ما هو الامتثال وكيف يحققه نظام دوك سويت بنجاح |
الامتثال هو الهيكل الذي صُمم لضمان امتثال شركتك، أو مؤسسة الرعاية الصحية، أو المؤسسات القانونية المختلفة التي تحكم صناعتك والطريقة التي تعمل بها مؤسستك.
ويعرف نظام إدارة الامتثال بأنه عملية تم إنشاؤها للحفاظ على عمل هيكل الامتثال، إنها العملية التي يمكنك من خلالها إنشاء دليل السياسة الخاص بك، وإدارة التدريب والتطوير المهني، وتجميع إثبات الامتثال الخاص بك لوكالات الاعتماد والجهات التنظيمية الحكومية.
يستخدم نظام إدارة امتثال المؤسسات أساليب وأدوات مثل عمليات التدقيق الداخلي، وعمليات تدقيق الجهات الخارجية، وتطبيقات التكنولوجيا، والتقارير والوثائق، وضوابط الأمان، بالإضافة إلى أنها تعتمد على فريق من الأشخاص الذين يفهمون طرق وأسباب الامتثال ويعملون على الحفاظ على سير عمل مؤسستهم بسلاسة.
.png){kind=icon}
في هذه المقالة، سنناقش معنى إدارة الامتثال، وكيف يحقق نظام دوك سويت إدارة الامتثال بنجاح. .png)
ما هي إدارة الامتثال؟
تعرف إدارة الامتثال بأنها معالجة مراقبة أنظمة المؤسسة وسياساتها وإجراءاتها؛ لضمان امتثال جميع الموظفين للقوانين العامة، والقوانين المحلية واللوائح الحكومية وقواعد الاعتماد وقواعد السلوك.
ويتضمن الامتثال في مكان العمل عمومًا مجالين:
امتثال الشركات: هو الطريقة التي تضمن بها المنظمة امتثال الموظفين للسياسات والإجراءات والقواعد الداخلية، بالإضافة إلى معايير الأداء والسلوك.
الامتثال التنظيمي: ويشير إلى الطريقة التي تلتزم بها المنظمة بالقوانين واللوائح والقواعد الخارجية.
بمعنى آخر، يتضمن امتثال الشركات القواعد التي تم إنشاؤها داخل المنظمة، ويتبع الامتثال التنظيمي القواعد التي تم إنشاؤها خارج المنظمة.
.png)
لماذا تعتبر إدارة الامتثال مهمة؟
ببساطة، تبقيك إدارة اللوائح بعيدًا عن المشاكل، هناك لوائح وقوانين وقواعد لمنع الأشخاص من انتهاك الخصوصية أو مشاركة معلومات شخص آخر أو السرقة أو ارتكاب الاحتيال، لأن الناس يفعلون ذلك أحيانًا.
هناك لوائح وقوانين وقواعد لإجبار الناس على التصرف بما يحقق مصلحة مرضاهم وعملائهم وزبائنهم، لأن الناس في بعض الأحيان لا يفعلون ذلك.
تعمل إدارة الامتثال على تخفيف المخاطر وبناء ثقافة امتثال الموظفين، إنه يضمن أن يعرف الناس تلك اللوائح والقوانين والقواعد ويفهمونها ويتبعونها، وإذا لم يفعلوا ذلك، فقد تتعرض مؤسستك لعقوبات وغرامات حكومية، ودعاوى قضائية وتسويات، وتكاليف قانونية، وتكاليف أمنية، وأضرار بسمعتك، وحتى الملاحقة الجنائية، يمكن لعقوبة أو دعوى قضائية واحدة أن تقضي على الموارد المالية لشركتك، يمكن أن يؤدي الضرر الذي يلحق بسمعتك إلى الإضرار بصورة شركتك ويدفع الأشخاص إلى البحث عن بدائل أو رفض التعاون مع مؤسستك.
عندما تفكر في ما يمكن أن يفعله عدم الامتثال لمؤسستك، ستدرك أنه لا يمكنك الاستمرار بدون إدارة الامتثال.
.png)
ثلاث طرق لإدارة الامتثال
هناك ثلاثة أساليب أساسية لإدارة امتثال الموظفين، وهم:
- الصارمة، من أعلى إلى أسفل.
- عدم التدخل.
- مشتركة أو موزعة.
وإليك ما يعنيه كل ذلك.
نهج الصارم من أعلى إلى أسفل
تقوم شخصية السلطة القوية بفرض القواعد في جميع أنحاء المنظمة، ليس هناك مجال للتسوية أو المرونة، على سبيل المثال، سيكون لدى الشركة المصنعة سياسة سلامة صارمة عندما يتعلق الأمر بعدم الانتباه أثناء القيادة، لا يمكنك التفاوض من أجل تخفيف قواعد السلامة: لا يمكنك قيادة الرافعة الشوكية عندما تكون في حالة من المرض، وبالمثل، سيكون لدى المستشفى أيضًا سياسات سلامة صارمة عندما يتعلق الأمر برعاية المرضى، عليك أن تعطي مريضك الدواء المناسب في الوقت المناسب، لا يمكنك أن تطلب بعض المرونة في إعطائها "في معظم الأوقات".
نهج عدم التدخل
هذا هو النهج المرن لإدارة الامتثال، وقد وضعت شخصية السلطة بعض المبادئ التوجيهية رفيعة المستوى، ولكن الإجراءات متروكة للموظفين لمعرفة ذلك، بالطبع، لا يمكنك خرق القانون لتحقيق أهدافك، ولكن عندما يتعلق الأمر بمعايير أخرى، لا يزال هناك بعض المرونة، على سبيل المثال، قد يكون لدى الشركة جدول عمل مرن، يجب على الجميع العمل 40 ساعة في الأسبوع، لكن يمكنهم العمل من المنزل خلال أي وقت يناسبهم من اليوم.
نموذج مشترك أو موزع
وهذا يعني أن الجميع يعملون معًا ويتقاسمون المسؤولية لجعل امتثال الموظفين أولويتهم، وبدلاً من تلقي توجيهات رفيعة المستوى من أحد الشخصيات ذات سلطة، تتقاسم المجموعة مسؤولية تحقيق وإثبات الامتثال، على سبيل المثال، لدى شركة ناشئة في مجال التكنولوجيا المالية لوائح معينة يجب عليهم اتباعها، ولكن بدلاً من أن تملي عليهم القواعد من قبل شخصية السلطة، فإنهم جميعًا يعرفون ما الذي من المفترض أن يفعلوه وما يُسمح لهم بفعله، إنهم يفهمون القوانين واللوائح، ويحملون بعضهم البعض المسؤولية أثناء تتبع عملياتهم الخاصة لإثبات امتثالهم لها.
.png)
7 طرق لتحقيق الامتثال عبر دوك سويت
يقدم نظام دوك سويت العديد من الخدمات لتسهيل عملية الامتثال في المؤسسات، ومن ضمنهم:
تبسيط عمليات التدقيق
يقوم نظام دوك سويت لإدارة الامتثال بتصنيع مكونات دقيقة للصناعات شديدة التنظيم مثل الصناعات الطبية والفضاء والضوئيات، تقوم الشركة ببناء وتوريد قطع الغيار لمئات من العملاء وتطوير النماذج الأولية بناءً على طلبات محددة، لا يمكن أن تفشل المكونات التي تصنعها الشركة، بمجرد وضع أي أجهزة في مستشفى أو تركيبها في الطائرات أو غيرها من الأماكن، تنص اللوائح الحكومية على أن تحتفظ الشركة بالوثائق المتعلقة بالأجزاء التي توفرها طوال عمر المنتجات والأدوات، يجب على الشركة أيضًا تقديم جميع الوثائق الداعمة في الوقت المناسب عندما يتم طلبها لإجراء عمليات التدقيق.
تعتبر سرعة وسهولة دوك سويت ذات أهمية خاصة أثناء عمليات التدقيق، فقبل استخدام دوك سويت، كان إعداد التدقيق يستغرق عدة ساعات، ولكن الآن يمكن العثور على المستندات عن طريق إدخال أرقام المهام واسترداد السجلات، تقول كيليان جوتشالك، منسقة التسويق وتكنولوجيا المعلومات، "إن أكبر وسيلة لتوفير الوقت هي القدرة على سحب المستند على الفور"، وتضيف: "كما أنه يقلل بشكل كبير من مستويات التوتر لدى الموظف أثناء وقت الإعداد للتدقيق"، "نحن نعرف أرقام الوظائف، ويمكننا فقط البحث عنها وإنتاج المستندات عند الطلب أمام المدقق مباشرة."
التوقيعات الإلكترونية
تعمل التوقيعات الإلكترونية على تقليل استخدام الورق وتبسيط سير عمل المستندات الآمنة، يمنح قانون التوقيعات الإلكترونية الفيدرالي في التجارة العالمية والوطنية (ESIGN) اعترافًا قانونيًا بالتوقيعات الإلكترونية المؤهلة، مثل تلك التي يوفرها نظام دوك سويت، والتي تستخدم تقنية التحقق للتأكد من أن التوقيعات أصلية وآمنة، في الاتحاد الأوروبي، تؤكد اللائحة الأوروبية بشأن تحديد الهوية الإلكترونية وخدمات الثقة للمعاملات الإلكترونية (eIDAS)، أن الصلاحية القانونية للتوقيعات الإلكترونية التي تم التحقق منها تتوافق مع التوقيع المكتوب بخط اليد.
تعيين الأدوار والمسؤوليات
يمكن للنظام تعيين الأدوار، مثل العرض والتحرير والطباعة والتنزيل لموظفين أو أدوار وظيفية محددة، ويُسمح للموظفين بالوصول إلى مستندات معينة عبر اسم مستخدم أو كلمة مرور فريدة، تقوم هذه المصادقة بإنشاء مسار تدقيق يسجل من قام بالوصول إلى المستند ومتى وصل إليه والإجراء الذي اتخذه، يؤدي هذا إلى تقييد النشاط غير المصرح به، ويتيح التنقيح مزيدًا من الحماية للبيانات الشخصية.
منع الاحتيال
يضمن دوك سويت الحفاظ على سلامة المستندات من خلال ميزات تتضمن التحكم في الإصدار ومسار تدقيق قوي يمكّنك من اكتشاف الاحتيال ومنعه، ويوفر الإخطار بانتهاكات بروتوكولات الأمان من خلال تقارير الأنشطة مستوى إضافيًا من الحماية.
إعداد التدقيق
باستخدام نظام دوك سويت، تكون شركتك مستعدة بشكل أفضل لإجراء التدقيق، مما يسمح لك بالاستجابة بسرعة لطلبات المدقق والحفاظ على تحكم أكبر في معلومات عملك، وتقوم مسارات عمل معالجة المعاملات بجمع بيانات الامتثال وتعديلها وتحليلها وتخزينها وإنشاء تقارير تثبت دقة البيانات.
القضايا القانونية
تتطلب القواعد الفيدرالية للإجراءات المدنية عدم تغيير المعلومات المخزنة إلكترونيًا إلى تنسيق ورقي، يمكن أن تساعد البرامج التي تدعم الاكتشاف الالكتروني eDiscovery في ضمان أرشفة المستندات بطريقة متوافقة قانونيًا، إنه يلعب دورًا مركزيًا في تمكين الشركات من العثور على المعلومات الصحيحة في قاعدة بيانات كبيرة، قد تكون هذه المعلومات مطلوبة أثناء التحقيقات الداخلية أو من خلال فرق امتثال الموظفين والفرق القانونية إذا كانوا يستعدون للتقاضي.
التعافي من الكوارث
يمكن أن تحدث الكوارث الطبيعية أو الأزمات الأخرى في أي مكان وفي أي وقت، ولهذا السبب يعد الحصول على نسخ من البيانات خارج الموقع أمرًا ضروريًا، تأكد من استمرارية عملك من خلال النسخ الاحتياطية للبيانات الزائدة، والتي بفضلها يمكن إتاحة جميع مستنداتك ومعلوماتك مرة أخرى في أي وقت من الأوقات.
الحماية ضد التهديدات السيبرانية القراصنة
بالإضافة إلى الأمان المدمج، يوفر نظام دوك سويت حماية عالية المستوى ضد برامج الابتزاز الإجرامية مثل البرامج الضارة، مع وجود Microsoft Azure كأساس له، فإن 99 بالمائة من جميع الفيروسات معروفة بالفعل، ولهذا السبب يتم التعرف على المستند الملوث على الفور على هذا النحو ولا يمكن حتى أرشفته، حتى الفيروس الجديد تمامًا، لن ينتشر إلى مستندات أخرى، لأن البرامج الضارة لا يمكنها الوصول إلى مخزن البيانات المقابل.
يُسهل نظام دوك سويت تحقيق الامتثال لجميع العمليات المستندة إلى المستندات، إذا كنت تريد معرفة المزيد تواصل مع فريق عملنا فورًا، واطلب العرض التوضيحي.