6 تحديات تواجه تنفيذ نظام إدارة المستندات - وكيفية تجنبها |
سواء كانت شركتك تخطط للتحول الرقمي بعد مواجهة المشكلات المرتبطة بالعمل عن بعد أو العمل المختلط، أو محاولة خفض التكاليف أو البحث عن نظام إدارة المستندات (DMS) لضمان الامتثال في صناعة منظمة.
يعد الطرح السلس أمرًا مثيرًا، حيث يوفر الوظائف التي تشتد الحاجة إليها وينشئ عمليات تلقائية تعمل على زيادة الكفاءة والإنتاجية وعائد الاستثمار، ومع ذلك، فإن عمليات التنفيذ غير المدروسة بشكل جيد تكون محبطة ومزعجة، مما يعيق القبول ويقلل من فرصة استخدام الموظفين للتكنولوجيا الجديدة بشكل صحيح.
.png){kind=icon}
دعونا نلقي نظرة على بعض التحديات النموذجية لتطبيق نظام إدارة المستندات..png)
اختيار نظام إدارة المستندات المناسب
لقد كان التحول من مجموعات تكنولوجيا المعلومات المحلية إلى الخدمات السحابية، وظيفة التكنولوجيا في السنوات العشر الماضية، خدمات الاشتراك هي نفقات تشغيلية، وليست نفقات رأسمالية، ويتم الحصول عليها فقط عندما تحتاج الشركة إليها ويمكن تخطيط الميزانية وفقًا لذلك.
لا ترتكب خطأً في اختيار حل يتوافق تمامًا مع احتياجات عملك الحالية دون النظر إلى النمو المستقبلي، من المهم أن تفهم أهداف عملك حتى تتمكن من اختيار النظام الذي يمكن أن ينمو معك، هذا هو المكان الذي يوفر فيه الانتقال إلى السحابة ميزة واضحة.
تعتبر الخدمات المستندة إلى السحابة مثالية لكل أنواع الأعمال، سواء كانت تتوقع طلبًا متزايدًا ومتقلبًا أو طلبًا مرتفعًا بشكل مستمر، من السهل زيادة السعة وإضافة الإمكانات بسرعة، يمكنك أن تبدأ على نطاق صغير وعلى نطاق واسع حسب ما يتطلبه عملك، يمكن لشركتك أيضًا تحقيق أقصى استفادة من موارد تكنولوجيا المعلومات الداخلية، تعمل الخدمات السحابية على تحرير قسم تكنولوجيا المعلومات لديك من مسؤولية إدارة ترقيات نظام إدارة المستندات وتطبيق تصحيحات الأمان والتعامل مع المخاوف الجديدة المتعلقة بالأمن السيبراني – لذا فهم على استعداد للتركيز على المشاريع الإستراتيجية، يستفيد موفرو الخدمات السحابية أيضًا من وفورات الحجم لتوفير الأمان بما يتجاوز أي شيء يمكن أن تفعله معظم الشركات داخل الشركة.
ويعتير نظام إدارة المستندات من دوك سويت مناسبًا لعدة أسباب، فهو يتيح للمستخدمين تنظيم ومشاركة الملفات بسهولة، ويتميز بالتكامل الفعّال مع تطبيقات أخرى، ويتيح لك إمكانية الوصول إلى ملفاتك من أي مكان وفي أي وقت، كما يوفر أمانًا عاليًا للبيانات، ويتيح تحرير المستندات بشكل تعاوني، مما يعزز فعالية العمل الجماعي.
الفشل في تحديد نطاق نظام إدارة المستندات الصحيح
يعد النطاق غير المحدد مشكلة رئيسية يمكن أن تتسبب في فقدان مشروعك لقوته، يتم تحديد النطاق بشكل أفضل من حيث ما تنوي تضمينه، وفي بعض الأحيان، بنفس القدر من الأهمية، ما تنوي وضعه جانبًا في الوقت الحالي أو إزالته تمامًا، ويشير النطاق إلى المستندات التي سيتم استيرادها وتصنيفها في نظام إدارة المستندات (DMS)، والأقسام التي ستستخدم نظام إدارة المستندات وأي العمليات الخاصة بها سيتم تشغيلها آليًا.
تتضمن الأخطاء الشائعة ما يلي:
عدم معالجة النطاق على الإطلاق
إذا لم تحدد نطاق مشروعك، فسيقوم جميع المشاركين بوضع افتراضاتهم الخاصة، ولن تكون تلك الافتراضات واحدة، لذلك، في حين قد تعتقد أنه سيتم إدارة خدمة العملاء في نظام إدارة المستندات (DMS)، إلا أنه لن يتم تضمين الفريق القانوني في المرحلة الأولى من التنفيذ، قد يفترض شخص آخر أن المستندات القانونية ستكون جزءًا من الطرح الأولي، عند البدء في إعداد مسارات العمل، قد يؤدي الفهم المتباين لنطاق استخدامها إلى مشاكل كبيرة.
البدء بنطاق إما كبير جدًا أو صغير جدًا
قد تتحمل الكثير من المهام من خلال التخطيط لطرح الحل على الشركة بأكملها في وقت واحد، وفي حالات أخرى، قد يكون أسلوبك مقيدًا للغاية، قد يقرر شخص ما أن المعلومات المحاسبية فقط هي التي ستدخل في نظام إدارة المستندات، ولكن هذا يعني على الأرجح أن الأقسام الأخرى التي تتفاعل مع قسم المحاسبة لا تزال تستخدم العمليات الورقية، عندما تعمل مع مزيج من المستندات الورقية والملفات الإلكترونية، مثل رسائل البريد الإلكتروني والمستندات الأخرى، من الصعب الوصول إلى هذه العناصر المتباينة بسرعة وقد يؤدي ذلك إلى عمل إضافي غير ضروري.
السماح بتوسيع النطاق
يحدث هذا عندما لا تحافظ على حدود ثابتة، ربما قمت بتعيين نطاق لتنفيذ نظام إدارة المستندات DMS في قسم خدمة العملاء خلال الربع القادم قبل الانتقال إلى وظائف العمل الأخرى، مع تحمس الأشخاص لاستخدام الأدوات الرقمية الجديدة، قد يطلب منك الموظفون أتمتة العمليات التي تقع خارج النطاق الذي حددته، إذا استسلمت لهذه الطلبات، فقد يؤدي ذلك إلى تقليل سرعة التنفيذ بشكل كبير.
يعزز نظام دوك سويت القدرة على تجنب فشل تحديد نطاق نظام إدارة المستندات من خلال ميزاته المتقدمة والتي تضمن التكامل الشامل مع احتياجات مشروعك، يتيح لك هذا النظام تعزيز مستوى المرونة، حيث يمكنك بسهولة تكامل مختلف الأقسام دون قيود صارمة على نطاق الاستخدام.عند استخدام دوك سويت، يمكنك تعيين نطاق واسع لتشمل مختلف الأقسام والوظائف، مما يسمح بإدارة مستنداتك بشكل شامل وتحسين تعاون الفرق، بالإضافة إلى ذلك، يوفر النظام إمكانية تكامل فعّال مع تطبيقات أخرى، مما يسهم في تحسين سير العمل والتواصل بين الأقسام المختلفة.
عندما يكون لديك مشروع يتطلب توسيع نطاق النظام، يمكنك بسهولة تكامل مزيد من الوظائف والأقسام دون تعقيدات كبيرة، وبهذا، يقدم دوك سويت حلاً متكاملاً يلبي احتياجات مشروعك ويمنحك القدرة على التكيف بفعالية مع التغيرات في نطاق العمل والمتطلبات.
عدم الحصول على موافقة من المستخدمين النهائيين
إذا لم يقبل الموظفون على جميع المستويات نظام إدارة المستندات الجديد ولا يعتقدون أنه سيكون له تأثير إيجابي، فمن المرجح أن تتأثر الروح المعنوية والإنتاجية، عادة، أحد أكبر العوائق التي تحول دون المشاركة هو الافتقار إلى التواصل، عندما لا يعرف الموظفون ما يحدث أو سبب حدوث التغييرات، فقد يلجأون إلى الخوف من المجهول والتشبث بشدة بالعمليات المألوفة لديهم.
تواصل بانتظام وكن مستعدًا لشرح فوائد العمليات الجديدة بشكل كامل، كن دقيقا، على سبيل المثال، إذا كان استرجاع المستندات يتطلب السير إلى غرفة الملفات والبحث الفعلي، وأصبح الاسترجاع الآن فوريًا، فإن قيمة العملية الآلية تكون واضحة، إن مساعدة الموظفين على معرفة كيف ستجعل الأتمتة وظائفهم أسهل، وتمهد الطريق للتحول الرقمي الكبير لديك.
في سياق تحقيق موافقة المسئولين على نظام إدارة المستندات من دوك سويت، يعزز هذا النظام التواصل الفعّال وتوضيح الفوائد بشكل شامل، يمكن أن يكون استخدام نظام دوك سويت مثاليًا لتخطي عقبة عدم الموافقة.باستخدام دوك سويت، يمكنك أن تبرز الفوائد الفورية للموظفين، مثل تسهيل عمليات الاسترجاع وتحسين الإنتاجية، على سبيل المثال، بدلًا من السير إلى غرف الملفات، يمكن للموظفين الآن استرجاع المستندات فوريًا، مما يوفر وقتًا وجهدًا.
كما يمكنك أن تركز على كيفية تيسير الأتمتة لوظائف الموظفين وتسهيل تكامل العمليات، عندما يشعر المسئولون بأن النظام يحسن بشكل ملحوظ فعالية العمل، يزيد من احتمال موافقتهم.
بالتالي، نظام دوك سويت يقوم بتسليط الضوء على الجوانب العملية والتحسينات الفعّالة، مما يجعله أداة فعّالة لتحقيق التوافق والتأييد من قبل المسئولين.
عدم تقييم سير العمل الحالي بدقة قبل إنشاء مسارات جديدة
قد تتوقع الشركات أن العمليات الآلية ستكون صورة طبق الأصل لعملياتها اليدوية الحالية، في الواقع، طرق العمل الحالية هي مجرد نقطة انطلاق، في بعض الأحيان لا تكون هذه العمليات موثقة بشكل جيد أو يستخدم العديد من الموظفين حلولاً غير رسمية، ولهذا السبب من المهم الاستعانة بخبراء متخصصين لإدخال نظام إدارة المستندات (SMEs) على دراية بالإجراءات اليومية ويمكنهم رسم خريطة للعمليات الحالية بدقة.
من المهم أن تجمع الشركات الصغيرة والمتوسطة من كل فريق ووظيفة ذات صلة، اعمل معهم لفهم كيفية عمل العمليات وسير العمل بالضبط اليوم وتحديد الخطوات الرئيسية والاختناقات والإحباطات، ثم قم بالعصف الذهني حول كيفية تحسين هذه العمليات.
يقيم نظام إدارة المستندات في دوك سويت سير العمل الحالي بدقة من خلال الاستعانة بخبراء متخصصين في إدخال نظام إدارة المستندات (SMEs)، يتمثل التقييم في تحليل العمليات اليومية بشكل مفصل، حيث يقوم الخبراء برسم خريطة دقيقة للعمليات الحالية.
يتم جمع معلومات محددة حول الإجراءات اليومية، ويعملون على تحديد الخطوات الرئيسية وتحديد الاختناقات والإحباطات في سياق العمل، بالتعاون مع فرق ووظائف ذات صلة، يتم فحص كيفية تنفيذ العمليات وتحديد المناطق التي يمكن تحسينها.
يتيح هذا التقييم فهمًا شاملاً للتحديات والفرص في سير العمل الحالي، ويوفر أساسًا للعصف الذهني وتطوير مسارات جديدة تتناسب مع احتياجات الشركة.
.png)
الانتقال من الاختبار إلى التجريب المباشر بسرعة كبيرة جدًا
يمكن أن يمثل معرفة متى يجب إيقاف اختبار نظام إدارة المستندات تحديًا كبيرًا لأنه يتطلب تواصلًا واضحًا وتعاونًا كاملاً بين قيادة الشركة وتكنولوجيا المعلومات والأقسام التي تتم أتمتتها والمورد الخاص بك.
وإليك ما يجب البحث عنه:
التسرع في مرحلة اختبار نظام إدارة المستندات
اعتمادًا على التصميم، يجب أن يبدأ نشر حل التشغيل الآلي لمكتبك بإنشاء نظام اختبار أو أن يتم على عدة مراحل، الاختبار مبكرًا وفي كثير من الأحيان، يعد الاختبار طريقة رائعة لتجنب المفاجآت التي قد تسبب اضطرابات في العمل لاحقًا، تمكنك عمليات التشغيل الاختبارية من حل المشكلات المعلقة وإظهار التقدم في اجتماعات المراجعة المنتظمة.
اختيار الموظفين الذين سيختبرون نظام إدارة المستندات
كن حذرًا بشأن إعطاء الانطباع بأن مجموعة النخبة هي التي تقوم باختبار نظام إدارة المستندات، لا تقع في فخ استخدام المديرين التنفيذيين ومديري الأقسام والموظفين فقط لاختبار نظام إدارة المستندات، والافتراض هو أن هؤلاء الموظفين المتميزين هم الأكثر احتمالاً للعثور على المشكلات والإشارة إليها، أليس كذلك؟ وهذا يمكن أن يخلق عقلية "نحن ضدهم" مما يترك الآخرين أقل حماسًا بشأن التنفيذ، كما أنها ليست طريقة مثالية للعثور على جميع أوجه القصور المحتملة، لأن الموظفين ذوي مستويات المهارات والمسؤوليات الوظيفية المختلفة سيجدون مشكلات مختلفة.
يساعد نظام DocuSuite شركتك في الانتقال السريع من مرحلة الاختبار إلى التجربة المباشرة عبر عدة طرق:تسريع الاختبارات
يتيح لك DocuSuite تسريع مراحل اختبار نظام إدارة المستندات من خلال توفير واجهات سهلة الاستخدام وعمليات تحديث فعالة.
تشغيل آلي فعّال
يمكن لنظام التشغيل الآلي في DocuSuite تحقيق نقل سلس إلى التجربة المباشرة من خلال نشره تدريجيًا وفقًا لتصميم متقن.
تعيين متنوع للمختبرين
يسهم في اختيار متنوع لفريق الاختبار، مما يضمن تحقيق تغطية شاملة لأوجه القصور المحتملة بفضل مشاركة مختلف الموظفين ذوي مستويات وظيفية مختلفة.
حل المشكلات الفورية
يوفر DocuSuite عمليات اختبار فورية لحل المشكلات، مما يقلل من المفاجآت ويسهم في الاستمرارية السلسة للعمليات.
تحسين التعاون
يعزز التعاون الفعال بين قادة الشركة وأقسام التكنولوجيا والموردين، مما يضمن تواصلًا واضحًا يسهم في نجاح عمليات الانتقال.
.png)
يمكنك مع DocuSuite، تحقيق انتقال سلس وفعّال نحو تجربة مباشرة لنظام إدارة المستندات دون التأثير السلبي على عمليات الشركة.تطوير سياسات وإجراءات صارمة مع التحديثات المجدولة
خذ الوقت الكافي لإنشاء سجلات مكتوبة للسياسات والإجراءات الشاملة والوثائق الفنية التفصيلية، تضمين خيارات التصميم وإعدادات تكوين نظام إدارة المستندات، سيساعد هذا الموظفين الحاليين والجدد على تعلم نظام إدارة المستندات واستكشاف المشكلات وإصلاحها، ارجع إلى تلك السياسات والإجراءات سنويًا على الأقل للتأكد من تحديثها مع تطور عمليات عملك.
بمجرد أن تفهم موقعك الحالي والمكان الذي تريد أن تكون فيه، تكون في طريقك لتجنب المشكلات التي يمكن أن تجعل تنفيذ إدخال نظام إدارة المستندات أمرًا صعبًا، التزم بخطتك، واشرك الجميع، واختبر عملياتك ووثقها، وشاهد كيف يزدهر مكان العمل المنظم والفعال.
يوفر نظام دوك سويت لك أدوات فعّالة لتطوير سياسات وإجراءات صارمة مع التحديثات المجدولة، يمكنك استخدام ميزات إنشاء الوثائق لإعداد سجلات مكتوبة بشكل شامل للسياسات والإجراءات، ويسهل تنظيم الوثائق بفعالية، ويمكنك تضمين خيارات التصميم وإعدادات تكوين نظام إدارة المستندات بشكل مباشر.
.png){kind=icon}
يمكنك باستخدام أدوات التحرير في دوك سويت، تفصيل الوثائق التقنية والإجراءات بشكل دقيق، مما يسهل على الموظفين الحاليين والجدد فهم نظام إدارة المستندات واستكشاف المشكلات، استفد من إمكانية مشاركة الوثائق بسهولة، مما يسمح للجميع بالوصول إلى المعلومات بشكل سريع وفعّال.علاوة على ذلك، يمكنك تحديث الوثائق بسهولة عند الحاجة ومتابعة تقدمك، استفد من إمكانيات التحقق من النصوص والتعليقات لجعل عملية التدقيق وتحديث السياسات سهلة وفعّالة، احتفظ بنظام دوك سويت كأداة رئيسية لتسهيل الإدارة وتحديث السياسات بانتظام لضمان توافقها مع تطور عمليات العمل.
يظهر نظام إدارة المستندات كركيزة أساسية لتحسين فعالية العمل والتنظيم في الشركات، من خلال تبني تقنيات متقدمة مثل نظام دوك سويت، يمكن للشركات تطوير سياسات وإجراءات صارمة، مما يضمن توثيقاً دقيقاً وتحديثات مجدولة.
يسهم هذا النظام في تسهيل عمليات التعلم للموظفين وفحص المشكلات بفعالية، بالالتزام بالتحديثات الدورية واستخدام ميزات التحقق والتعليقات، يمكن للشركات الابتعاد عن التحديات التي قد تواجه تنفيذ نظام إدارة المستندات.
استخدم الوسائل التكنولوجية للمحافظة على مكان العمل منظمًا وفعّالًا، وشجع على المشاركة الفعّالة للجميع، في الختام، يُظهر نظام إدارة المستندات كأداة حيوية لتعزيز الشفافية وتحسين الكفاءة العامة، مما يساهم في نجاح الشركة وتحقيق أهدافها بشكل أكثر فعالية.