9 عمليات ورقية تقتل إنتاجيتك |
دعنا نخمن، هل تبحث عن طرق لتحسين شركتك ورفع إنتاجيتك؟ قد يكون لديك أفضل المتخصصين الذين يصنعون أفضل منتج على الإطلاق، ويمكنك أيضًا الاهتمام بعملائك وجذب عملاء جدد، ومع ذلك، كل ما ذكر أعلاه لا يعزز عملك؟، وبالتالي، دعونا نلقي نظرة فاحصة على مشكلة الأعمال الورقية وإدارة المستندات.
قد لا يكون حلًا واضحًا، ومع ذلك، إذا كنت لا تزال تستخدم المستندات الورقية، فقد يؤدي ذلك إلى إبطاء عملية تحسين إنتاجيتك، كيف هذا؟
.png)
تعرف في هذا المقال على أسباب ترك العمليات الورقية المطبوعة في الماضي لتسريع إنتاجيتك الآن..png)
كيف تتأثر إنتاجيتك بالورق
نريد أن نوضح لك مجالات الحياة العملية التي تتأثر باستخدام النسخ المطبوعة والوثائق الورقية، سوف ترى كيف ينظر الموظفون إلى المشكلة وكيف يمكنك تحسين عمليات عملهم وزيادة إنتاجيتك.
سير العمل
سنبدأ من النقطة التي تقضي فيها العملية الورقية على سير العمل، إذا كان لديك شركة ريادة أعمال صغيرة مع عدد قليل من المتخصصين، فقد يكون ذلك مناسبًا لهم، ومع ذلك، بمجرد أن يكون لديك مئات الموظفين، يصبح تتبع كل تغيير مسجل على الورقة مستحيلاً، مما يؤثر على إنتاجيتك.
وتعد السرعة وسهولة الاستخدام ومرونة التخصيص من الركائز الثلاث الأساسية لنظام إدارة المستندات، ومن الضروري للأعمال التجارية أن يؤدي النظام مهام أعمالها مع سهولة صيانته وتوسيعه وألا يصبح عبئًا غير معقول على ميزانية الشركة وإنتاجيتك، يجب أن تتمتع أنظمة الإدارة الكاملة بوظائف إعداد وتنسيق المستندات، بما في ذلك المسح الضوئي والتعرف عليها، كما يجب أن تكون هناك وظائف التحكم والمحاسبة والتخزين.
التتبع
من الصعب العثور على بعض المعلومات التفصيلية بسرعة، عندما يقوم أحدهم بإضافة تغييرات، يجب على الآخر الذهاب إلى الأرشيف والبحث عن الورقة المطلوبة، قد يستغرق الأمر، بشكل عام، 10 دقائق، لكن هذا يعني أن الأمر يتكرر مع المهام الأخرى، يتطلب ذلك وقتًا وجهدًا وقد يجعل عميلك يختار التعامل مع شركة أخرى.
علاوة على ذلك، سيكون من المفيد لو واصلت العمل على تطبيق القواعد والأمان، تحتوي بعض المستندات المطبوعة على معلومات خاصة لا يمكنك مشاركتها مع الآخرين، عندما يكون لديك تحويل رقمي ونسخ، يمكنك النقر للعثور عليه وإنهاء استخدام المستند، بخلاف ذلك، يجب عليك الذهاب وأخذ الأوراق وإعادتها للحفاظ عليها من السرقة أو التلف، وهذا يؤثر على تحسين إنتاجيتك فيما بعد.
تعليم الموظف الجديد
يمكنك أن تطلب من متخصص خارجي وضع استراتيجية تعليمية لمتخصص جديد، ومع ذلك، إذا قمت بطباعة المستندات الناتجة، فسيكون من الصعب عليه تأهيل الموظف وتعليمه كل شيء، يعد التعلم والتدريب أمرًا ضروريًا على جميع المستويات لتحسين إنتاجيتك، ولكنها أكثر أهمية في برامج إدارة المستندات الرقمية وتعلم إدارة المحتوى.
تعدد المهام
ليس من الجيد أن يتحدث الموظف أمام العميل ويرد على زميله عن بعض الأوراق الهامة، يتحول الأمر إلى فوضى دائمًا، مما يزيد من صعوبة جمع الأفكار وتصفية المعلومات غير ذات الصلة، وهذا يؤثر على جودة العمل وكفاءته.
عندما يقوم الدماغ بمهام متعددة، فإن مستويات الكورتيزول، الهرمون المسؤول عن التوتر، ترتفع باستمرار، إنه أمر مرهق ويجعلك تشعر بالإرهاق النفسي، حتى لو كان يوم العمل قد بدأ للتو، سيكون من الأسهل عليهم البحث عن المعلومات المطلوبة في تطبيق الهاتف المحمول، وكتابة التوقيعات الإلكترونية، والحصول على خزانة ملفات على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم، وهذا بالطبهع يحسن إنتاجيتك بشكل كبير.
التعب والإرهاق
هل سبق لك أن رأيت طاولات مليئة بالمجلدات وأكوام الورق؟ هل رأيت أيضًا الشخص المتعب الجالس على إحدى الطاولات؟ تؤثر كمية المستندات الموجودة في مكان العمل سلبًا على فعالية الوظيفة، وتدهور إنتاجيتك.
يعني معيار التنظيف في مكان العمل أنه يمكنك الوصول بسهولة إلى جميع الأشياء والمستندات التي تحتاجها ووضعها في مكانها بالسرعة نفسها، كل هذا دون النهوض عن مكتبك، ترغب في أن يقضي موظفوك بعض الوقت في أشياء أخرى غير البحث عن بعض قطع الورق، أليس كذلك؟
الوظائف المعرفية
إن تكلفة تعدد المهام مرتفعة نسبياً لأنها تلحق الضرر بالدماغ، إنه يفعل ذلك عندما يريد الموظف متابعة القيام بمجموعة كبيرة من الأشياء في وقت واحد، على سبيل المثال، يحدث ذلك عندما يبحث الشخص باستمرار عن بعض المعلومات في أوراق متنوعة.
عندما يعتقد الناس أنهم يقومون بعدة أشياء في وقت واحد، فإنهم في الواقع ينتقلون من مهمة إلى أخرى بسرعة كبيرة، وفي كل مرة يفعلون ذلك، يتم إهدار موارد محددة، مما يقلل إنتاجيتك، لذلك، على سبيل المثال، سيكون من الرائع أن يتمكن الأشخاص من تخصيص الوقت لتطوير عملك ولكن دون اتباع قواعد الأمان والتعامل مع المستندات.
الأرشيف
بمجرد اعتماد العمل بشكل ورقي، يجب عليك إنشاء أرشيف مناسب للحفاظ على أمان هذه المستندات، وبالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون لديك موظفين مسؤولين عن ذلك، ويتطلب أموالاً إضافية، وفي الواقع، لا يمكن لبعض المجالات تجنب هذه الإجراءات، على سبيل المثال، المستشفيات، أقسام السمع، وما إلى ذلك، ومع ذلك، فإن الأتمتة البسيطة والرقمنة هي حلول أفضل لبدء تشغيل تكنولوجيا المعلومات أو متجر عبر الإنترنت، وزيادة إنتاجيتك بشكل ملحوظ.
وتشمل النتائج المهمة الأخرى للأتمتة تسريع العمليات التجارية وتوسيع خدماتها أو التواجد في السوق دون زيادة عدد الموظفين، بالإضافة إلى ذلك، عندما يتحرر الموظفون بسبب رقمنة سير العمل، فإنهم يتجنبون الروتين ويتعاملون مع المزيد من العمل الفكري.
الفواتير
هناك طريقة لمساعدة قسم الحسابات على منع الوقوع في المشاكل، يبدو أن عبء الأعمال الورقية سوف يستمر إلى الأبد، ومع ذلك، فهو غير صالح طالما أنك تفكر في أتمتة عمليات برامج الأعمال وتنفيذ أنظمة الإدارة لتحسين إنتاجيتك، وبالتالي، سيقوم المحاسبون لديكم بالبحث عن المستندات والفواتير والنماذج الإلكترونية وطلبات الشراء في البرنامج وإيصالها إلى جميع الأطراف المعنية.
تقتل هذه العملية إنتاجيتك من خلال المستندات المطبوعة التي تتطلب موافقة أشخاص مختلفين، تصبح الأمور أكثر صعوبة عندما يجب على الموظف دائمًا الذهاب إلى الأرشيف، الأتمتة توفر الوقت مما يزيد من إنتاجيتك، كل شيء يحدث في دقائق، وليس ساعات أو أيام، معظم الوقت الذي تقضيه في العمليات التجارية هو وقت ضائع، وتعمل الأتمتة على إزالة كل هذا الوقت الضائع على الفور.
فقدان الأوراق الهامة
عندما يتعامل الفريق مع المستندات المطبوعة، فقد ينقلونها إلى بعضهم البعض، ماذا يحدث عندما يكون موظف ما يومًا مريضًا أو في إجازة؟ قد يسبب إزعاجًا للآخرين، وفي أفضل الأحوال، سيتلقى المسؤولين العديد من المكالمات من المكتب لمساعدتهم، هذه ليست الطريقة التي ينبغي أن تكون عليها الأمور إذا كنت تسعى لتحسين إنتاجيتك.
علاوة على ذلك، ماذا لو لم يكن من الممكن استرجاع النسخة؟ سيكون ذلك بمثابة كارثة، لذلك يجب على موظفيك إضافة المستندات الموقعة من المستندات النموذجية الوحيدة إلى النماذج الإلكترونية.
.png)
كيف يخدم نظام دوك سويت مؤسستك
يلعب نظام دوك سويت دورًا حيويًا في تحسين إنتاجيتك وتسهيل العمليات اليومية للمؤسسات، ويعتبر هذا النظام الرقمي أداة حيوية لتحسين تدفق العمل وتحقيق فعالية أكبر في إدارة المستندات والمعلومات، سنستكشف في هذا السياق كيف يمكن لنظام دوك سويت أن يكون حلاً مبتكرًا لتعزيز إنتاجيتك وتحسين أداء الأعمال:
1. تسريع العمليات التجارية: نظام دوك سويت يعزز سرعة العمليات ويسهل التنقل بين المستندات الرقمية.
2. توفير الوقت والجهد: يساعد النظام في تحسين إنتاجيتك من خلال تقليل الوقت الذي يتم استهلاكه في العمليات التقليدية.
3. تحسين التعلم والتدريب: يسهل نظام دوك سويت عمليات التعلم والتدريب للموظفين الجدد بشكل أفضل.
4. تعزيز التركيز والفاعلية: يقلل من فوضى المستندات ويحسن التركيز على المهام الرئيسية، مما يزيد من كفاءة العمل.
5. ضمان الأمان وحماية البيانات: يتيح نظام دوك سويت الحفاظ على أمان المعلومات والتحكم في الوصول إليها.
6. سهولة التعاون: يساعد في تسهيل التعاون بين الفرق وتبادل المعلومات بشكل فعّال.
7. إزالة فوضى الأوراق: يحول العمل من المستندات الورقية إلى النماذج الإلكترونية، مما يقلل من فوضى الأوراق.
8. منع فقدان المعلومات: يسهم في حماية المعلومات من خلال استخدام نماذج إلكترونية قابلة للاسترجاع بسهولة.
9. تحسين عملية الموافقة: يساعد في تيسير عمليات الموافقة من خلال التوقيعات الإلكترونية.
10. تعزيز إنتاجية العاملين: يسهم في تحسين إنتاجية الموظفين من خلال توفير بيئة عمل رقمية فعّالة.
يمكن لنظام دوك سويت أن يسهم في تعزيز إنتاجيتك، يظهر بوضوح أن التحول نحو الأتمتة والرقمنة يمثل خطوة حيوية للشركات الراغبة في الاستفادة الكاملة من إمكانياتها، إذ يعزز هذا النظام التعاون وسرعة الاستجابة ويقلل من التكاليف والوقت المهدر.
بفضل مزاياه العديدة، يصبح نظام دوك سويت شريكًا استراتيجيًا يعزز الفاعلية والكفاءة في بيئة العمل الرقمية المعاصرة، مما يجعلها خيارًا مثلى لتحسين إنتاجيتك وتعزيز أداء الأعمال بشكل ملحوظ.
نأمل أن ترى حقيقة الحاجة إلى نظام لإدارة المستندات يلبي احتياجات العديد من الأطراف المهتمة، أنت والعاملين لديك وعملائك، وزيادة إنتاجيتك.