إدارة المستندات لمعالجة فواتير المؤسسات: تجعل كل رغباتك تتحقق! |
تعد معالجة فواتير المؤسسات الفعالة أمرًا ضروريًا للتشغيل السلس للأعمال، ومع ذلك، فإن الطرق اليدوية التقليدية غالبًا ما تؤدي إلى التأخير والأخطاء والإحباط، فكر في تطبيق نظام إدارة المستندات، الحل الثوري الذي يغير طريقة تعاملك مع فواتير المؤسسات.
سوف تكشف هذه المقالة المزايا وأفضل الممارسات لاستخدام إدارة المستندات لمعالجة فواتير المؤسسات، مما يضمن تبسيط العمليات وتحسين الكفاءة المالية.
.png)
تحديات معالجة فواتير المؤسسات يدويًا
تتجاوز مسؤوليات فريق الحسابات الدائنة (AP) دفع الفواتير؛ حيث تنطوي على مهام مثل تسوية فواتير المؤسسات مع أوامر الشراء وإيصالات التسليم، وإدارة علاقات البائعين، والتفاوض على شروط الائتمان، وهناك خيارات أفضل من تحميل موظفي الحسابات بواجبات ورقية وتستغرق وقتًا طويلاً.
تمثل معالجة فواتير المؤسسات العديد من التحديات التي تعيق كفاءة سير العمل، بدءًا من التعامل مع المستندات المادية وحتى إدخال البيانات وتوجيه الموافقة وحفظ السجلات، يستغرق النهج اليدوي وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء، وتؤدي أوجه القصور هذه إلى تأخير المدفوعات، وتوتر العلاقات مع البائعين، وقيود الموارد.
سلبيات معالجة فواتير المؤسسات ورقيًا
يضيع الموظفون الوقت في حفظ واسترجاع فواتير المؤسسات الورقية، كما أنهم يبذلون جهدًا إضافيًا في البحث عن فواتير المؤسسات المفقودة أو التي تم تقديمها بشكل خاطئ وتصحيح الأخطاء، ومن أهم سلبيات معالجة فواتير المؤسسات يدويًا، ما يلي:
يستغرق إدخال البيانات يدويًا وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء
- يشغل أرشيف المحاسبة الورقية مساحة يمكن إعادة استخدامها أو يتم وضعها في مخزن خارج الموقع.
- لا توجد طريقة للإبلاغ عن التكرارات أو المدفوعات الزائدة وتصحيح هذه الأخطاء يكلف الوقت والمال ويخلق عملاً إضافيًا.
- تتم طباعة فواتير المؤسسات التي تصل عبر البريد الإلكتروني ومعالجتها مثل الورق.
تتسبب الموافقات البطيئة في مشكلات أخرى إلى جانب تأخر الدفعات
- تؤدي الدفعات المتأخرة إلى مشاكل مثل الرسوم الإضافية وتعليق الائتمان الذي قد يؤدي إلى تعليق عمليات التسليم.
- قد تتوقف الموافقات بسبب وجود الشخص المعتمد خارج المكتب أو بسبب توجيه فواتير المؤسسات إلى الشخص الخطأ.
- لا توجد طريقة لتوجيه فواتير المؤسسات تلقائيًا إلى مركز التكلفة الصحيح أو تمرير فواتير بقيمة أقل من مبلغ معين دون موافقة.
- لا يوجد إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول أو عن بعد، لذا لا يمكن مراجعة فواتير المؤسسات والموافقة عليها إلا في المكتب.
نقص المعلومات اللازمة لمراقبة التدفق النقدي والتخطيط الذكي للقوى العاملة
- إن عدم القدرة على إنشاء نظرة عامة دقيقة وفي الوقت الحقيقي للإنفاق الشهري والدائنين المستحقة له تأثير سلبي على التدفق النقدي.
- لا توجد فكرة عن عدد الفواتير المخصصة لكل موظف والتي تتعارض مع تخطيط الموارد.
- عندما يؤدي ارتفاع المبيعات إلى زيادة عدد فواتير المؤسسات الواردة، يجب تعيين موظفين إضافيين.
.png)
كيف يقضي نظام دوك سويت على سلبيات معالجة فواتير المؤسسات ورقيًا
نظام DocuSuite يمكنه تحسين معالجة فواتير المؤسسات والتغلب على السلبيات الورقية عبر عدة طرق، منها:
التحول الرقمي: يقوم DocuSuite بتحويل الفواتير الورقية إلى صيغ رقمية، مما يقلل من فقدان الوثائق ويسهل عمليات البحث والوصول إليها.
التعرف على الحروف الضوئية (OCR): يستخدم النظام تقنية OCR لاستخراج البيانات من الفواتير الورقية بدقة، مما يقلل من الأخطاء البشرية ويسرع عملية معالجة الفواتير.
تصنيف تلقائي: يمكن لـ DocuSuite تصنيف فواتير المؤسسات تلقائياً بناءً على نوع الوثيقة والمعلومات المستخرجة، مما يساعد في تنظيم البيانات وتسريع عمليات المراجعة.
تدفق العمل الإلكتروني: يمكن تكامل DocuSuite مع أنظمة إدارة الوثائق ونظم الحسابات الإلكترونية لتيسير تدفق العمل وتحسين تنسيق البيانات بين مختلف الأقسام.
تحسين الشفافية: يتيح النظام رؤية ومراقبة مراحل معالجة الفواتير، مما يزيد من شفافية العمليات ويقلل من فترات التأخير.
تحسين الأمان: يوفر DocuSuite إجراءات أمان قوية، مثل التشفير وتحديد الوصول، لضمان سرية وحماية البيانات المالية.
باختصار، يعزز نظام DocuSuite كفاءة معالجة الفواتير عبر تحويلها إلى صيغ رقمية واستخدام تقنيات تحسين الأداء وتوفير أمان وشفافية أكبر في عمليات المؤسسة.
.png)
مميزات نظام إدارة المستندات
توفر أنظمة إدارة المستندات حلاً شاملاً لهذه التحديات من خلال رقمنة وأتمتة دورة معالجة فواتير المؤسسات، مما يجعلها عملية سلسة وفعالة، وإليك كيفية تحويل إدارة المستندات لمعالجة الفواتير:
الرقمنة والمركزية
يقوم برنامج إدارة المستندات بتحويل فواتير المؤسسات الورقية إلى تنسيقات رقمية، مما يضمن سهولة الوصول إليها وتخزينها، يتم وضع جميع المستندات ذات الصلة، بما في ذلك أوامر الشراء والإيصالات، مركزيًا في مستودع إلكتروني آمن، مما يلغي الحاجة إلى التخزين الفعلي، ويقلل من مخاطر فقدان المستندات.
إدخال البيانات الآلي
يعد إدخال البيانات يدويًا عرضة للأخطاء ويستغرق وقتًا طويلاً، يستخدم برنامج إدارة المستندات تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لاستخراج المعلومات الأساسية تلقائيًا من فواتير المؤسسات، مثل تفاصيل البائع وأرقام الفواتير والبنود، وهذا يقلل بشكل كبير من خطر الخطأ البشري ويسرع أوقات المعالجة.
أتمتة سير العمل
يتم دمج سير عمل الموافقات بسلاسة في نظام إدارة المستندات، ويتم توجيه الفواتير تلقائيًا إلى الموظفين المناسبين لمراجعتها والموافقة عليها بناءً على قواعد محددة مسبقًا، وهذا يزيل الاختناقات ويضمن الموافقات في الوقت المناسب، مما يؤدي إلى دورات دفع أسرع.
تعزيز الرؤية والشفافية
توفر إدارة المستندات رؤية فورية لحالة فواتير المؤسسات، يمكن لأصحاب المصلحة تتبع التقدم المحرز في كل فاتورة، من التقديم إلى الموافقة والدفع، وتعمل هذه الشفافية على تحسين التواصل والتعاون بين الفرق.
الامتثال والأمن
تم تصميم أنظمة إدارة المستندات لتلبية معايير الامتثال التنظيمية، وتخزين الفواتير بشكل آمن، وتضمن أدوات التحكم في الوصول أن الموظفين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم عرض البيانات المالية الحساسة أو تحريرها.
التحليلات وإعداد التقارير
يقدم برنامج إدارة المستندات أدوات تحليلية توفر نظرة ثاقبة لاتجاهات معالجة فواتير المؤسسات، وتساعد هذه البيانات الشركات على تحديد مجالات تحسين سير العمل، واتخاذ قرارات مستنيرة.
تصحيح الأخطاء في معالجة الفواتير
عندما تتم معالجة فواتير المؤسسات بشكل تلقائي بالكامل، يتم تحديد كل خطوة بشكل جيد بدءًا من التقاط البيانات وحتى الموافقة وإنشاء سجل المعاملات لنشرها مباشرةً إلى نظام المحاسبة أو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك، يجب أن يؤدي الحل إلى تشغيل مسارات عمل الموافقة بناءً على قواعد عملك لضمان المعالجة الدقيقة والسريعة.
يجب أن تتحقق من البيانات الإلزامية وأوامر الشراء والفواتير المكررة وضم البائعين الجدد بسرعة، ويجب أن يتكامل النظام أيضًا بشكل مباشر مع نظام المحاسبة أو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك للتخلص من إدخال البيانات المكررة والأخطاء اليدوية، يوفر حل معالجة الفواتير الرقمية العديد من فوائد الإنتاجية، فباستخدام النظام الآلي، يمكن لموظفي المحاسبة لديك:
التقاط الفواتير باستخدام الذكاء الاصطناعي
تبدأ قوة الحل الذي يقدمه دوك سويت، في نظام التعلم الآلي الذي يفهم البيانات ويستخرجها من أي فاتورة، تعمل بيانات الفهرس المهمة هذه على توجيه عمليات سير العمل، تحل الفهرسة الذكية لدوك سويت محل إدخال البيانات اليدوي المعرض للخطأ والمستهلك للوقت من خلال التعرف على البيانات غير المنظمة وتسجيلها في الفواتير.
تخزين المستندات الرقمية وأرشفتها واسترجاعها بشكل آمن
يتم تخزين جميع فواتير المؤسسات في مستودع آمن ويمكن الوصول إليه ويتم تنظيمها بإحكام بناءً على بيانات الفهرس التي تم التقاطها، قم بتطبيق سياسات الاحتفاظ أو التجميع السريع لعمليات التدقيق أو التحليل لتحسين عمليات الأقسام، الوصول في أي وقت وفي أي مكان ومن أي جهاز – بما في ذلك الهاتف المحمول.
ما الذي يجب أن يفعله حل معالجة الفواتير الخاص بك بالضبط؟
يجب أن يقوم الحل الخاص بك بتمكين هذه الوظائف الرئيسية:
- التقط الفواتير من الماسح الضوئي أو الطابعة متعددة الوظائف أو البريد الإلكتروني أو المجلد المراقب أو السحب والإفلات من سطح المكتب.
- تتبع مواعيد استحقاق الدفع وأرسل تذكيرات عبر البريد الإلكتروني.
- التحقق من صحة فواتير المؤسسات وتوجيهها بناءً على قواعد العمل التي تحددها.
- استرجع المستندات ذات الصلة مباشرة من نظام إدارة المستندات دون ترك برامج الأعمال الأخرى مثل نظام المحاسبة الخاص بك.
- تقديم نظرة عامة على الفواتير وترميز GL وعمليات الموافقة.
- وفر بيانات قابلة للتنزيل لإدخالها في نظام المحاسبة أو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك.
- تمكين الوصول عبر الهاتف المحمول للسماح للموظفين المعتمدين بالموافقة على الفواتير من أي جهاز في أي وقت.
- قم بتوفير إمكانات تكامل قوية تعمل بسلاسة ضمن النظام البيئي لتكنولوجيا المعلومات لديك، يجب أن يتكامل حل أتمتة معالجة الفواتير عبر البريد الإلكتروني وبوابات الفريق وإدارة علاقات العملاء وتخطيط موارد المؤسسات وأنظمة الموارد البشرية والبرامج المحلية.
.png)
أتمتة معالجة الفواتير باستخدام دوك سويت
يقدم نظام دوك سويت، حلولاً ذكية لالتقاط فواتير المؤسسات ومعالجتها، وهو بمثابة مركز لأتمتة عملية الموافقة على الفواتير، سواء كانت مادية أو مستلمة عبر البريد الإلكتروني.
يتعرف نظام دوك سويت على تنسيقات الفواتير المختلفة ويقوم تلقائيًا باستخراج تفاصيل الفاتورة النصية المهمة، ويحدد برنامج المسح الضوئي للمستندات مناطق معينة في الصفحة يمكن استخراج المعلومات منها باستخدام كلمات أساسية محددة مسبقًا، على سبيل المثال، عندما يواجه النص "رقم الفاتورة:"، فإنه يقوم بتحليل الأحرف التالية ويفترض أنه يلتقط رقم الفاتورة، والذي تتم إضافته بعد ذلك إلى الحقل المناسب للتحقق، ويتذكر البرنامج هذه الأنماط عندما يتم مسح الفواتير ضوئيًا، مما يعزز الكفاءة عند معالجة مستندات مماثلة في المستقبل.
بمجرد معالجة الصور والتحقق من صحتها وتصديرها من خلال وحدة التقاط الفواتير الذكية، ويمكن استيرادها بسلاسة إلى نظام دوك سويت، تقوم أداة الاستيراد المتقدمة بتصنيف الفواتير ونقلها مباشرة إلى النظام، مع وضع علامات على كل فاتورة بالقيم المرتبطة التي تم التقاطها أثناء المسح، وهذا يبسط عمليات البحث واسترجاع الفواتير في المستقبل.
يمكن تكوين أداة الاستيراد المتقدمة لاستخدام البيانات الملتقطة لتقديم الفواتير ديناميكيًا، مما يلغي الحاجة إلى التدخل اليدوي.
يعمل نظام دوك سويت على التخلص بشكل فعال من الحاجة إلى المهام اليدوية كثيفة العمالة مثل فرز المستندات وإدخال البيانات، فهو يقوم بأتمتة تصنيف واستخراج البيانات، مما يؤدي إلى توفير كبير في الوقت والموارد.
بعد انتقال الفواتير إلى التنسيق الرقمي، فإنها تدخل بسلاسة عملية سير العمل الرقمي ضمن نظام إدارة المستندات للموافقة عليها، يتوفر خياران: تشغيل سير العمل يدويًا للموافقة أو استخدام ميزة بدء سير العمل التلقائي استنادًا إلى الموقع وملف تعريف المستند.
يقوم نظام أتمتة سير العمل سهل الاستخدام بإعادة توجيه الفواتير إلى واحد أو أكثر من المراجعين والمعتمدين للحصول على التعليقات والترخيص، بعد الموافقة، يمكن توجيه فواتير المؤسسات إلى قسم الحسابات الدائنة للدفع وإجراء المزيد من المعالجة.
يوفر دمج الذكاء الاصطناعي للمستندات مع إدارة المستندات لمعالجة فواتير المؤسسات العديد من المزايا للشركات، مما يعزز كفاءة سير عمل الموافقة والعمليات التشغيلية، ومن خلال استخراج البيانات تلقائيًا والتصنيف الدقيق، يمكن للمؤسسات تقليل الحاجة إلى التدخل اليدوي بشكل كبير وتخفيف الأخطاء في إدارة فواتير المؤسسات، ويترجم هذا إلى خفض التكاليف، ومعالجة أسرع، وميزة تنافسية في مشهد الأعمال الديناميكي اليوم، مع استمرار الشركات في تبني التحول الرقمي، تظهر إدارة المستندات باعتبارها حجر الأساس في العمليات المالية الحديثة.