتكنولوجيا كوسيلة لتعزيز مشاركة الموظفين من شأنه أن يضع الشركات في مكانة أصحاب العمل الجذابين ذوي التفكير التقدمي.
تتمتع الأدوات الرقمية بإمكانية حقيقية لتحويل إدارة الموظفين، وتوفير الموارد والدعم للتواصل والتعاون والتعلم والنمو والتوازن بين العمل والحياة.
ويسهم نظام دوك سويت في تعزيز مشاركة الموظفين في بيئة العمل بعدة طرق، منها:التعاون الفعّال: يمكن للموظفين إنشاء وتحرير المستندات بشكل مشترك، مما يعزز التعاون وتبادل الأفكار بسهولة.
الوصول المتساوي: يتيح نظام دوك سويت للموظفين الوصول إلى المستندات عبر الإنترنت، مما يساعد على تحقيق التواصل والتعاون حتى في حالات العمل عن بُعد.
التحديثات الفورية: تتم مشاركة التحديثات في الوقت الفعلي، مما يضمن أن يكون لدى جميع المشاركين إصدارًا حديثًا من الوثائق.
تعزيز الشفافية: بفضل إمكانية تتبع التعديلات ومشاهدة النسخ السابقة، يتيح نظام دوك سويت زيادة مستوى الشفافية في التعاون.
التعليقات والمناقشات: يمكن للموظفين إضافة تعليقات والمشاركة في مناقشات حية عن المستندات، مما يعزز التفاعل وتحسين الفهم المشترك.
سهولة البحث والتنظيم: يُسهم نظام دوك سويت في تنظيم المستندات وتسهيل البحث عن المعلومات، مما يقلل من الوقت المستغرق في البحث ويعزز الإنتاجية.
بشكل عام، يُعتبر نظام دوك سويت أداة فعّالة لتحسين تفاعل وتعاون الموظفين في بيئة العمل.
.png)
كيف تحسن مشاركة الموظفين
وفقًا لشركة جارتنر، يستخدم ١٦% من أصحاب العمل التقنيات بشكل متكرر لمراقبة موظفيهم من خلال طرق مثل تسجيل الدخول والخروج الافتراضي، وتتبع استخدام الكمبيوتر في العمل، ومراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين أو الاتصالات / الدردشة الداخلية، توضح الإحصائيات أعلاه كيف يمكن لأصحاب العمل استخدام الأدوات الرقمية لضمان أن القوى العاملة لديهم تحقق أهدافها اليومية دون أي عوائق.
لقد كانت مشاركة الموظفين تحديًا مستمرًا للشركات في مختلف الصناعات، غالبًا ما يكون الموظفون غير المندمجين أقل إنتاجية، وأكثر عرضة لترك المنظمة، ويمكن أن يكون لهم تأثير سلبي على ثقافة مكان العمل بشكل عام، ومع ذلك، فقد زودت التطورات الحديثة في التكنولوجيا الشركات بأدوات قوية لمشاركة الموظفين وتحفيزهم بطرق جديدة ومبتكرة.
ومن خلال الاستفادة من التكنولوجيا، يمكن للشركات تعزيز ثقافة التعاون والتقدير والتعلم، مما قد يؤدي إلى تحسين رضا الموظفين، وزيادة معدلات الاحتفاظ بهم، ورفع مستويات الإنتاجية، لذا، قبل أن تقرر تطبيق تقنية معينة لتحقيق ذلك، من الضروري معرفة مدى مشاركة الموظفين لديك في المقام الأول، ربما حان الوقت للبدء في التفكير في اقتناء الأدوات الرقمية التي تعزز مشاركة الموظفين.
دور التكنولوجيا في تعزيز مشاركة الموظفين
تخشى العديد من المنظمات استخدام الأدوات الرقمية في مكان العمل، اعتقادًا منهم أنها لن تؤدي إلا إلى إضاعة الموظفين للوقت على وسائل التواصل الاجتماعي والألعاب في الوقت الذي يجب عليهم العمل فيه، ومع ذلك، فإن هذه ليست الحقيقة، الأدوات الرقمية نعمة لمؤسسات العمل في العصر الحديث، إنه يسهل على الموظفين تحسين إنتاجيتهم من خلال التركيز على المهام المهمة.
استخدام التكنولوجيا في مكان العمل لا يؤثر فقط على إنتاجية الموظفين، كما أنه يوفر للموظفين وسيلة لمشاركة آرائهم، ويقلل من الإجازات غير الضرورية، ويحسن العمل الجماعي، والتواصل بين المدير والموظف، ورضا الموظفين، ويؤثر هذا على أرباح المنظمة بطريقة إيجابية، مما يؤدي على المدى الطويل إلى تحسين مشاركة الموظفين، الآن، هناك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها الاستفادة من الأدوات الرقمية لتحسين رضا الموظفين ومستوى المشاركة في مكان العمل.
يمثل نظام دوك سويت رافعة قوية لتحسين تفاعل الفرق وتعزيز مشاركة الموظفين، هذا بفضل إمكانياته في تسهيل التعاون على الملفات وتنظيم العمل بكفاءة، كما يلعب نظامنا دورًا حاسمًا في تعزيز التنسيق وتحسين أداء الفرق، وتشكل البيئة الرقمية المتكاملة التي تتوفرها في النظام أساسًا رائعًا لتعزيز التواصل وتحفيز الإبداع، مما يسهم في تعزيز فاعلية العمل وتحقيق أهداف الشركة بشكل أكثر فعالية.