6 مراحل أساسية لعملية إدارة عقود الشركات |
يؤدي سوء إدارة عقود بالشركات إلى مشاكل كييرة في النتيجة النهائية لشركتك، كما له آثار ضارة على الأعمال التجارية بسبب الالتزامات المالية الكبيرة المعنية، غالبًا ما يؤدي سوء إدارة العقود إلى تفويت المواعيد النهائية وعدم الالتزام بشروط العقد، تؤدي هذه المشكلات إلى عقوبات مالية ونزاعات قانونية واحتمال خسارة فرص عمل قيمة، في صيف عام 2021، كشفت السجلات المالية لشركة أمازون العملاقة للبيع بالتجزئة أن المسؤولين في لوكسمبورغ أصدروا 746 مليون يورو (877 مليون دولار) بسبب انتهاكات اللائحة العامة لحماية البيانات.
يجب على الشركات الاستفادة من قوة الذكاء الاصطناعي لتقليل الأخطاء وتناقضات البيانات وإدارة تحديات التحكم في الإصدار وإجراءات الأمان، وتعد برامج إدارة المستندات أحد فروع التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي الذي يعمل على تحسين إدارة عقود المؤسسات من خلال أتمتة المهام والعمليات الأكثر مللًا في سير العمل، فهو يقوم باستخراج البيانات، وتحليل المخاطر، والامتثال، ويستمد رؤى قيمة من بيانات العقد.
تابع القراءة لمعرفة المزيد حول إدارة عقود الشركات..png)
لماذا تعتبر أنظمة إدارة عقود الشركات الفعالة جزءًا لا يتجزأ من العمليات التجارية؟
يخضع جزء كبير من الأنشطة التجارية للعقود والاتفاقيات، تعد إدارة عقود الشركات جزءًا لا يتجزأ من العمل للأسباب التالية:
يقلل من المخاطر والالتزامات
تعمل العقود بمثابة اتفاقيات ملزمة قانونًا تحدد حقوق ومسؤوليات والتزامات الأطراف المعنية، ومن خلال إدارة عقود الشركات بشكل فعال، يمكن للشركات ضمان الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها، مما يقلل من مخاطر النزاعات القانونية والعقوبات والالتزامات المالية.
زيادة الكفاءة التشغيلية
تعمل أنظمة إدارة عقود الشركات الفعالة على تحسين العمليات وتضمن إنشاء العقود، ومراجعتها، والموافقة عليها وتنفيذها بكفاءة، فهو يمكّن المؤسسات من تبسيط عملياتها، وتقليل التأخير، والاختناقات، والأخطاء في إدارة عقود الشركات.
تحسين الأداء المالي
تعد أنظمة إدارة عقود الشركات أمرًا بالغ الأهمية، حيث تتضمن العقود غالبًا جوانب مالية مثل التسعير وجداول الدفع والعقوبات، تمكن الإدارة الفعالة للعقود الشركات من تحسين نتائجها المالية من خلال ضمان إصدار فواتير دقيقة، والمدفوعات في الوقت المحدد، والالتزام بالالتزامات التعاقدية، ويساعد القيام بذلك على تقليل تسرب الإيرادات وتقليل المخاطر المالية وزيادة الربحية
المفاوضات الناجحة
ومن خلال إنشاء عمليات التوثيق الشفاف، يمكن للشركات تسهيل المفاوضات بشكل أكثر سلاسة والتعاون بطريقة أفضل، يؤدي توحيد العقود والاتفاقيات إلى تحقيق فوائد فورية ويعزز موقفك التفاوضي في المساعي المستقبلية.
التخفيف من مخاطر البائعين والموردين
تعمل أنظمة إدارة عقود الشركات الفعالة على مراقبة أداء البائعين، وتتبع اتفاقيات مستوى الخدمة، والإشراف على تجديد العقود أو إنهائها، ويؤدي القيام بذلك إلى تخفيف المخاطر المتعلقة بعدم امتثال البائع، أو الجودة دون المستوى، أو الاضطرابات في سلسلة التوريد.
.png)
كيف يسهل نظام دوك سويت من إدارة عقود الشركات
يعرف نظام دوك سويت بأنه عبارة عن حزمة برمجيات تتضمن تطبيقات مكتبية مثل معالج النصوص وجداول البيانات وبرامج العرض التقديمي، ويساعد دوك سويت في تسهيل إدارة عقود الشركات من خلال:
إنشاء وتحرير العقود: يمكن استخدام معالج النصوص في دوك سويت لإنشاء وتحرير عقود الشركات بشكل فعال، مما يساعد على توفير وقت وجهد.
مشاركة ملفات العقود: يمكن تخزين ومشاركة ملفات العقود بسهولة باستخدام خدمات السحابة المدمجة، مما يُيسر التعاون بين الأعضاء المختلفين في الفريق.
تنسيق وتنظيم البيانات: جداول البيانات في دوك سويت تساعد في تنظيم البيانات ذات الصلة بالعقود، مما يُسهِّل متابعة المعلومات المهمة.
إمكانيات التوقيع الإلكتروني: بعض حلول دوك سويت توفر إمكانيات لتوقيع العقود الإلكترونياً، مما يساعد في تسريع عملية الموافقة وتخفيف الحاجة إلى الأوراق الورقية.
التقارير والتحليلات: يمكن استخدام أدوات الجداول لإنشاء تقارير وتحليلات حول عقود الشركات، مما يسهم في فهم أداء العمليات بشكل أفضل.
بشكل عام، يُسهِّل نظام دوك سويت عمليات إدارة عقود الشركات من خلال توفير أدوات شاملة ومتكاملة للتحرير والتنظيم والتعاون.
مراحل سير عمل العقود
يتضمن سير عمل العقد أخذ المستند القانوني منذ إنشائه الأولي وحتى المرحلة النهائية من التوقيع والتنفيذ، وله المراحل التالية:
إنشاء العقد
تتضمن هذه المرحلة تحديد الأطراف المعنية، وتحديد نطاق الاتفاقية وشروطها بوضوح، وإدراج أي متطلبات قانونية وتنظيمية ضرورية.
على سبيل المثال، في حالة اتفاقية القرض، يقوم الفريق القانوني للمؤسسة المالية بإعداد وثيقة اتفاقية القرض، تتضمن الوثيقة أقسامًا حول صرف القرض، وحسابات الفائدة، وأحكام التخلف عن السداد، وتفاصيل الضمانات، وأي أحكام محددة أخرى ذات صلة بالقرض.
المراجعة والتفاوض وإعادة التحديد
بمجرد أن تصبح المسودة الأولية جاهزة، يمر العقد بمرحلة المراجعة والتفاوض، تقوم الفرق الداخلية بمراجعتها للتأكد من دقتها واكتمالها وامتثالها.
الموافقة النهائية
وبعد مرحلة المراجعة والتفاوض ينتقل العقد إلى مرحلة الموافقة، ويقوم الأفراد المعتمدون وأصحاب المصلحة القانونيون بمراجعة وتقديم موافقتهم أو توقيعهم لإتمام العقد، تضمن هذه الخطوة التزام جميع الأطراف قانونًا بالشروط والأحكام المنصوص عليها في الاتفاقية.
مراقبة العقود وإدارة الالتزامات
تعد مراقبة العقد طوال دورة حياته أمرًا بالغ الأهمية لضمان الالتزام بالشروط والالتزامات، ويتضمن تتبع وإدارة التواريخ الرئيسية والمعالم والتسليمات ومقاييس الأداء لضمان وفاء كلا الطرفين بمسؤولياتهما.
إعداد التقارير والتدقيق
طوال عملية إدارة عقود الشركات، يتم تحليل البيانات والرؤى من العقود لتحديد الاتجاهات والمخاطر والفرص. توفر تحليلات العقود، وإعداد التقارير معلومات قيمة لاتخاذ القرار وتحسين العقود والتخطيط الاستراتيجي.
يتم إجراء عمليات تدقيق منتظمة لضمان الامتثال للعقد والالتزام بالمتطلبات التنظيمية.
التعديلات والتجديدات والإنهاء
في المرحلة الختامية لسير عمل العقد، يتم الاهتمام بالتصرف في العقد في نهاية دورة حياته، يمكن تجديد العقود المواتية المؤهلة للتجديد، في حين يمكن إعادة التفاوض بشأن العقود الأخرى بناءً على الظروف المتغيرة، قد يُسمح بالاتفاقيات التي وصلت إلى انتهاء صلاحيتها الطبيعية بالانتهاء.
يسهل دوك سويت مراحل سير عمل العقود عبر توفير واجهة سهلة الاستخدام لإنشاء وإدارة عقود الشركات، ويتيح للمستخدمين:
إنشاء العقد
- توفير قوالب جاهزة لمختلف أنواع العقود.
- إمكانية تحديد الأطراف، وتحديد شروط الاتفاق والمتطلبات القانونية.
المراجعة والتفاوض
- إمكانية مشاركة المسودات بسهولة للتعديل والتعاون.
- نظام تعقب التغييرات لمتابعة التعديلات والتفاوض.
الموافقة النهائية
- إشعارات لتسهيل عملية الموافقة والتوقيع الإلكتروني.
مراقبة العقود والالتزامات
- توفير أدوات لمراقبة التواريخ وإدارة الالتزامات.
- تنبيهات لتذكير بالمهام والتسليمات الرئيسية.
إعداد التقارير والتدقيق
- أدوات تحليل بيانات لاستخلاص رؤى حول العقود والأداء.
التعديلات والتجديدات والإنهاء
- واجهة لتحديث وتجديد العقود.
- تسهيل عمليات التفاوض والتعديل.
باستخدام دوك سويت، يمكن تحسين كفاءة إدارة عقود الشركات وتسهيل عملياتها طوال دورة حياة العقد.
.png)
تحديات عمليات إدارة عقود الشركات التقليدية
تأتي إدارة عقود الشركات التقليدية مع العديد من التحديات، دعونا نستكشف أهمها:
الأخطاء والتناقضات اليدوية
نظرًا لاعتمادها على إنشاء المستندات ومراجعتها وتخزينها يدويًا، فإن إدارة المستندات التقليدية معرضة للأخطاء وتستغرق وقتًا طويلاً، وينتج عن ذلك عدم الكفاءة والتأخير وزيادة احتمال حدوث الأخطاء، يمكن للعمليات الورقية أن تجعل إدارة عقود الشركات مرهقة، وعرضة لفقد المستندات أو وضعها في غير مكانها، وصعبة البحث عن المعلومات واسترجاعها.
صوامع البيانات وقلة التعاون
تتم المراجعات والموافقات والتوقيعات عبر العديد من جداول البيانات ومحركات الأقراص والمجلدات، تتناثر المعلومات المتعلقة بالعقد عبر مختلف الإدارات أو الأفراد، مما يجعل من الصعب الحفاظ على رؤية شاملة لالتزامات العقد والأداء والمخاطر، ويؤدي ذلك إلى تفويت المواعيد النهائية وعدم الامتثال وصعوبة تتبع حالة العقد والتقدم المحرز.
علاوة على ذلك، يمكن أن تؤدي الطرق التقليدية مثل مرفقات البريد الإلكتروني أو النسخ المادية إلى تعارض في الإصدارات، وفقدان الرؤية، وصعوبة تتبع التغييرات أو الاحتفاظ بسجل مركزي للأنشطة، وتؤدي هذه العوامل أيضًا إلى تأخير مدة تنفيذ العقد، قد يواجه المستخدمون تحديات في تحديد موقع القالب المناسب، أو يمكن أن تضيع الخطوط الحمراء المتبادلة مع الموردين في سلاسل رسائل البريد الإلكتروني، أو قد تنشأ اختناقات أثناء عملية الموافقة داخل الإدارة القانونية.
الامتثال والتحديات التنظيمية
يمثل الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية المتغيرة تحديًا كبيرًا في إدارة عقود الشركات التقليدية، يتطلب ضمان توافق العقود مع القوانين واللوائح المتطورة المراقبة والتحديث المستمر، تكافح العمليات اليدوية لمواكبة متطلبات الامتثال المتغيرة، مما يؤدي إلى زيادة المخاطر والآثار القانونية المحتملة.
الأمن والسرية
تشتمل وثائق العقد على معلومات حساسة وسرية تتطلب الحماية ضد الوصول أو الكشف غير المصرح به، إن ضمان أمان المستندات، وتقييد الوصول إلى الموظفين المصرح لهم فقط، ودعم تدابير خصوصية البيانات القوية يمكن أن يكون أمرًا معقدًا وعرضة للخطأ البشري.
قد يغفل مديرو العقود أيضًا الأخطاء وعدم الدقة التي قد تشير إلى نشاط احتيالي محتمل.
عدم وجود مسارات التدقيق
غالبًا ما يفتقر النهج التقليدي لإدارة عقود الشركات إلى مسارات تدقيق شاملة أو سجلات تتتبع الأنشطة المتعلقة بمستندات العقد، وهذا يشكل صعوبات في تحديد من قام بالوصول إلى مستندات العقد أو تعديلها أو مشاركتها، مما يعيق فعالية مراقبة الأمان وتدقيق الامتثال.
التجديد وانتهاء الصلاحية
إن مراقبة تواريخ انتهاء العقد يدويًا وإدارة شروط التجديد أو التعديل أمر شاق وعرضة للأخطاء، إن الحجم الكبير للعقود، والجداول الزمنية المختلفة للتجديد، ومتطلبات الإخطار المعقدة تجعل من الصعب تتبع وإدارة عقود الشركات وتجديداتها وتعديلاتها بشكل فعال.
يواجه نظام دوك سويت التحديات المرتبطة بإدارة عقود الشركات التقليدية بفعالية، حيث يقدم الحلول التالية:
الأتمتة وتقليل الأخطاء
يوفر دوك سويت إمكانيات أتمتة عمليات إنشاء وتحديث المستندات، مما يقلل من الأخطاء اليدوية ويحسن الكفاءة.
التركيز على التعاون وإدارة البيانات
يساعد دوك سويت في توحيد المعلومات وتحسين التعاون بين الأقسام من خلال منصة تخزين مشتركة وتحديثات فورية.
التتبع والامتثال
يتيح دوك سويت إدارة مرنة للعقود مع ميزات تتبع التغييرات وضمان الامتثال المستمر للمتطلبات القانونية والتنظيمية.
أمان المعلومات والسرية
يوفر نظام الأمان في دوك سويت حماية فعّالة للمستندات ويسهل فرض قيود الوصول للحفاظ على السرية.
مسارات التدقيق والشفافية
يُتيح دوك سويت مسارات تدقيق شاملة، مما يسهل تحديد الأنشطة المرتبطة بالعقود ويعزز فعالية مراقبة الأمان والامتثال.
تنبيهات التجديد والتنبؤ
يوفر دوك سويت تنبيهات آلية لتواريخ انتهاء العقود ويسهل التنبؤ بالتحديثات المستقبلية، مما يسهم في تسهيل عمليات التجديد والإدارة.
باختصار، يقف نظام دوك سويت كحلاً متكاملًا وذكيًا لتحسين إدارة عقود الشركات والتغلب على التحديات التقليدية بفضل ميزاته الأتمتة، وتحسين التعاون، وتعزيز الأمان، وتسهيل متابعة الامتثال والتدقيق.
في الختام، يظهر أن إدارة عقود الشركات تشكل عنصراً حيوياً في بناء أسس النجاح والاستدامة للشركات اليوم، ومن خلال تبني أفضل الممارسات في إدارة عقود الشركات، يمكن للشركات تحقيق فوائد متعددة، من تقليل المخاطر إلى تعزيز الثقة بين الشركاء التجاريين.
يجدر بالشركات الاستثمار في أنظمة إدارة عقود فعالة، وتطوير سياسات شفافة وقوانين تنظيمية لضمان التزام جميع الأطراف بالالتزام بالاتفاقيات، في نهاية المطاف، تعتبر إدارة عقود الشركات جزءاً لا يتجزأ من استراتيجية الأعمال الناجحة، حيث تسهم في بناء أساس قوي يدعم نمو الشركة وتحقيق أهدافها بكفاءة وشفافية.