معلومات هامة حول عمليات تدقيق السلامة بالشركات |
تعد عمليات تدقيق السلامة في مكان العمل أحد أهم المسؤوليات الحيوية لأي صاحب عمل، إن بيئة العمل الصحية والآمنة تشجع الإنتاجية والكفاءة، والعمال الذين يعرفون أن أصحاب العمل يهتمون بسلامتهم يكونون متحمسين للعمل بشكل أفضل، ويحتاج أصحاب العمل والموظفين إلى العمل معًا لإنشاء مكان عمل آمن وصحي من خلال تنفيذ برنامج سلامة فعال، والذي يتضمن عملية إدارة المخاطر، واجتماعات السلامة المنتظمة مع الموظفين، وغيرهم.
وبطبيعة الحال، تعتبر السلامة أمراً ديناميكياً، وقد تصاحب قضايا السلامة الجديدة تغييرات طفيفة في العمليات، لذا من المهم أن تراقب ما إذا كان برنامج السلامة في مكان العمل الخاص بك يعمل كما هو مفترض، وتعد أفضل طريقة لقياس كفاءة وفعالية نظام إدارة السلامة الخاص بك هي من خلال تدقيق السلامة، إن إجراء عمليات تدقيق منتظمة يضمن الامتثال التنظيمي ويساعدك أيضًا على تحديد وتصحيح مخاطر السلامة التي قد تؤدي إلى إصابات خطيرة في مكان العمل أو حتى الوفيات.
.png)
في هذه المقالة، سنوضح بالضبط ماهية تدقيق السلامة، وكيفية إجرائها، وبعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها. .png)
ما هي عمليات تدقيق السلامة؟
تعرف عمليات تدقيق السلامة بأنها مراجعة منهجية لتحليل المخاطر والأخطار في مكان العمل، وتقييم فعالية، وموثوقية إجراءات السلامة الموضوعة في الشركات، ويمكن أن يؤديها موظفو السلامة الداخلية أو الخارجية، تتمثل الأهداف الرئيسية لتدقيق السلامة في تحديد ما إذا كان برنامج السلامة الخاص بالمنظمة يؤدي أهدافه، ويحدد الثغرات في برنامج السلامة، ويحدد الإجراءات التصحيحية لإصلاح الثغرات الموجودة.
يتضمن تدقيق السلامة مراقبة صارمة للعمليات التجارية، وبيئة العمل، وحالة المعدات، وسلوك العمال، وغيرها من التفاصيل للتأكد من أن لديك خطة جيدة للسلامة في مكان العمل، وأنه يتم تنفيذها وفقًا لمعايير السلامة الصناعية.
ويسهم نظام دوك سويت في تسهيل عمليات التدقيق بالشركات من خلال تنظيم وإدارة فعّالة للوثائق الخاصة بها، مما يساعد في تقديم تقارير دقيقة وتحليلات فعّالة لتلبية المعايير واللوائح الأمنية.
.png)
أنواع عمليات تدقيق السلامة
هناك ثلاثة أنواع من عمليات تدقيق السلامة، اعتمادًا على من يجريها والغرض منها، وهم:
عمليات تدقيق الامتثال: في عمليات التدقيق هذه، تتم مراجعة سياسات وقواعد السلامة الخاصة بالشركة من قبل مدقق سلامة رسمي للتأكد من أن برنامج السلامة يتوافق مع المعايير التي وضعتها إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA)، ويقوم المدققون بتقييم خطط السلامة واللوائح وبرامج التدريب على السلامة وحفظ السجلات الخاصة بالشركة، إذا فشلت في عملية التدقيق، فقد تواجه عقوبات باهظة من إدارة السلامة والصحة المهنية.
عمليات تدقيق البرامج: عادةً ما تكون أكثر تركيزًا من عمليات تدقيق الامتثال، حيث تقوم بتقييم برامج السلامة لديك بشكل مباشر، وتقوم عمليات التدقيق هذه بإجراء تحليل مفصل لفعالية لوائح السلامة الخاصة بك عن طريق إجراء مقابلات مع الموظفين وفحص العمليات، فهي مفيدة لتحديد الثغرات ونقاط الضعف في برنامج السلامة الخاص بك، مما يتيح لك اتخاذ الإجراءات التصحيحية بسرعة.
عمليات تدقيق نظام الإدارة: يمكن اعتبار عمليات التدقيق هذه مزيجًا من عمليات تدقيق الامتثال والبرنامج لأنها تحدد ما إذا كان برنامج السلامة الخاص بك يتوافق بشكل فعال مع كل من سياسة الشركة ومعايير إدارة السلامة والصحة المهنية، إنها تتضمن نهجًا شاملاً يتضمن مراجعات الامتثال وملاحظات مكان العمل ومقابلات العمال وتقييماتهم للحصول على صورة شاملة لبرنامج السلامة الخاص بك.
يشارك نظام دوك سويت في تقديم مختلف أنواع تدقيق السلامة بالشركات عبر: توفير وثائق الامتثال
يمكن استخدام نظام دوك سويت لإدارة وتحديث وثائق السلامة والامتثال، مما يساعد في تسهيل عمليات تدقيق الامتثال وضمان توافقها مع معايير السلامة المعترف بها.
تنظيم برامج السلامة
يساعد نظام دوك سويت في تنظيم برامج السلامة، بما في ذلك جداول التدريب والتقييمات، مما يسهل عمليات تدقيق البرامج وضمان فعاليتها.
تدقيق نظام الإدارة
يوفر نظام دوك سويت وسائل لتدقيق نظام الإدارة، من خلال مشاركة المعلومات وتتبع الامتثال والأداء، مما يسهم في تسهيل عمليات تدقيق السلامة بنظام الإدارة.
باستخدام تكنولوجيا نظام دوك سويت، يمكن للشركات تحسين إدارة سجلاتها، وتوفير الوصول الفوري للوثائق الضرورية، مما يسهم في تبسيط عمليات تدقيق السلامة وتحسين الامتثال والأداء في مجال السلامة.
خطوات تدقيق السلامة الناجحة
قد تختلف الأشياء التي يتحقق منها تدقيق السلامة اعتمادًا على نوع وحجم العمل، ولكن كل عملية تدقيق تحتوي على الخطوات الخمس الأساسية التالية:
الخطوة 1: التخطيط للتدقيق
تعد الخطوة الأولى في أي عملية منهجية هي التخطيط، قبل البدء في تدقيق السلامة، من المهم إبلاغ جميع المديرين والمشرفين الذين يتم تدقيقهم حتى يتمكنوا من تجهيز جميع السجلات والمستندات عند بدء التدقيق، لضمان الاستمرارية، من الجيد أيضًا مراجعة تقارير تدقيق السلامة السابقة، وخاصة توصيات الإجراءات التصحيحية، حتى تتمكن من التحقق من تنفيذ هذه التوصيات.
ومن المهم أيضًا تحديد من سيقوم بالتدقيق، سواء مستشارون خارجيون أم فريق تدقيق داخلي، إذا كان فريقك داخليًا، فيجب أن يكون فريقك متنوعًا لأن ذلك يتيح منظورًا واسعًا، أخيرًا، تحتاج إلى تحديد نطاق التدقيق، وتحديد الأهداف، وجمع المواد مثل قائمة التدقيق، وتقارير فحص السلامة السابقة، والوثائق التنظيمية لضمان تحقيق الأهداف.
الخطوة 2: إجراء التدقيق
بمجرد التخطيط للتدقيق، فقد حان الوقت لإجرائه فعليًا، وهذا ينطوي على:
مراجعة الخطط ووثائق السياسة: وذلك لتحديد الثغرات في الإجراء المكتوب نفسه، ومقارنة العملية المكتوبة بالعمليات الفعلية.
التحدث إلى العاملين في الموقع: يمكن للموظفين الذين يقومون بتشغيل المعدات أو العمل في المناطق التي يتم تدقيقها تقديم نظرة ثاقبة ليس فقط لعمليات السلامة الحالية، ولكن أيضًا المجالات التي يمكن التعامل معها بشكل مختلف.
مراقبة العمليات مباشرة: بالإضافة إلى التحدث إلى الخبراء (أي العمال أنفسهم والمشرفين عليهم)، يجب على المدققين أيضًا مراقبة العمليات التي يتم اتباعها، يمكن أن يساعد هذا في تحديد المخاطر المحتملة وقضايا الامتثال، اعتمادًا على نوع المراجعة، يمكن للمدققين استخدام قائمة مراجعة المراجعة أو تدوين الملاحظات النوعية.
الخطوة 3: إعداد التقرير
بمجرد الانتهاء من التدقيق، يقوم أعضاء الفريق بتجميع ملاحظاتهم في تقرير منهجي يلخص النتائج التي توصلوا إليها، يذكر تقرير التدقيق المناطق التي تم التدقيق فيها، ومن أجرى التدقيق، وقائمة بأسماء جميع الأشخاص الذين تمت مقابلتهم.
يكون التقرير الجيد موضوعيًا وموجزًا ويتضمن معلومات محددة ومفصلة حول النتائج الإيجابية والسلبية على السواء.
كما أنه يوضح الإجراءات الموصى بها لتصحيح الثغرات ونقاط الضعف التي تم اكتشافها أثناء تدقيق السلامة ويشير إلى الأولوية النسبية وخطورة مشكلات السلامة المختلفة والإجراءات التصحيحية المدرجة.
الخطوة 4: تنفيذ الإجراءات التصحيحية والوقائية
يجب تنفيذ الإجراءات التصحيحية الموصى بها في تقرير تدقيق السلامة، يجب على الفريق الداخلي للمنظمة (المديرين والمشرفين المشاركين بشكل مباشر)، بمساعدة أو بدون مساعدة فريق التدقيق، تحديد الأولويات بناءً على مدى إلحاحية وخطورة كل خطر على السلامة يتم العثور عليه.
سيقوم الفريق بعد ذلك بتعيين مهام محددة للتخفيف من المخاطر وتحديد مواعيد المتابعة والانتهاء لضمان التنفيذ، ولجعل تقرير تدقيق السلامة أكثر فعالية وفائدة أثناء عمليات التفتيش المستقبلية، يمكن للفريق ابتكار طريقة لتسجيل الإجراءات المكتملة في تقرير التدقيق نفسه.
الخطوة 5: توصيل النتائج
أخيرًا، من الجيد دائمًا إبقاء موظفيك على اطلاع بآخر المستجدات، حيث أن ذلك يشجع ثقافة السلامة في مكان العمل، إن نشر نتائج التدقيق على صفحات الشبكة الداخلية للشركة أو في المناطق المشتركة التي يمكن لجميع العاملين الوصول إليها يشجع الشفافية ويسمح للموظفين برؤية ما تفعله للحفاظ على سلامتهم.
بالإضافة إلى ذلك، يحتاج أصحاب المصلحة المعنيون مثل المشرفين المحددين إلى معرفة النتائج والتوصيات الأساسية، لذلك من الجيد إبلاغهم بشكل منفصل أيضًا.
.png){kind=icon}
ويسهل نظام دوك سويت خطوات تدقيق السلامة بالشركات من خلال:التخزين المركزي: يسهل نظام دوك سويت الوصول إلى السجلات والمستندات المركزية، مما يساعد في تحديث ومشاركة المعلومات بشكل فعال.
التعاون الفعّال: يتيح التواصل السلس في دوك سويت تنسيق الجهود بين المديرين والفرق، مما يعزز التفاعل المستمر وتبادل الخبرات لضمان السلامة.
التنظيم والمراقبة: يمكن استخدام دوك سويت لتنظيم الوثائق ومراقبة العمليات، مما يسهل على المراقبين تتبع التقارير والالتزام بالسياسات.
إنشاء تقارير بسهولة: يقدم نظام الكتابة في دوك سويت واجهة سهلة لإعداد تقارير دقيقة وشفافة حول نتائج التدقيق.
تتبع الإجراءات التصحيحية: يُمكن استخدام دوك سويت لتنظيم ومتابعة الإجراءات التصحيحية، مع تحديد الأولويات لتعزيز الفعالية.
نشر النتائج بفعالية: يسهل نظام النشر في دوك سويت توزيع نتائج تدقيق السلامة بشكل فوري، مما يعزز التوعية بمسائل السلامة داخل الشركة.
باستخدام دوك سويت، يمكن للشركات تدقيق السلامة وتحقيق تقدم مستدام في تنفيذ إجراءات السلامة.
.png)
المكونات الرئيسية لإجراء تدقيق السلامة
يوجد 5 مكونات رئيسية لإجراء تدقيق السلامة في مكان العمل والذي يتجاوز عمليات التفتيش ويقدم تحسينات قابلة للتنفيذ، وهي:
ضمان الاتساق وحسن التوقيت
ينبغي تخصيص الشهر الأخير من العام لإجراء تدقيق شامل للسلامة في مكان العمل، وتقييم جميع الإجراءات رفيعة المستوى، ومن خلال المباعدة بين عمليات التدقيق بشكل استراتيجي، يمكن للمؤسسات معالجة مجالات اهتمام محددة بشكل فعال واتخاذ تدابير استباقية لتعزيز معايير السلامة.
ويساعد نظام دوك سويت في تنظيم وتوثيق الإجراءات والتقارير بشكل منظم، مما يسهل عملية تدقيق السلامة بشكل دوري ومنتظم.
التحضير للتدقيق مسبقًا
يعد الإعداد المناسب أمرًا ضروريًا لكل من المدققين والمنظمات التي يتم تدقيقها، قبل إجراء عمليات تدقيق السلامة، يجب على المنظمات التأكد من أن المديرين والمشرفين لديهم جميع السجلات والوثائق والإجراءات اللازمة متاحة بسهولة، ومن خلال تنظيم هذه المعلومات وسهولة الوصول إليها، تصبح عملية تدقيق السلامة أكثر كفاءة، مما يمكّن المدققين من الحصول على رؤى شاملة وتقديم توصيات دقيقة.
يمكن لنظام دوك سويت توفير وسيلة فعالة لتنظيم السجلات والوثائق المطلوبة قبل تدقيق السلامة، مما يساهم في جعل عملية التدقيق أكثر فعالية.
الاستعانة بمدققين محايدين وذوي كفاءة
ولتحقيق نتائج غير متحيزة، يجب ألا يكون المدققون أفرادًا يعملون في نفس البيئة التي يقومون بالتفتيش عليها، وتعد وجهات النظر الجديدة أمرًا بالغ الأهمية حيث يمكن للمدققين اكتشاف المشكلات التي ربما تجاهلها المشرفون أو المديرون عن غير قصد.
يمكن استخدام نظام دوك سويت لفصل وتوثيق مهام المدققين بشكل محايد، وكذلك لتسهيل استعراض وتحليل وجهات نظر جديدة.
حفظ السجلات بدقة
يتطلب تدقيق السلامة الشامل حفظ سجلات مفصلة وواسعة النطاق، قبل البدء في التدقيق، يجب على المدقق مراجعة جميع تقارير الحوادث المتاحة المتعلقة بالمنطقة التي يتم التدقيق فيها، ويوفر هذا الفحص رؤى مهمة حول مجالات المشاكل المحتملة التي من المحتمل أن تظهر أثناء عملية التدقيق.
تمكن تقارير الحوادث التفصيلية المدققين من فحص هذه المناطق المستهدفة بشكل أكثر فعالية، بالإضافة إلى ذلك، فإن استخدام قوائم التدقيق أثناء تدقيق السلامة يضمن تغطية شاملة لأهداف السلامة واللوائح ذات الصلة.
يتيح نظام دوك سويت الحفاظ على سجلات مفصلة بشكل منظم، مما يسهل عملية مراجعة تقارير الحوادث وضمان تغطية شاملة لأهداف السلامة.
استخلاص الأفكار من البيانات بمهارة
بمجرد فحص جميع المستندات والإجراءات وممارسات العمل والمعدات ذات الصلة، يقوم المدقق بدمج البيانات المجمعة لإنشاء تقرير شامل وموجز يوضح تفاصيل المنطقة التي تم تدقيقها في المنظمة.
ويجب أن يتضمن هذا التقرير التعليقات والتوصيات والإجراءات التصحيحية، والأهم من ذلك، أنه ينبغي أيضًا تقييم ما إذا كانت المنطقة الخاضعة للتدقيق تلبي المتطلبات التنظيمية وما إذا كان هناك دليل موثق على الامتثال، علاوة على ذلك، يجب أن يناقش التقرير مدى فعالية تدريب الموظفين في تعزيز العادات الآمنة.
يقدم نظام دوك سويت واجهة لاستخراج وتحليل البيانات بشكل فعّال، مما يساعد في إعداد تقارير شاملة بتوصيات دقيقة وتقييم فعالية التدابير التصحيحية.
ومن خلال اتباع هذه العناصر الأساسية لتدقيق السلامة، يمكن للمؤسسات تمهيد الطريق لمستقبل أكثر أمانًا، تساهم كل خطوة في تعزيز فهم عمليات السلامة وتحسين الامتثال والتخفيف الاستباقي للمخاطر.
أفضل ممارسات تدقيق السلامة
لكي تكون عمليات تدقيق السلامة فعالة وقيمة، من الجيد اتباع بعض أفضل الممارسات العامة أثناء إجرائها، بعض منهم:
إجراء عمليات تدقيق السلامة بانتظام
يعد إجراء عمليات تدقيق السلامة مرة واحدة سنويًا تقريبًا من الممارسات الهامة كما ذكرنا أعلاه، لكن هذا قد يؤدي إلى ممارسات عمل متساهلة لا تتبع معايير إدارة السلامة خلال العام، مع ضمان الامتثال بشكل جدي فقط عند اقتراب موعد إجراء التدقيق.
وبدلاً من ذلك، قد يكون من الأكثر فعالية جدولة عمليات تدقيق السلامة المستهدفة على مدار العام (على سبيل المثال، مراجعة كل قسم على أساس دوري)، يتبعها تدقيق شامل للسلامة على مستوى الشركة مرة واحدة سنويًا، بالإضافة إلى ذلك، يجب إجراء تدقيق السلامة في كل مرة تتغير فيها العمليات أو اللوائح أو ظروف العمل أو القوى العاملة لديك، على سبيل المثال، إذا بدأت خط إنتاج جديد أو فتحت موقع عمل جديد يضم 50 موظفًا جديدًا، فمن الجيد مراجعة أي مشكلات تتعلق بالسلامة قد تنشأ بسبب التغيير، وتخصيص المواد الخاصة بك لتشمل جميع الفحوصات اللازمة للامتثال.
يساعد نظام دوك سويت في إنشاء جدول زمني لعمليات تدقيق السلامة على مدار العام، مما يضمن تغطية شاملة ومنتظمة.
استخدم المواد المناسبة للتدقيق الخاص بك
يعد استخدام قوائم أو قوالب تدقيق السلامة لإرشادك خلال عملية التدقيق والتأكد من عدم تفويت أي شيء من الممارسات الشائعة، يمكن عادةً تنزيل هذه القوالب مجانًا من مصادر مختلفة عبر الإنترنت، ولكن من الجيد دائمًا التحقق من هذه القوالب العامة وتخصيصها لتناسب حالة الاستخدام المحددة الخاصة بك، على سبيل المثال، إذا طلب منك القالب التحقق من الضوابط المتعلقة بالمواد الخطرة، ولكن عملياتك لا تتضمن أيًا من هذه المواد، فمن المحتمل أن تتم إزالة هذه النقطة، من ناحية أخرى، إذا كانت لديك آلة تتطلب إجراءات الإغلاق ولكن لم يتم ذكر ذلك في القالب، فقد يتعين عليك إضافتها.
يمكن لدوك سويت دعم استخدام قوالب مخصصة لتناسب احتياجات تدقيق السلانة الفريدة لكل شركة، مما يضمن شمولية وفعالية التدقيق.
رقمنة عمليات تدقيق السلامة الخاصة بك لتسهيل طريقك
قد يستغرق إجراء عمليات تدقيق السلامة يدويًا (باستخدام الوثائق الورقية أو جداول البيانات الكبيرة) وقتًا طويلاً ولا يمكن الاعتماد عليه.
يمكن للأنظمة الرقمية مثل حل التدقيق الخاص بدوك سويت أن تجعل عملك أسهل بكثير وأكثر دقة، مثل هذه المنصة يمكن أن تمكنك من:
- تسجيل الملاحظات والمقابلات والأدلة الأخرى وتخزينها على أي جهاز (حتى لو كان يعمل دون الاتصال بالإنترنت).
- يسمح دوك سويت بدمج تقارير الفحص والتدقيق السابقة، ويوفر أدوات تحليلية لتحديد الثغرات وتقديم رؤى متقدمة لتحسين عمليات تدقيق السلامة.
- استخدم مسارات العمل وقوائم المراجعة والنماذج القابلة للتخصيص لتسجيل كل شيء عبر الإنترنت ومشاركة المعلومات مع بقية فريق التدقيق بالإضافة إلى أصحاب المصلحة الآخرين تلقائيًا.
- إنشاء الإجراءات التصحيحية وتعيينها وتتبعها من خلال إنشاء المهام وتشغيل الإجراءات تلقائيًا لمستخدمين محددين.
يعزز استخدام نظام دوك سويت فاعلية عمليات تدقيق السلامة من خلال التحول إلى منهج رقمي يدعم التكامل والتحسين المستمر.
من شأن منصة تدقيق واحدة أن تساعد في تقليل الأعمال الورقية، وإزالة متاعب جداول البيانات المملة، وتوفير رؤى أفضل، وجعل الاتصالات وتكليف الإجراءات أكثر سلاسة، أطلق العنان لقوة الرقمنة لجعل عملية تدقيق السلامة الخاصة بك أكثر كفاءة.