تعرف على 12 من أهم تحديات إدارة المستندات |
ما هي تحديات إدارة المستندات التي تواجهها الشركات وكيف يمكن معالجتها؟
يمكن أن تؤثر تحديات إدارة المستندات على مجموعة من الاهتمامات، ومن الأمثلة على ذلك الفوضى في إدارة الملفات الرقمية، والوقت الطويل لدورة معالجة المستندات، وإمكانية تتبع المستندات، وفقدان المستندات المهمة، والتحكم في الإصدار، وما إلى ذلك.
لقد واجهت كل مؤسسة، بغض النظر عن حجمها، تحديات إدارة المستندات الخاصة بها في عملياتها اليومية، حتى مع توفر نظام إدارة المستندات للمساعدة في إدارة جميع الأنشطة التي تركز على المستندات والوثائق، تستمر بعض الشركات في الاعتماد على المستندات الورقية، مما قد يؤدي إلى عدم الكفاءة.
مع وجود الكثير من تحديات إدارة المستندات، يجب على الشركات أن تخطط بعناية وتنفذ وتتغلب على تحديات إدارة المستندات الأكثر شيوعًا من أجل مساعدة أعمالها على التطور.
.png){kind=icon}
في هذه المقالة، سنستعرض 12 من أهم تحديات إدارة المستندات وكيفية التغلب عليها. .png)
تحديات إدارة المستندات
تتعدد التحديات التي تواجه إدارة المستندات لكن أهم تحديات إدارة المستندات هي:
فوضى إدارة الملفات الرقمية
تعتمد معظم المؤسسات على الأفراد للتعامل مع مستنداتهم الرقمية في غياب نظام إدارة المستندات (DMS)، قد يؤدي هذا إلى مجموعة متنوعة من مخاوف وتحديات إدارة المستندات، بما في ذلك صعوبة العثور على المستندات، والعمل على إصدارات المستندات غير النشطة، وتجاوز تغييرات الأشخاص الآخرين، وتكرار المحتوى المشتت عبر العديد من المواقع.
يعد إعداد إستراتيجية لإدارة الملفات تحدد معايير أسماء الملفات ومراجعات المستندات والتخزين والوصول إليها أفضل طريقة لمعالجة بعض تحديات إدارة المستندات.
يمكن لدوك سويت توفير واجهة مستخدم فعالة ومنظمة لإدارة الملفات الرقمية، مع إمكانيات تنظيم تسميات الملفات والفهرسة الذكية، وهذا يسهل مواجهة تحديات إدارة المستندات.
طول زمن دورة معالجة الوثيقة
عادةً ما ترتبط المستندات الورقية بإهدار وقت كبير، إن صيانة المستند وتخزينه والبحث عنه وتمكينه أمر مكلف للغاية، تفقد المنظمات قوتها إذا استمرت في الاعتماد على الوثائق الورقية للعمليات اليومية، ضع في اعتبارك مقدار الوقت الضائع أثناء كتابة المستند وتحريره واعتماده ومشاركته بين الأقسام.
سيؤدي تنفيذ النظام إلى تبسيط عملية معالجة المستندات قدر الإمكان والقضاء على تحديات إدارة المستندات، وسيتم تقليل دورة المستندات بشكل كبير، مما يسمح للشركات بإكمال المزيد من العمل في وقت أقل.
بفضل أدوات التحرير والتعاون المتقدمة في دوك سويت، يمكن تسريع دورة المستندات وتقليل الوقت الضائع في عمليات كتابة وتحرير ومشاركة المستندات، والقضاء على واحد من أهم تحديات إدارة المستندات.
التناقض
يؤدي الفشل في فرض الاتساق في جميع أنحاء الشركة بأكملها في كيفية إدارة المستندات والتحكم فيها ومراقبتها ومشاركتها وتحديد عناوينها وإصدارها وما إلى ذلك إلى "فوضى المعلومات"، وقد تؤثر التناقضات في المبيعات أو إدارة المنتجات أو العمليات سلبًا على عملك بمرور الوقت.
ومن الأمثلة الملموسة عندما لا يتم توثيق متطلبات العميل المتفق عليها خلال عمليات ما قبل البيع أثناء المناقشات بشكل صحيح في العقود أو تصميم الخدمة، ولا يتم تسليمها بشكل فعال، وهذا هو بالضبط الذي يدمر ثقة العميل ويبدأ في الإضرار بعلامتك التجارية.
يمكن معالجة عدم الاتساق من خلال تنفيذ خطة محددة جيدًا للقضاء على تحديات إدارة المستندات وإدارتها في كل قسم، وخاصة أولئك الذين يعملون مع الأوراق القانونية والمالية والمبيعات والمحاسبية.
يمكن أن يساعد التحكم في المستندات في فرض الاتساق والدقة في تنفيذ إدارة المستندات لديك.
يسهل دوك سويت تحقيق الاتساق في العمليات من خلال توفير قوالب محددة وإمكانيات التحكم في الإصدارات لضمان تناغم المستندات، والقضاء على واحد من أهم تحديات إدارة المستندات.
إمكانية تتبع الوثائق
يعد أحد أهم تحديات إدارة المستندات التي تواجه إدارة المستندات هو القدرة على تتبع المستندات طوال دورة حياتها، ففي أي وقت، يجب أن تكون قادرًا على تحديد حالة المستند، وما هي التغييرات التي تم إجراؤها، وما إذا كان قد تم التصريح بها أم لا، وما إذا كانت قد تمت مشاركتها مع أصحاب المصلحة الآخرين، وما إلى ذلك.
من الصعب تحقيق إمكانية تتبع المستندات بدون نظام إدارة المستندات (DMS)؛ وهذه إحدى فوائد تحويل مستنداتك إلى صيغة رقمية وتنفيذ نظام لإدارة دورة حياة السجلات والقضاء على تحديات إدارة المستندات.
يوفر نظام دوك سويت أدوات تتبع قوية، مثل تاريخ التعديلات ونظام الإشعارات، لضمان تتبع فعال لدورة حياة المستندات، والقضاء على واحد من أهم تحديات إدارة المستندات.
فقدان المستندات الهامة
كم عدد المرات التي حاولت فيها وفشلت في العثور على مستند تم الإنتهاء منه مسبقًا؟
يجب إعادة بناء كل مستند مفقود، وقد تجد نفسك غير قادر على القيام بذلك بنفسك.
ينبغي التعامل مع المستندات الهامة، مثل متطلبات العملاء والعقود، بعناية لتجنب فقدانها.
عادةً ما تقوم المؤسسات بترتيب العديد من خطط النسخ الاحتياطي لسجلاتها الرقمية، مما يسمح باستعادتها في حالة الطوارئ.
يجب أن يكون النسخ الاحتياطي لمستنداتك وإدارة الأرشيف جزءًا من خطة إدارة المستندات الخاصة بك.
يوفر دوك سويت نظامًا فعّالًا لإدارة الملفات يسهل تنظيم وتصنيف المستندات، مع إمكانية إعداد نسخ احتياطية منتظمة لتجنب فقدان المستندات.
الأمن
يعد أمان المستندات أحد أهم تحديات إدارة المستندات التي يمكن أن تواجهها مؤسستك، إذا كنت تدير مشروعًا تجاريًا ناجحًا، فمن المحتمل أنك ستنشئ بيانات قيمة أو أوراقًا أو ملكية فكرية، ويجب حماية هذه القيمة من الوصول غير المصرح به، وتعد هذه مشكلة كبيرة وصعبة للغاية يجب على الشركات مواجهتها.
إذا كنت تعمل رقميًا، فمن الضروري تتبع من يمكنه الوصول إلى كل نوع من أنواع المستندات، من الناحية المثالية، يجب عليك استخدام جدول بيانات يحتوي على فئات المستندات كصفوف ومجموعات المستخدمين كأعمدة، وإسناد ترافقي لكل مجموعة لديها حق الوصول إلى فئات معينة من المستندات.
ونتيجة لذلك، سيكون لديك دائمًا نظرة عامة على نموذج الأمان الخاص بإدارتك أو مؤسستك بالكامل.
يقدم دوك سويت خيارات أمان متقدمة مثل تحديد الوصول وتشفير المستندات، مما يحميها من الوصول غير المصرح به ويضمن سلامة البيانات.
حواجز الوصول
أصبح العمل عن بعد نموذج عمل متواجد بشكل صريح وبالتالي يرغب الموظفون في الوصول إلى مستنداتهم من أي مكان وفي أي وقت.
يعد العمل باستخدام المستندات الورقية عائقًا، كما رأينا خلال جائحة فيروس كورونا (COVID19)، وينبغي أن يكون هذا وحده علامة حمراء لشركتك، مما يدفعها إلى بدء جهود الرقمنة في أقرب وقت ممكن، ومن ناحية أخرى، مع التنفيذ الصحيح للحل، تصبح المستندات الرقمية أسهل في القراءة والوصول إليها من جهاز محمول أو عبر الإنترنت.
إذا لم يكن حل إدارة المستندات أو التخزين السحابي الخاص بك جاهزًا للاستخدام على الأجهزة المحمولة، فقد قمت ببساطة بإضافة حاجز مكلف إلى العديد من مجالات العمل ذات الأهمية البالغة.
يتيح دوك سويت للمستخدمين الوصول إلى مستنداتهم من أي مكان وفي أي وقت، مع إمكانيات إعداد حواجز أمان للتحكم في الوصول إلى المستندات.
التحكم بالإصدار
من بين أهم تحديات إدارة المستندات التي تواجهها الشركات مع الوثائق الورقية هي إدارة الإصدارات، قد يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لتتبع جميع إصدارات المستندات حتى الانتهاء منها، بالإضافة إلى مؤلفي التعديلات والتراجعات المختلفة، حيث يحافظ النظام على التحكم في الإصدار الرئيسي والثانوي بناءً على نهج محدد.
يوفر دوك سويت نظامًا متقدمًا لإدارة الإصدارات، مما يسهل على المستخدمين تتبع التعديلات والتراجعات والتحكم الكامل في عملية الإصدار.
التعاون
نظرًا لأهمية التعاون في تحسين مهارات اتخاذ القرار الشاملة لفريقك، يجب أن تبذل شركتك كل ما في وسعها لدعمها، تعمل جميع أعمالنا الحديثة، وخاصة المؤسسات الصغيرة، داخل نظام بيئي من العملاء والشركاء وسلاسل التوريد واسعة النطاق، وبدون القدرة على مشاركة المستندات ببساطة ودقة وأمان، يتم فرض النفقات غير الضرورية.
قد وسعت الحلول الحديثة نموذج التعاون الخاص بها للسماح للموظفين بتبادل المستندات داخل الشركة أو مع أصحاب المصلحة الخارجيين أثناء تتبع كل نشاط يتم إجراؤه على المستند.
بفضل أدوات التعاون المتقدمة في دوك سويت، يتسنى للمستخدمين تبادل المستندات بسهولة داخل الفريق أو مع الشركاء الخارجيين، مع تسجيل كل نشاط على المستند.
اشتراك الموظف
يعد هذا من أهم تحديات إدارة المستندات، حيث تتطلب إدارة المستندات، باعتبارها عنصرًا حاسمًا في مؤسستك، موافقة الموظفين حتى تكون ناجحة، حتى مع وجود الأنظمة والتكتيكات الأكثر فعالية، لا يمكن للشركات تحقيق نتائج الأعمال المرجوة دون فهم موظفيها واحترامهم للجهود المبذولة.
إن تدريب موظفيك وشرح القيمة المتزايدة والوقت الذي يتم توفيره من خلال التعامل مع المستندات بشكل صحيح يمكن أن يساعدك في التغلب على هذه الصعوبة وتسهيل عمليات عملك.
يوفر دوك سويت واجهة مستخدم سهلة الاستخدام ويقدم تدريبًا شاملاً للموظفين، مما يسهل فهم قيمة النظام ويعزز تبنيهم له، وبالتالي يزيد من فعالية إدارة المستندات.
التكامل مع تطبيقات الأعمال الأخرى
بدون التكامل المناسب، ستعاني مؤسستك من صوامع المعلومات والتي تعد من أهم تحديات إدارة المستندات، ويجب عليك تجنب ذلك قدر الإمكان.
غالبية الوثائق المنشورة هي جزء من إجراء أكبر، من ناحية أخرى، يجب أن يكون الوصول إلى المستندات ممكنًا من خلال برامج الأعمال الأخرى مثل أنظمة أتمتة العمليات التجارية، وCRM، وERP، وما إلى ذلك.
يعد الاعتماد على المستندات الورقية مشكلة كبيرة وسيمنعك من تبسيط عمليات شركتك، من ناحية أخرى، ستسمح المستندات الرقمية المخزنة في نظام إدارة المستندات (DMS) للتطبيقات الأخرى بالوصول إليها للحصول على التوقيعات الرقمية والتوجيه والتسليم إلى الشخص المناسب في الوقت المناسب.
يتيح دوك سويت التكامل مع تطبيقات الأعمال الأخرى، مما يساعد في تجنب صوامع المعلومات ويسهل الوصول إلى المستندات من خلال أنظمة أتمتة العمليات التجارية، CRM، ERP، وغيرها، والتغلب على واحد من تحديات إدارة المستندات.
تنفيذ النظام
عندما تختار نظامًا جديدًا للمساعدة في حل غالبية تحديات إدارة المستندات، فإنك تحتاج أولاً إلى التأكد من أن موظفيك قد تم تعليمهم بشكل كامل وأنهم يشعرون بالراحة عند استخدامه.
تأكد من أن المستخدمين يمكنهم القيام بالواجبات الأساسية لإدارة المستندات بطريقة بسيطة ومباشرة، قم بتنظيم ندوات ومناقشات جماعية وجلسات أسئلة وأجوبة حول نشر تحديات إدارة المستندات ونظام الإدارة الجديد للموظفين، سيكونون أكثر استعدادًا للتعامل مع النظام بمجرد تحديد فوائده لهم.
يقدم دوك سويت تدريبًا شاملاً للمستخدمين للقضاء على تحديات إدارة المستندات وضمان راحتهم في استخدام النظام، مع تنظيم فعاليات تثقيفية وندوات لتوضيح الفوائد وتبسيط عمليات إدارة المستندات، مما يعزز تبني الموظفين للنظام الجديد.