كتاب الأرشفة الإلكترونية فى المملكة العربية السعودية

مؤلف: أحمد الغرابي

 ملخص الكتاب

يتناول هذا الكتاب موضوع الأرشفة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية وتتمثل مشكلة هذا الموضوع في: غموض كينونة الواقع الحقيقي للأرشفة الإلكترونية في الوزارات والمؤسسات شبه الحكومية بالمملكة العربية السعودية وندرة المعلومات عنه.

ويسعى كتاب الأرشفة الإلكترونية فى المملكة العربية السعودية إلى الإجابة على السؤال التالي: (ما واقع الأرشفة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية؟) وينطوي تحته مجموعة من الأسئلة التي تعبر عن محاور الدراسة الرئيسة و يندرج تحت كل محور مجموعة من التساؤلات الفرعية التي تساهم الإجابة عليها في اكتشاف ذلك الواقع ورسم ملامحه الحقيقية من خلال معرفة المشكلات والعوائق التي تقابل عملية الأرشفة وواقع العاملين وتأهيلهم وتنظيم الوثائق في البيئة الرقمية.

وتكمن أهمية كتاب الأرشفة الإلكترونية فى المملكة العربية السعودية في نقاط كثيرة من أهمها حداثة مفهوم الأرشفة الإلكترونية عالمياً وخاصة في العالم العربي، حيث تعد هذه الدراسة من أوائل الدراسات العربية إن لم تكن الأولى التي تتناول هذا الموضوع؛ إضافة إلى توجه الدولة لتطبيق ونشر تقنيات المعلومات .. ومن الناحية العملية والحقلية يأمل المؤلف أن يشكل كتاب الأرشفة الإلكترونية فى المملكة العربية السعودية سنداً نظرياً وتطبيقياً يساعد العاملين على التطبيقات الميدانية في مجال الأرشفة الإلكترونية، ويؤمل بأن تقدم نتائج كتاب الأرشفة الإلكترونية فى المملكة العربية السعودية تصوراً علمياً واضحاً عن واقع مجتمع الدراسة.

وقد تم استخدام المنهج المسحي الوصفي؛ لتحقيق أهداف كتاب الأرشفة الإلكترونية فى المملكة العربية السعودية الذي أتى في خمسة فصول جاء الأول كإطار عام والثاني كإطار نظري للدراسة، حيث حوى الكتابات ذات العلاقة بالأرشفة عموماً والإلكترونية خصوصاً و مفهومها وتأريخها وتطورها، ثم نظمها وأنواعها والانتقال إلى الأرشفة الإلكترونية ومراحلها ومتطلبات البنية التحتية لها، ثم فوائدها ومزاياها والعوائق والمخاطر المحتملة، ثم السياسات والتشريعات المنظمة للوثائق والأرشفة في السعودية، ثم الدراسات السابقة.

وجاء الفصل الثالث من كتاب الأرشفة الإلكترونية فى المملكة العربية السعودية كإطار للمنهجية المتبعة ثم الجزء الميداني في الفصل الرابع الذي تم جمع بياناته باستخدام الاستبانة على عينة مقدارها (۳۷) جهة حكومية وشبه حكومية بالإضافة لاستخدام أداتي المقابلة غير المنضبطة والملاحظة بأنواعها وعرضت النتائج والتوصيات في الفصل الخامس.

نشأت مشكلة دراسة كتاب الأرشفة الإلكترونية فى المملكة العربية السعوديةوأحس الباحث بها من خلال تبنيه موضوعاً سابقاً هو تنظيم تدفق المعلومات في الحكومة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية)، حيث قام أثناء التحضير لدراسة هذا الموضوع بالكثير من المحاولات لاستشراف ذلك الواقع ومحاولة رصده وإخضاعه للمنهج العلمي فقام الباحث بزيارة أكثر من ثلاث عشرة جهة حكومية وبعض الجهات شبه الحكومية وتم لقاء أكثر من (٤٠) مسئولاً يعمل جميعهم في قطاع المعلومات بمختلف المسميات والدرجات الوظيفية، ومن خلال تلك الزيارات الميدانية والمقابلات الشخصية اتضح للباحث بأن هناك نقاطا بحثية يجب تسليط الضوء عليها وتناولها بالبحث، ولزيارة الباحث للجهات المشار إليها والتي تعتبر الحاضن الأول في أي جهة أو منظمة للأرشفة الإلكترونية، فقد نبعت فكرة هذه الدراسة وتبين للباحث بأن هناك مشكلة قائمة بحاجة للبحث والتحليل ضمن إطار المنهج العلمي وهي :

كشف الغموض وجمع المعلومات عن واقع الأرشفة الإلكترونية وتحليل بعض من جوانبه والتأصيل له وإبراز نقاط الضعف في ذلك الواقع واقتراح الحلول العلمية لتلافيها، وإظهار جوانب القوة والإشارة بالاستمرار في دعمها وتطويرها، وسيتم ذلك من خلال الدراسة الحالية لواقع مراكز المعلومات والتوثيق والأرشيفات ومراكز الحاسب الآلي التابعة لمجتمع الدراسة، ومدى استخدامها للأرشفة الإلكترونية وتطبيقاتها والمشكلات والتحديات التي تواجه هذه التقنية في حال تطبيقها ، وواقع العاملين والأجهزة والتشريعات الخاصة بها ، ونظم الأرشفة الإلكترونية المستخدمة خصوصاً والموجودة في السوق عموماً.

وقد لاحظ الباحث بأن الأرشفة الإلكترونية ليست كما يظن البعض، هي انتقال أو تطور من الأرشفة التقليدية إلى الإلكترونية بإدخال التقنية عليها فحسب، بل هي تطور في المفهوم والممارسات والإجراءات والوسائل والنظم التشريعية ومستويات العاملين والمستفيدين معاً، حيث اختلفت مراحل دورة الوثيقة فلم تعد تقليدية، تأتي إلى مكان الحفظ (الأرشيف) في آخر مرحلة من دورتها لتستقر فيه كما هو معتاد، بل أخذت العملية منحى آخر أصبحت فيه الوثيقة لاترد إلى المنظمة أو الموسسة في بعض الحالات إلا عن طريق الأرشيف الافتراضي المتمثل في مركز المعلومات أو مركز الاتصالات الإدارية، حيث تبدأ دورتها داخل المؤسسة من هناك. والمشكلة الأساسية لهذه الدراسة تتمثل في غموض الواقع الحقيقي للأرشفة الإلكترونية بالمملكة العربية السعودية وندرة المعلومات عنه وتحاول الدرسة الحالية الكشف هذا الواقع والحقيقية من بعض الأسئلة الهامة التي تم ذكرها في كتاب الأرشفة الإلكترونية فى المملكة العربية السعودية.

 دور نظام دوك سويت

يعتبر نظام دوك سويت أداة مهمة في التحول من الأرشفة التقليدية إلى الأرشفة الإلكترونية لعدة أسباب:

1. السهولة والفعالية: يسهل نظام دوك سويت إنشاء وتنظيم المستندات الإلكترونية بشكل فعال، مما يقلل من الاعتماد على الأوراق الورقية ويسهم في تنظيم الوثائق بشكل أفضل.
2. الوصول السريع: يمكن للمستخدمين البحث عن المستندات الإلكترونية بسهولة وسرعة باستخدام محركات البحث المدمجة، مما يسهم في زيادة الوصول إلى المعلومات بشكل فوري.
3. الحفاظ على البيئة: التحول إلى الأرشفة الإلكترونية يساهم في الحفاظ على البيئة من خلال تقليل استخدام الورق والحاجة إلى الطباعة، مما يقلل من تأثير الأنشطة البيئية السلبية.
4. التواصل والتعاون: نظام دوك سويت يمكن أن يسهم في تعزيز التواصل والتعاون بين مختلف الأفراد والفرق من خلال مشاركة المستندات بسهولة وتحريرها معًا عبر الإنترنت.
5. الأمان والنسخ الاحتياطي: يوفر نظام دوك سويت خيارات لحفظ النسخ الاحتياطية للمستندات الإلكترونية، مما يزيد من مستوى الأمان والحماية لهذه الوثائق.

باختصار، نظام دوك سويت يسهم في تحسين إدارة الوثائق والأرشفة من خلال تقديم أدوات فعالة ومرنة للمستخدمين، مما يجعل التحول إلى الأرشفة الإلكترونية أمرًا مهمًا في العصر الرقمي.

يمكنك تحميل هذا الكتاب مباشرةً من هنا