ما لا تعرفه عن إدارة التغيير بالمؤسسات |
كفرق عمل، نقوم بتصميم خطط عمل واستراتيجية للمضي بنا قدمًا وتحسين وضعنا الحالي، وبحكم التعريف، أي خطة هي دعوة للتغيير، إن إحدى عمليات إدارة التغيير بالمؤسسات الناجحة ستؤدي إلى أخرى، وهكذا في المستقبل البعيد.
ستساعدك هذه المعلومات على التغلب على العقبات وفهم كيفية تحقيق الأهداف المختلفة بشكل واقعي، سوف تقوم بتطوير الدعم من فرقك وأصحاب المصلحة، الذين سيكونون الأساس لنجاحك.
.png)
وفي هذا المقال سوف نتعرف على إدارة التغيير بالمؤسسات عن قرب..png)
ما هي عملية إدارة التغيير بالمؤسسات؟
على المستوى العام، إدارة التغيير بالمؤسسات هي فكرة مفادها أن المؤسسات تحاول إيجاد طريقة لإدارة خططها لإجراء تعديلات مختلفة عبر شركتها، يضع قائد الشركة أنظاره على طريقة جديدة يريد العمل بها ويجد طريقة لنقل الأفراد والفرق والمنظمات للوصول إلى هناك.
في نهاية المطاف، فإن المنظمات التي ترغب في القيام بالعمل المطلوب لتبني إدارة التغيير سوف تستخدم الصعوبات المتزايدة لصالحها وتكون أكثر نجاحًا بسببها، يقدر العديد من القادة أهمية التكيف والتحسين المستمر، لذلك سيكون من الصعب عليك العثور على منظمة مزدهرة لا تنفذ هذه العملية إلى حد ما، يجب على أصحاب المصلحة فهم العمل والشعور بالمشاركة في العملية حتى يعرفوا ما يحتاجون إليه لتسهيل التغيير المستقبلي.
وحتى عندما يتفق قادة المنظمات على قيمة، فلا يوجد اثنان متطابقان لأن كل منظمة فريدة من نوعها، تعمل الشركات على تنفيذ إستراتيجيتها من خلال تلبية الاحتياجات والمبادرات الإدارية المختلفة التي تنفرد بها، ويمكن أن تشمل هذه التغييرات تغيير الاتجاه، أو طريقة جديدة لتتبع النجاح، أو نظام جديد للمساءلة، أو المواءمة الشاملة للمشروع أو تحسين التواصل والتعاون، ومهما كان الهدف، فإنهم يستكشفون التغيير لتحقيق النتائج.
التغيير الفردي
في حين أن المشاريع والمبادرات الأخرى قد تؤثر على فرق أو أقسام أو مؤسسات بأكملها، فإن التغييرات الفردية ستسعى فقط إلى تحسين أو توسيع دور وحدة واحدة في مؤسستك، على سبيل المثال، قد ينفذ الأفراد استراتيجيات جديدة لتحسين سير عملهم، يسمح هذا النظام للأفراد بتخصيص جهود التحسين وفقًا لاحتياجاتهم دون الحاجة إلى تغييرات واسعة النطاق.
التغيير التكيفي أو التدريجي
يعرف هذا النوع من التغيير بأنه عبارة عن استراتيجية طويلة المدى تتضمن تنفيذ تعديلات صغيرة وتدريجية على مدى فترة طويلة، تشمل المجالات المستهدفة المنتجات والعمليات وسير العمل والاستراتيجيات، يسمح التغيير التكيفي أو التدريجي للفرق والأفراد بالتكيف مع المبادرات والسياسات الجديدة مع التركيز على النمو والتحسين المستمر، غالبًا ما تكون الخطوات المحددة أصغر حجمًا بينما تساهم في تحقيق هدف الصورة الكبيرة.
التغيير التنظيمي أو التحويلي
هذه التغييرات أكثر دراماتيكية ومفاجئة من التغييرات التكيفية، ربما تطلق مؤسستك منتجًا جديدًا أو تقرر التوسع، إن أي اختلاف واسع النطاق عن الوضع الراهن يشكل تغييراً تحويلياً.
نظام دوك سويت يلعب دورًا هامًا في إدارة التغيير بالمؤسسات عبر تسهيل التواصل وتبادل المعلومات، يمكن استخدامه لإنشاء ومشاركة الخطط والاستراتيجيات، وكذلك توفير منصة لتتبع تقدم المشاريع والمبادرات، يساعد نظام دوك سويت في تحسين التعاون بين الفرق وأصحاب المصلحة، ويساعد على توجيه الأفراد والفرق نحو الهدف المرجو من عملية التغيير.
.png)
4 أنواع من إدارة التغيير بالمؤسسات
يمكن أن تأتي خطط التغيير التنظيمي بأشكال مختلفة، اعتمادًا على أهدافك واحتياجاتك، إن فهم الأنواع المختلفة يمكن أن يساعد قادتك وفرقك على تنفيذ الاستراتيجيات المناسبة لدعم عملية إدارة التغيير بالمؤسسات لديك:
التغيير الاستثنائي
لا تتطلب كل حالة جهودًا أو استجابات متواصلة، التغييرات الاستثنائية هي حالات تكون فيها التحسينات الضرورية حالات فردية، إنها تؤثر فقط على المشاركين، على الرغم من أن الحجم سيعتمد على مدى التغيير، على سبيل المثال، يمكن أن يؤثر تغيير لمرة واحدة مثل تغيير العلامة التجارية على العديد من الفرق، في حين أن تغيير الموظفين للفرق لن يؤثر إلا على قسمين فقط.
التغيير التدريجي
تعرف التغييرات الإضافية بأنها تلك التي يتم تنفيذها بمرور الوقت لتجنب التحولات المفاجئة، وأحد الأمثلة النموذجية لهذا النوع من خطة إدارة التغيير بالمؤسسات هو تحديث التكنولوجيا الحالية بنماذج أحدث، بدلاً من انتظار التقادم، يمكن للتحديثات المنتظمة تحسين التعلم والتدريب للموظفين من خلال دمج الأدوات التي يعرفونها بالفعل.
تغيير البندول
يحدث تغيير البندول عندما تنتقل مؤسستك بشكل كبير من حالة إلى حالة معاكسة لها، مثل تأرجح بندول الساعة، لقد واجهت العديد من المؤسسات ذلك في الأيام الأولى لجائحة كوفيد-19، عندما اضطرت إلى الانتقال من العمل الشخصي في الموقع إلى العمل الافتراضي بالكامل، يتضمن مثال إدارة التغيير هذا التعامل مع هذا التغيير في الاتجاه والأهداف والتنقل فيه.
تغيير النموذج
عندما تنفذ مؤسستك معتقدات جديدة وتدمجها، فإن التغييرات الناتجة ستندرج ضمن هذه الفئة ستقوم هذه المبادرات بمطابقة العمليات والسياسات مع هذه القيم الأساسية الجديدة عبر المستويات المختلفة لمؤسستك، قد يكون بعضها منتشرًا على نطاق واسع، بينما قد يكون بعضها الآخر فريدًا بالنسبة للفرق، إلى جانب إضافة عمليات وسياسات جديدة، غالبًا ما تأتي تغييرات النموذج مع الموارد وتحديثات اللغة التي تدعم هذه المبادرات.
على سبيل المثال، تقدر العديد من الفرق الكفاءة، والتي يمكن أن تؤثر على العمليات التي تستخدمها هذه المجموعات، على المستوى التنظيمي، قد تقرر الشركات التركيز على العافية، وتقديم خدمات الصحة العقلية للموظفين والموارد المرتبطة بها عبر المستويات.
نظام دوك سويت يساعد في إدارة التغيير عبر تيسير التواصل والتعاون، يمكنك استخدامه لإنشاء ومشاركة خطط التغيير والاستراتيجيات المتعلقة بالأنواع المختلفة من التغيير، كما يوفر منصة لتتبع التقدم وتحديثات المشاريع، مما يسهل على الفرق فهم الأهداف والتحسينات المستمرة، بالإضافة إلى ذلك، يساعد في توثيق العمليات والتغييرات، مما يجعله أداة فعالة لتعزيز تفاعل الأفراد والتفاعل الجماعي في سياق إدارة التغيير بالمؤسسات.
أهم أسباب فشل مبادرات إدارة التغيير بالمؤسسات
حتى لو اتبعت عناصر عملية إدارة التغيير بالمؤسسات الفعالة، فهناك عوامل فشل محتملة يجب أن تكون على دراية بها، ومع ذلك، يجب عليك أن تظل متفتح الذهن للتغلب على العقبات لأنه لا يزال بإمكانك التعلم والاستفادة من حالات الفشل.
تؤثر مجموعات مختلفة من العوامل على إدارة التغيير بالمؤسسات ويمكن أن تؤدي إلى فشلها، ومنها:
انخفاض مستوى القبول الداخلي
أنت بحاجة إلى صانعي القرار والفرق والموظفين المتأثرين لدعم تغييراتك من أجل إدارة التغيير بالمؤسسات والتنفيذ الناجحين، يمكن لقادتك وأصحاب المصلحة تقديم الدعم الهيكلي لخططك، بدءًا من الميزانية والموارد وحتى دعم قراراتك، عندما تدعم فرقك وموظفوك مبادراتك، سيكونون أكثر استعدادًا لتبني التغييرات الأساسية.
التواصل الضعيف
يعد التواصل الواضح أحد مبادئ إدارة التغيير بالمؤسسات الأساسية المسؤولة عن النجاح، عندما تفهم جميع المستويات التنظيمية غرض الحملة والخطوات التالية والتقدم المحرز، يمكنهم تصميم إجراءاتهم بشكل أفضل والبقاء متحفزين، يجب أن تكون جهود الاتصال الخاصة بك مباشرة وتسلط الضوء على جميع المعلومات الأساسية التي يمكن أن تحسن العمليات.
نقص القياس
لتحقيق النجاح، يجب عليك أولاً عند إدارة التغيير بالمؤسسات تحديد الشكل الذي سيبدو عليه كل مشروع ومؤسسة، وبدون قياس التقدم، لا يمكنك تحديد ما إذا كانت جهودك ناجحة أم تتحسن، يمكن لمقياس SMART ومؤشرات الأداء الرئيسية أن تسلط الضوء على ما إذا كنت بحاجة إلى تغيير الاتجاهات وتجربة أساليب جديدة.
يمكن أن يساعد القياس أيضًا في تحفيز الأفراد، عندما يرون كيف تساهم أفعالهم في التقدم، يمكنهم الاستمرار في تقديم دعمهم وحماسهم لخطوات إدارة التغيير بالمؤسسات الخاصة بك.
لا تركز على الناس
يجب أن تركز عمليات إدارة التغيير بالمؤسسات على إدارة الأشخاص بدلاً من العمليات والسياسات، مواردك وعملياتك مرنة وتهدف إلى دعم موظفيك وفرقك، بدلاً من ذلك، يجب عليك تصميم خطوات إدارة التغيير بالمؤسسات الخاصة بك حول ما يحتاجه أعضاء فريقك لتحقيق النتائج المرجوة.
عدم كفاية التدريب والتأهيل
يجب أن يتعلم الموظفون وفرق العمل كيفية استخدام وتنفيذ الموارد والعمليات الجديدة، سواء كنت تقوم بتغيير سياسة أو إضافة أدوات وإجراءات إلى العمليات اليومية، يمكن أن يساعد التدريب في تعريف الموظفين بالوظائف والميزات الجديدة التي قد يواجهونها، ويجب عليك أيضًا دمج التغييرات في الإعداد لتبسيط التعديلات للموظفين الجدد.
قلة الزخم
عندما يحدث التغيير ببطء، يمكن أن يفقد الأفراد والفرق الحافز لإدارة التغيير بالمؤسسات، وقد يعودون إلى العمليات والموارد القديمة، مما يمنع التقدم والاعتماد، إن تقسيم أهدافك إلى أهداف قابلة للتحقيق يمكن أن يعزز التحسينات المستمرة ويعزز الحافز.
.png)
كيفية إدارة التغيير بفعالية
تتطلب إدارة التغيير بالمؤسسات استراتيجيات وتقنيات مختلفة لضمان النجاح، وبما أن كل منظمة تختلف عن الأخرى، فإن معرفة بعض الاستراتيجيات الأساسية يمكن أن تعزز عمليات إدارة التغيير بالمؤسسات:
خلق شعور بالإلحاح
يجد العديد من الأشخاص حافزًا متجددًا عند العمل ضمن موعد نهائي، يمكنك خلق شعور بالإلحاح من خلال تسليط الضوء على عناصر الصناعة أو الشركة التي تتطلب المزيد من الإجراءات الفورية، وإلهام فرقك للرد.
الطرح على مراحل
قد تبدو المشاريع الطموحة بعيدة المنال، وبدلاً من ذلك، فإن تقسيم هدفك إلى مراحل ذات أهداف ومواعيد نهائية مختلفة يمكن أن يوفر للموظفين مزيدًا من التوجيه والضمانات بأن الإدارة يمكنها دعم احتياجاتهم.
معالجة المقاومة والتردد
قد لا تكون فرقك متأكدة من سبب ضرورة التغيير، عند طرح الأسئلة والرفض، يمكنك إثبات أنك تضع مصلحة موظفيك في الاعتبار من خلال الاستجابة للمخاوف بالمعلومات ذات الصلة التي تلبي احتياجاتهم.
اطلب ردود الفعل
يعد موظفوك وفرقك مصادر ممتازة للمعلومات، سواء كنت قد وصلت إلى هدف ما أو أكملت هدفك العام، يمكن لموظفيك تقديم تعليقات حول الاستراتيجيات والعمليات التي استخدمتها لتنفيذ التغييرات، يمكنك استخدام هذه البيانات لتحسين عمليات إدارة التغيير بالمؤسسات للحملات المستقبلية.
بعد فترة تعديل أولية، يمكنك أيضًا أن تطلب من الموظفين إبداء ملاحظاتهم حول التغييرات، قد يشعرون أن الموارد أو العمليات الجديدة لا تحقق النتيجة المرجوة أو تسبب تحديات إضافية، على سبيل المثال، قد يذكر الموظفون أن الأدوات الجديدة غير فعالة، مما يتسبب في تخلفهم عن المشاريع.
يساعد نظام دوك سويت في التغلب على أسباب فشل إدارة التغيير بالمؤسسات بعدة طرق:تعزيز التواصل
- يمكن استخدام نظام دوك سويت لتسهيل التواصل الفعّال، حيث يمكن إنشاء ومشاركة وثائق ومستندات تشرح الأهداف والخطط التغييرية.
- يُسهم في التفاعل المستمر بين الفرق وتبادل المعلومات، مما يقلل من فرص التواصل الضعيف.
تتبع التقدم
- يوفر نظام دوك سويت وسيلة لتتبع التقدم على مستوى المشروعات والمبادرات، مما يسهم في تحديد مدى نجاح أو فشل التغيير.
- يتيح للفرق مشاركة تقارير حول النتائج والتحسينات المستمرة.
تعزيز القياس
- يمكن استخدام نظام دوك سويت لتوثيق وقياس أداء العمليات والتغييرات، مما يساهم في تحديد نقاط القوة والضعف.
- يُمكن إدارة التغيير بالمؤسسات من تحليل البيانات واستخدام مؤشرات الأداء لتوجيه التحسينات.
تعزيز التدريب والتأهيل
- يمكن إنشاء مستندات تعليمية ودورات تدريبية باستخدام نظام دوك سويت، لتسهيل عمليات التدريب والتأهيل للموظفين.
- يُمكن استخدام النظام لتوفير وسائل لتدريب الموظفين على الموارد والعمليات الجديدة الخاصة بإدارة التغيير بالمؤسسات.
تعزيز التشارك والمشاركة
- يسمح نظام دوك سويت بتعزيز التعاون والمشاركة بين الفرق، مما يقوي روح الفريق ويحد من مقاومة الموظفين للتغيير.
- يُسهم في جعل المعلومات والموارد متاحة لجميع أعضاء الفريق، مما يعزز شعورهم بالمشاركة في عملية إدارة التغيير بالمؤسسات.
تعزيز الزخم والتحفيز
- يمكن استخدام نظام دوك سويت لنشر تحديثات منتظمة حول التغييرات والتقدم، مما يحافظ على الزخم والتحفيز لدى الفرق.
- يُمكن إنشاء منتدى للمناقشة وتبادل الأفكار، مما يعزز الروح الإيجابية والمشاركة، ويسهل إدارة التغيير بالمؤسسات.
يمكن تعزيز إدارة التغيير بالمؤسسات والتغلب على العقبات المحتملة التي قد تؤدي إلى فشل المبادرات، باستخدام نظام دوك سويت بفعالية.
.png)
كيف يساعدك نظام دوك سويت في إدارة التغيير بالمؤسسات
يعد نظام دوك سويت منصة تستخدمها المؤسسات الكبيرة لإخراج مبادراتها الأكثر تطلبًا وقوة من قاعة مجلس الإدارة إلى واقع ملموس، في كثير من الأحيان، لا تتجاوز الأفكار الممتازة مجرد التخطيط أبدًا لأن الكثير من الأفكار والخدمات اللوجستية تمنع الجميع من التركيز على فكرة رائعة وبذل كل الموارد فيها لجعلها تنبض بالحياة، ما الذي يتطلبه الأمر لتوجيه هذه المبادرات حتى اكتمالها؟
احصل على عرض في الوقت الفعلي: تعرف على ما يحدث مع كل مبادرة، على كل المستويات، من المؤسسة إلى الفرد.
إشراك الجميع: منصة سهلة الاستخدام تربط مؤسستك من القيادة التنفيذية إلى فرق المشروع، مما يجعل الجميع مسؤولين وعلى نفس الصفحة.
احصل على كل المزايا الممكنة: استفد من خبرات خبراء التنفيذ لدينا وأفضل الممارسات من خلال منصتنا الرائدة.
نحن نقدم الخدمات التي ستسمح لك بإنشاء خطة لإدارة التغيير تأخذ مؤسستك إلى النجاح الذي ترغب في تحقيقه، يعد النمو أمرًا ضروريًا لشركتك حيث يتحول عملك باستمرار ويتغير إلى السوق الذي يجد نفسه فيه.
يمكن أن يساعدك نظام دوك سويت في الارتقاء بمؤسستك إلى آفاق جديدة أثناء العمل على تنفيذ خطة إدارة التغيير بالمؤسسات المناسبة لشركتك، نحن نصمم خططًا لتنفيذ التغيير والمضي قدمًا بمؤسستك من خلال التوحيد والرؤية والمساءلة.