9 خطوات لتبسيط إدارة العقود باستخدام المستندات الرقمية |
يقال أن العقود هي شريان الحياة للمعاملات التجارية اليوم، وتمثل العقود النجاحات الماضية للشركات، والالتزامات الحالية، والفرص المستقبلية، ومع نمو الشركات – من خلال بناء علاقات مع الموردين والشركاء والعملاء والموظفين الجدد - فمن مصلحتها إنشاء اتفاقيات تعزز الثقة وتخفف المخاطر وتزيد الربحية الإجمالية.
ومع ذلك، فإن أحد أكبر التحديات التي تواجهها المؤسسات هو التعامل مع حجم كبير من العقود، ومع وجود ما بين 20.000 إلى 40.000 عقد نشط، يكون لدى المؤسسة النموذجية عدد كبير جدًا من نقاط بيانات العقد التي يجب التوفيق بينها، يؤدي هذا للأسف إلى عملية تعاقد غير فعالة، لكن الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي يغيران طريقة تنفيذ وظائف إدارة العقود.
وإليك في هذا المقال كيف تساعد إدارة العقود المدعومة بالذكاء الاصطناعي للمستندات الفرق القانونية في النجاح. .png)
المستندات الرقمية وفوائدها لإدارة العقود
تستخدم المستندات الرقمية، أو أنظمة معالجة المستندات الذكية، خوارزميات متقدمة، مثل البرمجة اللغوية العصبية (NLP) والتعرف الضوئي على الحروف (OCR) وICR، لتحليل واستخراج المعلومات الحيوية من المستندات المختلفة، بما في ذلك العقود والنصوص القانونية، تعمل هذه التقنيات على تبسيط عمليات إدارة عقود الشركات وتحسين الدقة وتوفير رؤى قيمة من خلال أتمتة إنشاء العقود ومراجعتها وتحليلها واستخراج البيانات التعريفية والبحث والاسترجاع وتقييم المخاطر والتحليلات، ودعونا الآن نتعرف على أهم الفوائد:
زيادة الإنتاجية
إن أداء المهام اليدوية في إدارة عقود الشركات يصرف الانتباه عن مبادرات الأعمال الإستراتيجية والمؤثرة، غالبًا ما يقضي مديرو العقود وقتًا كبيرًا في البحث يدويًا عن معلومات وبيانات العقد وتنظيمها واستخراجها وتحديثها.
ومع ذلك، مع ظهور الذكاء الاصطناعي، أصبحت المهام اليدوية التي تضمنت الخطوط الحمراء والموافقات ومراجعة العقود وغير ذلك من المهام القديمة الآن، مما يسمح لمديري العقود بتخصيص وقتهم لمسائل أكثر أهمية، تعمل الأتمتة في إدارة عقود الشركات على حل عمليات الإدخال اليدوي للبيانات واسترجاع المعلومات الشاقة والمكلفة، فهو يمكّن مديري العقود من الوصول إلى المعلومات الضرورية في غضون ثوانٍ، مما يلغي الحاجة إلى ساعات أو حتى أيام من الجهد اليدوي.
التحليل الذكي للعقود وتخفيف المخاطر
تعمل أدوات معالجة المستندات الذكية على تحليل العقود وتحديد البنود التي قد تشكل مخاطر على الأطراف المعنية، يكتشفون البنود التي تظهر لغة غامضة وتناقضات أو تحيد عن معايير الصناعة.
على سبيل المثال، عند مراجعة اتفاقيات الإيجار، يمكن لتحليل النظام الأساسي المدعوم بالذكاء الاصطناعي تحديد البنود التي قد تشكل مخاطر أو تحيد عن معايير الصناعة، يمكن أن يشير إلى لغة غامضة أو أحكام متناقضة قد تؤدي إلى نزاعات محتملة بين المالك والمستأجرين، يسمح هذا الكشف المبكر للفريق القانوني للشركة العقارية بمراجعة وتنقيح البنود لضمان الوضوح والعدالة والامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.
تسريع دورة حياة العقد
يعمل مستند الذكاء الاصطناعي على تسريع دورة حياة العقد من خلال أتمتة المهام مثل استخراج البيانات من العقود وإنشاء إشعارات للمعالم الهامة والتجديدات، تعمل هذه الأتمتة على تبسيط العملية، وتزيل الاختناقات، وتضمن تنفيذ العقود في الوقت المحدد.
علاوة على ذلك، تعمل منصتها المركزية على تعزيز التعاون والتواصل بين أصحاب المصلحة المتعاقدين، على سبيل المثال، تقوم أطراف متعددة مشاركة في عملية المراجعة، مثل الفرق القانونية وفرق التمويل والمقترضين، بالوصول إلى اتفاقيات القروض ومراجعتها في وقت واحد.
مسارات التدقيق والتحكم في الإصدار
يقوم نظام إدارة المستندات بإنشاء مسارات تدقيق قوية والتحكم في إصدار العقود، وتسجيل ومراقبة جميع الأنشطة المتعلقة بالعقد بدقة مثل الإنشاء والتعديل والموافقة فهو يلتقط التفاصيل الأساسية مثل الطوابع الزمنية ومعلومات المستخدم، مما يؤدي إلى إنشاء سجل شفاف ومسؤول للتغييرات والإجراءات، وتضمن مثل هذه المساءلة والشفافية في إدارة العقود رؤية واضحة لتطور العقود مع مرور الوقت.
تحسين أمن البيانات والامتثال
على عكس الطرق التقليدية لتخزين المستندات في خزائن الملفات وجداول البيانات ومحركات الأقراص وعبر مصادر متباينة، يضمن الذكاء الاصطناعي للمستندات تخزينًا آمنًا من خلال الاستفادة من التشفير وعناصر التحكم في الوصول، فهو يحمي بيانات العقود الحساسة من الوصول غير المصرح به، مما يقلل من مخاطر اختراق البيانات أو تسربها.
يمكن للمؤسسات أيضًا تحقيق امتثال معزز للمستندات، تتوافق ميزات الخصوصية الخاصة به مع لوائح الحماية مثل CCPA وGDPR، تقوم الخوارزميات المدربة مسبقًا بإدارة وحماية معلومات التعريف الشخصية (PII) ضمن العقود، مما يضمن الامتثال لقوانين خصوصية البيانات.
بوفر نظام إدارة المستندات في دوك سويت فوائد عديدة لإدارة العقود، منها:
تنظيم الوثائق: يسهم في ترتيب وتنظيم العقود بشكل فعّال، مما يجعلها سهلة الوصول والبحث عنها.
مشاركة المستندات بسهولة: يمكن مشاركة العقود والمستندات ذات الصلة بسرعة وفعالية بين الأعضاء المختلفين في الفريق.
تحسين التعاون: يعزز التعاون بين الفرق من خلال إمكانية الوصول المشترك والتعديل على المستندات بشكل متزامن.
تتبع التعديلات: يسمح بمتابعة التعديلات التي تتم على العقود، مما يسهل فهم تاريخ التعديلات والتحديثات.
الحفاظ على الوقت والجهد: يقلل من الوقت المستغرق في البحث عن العقود ويزيد من الكفاءة الإدارية.
تعزيز الأمان: يوفر إمكانيات حماية وتشفير المستندات للحفاظ على سرية وأمان المعلومات.
تحسين الإدارة الاستراتيجية: يمكن استخدام تقارير وإحصائيات النظام لدعم قرارات الإدارة وتحسين العمليات.
امكانية الوصول عبر الأجهزة المتنوعة: يتيح للمستخدمين الوصول إلى العقود والمستندات من أي مكان باستخدام مجموعة متنوعة من الأجهزة.
تاريخ النسخ الاحتياطي: يوفر نظام النسخ الاحتياطي للمستندات الهامة لضمان عدم فقدانها في حال حدوث مشكلة.
امتثال القوانين والتنظيمات: يسهم في الامتثال للقوانين والتنظيمات المتعلقة بالحفاظ على السجلات والمعلومات.
.png)
كيف تستخدم أنظمة إدارة المستندات الرقمية
تعرف الآن على لك دليلك للاستخدام الأمثل لأنظمة إدارة المستندات الرقمية، خطوة بخطوة:
الخطوة 1: تحديد الأهداف
حدد بوضوح أهدافك لتنفيذ مستند AI، حدد حالات الاستخدام المحددة حيث سيتم تطبيق مستندات الذكاء الاصطناعي، مثل مراجعة العقود وتحليلها وتتبع التجديد واستخراج البيانات والبحث والاسترجاع، يساعدك على التخطيط لقابلية التوسع والتكامل وتدريب نماذج تعلم الآلة بشكل مناسب.
الخطوة 2: تقييم مصادر البيانات
قم بتقييم مدى توفر وحالة بيانات المستند الموجودة لديك، تحقق مما إذا كانت المستندات موجودة بالفعل بتنسيقات رقمية أو تتطلب التحويل، فهو يساعد على ضمان الجودة والقيود المحتملة لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي.
الخطوة 3: حدد أداة AI للمستند المتوافقة
عند تقييم أدوات إدارة المستندات المختلفة بالذكاء الاصطناعي، ضع في اعتبارك الدقة ووقت التنفيذ وسهولة الاستخدام والتكامل، والأهم من ذلك، معدلات المعالجة المباشرة (STP)، يتراوح معدل STP المعقول من 90% إلى 95%، وفقًا لمعايير الصناعة.
ضع في الاعتبار ميزانية شركتك ومتطلباتها أثناء تقييم خياراتك، ع في اعتبارك حجم الأعمال وحجمها وتأكد من أن البرنامج يؤدي إلى عائد استثمار إيجابي.
اسأل البائعين المحتملين عن مستويات التسعير بناءً على الميزات وقابلية التوسع. تحتاج أيضًا إلى تحديد ما إذا كانت هناك رسوم إضافية للتدريب والدعم الفني.
الخطوة 4: قم بإعداد وتسمية بيانات المستند الخاصة بك
من الضروري تقييم سلامة البيانات وتنظيمها وأهميتها لتجنب الأخطاء وتعزيز دقة النموذج، حدد نقاط البيانات الرئيسية وقم بتسميتها مثل أسماء العملاء والتواريخ والمصطلحات المالية لأتمتة عملية الاستخراج.
الخطوة 5: اختر خوارزمية التعلم
تحديد خوارزمية التعلم (خاضعة للإشراف أو غير خاضعة للإشراف) بناءً على المهام والأهداف المحددة ضمن عملية إدارة عقود الشركات، في حين أن خوارزميات التعلم الخاضع للإشراف تتعلم الأنماط وتقوم بالتنبؤات بناءً على الأمثلة المصنفة، فإن التعلم غير الخاضع للإشراف أكثر ملاءمة لتحليل البيانات الاستكشافية واكتشاف الأنماط عبر البيانات غير المسماة.
الخطوة 6: تدريب وضبط نموذج الذكاء الاصطناعي
ضبط معلومات النموذج المختلفة وتحسينها، مثل التعقيد ومعدل التعلم والتنظيم وما إلى ذلك، ومن خلال الاستفادة من تقنيات مثل هندسة الميزات وضبط المعلمات الفائقة، يمكنك تحسين دقة النموذج وأدائه مع الحفاظ على التحكم في الجوانب المختلفة لعملية التعلم.
الخطوة 7: النشر والتكامل
بمجرد خضوع النماذج ذات الأداء الأفضل لاختبارات شاملة، تصبح جاهزة للنشر في بيئة إنتاج حيث يمكنها التعلم بشكل مستمر من البيانات المباشرة، تتضمن هذه العملية دمج النموذج المُدرب في أنظمة أكبر، مثل تطبيقات الويب أو الهاتف المحمول أو منصات إدارة علاقات العملاء الحالية.
تتأثر عملية النشر بالبيانات المتاحة وموارد الأجهزة وممارسات DevOps في بيئة النشر، يعد الأداء وقابلية التوسع وحركة البيانات والأمان والتحكم في الإصدار أمرًا ضروريًا لضمان النشر الأمثل.
الخطوة 8: تنفيذ تدابير الأمان والامتثال
وضع تدابير أمنية قوية لحماية بيانات المستندات الحساسة، تنفيذ ضوابط الوصول والتشفير وبروتوكولات خصوصية البيانات، ضمان الامتثال للوائح ذات الصلة، مثل القانون العام لحماية البيانات (GDPR) أو الإرشادات الخاصة بالصناعة.
الخطوة 9: مراقبة الحل
من الضروري مراقبة أداء الحل ودقته وفعاليته بشكل مستمر، يتضمن ذلك تتبع المقاييس الرئيسية وجمع التعليقات من المستخدمين وأصحاب المصلحة لتحديد مجالات التحسين.
الخطوة 10: توفير التدريب والدعم
تقديم تدريب شامل للمستخدمين الذين سيتفاعلون مع نظام المستندات اارقمية، وتثقيفهم حول كيفية الاستفادة من ميزاته بشكل فعال، تقديم الدعم المستمر لمعالجة أي أسئلة أو مشكلات أو تحسينات مطلوبة، اسمح لهم بتولي مسؤولية تصميم سير العمل وإنشاء حلقة ردود الفعل.
.png)
قام دوك سويت بمجهودات كبيرة في تنفيذ مميزات تسهم في فعالية إدارة العقود، حيث طور نظام يتيح للشركات تنظيم ومتابعة عقودها بشكل أفضل، وذلك من خلال: تخزين آمن للمعلومات: توفير بيئة آمنة ومحمية لتخزين العقود الشركية والمستندات ذات الصلة، مما يقلل من مخاطر فقدان البيانات ويضمن الامتثال لمعايير الأمان.
إدارة إلكترونية فعالة: تسهيل عمليات الإدارة الإلكترونية للعقود، بما في ذلك التوقيع الإلكتروني والمصادقة الرقمية، مما يساهم في تسريع عمليات الموافقة والتوقيع على العقد.
تنظيم وفهرسة متقدمة: توفير أدوات تنظيم فعالة تتيح للمستخدمين فهرسة وتصنيف العقد بشكل سلس، مما يجعل من السهل البحث والوصول إلى المعلومات المهمة في أي وقت.
تتبع التغييرات والتحديثات: تقديم وسائل لتتبع تاريخ التعديلات على العقد، مما يساعد في فهم التغييرات التي طرأت على الاتفاقيات والالتزامات.
تكامل مع أنظمة أخرى: تحقيق تكامل فعّال مع أنظمة الشركات الأخرى، مثل أنظمة إدارة الموارد البشرية أو أنظمة المحاسبة، لضمان انسيابية البيانات بين مختلف أقسام الشركة.
بهذه الطريقة، قام دوك سويت بتطوير حلول مبتكرة لتحسين إدارة عقود الشركات من خلال توفير أدوات تسهم في تحسين الكفاءة والشفافية في هذا السياق.
تقدم أنظمة إدارة المستندات الرقمية فوائد كبيرة لإدارة عقود الشركات وتبسيط العمليات وتحسين الكفاءة وتعزيز الدقة، يمكن للمؤسسات أتمتة تحليل عقود الشركة واستخراج البيانات من خلال الاستفادة من التقنيات المتقدمة مثل البرمجة اللغوية العصبية (NLP) وتعلم الآلة (ML) والتعرف الضوئي على الحروف (OCR)، والاستفادة منها تعزز المساءلة والرؤية والأمن والامتثال.
ومع ذلك، يتطلب التنفيذ الناجح تقييم مصدر البيانات، والاختبار الشامل، والتكامل السلس، من خلال المراقبة المستمرة والتحسين المستمر، يُحدث الذكاء الاصطناعي للمستندات ثورة في إدارة العقود، وتحسين سير العمل وتمكين اتخاذ قرارات مستنيرة.