أتمتة العمليات في مجال المحاسبة والمالية تمثل فرصة ضخمة للقادة الأعمال، وتعد فرصةً ذهبية بالأخص للمديرين الماليين الكبار (CFOs). إنها تمنحهم الفرصة للتفوق في دورهم التقليدي، حيث يعملون على تحسين العمليات وتقليل التكاليف. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لهؤلاء المديرين الماليين الاستفادة من خبرتهم في مجال الأتمتة ليصبحوا محوريين في مبادرات تحويل العمليات الأعمال إلى الرقمي في جميع أقسام شركاتهم.
وفقًا لبيانات المركز الأمريكي للإنتاجية والجودة (APQC)، يتبين أن ما يقرب من 75% من الشركات لديها مشروعات نشطة لتحويل العمليات المالية قيد التنفيذ. هذا التغيير يشكل فوائد طويلة المدى للمدير المالي والشركة بأكملها. إنه يمنح المدير المالي القدرة على تعزيز دوره وتحقيق التحول الرقمي لعمليات الأعمال.
من خلال رسم بيانات مخطط APQC للنجاح والتحول المستدام في العمليات المالية والمحاسبة، يصبح واضحًا أن هناك اختلافات كبيرة بين الشركات التي تتمتع بأداء ممتاز ونظيراتها التي تقل في نجاحها.
مثلاً، عند النظر إلى تكاليف معالجة الفواتير، يُظهر هذا التحليل أن هذه الاختلافات في التكاليف غالبًا ما تكون نتيجة لاعتماد بعض الشركات لعمليات محاسبية يدوية غير قياسية ومخصصة تعتمد بشكل كبير على الوثائق الورقية. هذا التفضيل للمحاسبة اليدوية يؤدي في النهاية إلى تكاليف منخفضة للشركات التي لم تعتمد على أتمتة العمليات المالية المعتمدة على إدارة المستندات.
.png)
أربع آليات رئيسية للتحسين والتيسير في العمل المحاسبي
تعد أتمتة العمليات المحاسبية من أبرز التطورات التي شهدتها ميدان المحاسبة والمالية في العصر الحديث. فقد أصبحت تلك العمليات أكثر فعالية ودقة من خلال استخدام التكنولوجيا والأتمتة. واستنادًا إلى هذا التحسين المستمر في العمليات المحاسبية، يمكننا تحديد أربع آليات رئيسية تلعب دورًا حاسمًا في تحسين وتيسير العمل المحاسبي.
إن تلك الآليات ليست مجرد تطور تقني، بل هي أدوات أساسية تعزز من قدرة الشركات والمؤسسات على التحكم بشكل أفضل في عملياتها المالية والمحاسبية. ستعالج هذه المقالة بالتفصيل كل واحدة من تلك الآليات الأربع وكيف تلعب دورًا حيويًا في تحسين الأداء وتسهيل العمل المحاسبي. سنتناول أيضًا الفوائد التي تترتب على تنفيذ هذه الآليات وكيف يمكن لقادة الأعمال الاستفادة منها لتعزيز كفاءة العمليات وتحقيق الأهداف المالية بنجاح.
.png)
1- إدارة الحسابات القابلة للدفع .png)
المحاسبة الآلية تستخدم البرمجيات بشكل فعّال في تنفيذ العمليات المالية الحيوية. تعمل هذه البرمجيات على أتمتة المهام المتكررة مثل إدخال البيانات والتحقق من الحسابات، مما يسهم في تمكين المحاسبين من التركيز على المهام ذات الأهمية القصوى.
وفقًا لتقرير من APQC، هناك مجموعة متنوعة من المهارات والكفاءات التي يمكن اكتسابها من خلال أتمتة عملية إدارة الفواتير. ينبغي مراعاة كيفية أداء المؤسسات الرائدة مقارنة ببقية المؤسسات، وكيف يمكن لهذا التأثير اليومي أن يؤثر إيجابًا على كفاءة الأعمال وتكاليفها وإنتاجيتها على نطاق واسع.
هذا هو السبب وراء الضرورة الملحة للتخلص من العمليات اليدوية والورقية. يكون من الصعب بشكل كبير تحقيق أي مستوى من الكفاءة في إدارة الفواتير عندما تعتمد الفواتير على الشكل الورقي. وغالبًا ما تبقى الفواتير الورقية في صندوق البريد الوارد لفترات طويلة، أو تفقد تمامًا، مما يتسبب في تبديد وقت موظفي الشركة في محاولة متابعتها، ويشكل خطرًا على فقدان الفرص المتعلقة بخصومات الدفع المبكر.
بفضل استخدام سير العمل الرقمي الذي يوفره نظام إدارة المستندات DMS، تتم نقل الوثائق بكفاءة عالية داخل المؤسسة. بالإضافة إلى ذلك، يتم إخطار فريق العمل تلقائيًا بالأخطاء ويتيح لهم البحث عن المعلومات الإضافية بسرعة، بدلاً من الانتظار لإصلاح هذه الأخطاء. تقديم وسيلة فورية لتمييز الفواتير غير القياسية، وتوجيه فعال لصناع القرار المناسبين، وتوفير تعليقات وملاحظات واضحة تُعد من أهمية بالغة في عملية أتمتة إدارة الاستثناءات.
2- تحسين عمليات التدقيق من خلال التوثيق الرقمي
الجميع، ولا سيما القسم المالي، يرون التدقيق السنوي بأهميته الكبيرة. ولكن إذا كان لديك نظام ورقي، ستكون عملية التدقيق مهمة صعبة لقسم المحاسبة وللمدققين على حد سواء. فلنفكر في الوقت الذي يُضاعه موظفو المحاسبة في البحث عن الملفات الورقية التي قد لا يتم تخزينها بشكل منظم أو في المكان المناسب، وهذا قبل بدء عملية التدقيق. إذا كانت الملفات الورقية ناقصة أو غير منظمة، فإن عملية التدقيق قد تستغرق وقتًا طويلًا وتكون مرهقة.
باستبدال العمليات الورقية التعبة بوثائق رقمية آمنة، سيكون فريقك أكثر استعدادًا، حيث سيكون لديهم كل ما يحتاجونه بسهولة وفي متناول أيديهم. من الأهمية بمكان معرفة من قام بالوصول إلى الوثائق المحاسبية ومتى. وهذا يكون خاصة ذا أهمية بالنسبة للشركات المدرجة في البورصة. للامتثال لقانون ساربانز-أوكسلي، تحتاج الشركات إلى نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS) لتتبع التدقيق بدقة فائقة. باستخدام التقنيات الرقمية، يمكن لموظفيك الاستجابة بسرعة لطلبات المدققين والمحافظة على مستوى عالٍ من السيطرة على معلومات الأعمال.
3- عمليات المشتريات وإدارة علاقات الموردين 
في مجال المشتريات، يتم تنفيذ عمليات حيوية تشمل ترجمة متطلبات العمل إلى متطلبات الموردين. هذا يعني ضبط ما يجب توريده من سلع وخدمات لضمان استدامة العملية الإنتاجية أو تقديم الخدمات بكفاءة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أيضًا أن يكون هناك تركيز كبير على إدارة علاقات الموردين بشكل فعّال، حيث يتعين على الفريق أن يبني علاقات قوية ومستدامة مع الموردين لضمان التعاون المستدام والتلبية المستمرة لاحتياجات الشركة.
فيما يتعلق بالعمليات اليومية للمشتريات، يمكن أن يواجه الفريق تحديات تتعلق بكميات ضخمة من المستندات والأوراق. هذا يمكن أن يكون مرهقًا ويسبب تباطؤًا في العملية إذا لم تكن المستندات منظمة بشكل جيد ومتاحة بسهولة. وبصفة عامة، تكون تلك العمليات معقدة وتشمل مجموعة متنوعة من التنسيقات والأنظمة غير المتوافقة.
لهذا السبب، تعد خطوة تحويل الأوراق من التنسيق المادي إلى التنسيق الرقمي أمرًا ضروريًا. يساهم ذلك في تبسيط الوصول إلى المعلومات وتنظيمها بشكل أفضل، مما يسهم في تحسين الفاعلية وزيادة الكفاءة في عمليات المشتريات.
4- إنهاء الشهر المالي
بعد أتمتة العمليات الأساسية المشار إليها أعلاه، يجب على الشركات التوجه نحو دمج هذه التحسينات في إطار إداري شامل يهدف إلى تبسيط عملية إنهاء الشهر المالي. هذا الإجراء يفتح آفاقًا جديدة للتفكير الاستراتيجي، حيث يمكن للفريق المالي فهم الآثار المترتبة على البيانات التي يقدمونها بشكل أفضل، وبعداً عن مجرد الأرقام البسيطة.
ووفقًا للجمعية الدولية للمحاسبين المحترفين المعتمدين (AICPA)، فإن السرعة والدقة تشكلان تحديًا مستمرًا بالنسبة لأولئك الذين يشاركون في عملية إنهاء الشهر المالي. وتبحث العديد من المنظمات باستمرار عن البيانات بوتيرة متسارعة، لكنها تحتاج أيضًا إلى الوثوق بالبيانات التي تقوم باتخاذ قراراتها على أساسها.
يُظهر استطلاع أجرته شركة للبرمجيات أن هناك فرصة كبيرة لتحسين وزيادة الأمان من خلال رقمنة هذه العمليات. حيث أشار 28% فقط من المشاركين إلى ثقتهم في الأرقام المدرجة في عملية إنهاء الشهر المالي، بينما تواجه 90% منهم ضغوطًا لإتمام هذه العملية بسرعة. وفي الوقت نفسه، أبدى 39% فقط رضاهم عن جودة عملية إنهاء الشهر المالي.
5- استعد للتوجه للمستقبل .png)
يمكنك الانتقال إلى عصر الرقمنة عبر نظام دوك سويت الذي يتيح لك إدارة المستندات بشكل فعال. نظام دوك سويت هو نظام متكامل يوفر العديد من الفوائد، منها التنظيم والوصول السهل للمستندات والبيانات. وما يميزه أيضًا هو تكامله مع أنظمة مالية أخرى، مما يسهل تدفق البيانات المالية وتتبع العمليات المالية بشكل دقيق.
باستخدام نظام دوك سويت، يمكنك تحسين كفاءة إدارة المستندات والبيانات، والتأكد من توافر المعلومات اللازمة في الوقت المناسب. يمكن أن يكون لهذا التكامل مع النظام المالي تأثير إيجابي على إدارة الموارد المالية واتخاذ القرارات الاستراتيجية.
.png)
في ختام هذا الدليل الكامل حول الخطوات الأربع للمحاسبة الآلية، نجد أن هذا العملية تمثل تحولًا هامًا نحو تحسين الكفاءة والدقة في مجال المحاسبة. إذا تم اتباع هذه الخطوات بعناية، يمكن لأي منظمة أن تستفيد بشكل كبير من فوائد الحوسبة الآلية في إدارة معلوماتها المالية وتحقيق التوازن بين التكلفة والأداء.
لا تنسَ دور المحاسبة الآلية في تقديم تقارير دقيقة وسريعة، والتي تساهم في اتخاذ قرارات أفضل وفعالة. بفهم عميق لاحتياجات المنظمة واستخدام تكنولوجيا محاسبة آلية مناسبة، يمكن تعزيز الأداء المالي وتعزيز النمو المستدام. تأكد من متابعة التطورات التكنولوجية والممارسات الجديدة في مجال المحاسبة الآلية للحفاظ على تنافسيتك وازدهار عملك في عالم الأعمال المتغير باستمرار.