كيف تمنح أنظمة إدارة المستندات ميزة تنافسية للمصنعين |
لماذا تعتبر أنظمة إدارة المستندات مهمة لمؤسستك؟ لن تساعد أنظمة إدارة المستندات (DMS) في إنشاء نظام لتخزين المعلومات فحسب، بل ستوفر لك ولمؤسستك أيضًا أفضل طريقة للتعامل مع قلق البيانات المتزايدة، نظرًا لأن الشركات تركز بشكل متزايد على البيانات، أصبحت هناك حاجة الآن أكثر من أي وقت مضى إلى أنظمة إدارة المستندات لمساعدة شركتك في المشهد التكنولوجي المتغير.
ستوفر لك DMS ولمكتبك إدارة أفضل لسير العمل من خلال التنظيم الفعال وقدرات البحث القوية التي تقلل من وقت التوقف عن العمل والضغط، ستوفر هذه المزايا لمكتبك الميزة التنافسية التي يحتاجها لأداء أفضل ما لديه.
وفي هذا المقال سوف نتعرف على أهمية أنظمة إدارة المستندات في تحقيق الميزة التنافسية للمصنعين..png)
أنظمة إدارة المستندات والميزة التنافسية
حتى في عصر أصبح فيه كل شيء رقميًا تقريبًا، لا تزال معظم الشركات تعمل بالورق، إن التعامل مع هذه السجلات بكفاءة وبشكل قانوني وبطريقة أكثر فعالية من حيث التكلفة يمكن أن يكون ميزة حاسمة ضد المنافسين بالإضافة إلى أنه مفيد لإنتاجية ونجاح عملك، يتيح المزيج الصحيح من أنظمة إدارة المستندات والسياسات الداخلية المحدثة فيما يتعلق بالسجلات أن تكون بيانات مؤسستك أكثر دقة واكتمالًا ويمكن الوصول إليها وقابلة للاستخدام.
يعد التأكد من حصول موظفيك وعملائك على معلومات أفضل بشكل أسرع هو أمر منطقي من الناحية التجارية، في كثير من الأحيان، يتم تأجيل الاستثمارات مثل إدارة المستندات لأن المؤسسات تعتقد "لقد فعلنا ذلك دائمًا بهذه الطريقة ونحن بخير"، ولكن من خلال إهمال الأنظمة القديمة والبطيئة، فإنك تسمح لشركتك بالبقاء راكدة وعدم التطور إلى أقصى إمكاناتها.
ما هي أنظمة إدارة المستندات؟
تمتلك الشركات في كثير من الأحيان مجموعة ضخمة من البيانات والمعلومات، والتي تحتاج إلى تنظيمها وتخزينها بشكل صحيح لأنها تمكن الشركات من اتخاذ قرارات العمل المناسبة، وتحسين الاتصال، وتقييم المنتجات والأسواق، والتواصل مع العملاء والمساعدة في التعامل مع أصحاب المصلحة، وما إلى ذلك.
يعد تخزين المستندات والسجلات المهمة المتعلقة بالأعمال في خزائن الملفات طريقة قديمة وغير فعالة، وأنظمة إدارة المستندات (DMS) هي برامج قائمة على الكمبيوتر تساعد في تخزين المستندات الإلكترونية وتتبعها وإدارتها ومشاركتها واسترجاعها عن طريق تقليل استخدام المستندات الورقية.
يتيح لك نظام إدارة المستندات تخزين ملفات CAD وPDF وPNG وJPEG وMP4 وDWG وMicrosoft Office وعرضها والبحث عنها وفهرستها والعديد من أنواع الملفات الأخرى، يمكّن حل DMS المؤسسة من التحكم في السجلات والمستندات الهامة ومشاركتها بشكل آمن مع الآخرين.
تعمل أنظمة إدارة المستندات على تقليل مساحة التخزين وتحسين الامتثال التنظيمي وزيادة الأمان وتمكين التعاون بشكل أفضل والنسخ الاحتياطي للبيانات والتعافي من الكوارث بشكل أسهل، يمكن لكل صناعة وقطاع تقريبًا الاستفادة من تنفيذه، باختصار، يعد نظام إدارة الملفات الحل الأمثل لمواجهة تحديات إدارة مستندات الأعمال والحفاظ على الإنتاجية.
أنواع أنظمة إدارة المستندات
تعد معرفة أنواع حلول DMS أمرًا بالغ الأهمية قبل الاستثمار في أفضل برامج إدارة المستندات، يتم تصنيف أنظمة إدارة المستندات إلى قسمين رئيسيين – On-Premises DMS وCloud DMS، يعتمد اختيار DMS إلى حد كبير على نوع عملك؛ ومن ثم قرارك الواعي:
أنظمة إدارة المستندات (DMS) داخل مقر العمل
يسمح نظام إدارة البيانات (DMS) الداخلي للشركات بتخزين البيانات الرقمية على خوادمها، مما يسهل تخزين المستندات والبيانات وتأمينها والوصول إليها وإدارتها بسرعات عالية، تتمثل حدوده في أنه يتعين عليك إنفاق المزيد من الأموال على الأجهزة وتحمل مسؤولية إدارة الأمان وضبط الخادم.
أنظمة DMS كحل سحابة
Cloud DMS Solutions هو نظام آمن للغاية مصمم لتخزين وتتبع وإدارة المستندات والسجلات الإلكترونية في السحابة، يمكّن برنامج DMS القائم على السحابة الشركات من الوصول إلى السجلات أو المستندات وتحريرها ومشاركتها بكفاءة وأمان، باستخدام هذا، يمكن الوصول إلى المستندات المهمة ومشاركتها وتحريرها من أي مكان، يعد التخزين السحابي DMS أحد أكثر الأشكال فعالية لتخزين المستندات من العديد من أنظمة إدارة المستندات.
كيف يمنح نظام إدارة المستندات ميزة تنافسية للمصنعين
يوفر نظام دوك سويت المسح الضوئي والتعرف الضوئي على الحروف وإدارة المستندات وسير العمل لحلول الأتمتة المالية، حلولنا؛ ستعمل على تحسين حل Microsoft Dynamics الخاص بك عن طريق إضافة عروض الفواتير الإلكترونية وسير العمل وتصوير المستندات ولوحة المعلومات المتكاملة لجميع عملياتك المالية.
لن نتمكن من الالتفاف حول الأمر – فالاستثمار في التكنولوجيا الجديدة، وخاصة شيء مثل برامج أتمتة العمليات التجارية وأنظمة إدارة المستندات، أمر مكلف، إنه استثمار طويل الأجل بسعر مخيف من المحتمل أن يؤدي إلى ارتفاع ضغط دمك قليلاً، لكننا نقدمه لك بأسعار معقولة، نحن نعلم أنه يمكننا شرح فوائد أنظمة إدارة المستندات مرارًا وتكرارًا، لكن هذا لا يجعل قرار شراء التشغيل الآلي غير الورقي سهلًا، ولكن ماذا لو أخبرناك أيضًا أن استثمارك في أنظمة إدارة المستندات يمكن أن يمنحك أيضًا ميزة تنافسية في السوق؟
يبحث العملاء والبائعين اليوم عن الإشباع الفوري، ويتطلع فريقك إلى إكمال المهام بشكل أكثر كفاءة ودقة، تعني الأتمتة الفعالة أنظمة إدارة المستندات الذكية، أنه يمكنك تقديم الخدمات والمعلومات والبيانات بشكل أسرع وأكثر سلاسة، وتلبية احتياجات العملاء والبائعين والموظفين لديك وتمنحك ميزة تنافسية من خلال مواءمة عمليات عملك مع احتياجات الأشخاص داخل مؤسستك وخارجها، لكن كيف هذا؟
تقديم المنتجات والخدمات إلى السوق بشكل أسرع
تجعل أنظمة إدارة المستندات كل شيء يحدث بشكل أسرع، وهذا يعني أنه يمكنك جمع البيانات اللازمة لإجراء تحسينات على المنتج أو الخدمة أو تسريع عملية التطوير أو توصيل السلع أو الخدمات إلى عملائك بشكل أسرع، تتفوق الشركات الأفضل في فئتها على منافسيها من خلال قدرتها على تقديم الأحدث والأفضل إلى السوق قبل منافسيها.
تقليل التكاليف بسبب زيادة الكفاءة وانخفاض تكاليف التخزين الفعلي
كلما زاد المال الذي توفره عن طريق التخلص من تخزين الورق وزيادة الكفاءة، كلما زادت الأموال التي يمكنك وضعها في استثمارات أكثر إستراتيجية، احسب، ما هي تكلفة إدخال البيانات الورقية واليدوية لشركتك؟ وبمجرد حصولك على هذا الرقم، فإننا نشجعك على التفكير في بعض الطرق التي يمكن من خلالها استخدام رأس المال هذا بشكل أكثر استراتيجية، إن إعادة استثمار الأموال في أشياء مثل التكنولوجيا المحسنة تجعلك تتفوق على منافسيك الذين ما زالوا يدفعون مقابل خزائن الملفات والمجلدات.
مستويات أعلى من التحكم والامتثال
عندما يتعلق الأمر بحوكمة المعلومات ولوائح الاحتفاظ بالمستندات، فمن الضروري أن تعرف أنك المسيطر وتظل متوافقًا، عندما يتم تخزين مستنداتك فعليًا طوعًا أو كرهًا، يكون هناك خطر أكبر لحدوث انتهاكات أمنية، بالإضافة إلى ذلك، فهو يزيد من الوقت الذي قد يستغرقه عملك للوقوف على قدميه مرة أخرى بعد وقوع الكارثة، إذا لم تكن منافسيك تعمل بشكل آلي، فهناك احتمال كبير أن يكون الامتثال نقطة شائكة بالنسبة لك، تضمن أنظمة إدارة المستندات أن تعرف من لمس المستند؟ ومتى؟ وماذا فعل به؟ وماذا حدث له بعد أن أصبح في أيديهم؟ مما يترك مسار تدقيق مفصل للغاية لإبقائك محميًا في حالة وجود أي تنظيم أو امتثال ينبغي أن تنشأ المخاوف.
القضاء على الأخطاء البشرية الناتجة عن العمليات اليدوية
نحن نعلم أن الجميع يرتكبون الأخطاء، ولكن إذا تمكنت من التخفيف من هذه الأخطاء، فمن المرجح أن تحافظ على عودة العملاء والموردين مرارًا وتكرارًا، مع العلم أن مؤسستك تعمل بدقة وسلاسة، عندما تصل المنتجات والخدمات في الوقت المحدد ويتم سداد المدفوعات مبكرًا، فمن المرجح أن يعود العملاء إليك للعمل في المستقبل.
زيادة الرؤية واتخاذ قرارات أكثر استراتيجية
تتميز الشركات اليوم بأنها سريعة الحركة وذكية في مجال التكنولوجيا ومرنة للغاية، وهذا يعني أن كونك أكثر استراتيجية في قرارات العمل أمر مهم ليس فقط للبقاء على المسار الصحيح، ولكن لتجاوز منافسيك في الصناعة، من خلال الوصول إلى كميات وفيرة من البيانات والحل الآلي للتأكد من أن هذه البيانات – سواء كانت منظمة أو غير منظمة – يتم تلقيها وتنظيمها وفهرستها بدقة، يمكنك التأكد من أن لديك المعلومات التي تحتاجها لاتخاذ القرارات الأكثر حسابية ومتعمدة استمرار النمو المضي قدما.
فرص النمو والتوسع
السحابة هي الحد الأقصى عندما يتعلق الأمر بالأتمتة وأنظمة إدارة المستندات، مما يعني أن أفضل الشركات وأكثرها تنافسية تتجاوز الحسابات الدائنة وتبحث عن طرق أخرى يمكن من خلالها أتمتة العمليات التجارية، والحسابات المدينة، والقانونية، والموارد البشرية؛ هذه كلها نقاط يمكن أن تتألق فيها أنظمة إدارة المستندات وأتمتة العمليات التجارية وتجعل شركتك مبتكرة وفعالة، مما يمنحك التفوق على الشركات التي تحد من استخدام أنظمة إدارة المستندات الخاصة بها.
ليس كل شيء عبارة عن منافسة، ولكن في سوق اليوم من المهم أن تكون في الطليعة وأن تغتنم الفرص لتصبح الأفضل في فئتك في مجال عملك، اتصل بنا إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول حلول أتمتة العمليات التجارية وأنظمة إدارة المستندات.
أنظمة إدارة المستندات من دوك سويت والميزة التنافسية
تسهم أنظمة إدارة المستندات من دوك سويت في تحسين فعالية إدارة المعلومات ويؤثر إيجاباً على الميزة التنافسية للشركات، وتقدم أنظمة إدارة المستندات لدينا العديد من الفوائد مثل:
تحسين الكفاءة العامة
- يوفر وصولاً سهلاً وفعالاً إلى المستندات.
- يقلل من البحث الزمني ويحسن إدارة الوقت.
التعاون المحسّن
- يسهم في التعاون بين الفرق من خلال مشاركة المستندات بشكل سهل.
- يتيح التحرير المشترك والتعليقات على المستندات بشكل آني.
زيادة الشفافية والأمان
- يوفر تتبعًا دقيقًا للتغييرات والإصدارات.
- يعزز أمان المعلومات من خلال صلاحيات الوصول المخصصة.
تحسين إدارة العمليات
- يقلل من الأخطاء ويحسن تنظيم العمليات الداخلية.
- يدعم التحكم الأمثل في سير العمل.
توفير التكاليف
- يقلل من تكاليف الطباعة والتخزين الورقي.
- يحسن كفاءة العمل، مما يؤدي إلى توفير مالي.
تعزيز قابلية الامتثال
- يساعد في الامتثال للمعايير واللوائح المتعلقة بالحفاظ على السجلات.
يمكن للشركات من خلال استخدام أنظمة إدارة المستندات في دوك سويت، تعزيز فعاليتها والاستفادة من الابتكار التكنولوجي، مما يساهم في تعزيز ميزتها التنافسية في السوق.