كل ما تريد معرفته عن إدارة مستندات الشركات |
يتم تعريف نظام إدارة مستندات الشركات (DMS) على أنه نظام يستخدم لإنشاء وتخزين وإدارة وتتبع المستندات الإلكترونية وصور المستندات الورقية من خلال البرامج، يمكن استخدام نظام إدارة المستندات (DMS) لالتقاط المستندات وتوزيعها وتتبعها، ويمكن استخدامه أيضًا لإدارة سير العمل وأنظمة الإخراج وأنظمة استرجاع المعلومات.
.png)
وتسرد هذه المقالة مكونات نظام إدارة مستندات الشركات، والفوائد التي تعود عليك من إدارة الوثائق. .png)
ما هو نظام إدارة مستندات الشركات؟
تعرف إدارة المستندات بأنها عملية التقاط المستندات، وتخزينها، وتتبعها، وتوجيهها، ونظام إدارة المستندات (DMS) هو برنامج يقوم بهذه المهام للمستندات الإلكترونية والنسخ الممسوحة ضوئيًا من المستندات الورقية.
وتزيد إدارة المستندات من الكفاءة في الأعمال التجارية أو المؤسسات، في الأيام الأولى لإدارة مستندات الشركات، تم استخدام الطرق اليدوية لتتبع المستندات الورقية باستخدام خزائن الملفات أو غرف تخزين الملفات أو غرف البريد، وتركز أنظمة إدارة مستندات الشركات اليوم على كيفية إدارة المستندات الإلكترونية مثل ملفات Microsoft Office وملفات PDF والنسخ الممسوحة ضوئيًا من الملفات الورقية، ويمكن أن تتراوح برامج إدارة مستندات الشركات من الأنظمة الصغيرة المستقلة إلى حلول المؤسسات واسعة النطاق.
ويساعد نظام دوك سويت الشركات على تنظيم ومشاركة المستندات بفعالية، حيث يُستخدم لتخزين الملفات بشكل مركزي، ويسهل التعاون بين أفراد الفريق، كما يتيح مشاهدة وتحرير المستندات عبر الإنترنت، مما يعزز التنسيق في العمل ويسهم في زيادة الإنتاجية وتقليل التشتت.
.png)
ما هي المكونات الرئيسية لنظام إدارة الوثائق؟
يمكن أن تختلف أنظمة إدارة مستندات الشركات بشكل كبير اعتمادًا على الصناعة التي تستهدفها والمهام التي تنجزها على سبيل المثال، قد تركز بعض الشركات على إدارة السجلات والعمليات التي تحكمها اللوائح ومعايير الصناعة، وقد يكون لدى الشركات الأخرى احتياجات أكثر عمومية لإدارة المستندات من أجل تبسيط العمليات المشتركة بين معظم المؤسسات، في معظم الحالات، تتضمن مكونات نظام إدارة مستندات الشركات عادةً ما يلي:
البيانات الوصفية والفهرسة
تعرف البيانات الوصفية بأنها المعلومات المرتبطة بالملف (مثل تاريخ الإنشاء، وآخر تحديث، وتنسيق الملف، والمؤلف، وغيرهم)، وتحتوي جميع الملفات على بيانات تعريف، ولكن عند إضافة الملفات إلى نظام إدارة مستندات الشركات، تتم عادةً إضافة بيانات تعريف إضافية للمساعدة في المتطلبات التنظيمية، على سبيل المثال، يمكن إضافة ملفات تعريف وخصائص مخصصة إلى ملف لتسهيل تصنيفها وأرشفتها وتحديد موقعها، يمكن القيام بذلك يدويًا عندما يقوم المستخدمون باستيراد الملفات إلى النظام، أو تلقائيًا عن طريق سحب المعلومات من المستند نفسه، أو عن طريق تعيين قيم تلقائيًا للمستند بناءً على مكان حفظه.
يوفر دوك سويت واجهة لإضافة بيانات وصفية للملفات، مثل تواريخ الإنشاء والتحديث، ومعلومات المؤلف، لتسهيل التصنيف والبحث.
استيراد المستندات
يمكن استيراد المستندات إلى نظام إدارة مستندات الشركات بعدة طرق مختلفة، عادةً ما يتم مسح المستندات الورقية ضوئيًا وإدخالها في النظام وتخزينها كملفات رقمية، تتضمن بعض الأنظمة برنامج التعرف البصري على الأحرف (OCR) الذي يحول صورة المستند إلى نص قابل للبحث حتى يمكن العثور عليه بسهولة أكبر، غالبًا ما يمكن استيراد الملفات الرقمية بالفعل إلى نظام إدارة مستندات الشركات عبر السحب والإفلات، أو من خلال خيارات "الحفظ باسم" المدمجة في تطبيقات البرامج الأخرى مثل Microsoft Office.
يُمكن لدوك سويت استيراد المستندات بسهولة، سواء عبر المسح الضوئي للملفات الورقية أو استيراد الملفات الرقمية مع دعم لتقنية OCR لتحويل الصور إلى نص.
تخزين الوثائق
تتطلب العديد من الشركات حلاً لتخزين المستندات يتجاوز مجرد الاحتفاظ بملف رقمي في مجلد معين، يجب إدارة مستندات الشركات على مدار دورة حياتها، والتي يمكن أن تتضمن تحديد تواريخ إنشاء المستندات، وترحيلها، وأرشفتها وحذفها في النهاية من النظام، تتمتع بعض أنظمة إدارة مستندات الشركات بالقدرة على أتمتة هذه العمليات وتنبيه أصحاب المصلحة عند الحاجة إلى اتخاذ إجراء.
يوفر دوك سويت نظامًا لتخزين المستندات بطريقة منظمة وفقًا لدورة حياتها، مع إمكانية تحديد تواريخ الإنشاء والأرشفة.
البحث والاسترجاع
عند البحث عن ملف معين أو مجموعة ملفات، يكون من المفيد أن يكون لدى النظام عدة خيارات لمعايير البحث، يمكن أن تساعد القدرة على البحث عن البيانات الوصفية المرتبطة بالملف، بالإضافة إلى محتويات الملف نفسه، في ضمان الحصول على نتائج فعالة، كما أن القدرة على حفظ معايير البحث في شكل قوالب بحث ستوفر الوقت عندما يحتاج المستخدم إلى إجراء بحث مماثل في وقت لاحق.
يُتيح للمستخدمين البحث بفعالية باستخدام معايير مختلفة، بما في ذلك البيانات الوصفية ومحتويات المستند، مع إمكانية حفظ قوالب البحث.
التعاون
عندما يعمل عدة أشخاص على الملفات، قد يكون التعاون في بعض الأحيان أمرًا صعبًا، يجب إرسال نسخ الملف ذهابًا وإيابًا، ومن الصعب تحديد الإصدار الأحدث أو كيفية تغير المستند بمرور الوقت، تتضمن العديد من أنظمة إدارة مستندات الشركات وظيفة سحب الملفات وإيداعها، تقوم هذه الميزة بتنسيق العمل من قبل أشخاص مختلفين، عند تسجيل الوصول، يتم إنشاء نسخة جديدة من الملف، ويتم التقاط سجل كامل لتغييرات المستند، ويكون من الواضح دائمًا أي إصدار من الملف هو الأحدث.
يُمكن دوك سويت التعاون الفعّال حيث يُسهم في تنظيم عملية السحب والإيداع، ويُحفظ سجلًا كاملًا لتغييرات المستند والإصدارات.
التحكم في الإصدار
بمجرد تعديل الملف وإيداعه، يقوم نظام إدارة مستندات الشركات عادةً بإنشاء إصدار جديد من هذا الملف ووضع علامة عليه كأحدث إصدار، يتيح ذلك حفظ السجل الكامل لتطور المستند وإتاحته بسهولة إذا دعت الحاجة إلى العودة إلى إصدار أقدم، عادةً ما تتم عملية التحكم في الإصدار تلقائيًا وباستخدام معلمات واصطلاحات تسمية محددة للغاية، وهذا يساعد على تقليل التناقضات والارتباك الذي ينتج عند استخدام الأفراد لأساليب مخصصة، في بعض الأنظمة، يمكن أيضًا إنشاء إصدارات فرعية من الملفات تسمح للمستخدمين بأخذ المستند في اتجاهات جديدة دون المساس بتقدم الإصدار الرئيسي.
يُدير دوك سويت بشكل آلي عمليات التحكم في الإصدار، مما يسمح بتتبع التغييرات والعودة إلى الإصدارات السابقة إذا لزم الأمر.
سير العمل الآلي
تساعد عمليات سير العمل المؤتمتة على تحسين الكفاءة من خلال توحيد إجراءات المستندات القابلة للتكرار وأتمتتها، عندما تتم معالجة المستندات يدويًا، فإنها تكون عرضة لأخطاء المستخدم وسوء الفهم حول كيفية توجيه المستندات، باستخدام أنظمة سير العمل الآلية القائمة على القواعد، يمكن لمسؤولي البرامج إنشاء قواعد تحدد تدفق المستندات، على سبيل المثال، عندما يوافق المدير على فاتورة، يمكن بعد ذلك توجيهها تلقائيًا إلى الحسابات المستحقة الدفع، يمكن إنشاء مهام سير عمل أكثر تعقيدًا تتضمن قواعد مثل التفرع المشروط وأحداث المهلة والإشعارات والتذكيرات والمزيد، يمكن مراقبة سير العمل في التقارير، مما يسمح لمسؤولي البرنامج بتحديد ما إذا كان من الممكن إجراء تحسينات.
يُمكن دوك سويت من تنظيم سير العمل بشكل آلي، مما يساهم في تحسين الكفاءة من خلال أتمتة إجراءات المستندات وتيسير التعاون بين الفرق.
باختصار، يقدم نظام دوك سويت حلاً متكاملًا لإدارة مستندات الشركات، مما يسهم في تحسين التنظيم والكفاءة في إدارة الوثائق.
الفوائد الرئيسية لإدارة مستندات الشركات
تتمتع إدارة مستندات الشركات بالقدرة على تحسين كيفية عمل الشركات والمؤسسات بشكل أساسي، في حين أنه من الواضح أن نرى كيف يمكن للميزات الأساسية لإدارة مستندات الشركات (البحث، والأتمتة، وتعيين الإصدارات، وما إلى ذلك) أن تحسن الجهود اليومية لإدارة الملفات، إلا أن ما يتم تجاهله غالبًا هو التأثير الأوسع الذي يمكن أن يحدثه النظام على الأعمال، وفي بعض الحالات، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين كيفية عمل الشركة بشكل جذري، فيما يلي بعض الطرق التي يمكن بها لإدارة مستندات الشركات تحسين الأعمال بشكل أساسي:
الاتساق والتنظيم
سواء كنت تحاول إدارة خزائن الملفات المليئة بالورق أو آلاف الملفات الإلكترونية المخزنة على خادم ملفات مشترك، فإن الاتساق والتنظيم يمثل تحديًا، يستبدل نظام إدارة مستندات الشركات جهود إدارة الملفات المستهلكة للوقت والمعرضة للأخطاء بالأتمتة والاتساق، تتم تسمية الملفات وتنظيمها وإدارتها وفقًا لإرشادات محددة مسبقًا.
الذكاء المدمج
تفعل خزائن الملفات شيئًا واحدًا، وهي أنها تحتوي على الورق، ولا يمكنهم إخبارك بمكان العثور على المستند المفقود أو من قام بالوصول إليه آخر مرة، ولا يمكنهم أيضًا إخبارك كيف تغير المستند بمرور الوقت، ومكان حفظ المستند، ومدة الاحتفاظ به، يحتوي نظام إدارة مستندات الشركات على أدوات ذكية تتيح لك إدارة الملفات طوال دورة حياتها، يقوم الذكاء المدمج تلقائيًا بنقل المستندات على طول مسارها وإعلام المستخدمين بالإجراءات التي يجب اتخاذها.
الانسجام في جميع أنحاء النظام
عندما يكون حل إدارة مستندات الشركات هو أساس جهود إدارة الملفات في المؤسسة، فإنه يخلق الانسجام بين الأقسام والأنظمة، على سبيل المثال، تحافظ الاتصالات بين أنظمة إدارة المستندات وأنظمة الأعمال الأخرى، مثل ERP أو HRIS أو أنظمة المحاسبة، على دقة كيفية تصنيف المستندات وتنظيمها وتأمينها، عندما تعمل جميع الأقسام بنفس نظام إدارة المستندات الأساسي، تكون العمليات سلسة وتتطلب القليل من الجهد.
يوفر نظام دوك سويت العديد من الفوائد لإدارة مستندات الشركات، منها: سهولة التعاون: يمكن لمستخدمين متعددين العمل على نفس المستند في الوقت الفعلي، مما يعزز التعاون ويسهل تبادل المعلومات.
الوصول من أي مكان: يمكن الوصول إلى المستندات من أي مكان عبر الإنترنت، مما يسهل على الفرق العمل التنقل والعمل بفعالية أثناء التنقل.
تتبع التغييرات: يمكن متابعة جميع التعديلات التي تمت على المستندات، مما يساعد في تتبع تاريخ التعديلات والرجوع إلى الإصدارات السابقة.
الأمان وإدارة الصلاحيات: يمكن تحديد صلاحيات الوصول لكل مستخدم، مما يحافظ على أمان المعلومات ويمنع الوصول غير المصرح به.
توفير الوقت والجهد: يقلل نظام دوك سويت من الحاجة إلى البحث عن مستندات يدويًا، حيث يمكن بسهولة العثور على المستندات باستخدام وظائف البحث المتقدمة.
التكامل مع تطبيقات أخرى: يمكن دمج نظام دوك سويت مع تطبيقات أخرى مثل البريد الإلكتروني وجداول البيانات، مما يسهم في تحسين سير العمل اليومي.
توفير مساحة التخزين: يقلل النظام من الحاجة إلى تخزين الوثائق بشكل ورقي، مما يقلل التكلفة ويساهم في الاستدامة البيئية.
تحسين إجراءات المراجعة: يسهل عمليات المراجعة الداخلية والخارجية من خلال تنظيم هيكل المستندات وتوفير وسائل رصد فعالة.
تلك الفوائد تسهم في تحسين كفاءة إدارة مستندات الشركات وتعزز الإنتاجية بالشركات.
لقرون عديدة، كان الورق هو الطريقة المعقولة الوحيدة لتخزين المعلومات وإدارتها، والآن بعد أن دخلنا العصر الرقمي، فإننا نتجاوز بسرعة هذه الطريقة المكلفة وغير الفعالة، في حين أن أنظمة الملفات الأساسية تعتبر تحسينًا مقارنة بالورق، إلا أنها تفتقر إلى الذكاء والتعقيد الذي يتمتع به نظام إدارة المستندات القوي حقًا، يمكن لنظام إدارة مستندات الشركات الفعال أن يكون بمثابة أساس للشركات والمؤسسات لضمان تشغيل العمليات والعمليات بأكثر الطرق فعالية وكفاءة.