معالجة الفواتير

هل تبحث عن طريقة جديدة وجذابة لتسهيل عملية معالجة الفواتير؟

إليك برنامج "دوك سويت DocSuite" الذي يمكن أن يكون المساعد الأمثل لك!

هيا تعرف معنا على عملية تحليل ومعالجة فواتيرك من جميع الجوانب.

ماذا نعني بمعالجة الفواتير؟

تعرف الفواتير بأنها مستندات مهمة تتلقاها من مورديك وتحتاج إلى التحقق والتسجيل والموافقة عليها لدفع المبالغ المستحقة، وتختلف عملية معالجة وتحليل الفواتير من مؤسسة لأخرى، وتتأثر بحجمها ونطاقها، حيث تعتمد المؤسسات الكبيرة على أقسام الحسابات الدائنة للقيام بمعالجة الفواتير، أما بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة فتقوم بتحليل الفواتير عن طريق إدارة الحسابات العامة أو أصحاب المؤسسة.

لكن ماذا لو يمكننا معالجة وتحليل الفواتير إلكترونيًا، وتحويلها إلى مستندات رقمية؟ هنا يأتي دور برامج معالجة الفواتير لتقديم العديد من المزايا، بما في ذلك:

• تجنب الأخطاء المالية
   بفضل التحويل الإلكتروني، لم تعد هناك حاجة للعمل اليدوي المعرض للأخطاء، مما يحمي مؤسستك من المشكلات المالية غير المرغوب فيها.
• السرعة والدقة
  يسمح لك البرنامج بمعالجة وتحليل الفواتير بشكل سريع ودقيق، مما يساعد في توفير الوقت والجهد وتحسين كفاءة العمل.
• استغلال الخصومات
   بفضل سرعة المعالجة، يمكنك الاستفادة من خصومات السداد المبكر للفواتير.

الآن يمكنك تحويل الفواتير إلى مستندات رقمية ومعالجتها إلكترونيًا باستخدام أنظمة إدارة المستندات وإدارة سير العمل المتاحة، هناك العديد من البرامج المتخصصة في مجال معالجة وتحليل الفواتير تعمل آليًا لتوفير تجربة سلسة وفعالة.

اجعل عملية معالجة وتحليل الفواتير تكون تجربة ممتعة ومبتكرة باستخدام برنامج "دوك سويت DocSuite" واستفد من جميع مزايا التحول الرقمي للمستندات!

يوجد عدد من الخطوات الأساسية التي يجب إتباعها بدقة عندما يتعلق الأمر بمعالجة وتحليل الفواتير، للتأكد من نجاح العملية، سواء كنت تقوم بذلك يدويًا أم تستخدم البرامج الإلكترونية المتخصصة، دعنا نلقي نظرة على هذه الخطوات المهمة:

1- استلام الفواتير

تعد هذه هي الخطوة الأولى والأكثر أهمية في معالجة الفواتير، يجب عليك ضمان استلام الفواتير بسرعة ودقة، ويمكن ذلك عبر عدة وسائل مثل:-

• استلامها عبر البريد التقليدي.
• الاستلام عبر البريد الإلكتروني.
• استلام الفواتير بالفاكس.

يفضل أن تكون لديك وسيلة موحدة ومركزية لاستلام الفواتير لتجنب الأخطاء وتحسين كفاءة عملية معالجة وتحليل الفواتير، ومن المهم الاستمرار في تطوير وتحسين عملية معالجة وتحليل الفواتير بشكل مستمر، سواء من خلال تحديث الأنظمة والبرامج أو تبني أفضل الممارسات في مجال المحاسبة، تذكر أن معالجة فواتير مؤسستك بفعالية لها تأثير إيجابي على كفاءة أعمالك المالية وتساهم في تحقيق النجاح العملي.

2- تسجيل الفواتير للبدء بمعالجتها

يتعين عليك تسجيل الفواتير بعناية ودقة، حيث تختلف عملية تسجيل الفواتير من مؤسسة لأخرى، ولكن هناك عناصر أساسية يجب أن تأخذها في الاعتبار عند تسجيل أي فاتورة، وهي:

• المبلغ المستحق والمطلوب دفعه.
• من هو الشخص أو المؤسسة مستحقة الدفع؟
• شروط الدفع.
• ما هي العناصر الواردة بالفاتورة والغرض منها، مثل ( تكلفة البضاعة، الشحن، الضرائب والرسوم).
• تسجيل أي رموز متعلقة بالفاتورة وقد تكون مرتبطة بالنظام المحاسبي الخاص بك.

من الجوانب الإيجابية لتسجيل الفواتير بشكل آلي باستخدام أنظمة إدارة المستندات هو التخلص من العبء اليدوي والقدرة على الوصول إلى المعلومات المتعلقة بالفواتير بسهولة، كما يمكن لأي موظف في قسم الحسابات الدائنة الوصول إلى المعلومات المطلوبة بسرعة وفعالية.

قبل الشروع في معالجة فواتير مؤسستك، يجب التحقق من دقة المعلومات المدرجة فيها لتجنب الدفع المتكرر وتكرار الأخطاء، يتم ذلك عن طريق مراجعة البيانات من قبل قسم الحسابات الدائنة للتأكد من صحتها، ومن النقاط المهمة التي يجب مراجعتها، ما يلي:

• الضرائب والرسوم

يجب مراجعة المعلومات المتعلقة بالضرائب والرسوم المضافة إلى الفاتورة والتأكد من صحتها، بالإضافة إلى التحقق من المبلغ الإجمالي واستخدام الرموز المحاسبية المناسبة أثناء المراجعة.

• التحقق من طلب الشراء

بالإضافة إلى مراجعة الأمور المالية، يجب التأكد من تطابق العناصر المدرجة في الفاتورة مع طلب الشراء، بما في ذلك المنتجات، والأسعار، والكميات المطلوبة، ويمكن لقسم الحسابات الدائنة، أو قسم الاستلام، أو الشراء أن يقوم بمراجعة هذه البيانات.

• كشف الغش والاحتيال

تساعد هذه الخطوة في التحقق من صحة بيانات البائع، والتأكد من عدم تكرار إرسال الفاتورة أو تكرار البنود بين الفواتير المختلفة، ويعمل التحقق الآلي على توفير الوقت وتجنب حدوث أخطاء غير مرغوب فيها، وعندما تتحقق من جميع البيانات وصحتها، يتم الموافقة على الفاتورة وإرسالها لعملية الدفع، وفي بعض المؤسسات، قد يكون هناك موافقة إضافية من قبل إدارة الشركة قبل الدفع.

3- التصديق على الفواتير

يتباين نظام الموافقة على الفواتير من مؤسسة إلى أخرى، حيث يمكن أن يتم الموافقة تلقائيًا على بعض الفواتير، بينما تحتاج الفواتير الأخرى إلى توقيع المديرين التنفيذيين، ويمكن أن يتم إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني أو تسليمها يدويًا من شخص لآخر.

ومع ذلك، قد تؤدي هذه الطرق إلى حدوث أخطاء أو تلف المستندات، لذلك، يعمل التوجه نحو الأتمتة على تبسيط هذه العمليات والحصول على الموافقة بدون إهدار الوقت أو تعريض المستندات للضياع.

4- إجراءات السداد

بمجرد الموافقة على الفواتير، يصبح من الجاهزية توجيهها لعملية السداد، ويجب التحقق من بعض المعلومات مثل المبلغ المستحق الدفع، واسم وعنوان المدين، وبيانات الدفع، مثل: أرقام الحسابات، وأي بيانات أخرى ضرورية، مع وجود وسائل الدفع الإلكتروني، لم تعد المؤسسات بحاجة إلى الانشغال بمراجعة الشيكات والفواتير الورقية، ويسهل استخدام منصات الدفع عبر الإنترنت ومعالجة الفواتير إلكترونيًا هذه العملية ولا تستغرق وقتًا طويلاً.

5- تسجيل بيانات الدفع وأرشفة الفواتير

بعد إكمال عملية السداد، نصل إلى المرحلة الأخيرة من معالجة الفواتير وهي تسجيل بيانات الدفع وإدخالها في دفتر الأستاذ العام وأي إدخالات محاسبية أخرى ضرورية، وبواسطة استخدام برامج معالجة فواتير مؤسستك، ستتمكن من تنفيذ كل هذه الإجراءات بأسرع وقت ممكن.

وأخيرًا، يمكنك الاحتفاظ بصور الفواتير وجميع المستندات المرتبطة بها، مثل أوامر الشراء وبيانات الشحن والموافقات، في الأرشيف أو المستودع المخصص في برامج معالجة الفواتير، وهذا يضمن سلامة المستندات ويسهل الرجوع إليها في أي وقت.

 7 فوائد لمعالجة الفواتير آليًا بواسطة حلول التكنولوجيا

"معالجة الفواتير"، هذه العبارة التي لا تحمل مجرد كلمات، بل تعبيرًا عن أهمية جوهرية في عالم الأعمال، فكل شركة تسعى جاهدة لتحقيق توازن مالي ناجح يتطلب القدرة على معالجة الفواتير في الوقت المحدد، ولذا، عندما تقرر اختيار نظام معالجة فواتير مؤسستك، ينبغي التأكد من توفيره للعديد من المزايا التي تعود بالفائدة على مؤسستك وتعزز كفاءة إجراءات العمل لديك، تعرف معي على بعض هذه الفوائد بالتفصيل:

5- توفير وقت المراجعة

تعمل سرعة تسجيل بيانات الفواتير على تقليل وقت المراجعة بشكل مذهل، هذا يمكنك من إنهاء إجراءات العمل بكفاءة أكبر والاستجابة لاحتياجات العملاء في وقت أقل.

6- سهولة الوصول للمعلومات والفواتير يساعدك نظام الأرشفة المتقدم المدمج في برامج معالجة الفواتير، من الوصول بسهولة إلى أي معلومة تتعلق بالفواتير والوثائق المرتبطة بها في لمح البصر، سواء كنت في المكتب أو خارجه، وسواء استخدمت أجهزة الكمبيوتر أو الهواتف الذكية، فستتمكن من الوصول الفوري إلى كل ما تحتاجه بسرعة وسهولة. بالنظر إلى التعليمات الجديدة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، أصبح استخدام برامج معالجة الفواتير ضرورة لا غنى عنها في المؤسسات والشركات، حيث يتعين على الشركات الاحتفاظ بالنسخ الأصلية والنسخ الإلكترونية لفواتير المشتريات وسندات المصروفات الضريبية لمدة لا تقل عن 6 سنوات، وفي العديد من الأحيان، يُطلب من الشركات تقديم ملفات إلكترونية تتضمن فواتير وسندات مالية معينة، وهنا يكمن فائدة نظام معالجة الفواتير وأرشفتها في برنامج دوك سويت DocSuite، حيث يتم توفير الوثائق بسرعة وسهولة للامتثال للمتطلبات القانونية.

7- توفير التكاليف

يعمل برنامج معالجة الفواتير على تقليل التكاليف بشكل كبير، فبفضله:

• ستقلل النفقات العامة للشركة؛ حيث لن تحتاج للتكاليف المرتبطة بتخزين المستندات والعمليات الورقية الأخرى.
• ستقلل تكاليف العمالة؛ حيث لن تحتاج إلى فريق كبير لمعالجة الفواتير.
• ومن ضمن الفوائد الأخرى التي يقدمها لك برنامج معالجة الفواتير وتقليل المخاطر ما يلي:
• تقليل مساحات التخزين؛ فلن يكون لديك حاجة لتخزين كميات ضخمة من المستندات الورقية.
• التحكم في حقوق الوصول للمستندات، مما يقلل من مخاطر العمل ويضمن أمان المعلومات.
• إنهاء إجراءات المعاملات الخاصة بالعملاء بسرعة، مما يؤدي إلى تعزيز علاقات أفضل معهم.
• وضوح الرؤية واتخاذ القرارات، ستتمكن من اتخاذ قرارات مهمة بشكل أكثر احترافية وفعالية بفضل وضوح الرؤية الذي يوفره نظام معالجة الفواتير.
• تحسين بيئة العمل، حيث ستقلل من العمليات الورقية والتعامل مع المستندات.
• بناء ثقة الموردين، بفضل سرعة معالجة الفواتير وسدادها، ستعزز ثقة مورديك وتعزيز العلاقات التجارية المتينة.

استعد للاستمتاع بمستقبل واعد لشركتك من خلال برنامج معالجة الفواتير، شاهد الفيديو التالي للاطلاع على كيفية استخدام برنامج "DocSuite" لمعالجة فواتيرك بطريقة آمنة واحترافية، ستدمن هذا الحل الرائع حال رؤيتك لنتائجه المدهشة.

مع الاعتماد على معالجة الفواتير الآلية، ستحقق الكثير من الفوائد التي تعزز عملك وتوفر الوقت والجهد، لا تفوت هذه الفرصة لاستخدام هذا الحل التكنولوجي القوي الذي يدعم نموك المستدام والتفوق في ساحة الأعمال، فمعالجة الفواتير ستكون شريكك الموثوق والفعال لتحقيق النجاح.

يوجد مجموعة من المصطلحات المهمة التي تتعلق بمعالجة الفواتير، يجب عليك فهمها لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة في أعمالك، فمع فهمك لهذه المصطلحات، ستكون مستعدًا لتجاوز تحديات معالجة الفواتير بسهولة واحترافية، تعرّف على بعض هذه المصطلحات الآن:

1. الفاتورة
   

   هي وثيقة تحتوي على معلومات الدفع المستحقة للسلع أو الخدمات التي تم شراؤها من الموردين، يمكن أن تكون ورقية أو رقمية، وتشمل تفاصيل الفواتير اللازمة.

2. أمر الشراء
   

   هو وثيقة تحدد العناصر المطلوب شراؤها والأسعار المتفق عليها، يتطلب الموافقة على أمر الشراء لإتمام العملية.

3. دفتر الاستاذ العام
   

   هو دفتر حسابات يُستخدم لتسجيل الحسابات المدينة والائتمانية وتسجيل مدفوعات الفواتير والتعاملات المالية الأخرى.

4. شروط الدفع
   

   تشير إلى الفترة الزمنية المحددة لسداد الفواتير.

5. الاستحقاق الفوري
   

   يشير إلى الحاجة الملحة لدفع الفاتورة في نفس وقت استلام السلع أو الخدمات المذكورة فيها.

6. مستحقات دفع غير مسددة
   

   تشير إلى وجود فواتير لم يتم سدادها في الموعد المحدد.

إنشاء قواعد لسير العمل

بمجرد فهرسة الفواتير وتحديد بياناتها وغرضها باستخدام نظام إدارة المستندات، يأتي دور برنامج معالجة الفواتير للاستفادة من تلك البيانات الثمينة، سواء كان ذلك اسم البائع، أمر الشراء، الإجمالي، وغيرها، يتم استخدامها تلقائيًا لتحديد كيفية معالجة الفواتير.

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة تنص على المعالجة الفواتير ذات المبالغ الصغيرة المستلمة من الموردين المعتادين والموافقة الفورية عليها.

أما إذا تلقيت فاتورة من مورد غير مسجل في النظام، يتم إنشاء قاعدة توجيهك إلى تسجيل بيانات المورد أولاً في قاعدة البيانات قبل طلب الموافقة على السداد.

وفي حالة الفواتير الكبيرة التي تتطلب موافقات متعددة قبل السداد، يمكنك إنشاء قاعدة مخصصة لذلك، بالتالي، باستخدام برنامج يجمع بين الفهرسة الذكية وأتمتة سير العمل، ستوفر الوقت والتكلفة في إنجاز مهام سير العمل بكفاءة.

نحن ملتزمون في شركة "فكرة للبرمجيات"، بمساعدة العملاء على تحقيق تحسينات هائلة في إدارة فواتيرهم باستخدام برنامج "دوك سويت DocSuite" الذي تم تطويره بناءً على خبرتنا الواسعة في هذا المجال.

استخدام برنامج "DocSuite" سيمنحك قدرة استثنائية على تعزيز أداء أعمالك وتحقيق النجاح في إدارة عملك بكفاءة، وباستخدام أدوات معالجة الفواتير القوية المتاحة في "DocSuite"، ستتمكن من:

• توفير الوقت والمال من خلال أتمتة عملياتك والتخلص من الأعباء اليدوية.
• تقليل معدلات الخطأ والتباعد عن المشاكل المحتملة التي يمكن أن تنشأ منها.
• التحقق والتأكد من بياناتك بسرعة فائقة وإكمال إجراءاتك في أقل وقت ممكن، مما يساهم في زيادة كفاءة عملك بشكل ملحوظ.