التوقيع التقليدي مقابل التوقيعات الإلكترونية: فهم الاختلافات |
ماذا تتخيل عندما تسمع كلمة "التوقيع - التوقيعات"؟ قبل 50 عامًا، ربما كان لدينا جميعًا نفس الإجابة، ولكن اليوم، "الإمضاء على ورق" ليس الخيار الوحيد لترخيص مستند أو معاملة.
إليك في هذا المقال كل ما تحتاج إلى معرفته حول فئات التوقيع الرئيسية (التوقيعات التقليدية والرقمية والإلكترونية) وكيفية تسهيل العمليات التجارية..png)
ما هو التوقيع التقليدي؟
يتم إنشاء التوقيع التقليدي أو الرطب عندما يقوم شخص ما بوضع علامة ماديًا على مستند، يتم ذلك في بعض الثقافات عن طريق كتابة اسم بتنسيق منمق ومخطوط (أو حتى علامة "X" بسيطة) على قطعة من الورق، تستخدم الثقافات الأخرى أختام الأسماء لنفس التأثير، وفي كلتا الحالتين، فإن كلمة "رطب" تعني أن التوقيع يحتاج إلى وقت حتى يجف، حيث أنه تم بالحبر أو الشمع.
التوقيع الرطب هو مصطلح يصف عملية التوقيع على مستند ورقي أو نموذج أو عقد بالقلم والحبر، غالبًا ما يتم استخدامه للتمييز بين التوقيع بالقلم والورق والتوقيع الإلكتروني.
على مر التاريخ، كان التوقيع التقليدي بمثابة عقد ملزم، وكان يستخدم لمنع الاحتيال، واليوم، يمكن لـ التوقيعات الإلكترونية أن تحمل نفس الوزن والأثر القانوني الذي تتمتع به التوقيعات التقليدية المكتوبة بخط اليد على المستندات الورقية في معظم الحالات، يعمل التوقيع الإلكتروني على توفير الوقت والمال، وتقليل المخاطر، وتقديم تجربة أفضل للعملاء والشركاء والموظفين، كما أن التوقيعات الإلكترونية معترف بها ومقبولة على نطاق واسع في جميع أنحاء العالم الصناعي.
.png)
متى يجب أن تستمر في استخدام التوقيع الرطب؟
هناك عدة مواقف يتعين عليك فيها جمع توقيع رطب لجعل المستند ملزمًا قانونًا، لا يزال التوقيع التقليدي مطلوب لبعض المستندات المتعلقة بالوصايا والصناديق الاستئمانية والتبني وإجراءات الطلاق وأوامر المحكمة والإخلاء واستحقاقات التأمين.
يتطلب التوقيع الإلكتروني موافقة الموقع على استخدام تقنية التوقيع الإلكتروني، لذا يجب عليك السماح بالتوقيع التقليدي عندما يصر مستلم المستند على عملية ورقية لتنفيذ اتفاقية أو عقد.
.png)
هل يمكنك استخدام دوك سويت للتوقيع الرطب؟
يمكن استخدام نظام دوك سوبت بشكل أساسي لإدارة التوقيع الإلكتروني والرقمي في السحابة، ومع ذلك، يمكنك أيضًا استخدامه للمساعدة في تسريع عملية جمع التوقيعات التقليدية وإدارتها.
لنفترض أنك تعمل مع شخص يفضل توقيع اتفاقيته على الورق، لا يزال بإمكانك استخدام دوك سويت لإرسال الاتفاقية، يقلل التسليم الرقمي (حتى عبر الرسائل النصية القصيرة) لمستنداتك من أي فرصة لفقد مستنداتك أثناء النقل، ويتيح لك ذلك إيصال مستندك إلى المستلم بأمان وعلى الفور.
ومن هناك، يمكن للمستلم ملء أي معلومات إضافية قبل طباعة الاتفاقية للتوقيع، بمجرد اعتماده بتوقيعهم التقليدي، يمكنهم مسح المستند ضوئيًا وتحميله على منصة دوك سويت.
في الحالات التي قد يكون فيها التوقيع التقليدي مطلوبًا، لا يزال بإمكانك استخدام نظام دوك سويت للتعامل مع مستنداتك لتسريع التسليم الأولي وإدارة مستنداتك للرجوع إليها مستقبلاً.
توجد تعريفات مختلفة للتوقيعات الإلكترونية، ولكن المصطلح يشير بشكل عام إلى الإقرار، أو اعتماد رسالة إلكترونية أو معاملة أو مستند، بعض الأمثلة تشمل:
- اسم مكتوب في نهاية رسالة البريد الإلكتروني
- اسم مكتوب على نموذج أو مستند إلكتروني
- صورة للتوقيع المكتوب بخط اليد على الفاكس المرسل
- رقم التعريف الشخصي (PIN) الذي تم إدخاله في ماكينة الصراف الآلي الخاصة بالبنك
- كتابة "أوافق" أو "لا أوافق" على عقد "الشروط والاتفاقيات" الإلكتروني
- توقيع مكتوب بخط اليد ولكن تم التقاطه رقميًا على جهاز يعمل باللمس، مثل الكمبيوتر اللوحي أو الهاتف الذكي (يشار إليه أحيانًا باسم "التوقيع الديناميكي")
- توقيع رقمي تم جمعه بواسطة تطبيق eSign مثل Adobe Sign.
ما هو التوقيع الرقمي؟
يُشار إليه أحيانًا باسم التوقيع المشفر، ويعتبر التوقيع الرقمي أكثر أنواع التوقيع الإلكتروني "أمانًا"، ويتضمن شهادة تفويض مثل شهادة ويندوز للتأكد من صحة الموقع (مؤلف التوقيع ومالكه).
يمكن للأطراف الموجودة على جانبي التوقيع الرقمي أيضًا اكتشاف ما إذا كان المستند الموقع قد تم تغييره أو تغييره بأي طريقة من شأنها أن تبطله، بالإضافة إلى ذلك، يتم توقيع الرسائل الإلكترونية باستخدام مفتاح فك التشفير الخاص للمرسل ويتم التحقق منها من قبل أي شخص يمكنه الوصول إلى مفتاح التشفير العام للمرسل؛ وهذا يضمن أيضًا أن كلا الطرفين هما كما يقولان وأن محتوى الرسالة لم يتغير أو يتم اعتراضه.
غالبًا ما يتم استخدام التوقيعات الإلكترونية والرقمية بشكل مترادف، ولكن معظم أنواع التوقيعات الإلكترونية لا تحتوي على ميزات الأمان الخاصة بالتوقيعات الرقمية الحقيقية.
تتضمن بعض الاستخدامات الشائعة للتوقيعات الرقمية نماذج ضريبية إلكترونية، وطلبات الحصول على تصاريح عمل، وطلبات جامعية عبر الإنترنت.
.png)
هل التوقيعات مطلوبة لأغراض مختلفة؟
يُترك استخدام التوقيعات التقليدية أو الإلكترونية أو الرقمية لتقدير كل طرف، منذ أن دخل قانون التوقيعات الإلكترونية في التجارة العالمية والوطنية (ESIGN) حيز التنفيذ في عام 2000، أصبحت التوقيعات الرقمية والإلكترونية تتمتع بنفس المكانة القانونية التي تتمتع بها التوقيعات الرطبة، ومع ذلك، لا تزال بعض المنظمات والأفراد يفضلون التوقيع المكتوب بخط اليد.
يحافظ قانون ESIGN على حق الطرف في استخدام أو قبول التوقيع الرطب حتى لو كانت الوثائق المعنية إلكترونية، الأمر متروك لكل منظمة لإنشاء سياستها الخاصة حول التوقيعات.
.png)
كيف يؤثر كل نوع من التوقيع على العمليات التجارية؟
تتطلب العديد من العمليات التجارية القائمة على المستندات التوقيعات، مثل الموافقة على العقود والفواتير ونماذج تقييم الموظفين، تميل التوقيعات التقليدية إلى إبطاء هذه العمليات بسبب اعتمادها على التبادل المادي للورق، ولكن حتى التوقيعات الإلكترونية يمكن أن تصبح عوائق عندما يفشل شخص ما في التوقيع على مستند في الوقت المناسب.
تعمل المؤسسات بأقصى قدر من الكفاءة عندما يتم دمج التوقيع الإلكتروني في عملياتهم، على سبيل المثال، إذا نسي أحد المديرين التوقيع على فاتورة، فيمكن للنظام الآلي أن يرسل لها رسالة تذكير عبر البريد الإلكتروني بعد مرور فترة من الوقت.
تعد إحدى أسرع الطرق للبدء في دمج التوقيع الرقمية في عمليات الأعمال الآلية الخاصة بك هي استخدام سوق الحلول، تقدم هذه الأسواق مجموعة واسعة من الحلول والقوالب وعمليات التكامل المعدة مسبقًا لمستخدمي منصة معينة.
يحسن نظام التوقيع الإلكتروني في دوك سويت كفاءة العمليات التجارية عبر تسهيل عمليات الموافقة، ويقلل من الاعتماد على الوثائق الورقية، مما يوفر وقتًا وجهدًا، يضمن أمانًا أكثر للمستندات من خلال التشفير والتحقق من الهوية، ويساعد في تحقيق تواصل فعّال بين الأطراف، ويتيح التعاون السريع، مما يعزز التنسيق ويقلل من التأخيرات، كما يلبي متطلبات الأمان والتوقيع الرقمي، مما يعزز الثقة في المعاملات التجارية.
هل التوقيعات التقليدية أكثر أمانًا من التوقيعات الإلكترونية؟
بالنسبة للتوقيعات الرطبة، يتم تحديد الصلاحية والإسناد من خلال مقارنة نسخ التوقيعات وتقديم شهادة من خبراء الكتابة اليدوية أو الشهود الذين كانوا حاضرين عند التوقيع، وهذا ليس مكلفًا ويستغرق وقتًا طويلاً فحسب، بل إنه أقل موثوقية بسبب العنصر البشري.
تعد التوقيعات الإلكترونية أكثر أمانًا من التوقيع التقليدي وبالتالي أقل عرضة للتزوير، والعقود الموقعة مع دوك سويت تأتي مع سجل إلكتروني آمن، تسجل تقنية الواجهة الخلفية لنظامنا عنوان IP الخاص بالموقع، بالإضافة إلى تاريخ ووقت توقيع المستند، مما يوفر بيانات مهمة في حالة التشكيك في صحة التوقيع.
من خلال إزالة احتمال حدوث خطأ بشري وأتمتة عملية التقاط البيانات بأكملها، تسهل مسارات التدقيق إثبات الأصالة ومعالجة النزاعات حول التوقيع في المحاكم.
كيف يمكن استخدام نظام دوك سويت للتوقيع الإلكتروني
يمكنك استخدام نظام دوك سويت للتوقيع الإلكتروني عبر الخطوات التالية:
إنشاء حساب: قم بإنشاء حساب على نظام دوك سويت عبر الانترنت.
تحميل المستند: قم بتحميل المستند الذي ترغب في توقيعه إلى حسابك.
إضافة المستلمين: حدد من سيوقع المستند وأضف بياناتهم، مثل البريد الإلكتروني.
إعداد نقاط التوقيع: حدد المواقع التي تريد فيها وجود التوقيع على المستند.
الإرسال للتوقيع: أرسل المستند إلى المستلمين، وسيتلقون رسالة تحتوي على رابط لتوقيع المستند.
التوقيع الإلكتروني: المستلمون يمكنهم النقر على الرابط والتوقيع الإلكتروني باستخدام أدوات دوك سويت.
التتبع والتنبيهات: يمكنك متابعة حالة المستند وتلقي تنبيهات عندما يتم توقيعه.
تحميل المستند الموقع: بمجرد التوقيع، يمكنك تنزيل المستند الموقع بشكل آمن.
يسهل استخدام نظام دوك سويت ويسرع من عمليات التوقيعات الإلكترونية ويحافظ على قانونية الوثائق الإلكترونية.