المستندات المحلية مقابل إدارة المستندات السحابية – ما هو الخيار المناسب لك؟ |
ما هي أنظمة إدارة المستندات السحابية؟ ما الفرق بين أنظمة إدارة المستندات السحابية وأنظمة إدارة المستندات المحلية؟
سواء كنت تعرفها باسم إدارة محتوى المؤسسة (ECM) أو أنظمة إدارة المستندات الرقمية، في يعتبر أساس عملها هو قيام هذه الأنواع من الأنظمة بالتقاط مستندات عملك واستردادها وتخزينها رقميًا في موقع مركزي، تشمل فوائد ترحيل ملفاتك إلى موقع تخزين رقمي التخلص من 90% من السجلات الورقية المادية، وانخفاض التكاليف المتعلقة بالتخزين الفعلي بنسبة 95%، وزيادة إنتاجية الموظفين، وانخفاض كبير في التكاليف المتعلقة بإدخال البيانات يدويًا.
إذا قررت شراء نظام ECM، فهذه أخبار رائعة! لقد أكملت الخطوة الأولى، لكن الآن دور الخطوة الثانية والتي تعد قرار مهم آخر؛ المكان الذي سيتعامل فيه النظام: محليًا أو عبر السحابة.
.png)
وفي هذا المقال سوف نتعرف على الفرق بين أنظمة إدارة المستندات المحلية وأنظمة إدارة المستندات السحابية، وما هو الخيار المناسب لك؟
أهمية أنظمة إدارة المستندات
اعتبر المستندات بمثابة العناصر الأساسية لسير العمل اليومي، الآن تخيل بناء مجموعة ليغو، بدلاً من تجميع الكتل في مجموعات وقائمة من التعليمات، يمكنك إفراغ الأكياس ونثر 500 قطعة أو نحو ذلك على أرضية غرفة المعيشة الخاصة بك، بدون أنظمة إدارة المستندات (DMS) ذي الصلة، قد يبدو بحثك عن المستندات الورقية أشبه بالزحف على الأرض، والنظر تحت الأريكة، والوصول إلى أسفل الطاولة للوصول إلى الكتلة الصحيحة.
نحن نضيع الكثير من الوقت في البحث عن المستندات أو حتى إعادة إنشائها، وفقًا لـ M-files، يجب على 83% من الموظفين إعادة العمل على المستندات الموجودة نظرًا لعدم تمكنهم من العثور عليها في شبكة شركاتهم، ومع ذلك، فإن اعتماد DMS آخذ في الارتفاع: بلغت قيمة السوق العالمية لبرامج إدارة المستندات 4.89 مليار دولار أمريكي في عام 2019، ومن المتوقع أن تصل إلى 10.17 مليار دولار بحلول عام 2025، وفقًا لـ ReportLinker.
بالنسبة للمؤسسات التي تدرك أنها تحتاج إلى طريقة أفضل لأنظمة إدارة المستندات، فإن التحدي التالي هو الاختيار بين مشاركة أنظمة إدارة المستندات السحابية مقابل أنظمة إدارة المستندات المحلية.
.png)
ما هي السحابة؟
تعرف الحوسبة السحابية بأنها ممارسة استخدام شبكة من خوادم الشبكة البعيدة المستضافة عبر الإنترنت لتخزين البيانات وإدارتها ومعالجتها، بعبارات بسيطة، السحابة هي مراكز بيانات متاحة للمستخدمين عبر الإنترنت، تعمل الأنظمة السحابية على تعزيز بيئة آمنة لشركتك وموظفيك، وهي حل رائع للفرق المختلطة أو البعيدة، يمكن للمستخدمين الوصول إلى ملفاتهم في أي مكان لديهم اتصال بالإنترنت أو اتصال LTE وعلى أي نوع من الأجهزة (سطح المكتب، الكمبيوتر المحمول، الكمبيوتر اللوحي، الهاتف الذكي، إلخ).
.png)
ماذا يعني محلي؟
تعد كلمة محلي "On-prem" اختصار لـ on-premise والذي يمكن تعريفه أيضًا على أنه مستضاف ذاتيًا أو في الموقع أو يتم تشغيله محليًا، تشير كلمة "محلي" ببساطة إلى استضافة نظام إدارة المستندات والملفات على الخوادم التي تعمل حاليًا في مكاتبك، في معظم الأحيان، لا يمكن لموظفيك الوصول إلى هذه الخوادم إلا عندما يكونون موجودين فعليًا في المبنى، يمكن أن يؤدي هذا في بعض الأحيان إلى حدوث مشكلة إذا كان شخص ما يعمل عن بعد أو يسافر للعمل، مما يخلق قيودًا غير مقصودة على مدى سهولة الوصول إلى ملفات العمل الخاصة به.
لا تتطلب الأنظمة المحلية أن يكون المستخدم مرتبطًا بالإنترنت للوصول إلى الملفات حيث غالبًا ما يتم استضافتها محليًا على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالفرد.
أنظمة إدارة المستندات السحابية: برنامج لتخزين وإدارة البيانات يتحكم وينظم المستندات المخزنة على خوادم متعددة ويمكن الوصول إليها عبر الإنترنت.
أنظمة إدارة المستندات داخل المؤسسة: برنامج لتخزين البيانات وإدارتها باستخدام خوادم بيانات مثبتة في مقر المنظمة.
سيؤدي التشاور مع أحد متخصصي أنظمة إدارة المستندات إلى تحليل بيئتك بشكل شامل ومساعدتك في اختيار الخيار المناسب لك، ولكن الآن إليك نقطة بداية لتحديد أفضل طريق للاستفادة من قوة أنظمة إدارة المستندات.
ما الفرق أنظمة إدارة المستندات السحابي وأنظمة إدارة المستندات المحلي
DMS (نظام إدارة المستندات) وCMS (نظام إدارة المحتوى) مصطلحان غالبًا ما يتم استخدامهما بالتبادل – وعلى الرغم من أنهما يؤديان وظائف مماثلة، إلا أن هناك اختلافات رئيسية، وعلى وجه الخصوص، تعمل أنظمة إدارة المستندات (DMS) مع المستندات المنظمة (PDF وWord وPowerPoint وما إلى ذلك)، بهدف أساسي هو إدارة سير العمل، وفي الوقت نفسه، يدير نظام إدارة المحتوى المحلي (CMS) نطاقًا أوسع من المعلومات، مثل محتوى الصوت والفيديو والويب، ويركز على تخزين المحتوى واسترجاعه ونشره.
وهناك عدد من العوامل التي تميز كل نظام، وهي:
4 عوامل في أنظمة إدارة المستندات المحلي
التحكم الكامل: الحقيقة هي أن جزءًا كبيرًا من السوق اليوم ليس جاهزًا للسحابة – تخزين سجلات المرضى أو معلومات الموظفين السرية خارج مقر الشركة يؤدي إلى إغلاق بعض المديرين التنفيذيين، يمكن للحل داخل الشركة أن يمنح هؤلاء المحترفين راحة البال.
التكلفة الأولية: مؤسستك ليست مسؤولة عن البرامج فحسب، بل أيضًا عن أجهزة الخادم والمساحة واستهلاك الطاقة، مما يجعل التكلفة الأولية أكبر بكثير، شيء يجب مراعاته: إذا كنت مؤسسة تضم مئات المستخدمين، مع أخذ هذه التكلفة الأولية في الاعتبار، في كثير من الحالات، مع غياب تكاليف الاشتراك الشهرية (في حالة النموذج المستند إلى السحابة)، يمكن للمؤسسات أن ترى عائدًا على الاستثمار خلال العامين الثاني والثالث.
البنية التحتية: في السيناريو المحلي، أنت مسؤول عن صيانة وإدارة الحل وجميع ترقيات التخزين وتحديثات النظام وما إلى ذلك، ما هي الميزة؟ لقد قمت ببناء النظام الخاص بك، وأنت تملكه.
الأمان: تقع مسؤولية تلبية إجراءات الأمان والامتثال الخاصة بصناعتك على عاتقك أو على عاتق فريق تكنولوجيا المعلومات المخصص لديك هنا، سيقدم بعض المتخصصين في أنظمة إدارة المستندات خبراتهم وتوجيهاتهم للمساعدة في الحفاظ على المعايير وأفضل الممارسات الأمنية، لا تتردد في السؤال.
4 عوامل في الحل السحابي
النشر السريع: يمكن نشر الحلول السحابية بعدة طرق، إما عبر السحابة العامة أو السحابة الخاصة أو السحابة المختلطة. بشكل عام، بدون أعباء البنية التحتية الثقيلة، يمكن للأنظمة المستندة إلى السحابة أن تعمل بشكل أسرع (وأسهل) بكثير من الأنظمة المحلية.
الوصول في أي مكان/في أي وقت: كل ما تحتاجه هو متصفح ويب، في عصر العمل المختلط، تسهل الخدمات السحابية على العاملين عن بعد التعاون بسلاسة مع العاملين في المكتب.
التكاليف الشهرية المتوقعة: تدفع المؤسسات فقط مقابل تراخيص المستخدم التي تحتاجها، دون تكاليف الصيانة. يمكن اعتبار فكرة الرسوم الشهرية المتوقعة مفيدة للكثيرين.
الأمان: توفر الخدمات السحابية بشكل عام راحة البال والامتثال والنسخ الاحتياطي حسن السمعة والتحديثات والتصحيحات التلقائية، في حين أن هذا يعد ميزة إضافية للمؤسسات التي لا تخصص موظفي تكنولوجيا المعلومات للأمن السيبراني بالفعل، إلا أنه يجب فحص أي مزود قائم على السحابة بشكل صحيح.
يجب على الشركات التي تفكر في ترقية أنظمة إدارة المستندات أن تكون على دراية بالاختلافات والقيود الرئيسية بين الأنظمة المحلية والأنظمة المستندة إلى السحابة، الفرق الأكبر والأكثر وضوحًا بين الاثنين هو الموقع ومن المسؤول عن صيانة النظام طوال حياته.
يوفر نظام دوك سويت أنظمة إدارة المستندات السحابية والمحلية بشكل فعّال، حيث يتيح للمستخدمين تنظيم ومشاركة المستندات بسهولة عبر الإنترنت وفي المكان المحلي، يمكن لنظام دوك سويت تحقيق ذلك من خلال:التخزين في السحابة
- يوفر مساحة تخزين سحابية للمستندات، مما يتيح الوصول إليها من أي مكان بشرط وجود اتصال بالإنترنت.
- يحسن من تبادل المعلومات والتعاون بين المستخدمين.
تنظيم فعّال
- يوفر نظام تصنيف هرمي أو علامات لتنظيم المستندات وتسهيل البحث عنها.
- يسهم في تنظيم البيانات بشكل منطقي لتحسين إدارة المستندات.
حماية البيانات
- يوفر خيارات لإعدادات الخصوصية والحماية للمحتوى الحساس.
- يضمن تشفير الاتصالات وتأمين الوصول لحماية المعلومات.
تعاون في الوقت الحقيقي
- يدعم التعديل المتزامن للمستندات، مما يمكن المستخدمين من العمل معًا في الوقت الفعلي.
- يتيح التعليقات والمراجعات لتسهيل التفاعل وتحسين الجودة.
دعم للأجهزة المحمولة
- يقدم تطبيقات محمولة تسمح للمستخدمين بالوصول إلى المستندات وتحريرها باستخدام الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية.
تكامل مع تطبيقات أخرى
- يدعم التكامل مع تطبيقات البريد الإلكتروني والتقويم لتحسين تجربة العمل وتنظيم الأنشطة.
نسخ احتياطي واستعادة البيانات
- يقدم خيارات لعمل نسخ احتياطية للمستندات لضمان عدم فقدان البيانات.
باختصار، يوفر نظام دوك سويت حلاً شاملاً يجمع بين سهولة الوصول والتنظيم والتعاون، سواء كانت المستندات في السحابة أو على الأجهزة المحلية.