كيفية الاستعداد لتصبح التوقيعات الالكترونية أساسًا في الوضع الطبيعي الجديد |
إن جائحة كوفيد-19 وما نتج عنه من تباعد اجتماعي يعني أن التوقيع الشخصي على المستندات غالبًا ما يكون غير ممكن، ويلعب استخدام التكنولوجيا دورًا حاسمًا في تكييف الأساليب التقليدية لممارسة الأعمال التجارية وتسهيل المعاملات أثناء الإغلاق، بما في ذلك زيادة استخدام التوقيعات الالكترونية على المستندات، ومع تزايد الاستخدام والاعتياد، يمكن أن تصبح التوقيعات الالكترونية "الوضع الطبيعي الجديد"، مع مراعاة بعض الاعتبارات القانونية والعملية.
.png)
وفي هذا المقال سوف نتعرف على كيفية الاستعداد لتصبح التوقيعات الالكترونية أساسًا في الوضع الطبيعي الجديد عن قرب..png)
أنواع التوقيعات الإلكترونية
هناك أنواع مختلفة من التوقيعات الإلكترونية، بما في ذلك:
- كتابة اسمك أو الأحرف الأولى من اسمك على مستند إلكتروني، مثل بريد إلكتروني أو مستند Word.
- مسح توقيعك المكتوب بخط اليد ضوئيًا ودمجه في مستند إلكتروني.
- استخدام منصات التوقيعات الالكترونية مثل Adobe Sign أو DocuSign لإنشاء تمثيل إلكتروني لتوقيعك المكتوب بخط اليد أو التوقيع الرقمي.
الاعتبارات القانونية
على نطاق واسع، التوقيعات الالكترونية صالحة بشكل عام، ما لم ينص القانون أو الوثيقة نفسها على ضرورة وجود نوع معين من التوقيع، على سبيل المثال:
يمكن توقيع العقود المسجلة كتابيًا بالتوقيع الإلكتروني، ما لم ينص العقد نفسه على خلاف ذلك.
التوكيلات، التي كقاعدة يجب أن تكون كتابية ويتم تنفيذها كسند وبالتالي تتطلب من المانح التوقيع على الصك بحضور شاهد، يمكن أيضًا توقيعها بتوقيع إلكتروني، بشرط أن يشهد الشاهد على الطلب أو التوقيعات الالكترونية.
يجب أن تكون التنازلات عن الملكية الفكرية كتابية وموقعة من قبل المتنازل، مرة أخرى، يمكن استخدام التوقيعات الالكترونية لتنفيذ مهمة بشكل صحيح.
اعتبارات عملية
هناك بعض القضايا التي يجب وضعها في الاعتبار:
تقوم الشركات بتنفيذ المستندات عبر مديريها أو المفوضين الذين يمكنهم التوقيع باستخدام توقيعهم الإلكتروني، بشرط ألا يكون ذلك مقيدًا بالوثائق الدستورية للشركة.
قد لا تخضع المعاملات الخارجية للقانون، ولذلك، يتعين عليك التحقق مما إذا كان سيتم الاعتراف بالمستند الذي يتم تنفيذه بالتوقيعات الالكترونية، في ولاية قضائية معينة، باعتباره صالحًا قانونيًا وقابلاً للتسجيل وقابل للتنفيذ.
إذا كان من الضروري تسجيل وثيقة بعد التوقيع، على سبيل المثال في مكتب وطني للملكية الفكرية، فتحقق أولاً مما إذا كان السجل يقبل التوقيعات الالكترونية، بعض السجلات لا تفعل ذلك، مما يعني أنه على الرغم من صلاحيته قانونيًا في إنجلترا، إلا أن التوقيع الإلكتروني في الممارسة العملية ليس خيارًا قابلاً للتطبيق.
.png)
ما مدى موثوقية وأمان التكنولوجيا المستخدمة لإنشاء التوقيع الإلكتروني؟
على سبيل المثال، هل يمكن لأي شخص كتابة اسم شخص آخر على مستند إلكتروني؟ كلما زادت أهمية الوثيقة أو قيمتها، كلما كان التوقيع الإلكتروني أكثر أمانًا لتوفير ضمان أكبر فيها، وهذا مهم بشكل خاص عند النظر في إمكانية الطعن في صحة الوثيقة أو سلامتها، كما هو الحال في الإجراءات القانونية، كلما كان التوقيع الإلكتروني أكثر أمانًا، قل احتمال الطعن فيه بنجاح في النزاع، ضع في اعتبارك أيضًا وضع إجراءات لتسجيل من قام بالتوقيع على الوثيقة ومتى.
التأكد من أن الموقع لديه السلطة والقدرة اللازمة لتنفيذ الوثيقة بالتوقيع الإلكتروني.
تتوفر أدلة خاصة بكل بلد على منصات التوقيع الإلكتروني مثل DocuSign، ولكن ينبغي استخدامها للإرشاد فقط، لاحظ أيضًا أن بعض البلدان تطلب منك استخدام موفر توقيع إلكتروني معتمد محليًا.
فكر فيما إذا كان بإمكانك استخدام التوقيعات الرقمية، يعد هذا نوعًا أكثر أمانًا من التوقيع الإلكتروني، واستخدامه معترف به بشكل متبادل.
تقوم المزيد والمزيد من الشركات بالتحول من طرق التوقيع الورقية التقليدية إلى طرق أكثر أمانًا وأمانًا لتوقيع المستندات المهمة رقميًا، ويتضمن ذلك حلول التوقيعات الالكترونية
وفقًا لتقرير صادر عن Lunarpen، فإن الشركات التي لا تستخدم الورق تقلل من أخطاء المعالجة لديها بمعدل 90%، من المتوقع أن ينمو السوق بأكمله إلى 16.8 مليار دولار بحلول عام 2026 – ولكن هناك ما هو أكثر من مجرد اختيار منصة خالية من الورق.
يمكن أن تعيق حالات عدم اليقين استخدام التوقيعات الإلكترونية وغالباً ما تحد من ثقة المهنيين والأفراد في استخدامها، ويمكن أن يؤدي نقص تدريب الموظفين أو الإجراءات الداخلية إلى حدوث أخطاء مكلفة ويؤثر سلبًا على علاقاتك مع العملاء.
سيؤدي وجود عمليات غير متناسقة إلى إبعاد العملاء والبحث عن الخدمات أو المنتجات من منافسيك، إن فهم بعض أفضل ممارسات التوقيعات الالكترونية سيضمن حصولك على التوقيع الصحيح في كل مرة من خلال بناء الثقة وتجاوز توقعات عملائك.
كيف يخدمك نظام دوك سويت
إليك كيف يمكن لنظام DocuSuite مساعدتك في تسهيل التوقيعات الإلكترونية في المؤسسات:
يسير التوقيعات
يوفر DocuSuite واجهة سهلة الاستخدام تسمح للمستخدمين بتوقيع المستندات بكل سهولة.
أمان التوقيعات
يسهل DocuSuite التحقق من هوية الأطراف المشاركة في التوقيعات لضمان أمان العمليات.
توقيع متعدد الأطراف
يتيح نظام DocuSuite التعامل مع مستندات تتطلب توقيعًا من عدة أطراف، مما يجعله مناسبًا للصفقات التجارية المعقدة.
تتبع ومراقبة
يقدم DocuSuite أدوات لتتبع حالة المستندات والتحقق من توقيعها بشكل دقيق.
امتثال قانوني
يلتزم DocuSuite بالمعايير القانونية لـ التوقيعات الالكترونية، مما يجعلها صالحة من الناحية القانونية.
تكامل مع الأنظمة الأخرى
يمكن لـ DocuSuite التكامل مع أنظمة الشركات الأخرى لتسهيل التدفقات العمل وتحسين التنسيق بين الأقسام.
توفير الوقت والجهد
يساعد DocuSuite في تقليل الحاجة إلى التوقيع الورقي، مما يسرع عمليات الموافقة ويحسن الكفاءة.
بهذه الطريقة، يمكن لنظام DocuSuite تسهيل وتحسين عمليات التوقيعات الالكترونية داخل المؤسسات.
التحقق من وجود شهادات الامتثال
يكون أمان عملك معرضًا للخطر إذا كنت تستخدم برنامج التوقيعات الالكترونية غير المتوافق مع التشريعات، ويجب أن يُظهر برنامج التوقيع الإلكتروني الخاص بك بوضوح مدى امتثاله للقوانين واللوائح.
يتطلب الامتثال بموجب قانون التوقيعات الالكترونية لعام 2000 والتشريعات واللوائح الإلكترونية الأخرى، مثل eIDAS وUETA، التوقيعات الإلكترونية للوفاء بشروط وأحكام محددة:
- منح الموافقة على ممارسة الأعمال التجارية إلكترونيًا، ويجب على جميع الأطراف الموقعة الموافقة على توقيع المستندات إلكترونيًا.
- ربط التوقيع بالسجل، يجب على الموقعين وضع علامة أو بيان مرئي على المستند الإلكتروني، ويجب أن يكون التوقيع متصلاً بالوثيقة التي تم التوقيع عليها.
- نية التوقيع، التوقيعات الالكترونية صالحة فقط إذا كان الموقع ينوي التوقيع، ويجب أن تكون طلبات التوقيع قابلة للرفض.
- الإسناد، سواء كان اسمًا أو علامة فريدة، يجب أن يوضح التوقيع بسهولة من قام بالتوقيع على المستند.
- ضع القواعد، تضع قواعد الإطار القانوني لتوفير التوقيعات الالكترونية وتأثيرها.
تأكد من أن كل برنامج توقيع رقمي في قائمتك المختصرة يتوافق مع القوانين واللوائح، ويمكن لفريقك القانوني المساعدة في إجراء تقييم المخاطر الذي يصنف المستندات على أنها عالية أو متوسطة أو منخفضة المخاطر.
بمجرد تحديد أي مخاطر محتملة، اتخذ خطوات للتأكد من أن مستنداتك ملزمة قانونًا، إنها أفضل طريقة لتأمين عملك من التوقيعات غير الصالحة أو الاحتيالية ومجرمي الإنترنت.
.png)
وضع سياسة قوية وموحدة للتوقيع الإلكتروني
هل لديك سياسة منفصلة للتوقيع الإلكتروني يعرفها جميع أعضاء الفريق والعملاء ويلتزمون بها؟
بدون وجود سياسة واضحة، يكون هناك خطر يتمثل في أن عمليات التوقيعات الالكترونية المستخدمة قد لا تكون متوافقة، وأن السجلات الإلكترونية غير مدعومة – أو ما هو أسوأ من ذلك، أنها غير قابلة للتنفيذ.
على سبيل المثال، لا يمكن توقيع بعض المستندات القانونية إلكترونيًا، مثل الوصايا، ويجب أن يشهد عليها طرف ثالث مستقل ولا يمكن التوقيع عليها بتوقيع إلكتروني، إذا تم توقيع هذه الأنواع من المستندات بواسطة توقيع إلكتروني، فقد يكون المستند الخاص بك غير صالح.
عند كتابة سياسة التوقيعات الالكترونية الخاصة بك، ضع هذه الأشياء في الاعتبار:
اذكر هدفها: ترتبط باللوائح والتشريعات.
تلخيص محتواه: اذكر الغرض والنطاق والخلفية والسياق، مثل الجهة التي تنطبق عليها السياسة.
شاركها رسميًا مع جميع أعضاء الفريق والعملاء: بعد كل شيء، ليس هناك فائدة من وجود سياسة التوقيعات الالكترونية، إذا لم تكن مؤسستك أو عملاؤك على علم بها.
تحديد من يمكنه التوقيع على المستندات: يجب أن توضح سياستك دورهم (أدوارهم)، ومتى يجب توقيع المستندات، ومعلومات حول التخزين الآمن.
شرح المصطلحات والتعاريف المألوفة: على سبيل المثال، تحديد الفرق بين التوقيعات الإلكترونية والرقمية.
أفضل الممارسات للتنفيذ: قد ترغب في تضمين شرط إلغاء الاشتراك، ينبغي منح الموقعين فرصة إلغاء الاشتراك في توقيع الاتفاقية إلكترونيًا، يجب أن توضح سياستك الإجراءات التي يجب اتباعها للموقعين الذين يفضلون التوقيع على الاتفاقية يدويًا.
روابط لسياسات الشركة الحالية حيثما كان ذلك مناسبًا: على سبيل المثال، حماية البيانات واللائحة العامة لحماية البيانات.
قم بمراجعة وتقييم سياستك بشكل دوري: قم بطلب التعليقات من مستخدمي وعملاء التوقيعات الالكترونية وقم بتحديث سياستك لتعكس التغييرات والتحسينات التنظيمية.
بمجرد قيامك بتطوير سياسة التوقيعات الالكترونية الخاصة بك، قم بمشاركتها مع فريقك باستخدام منصة الاتصال المفضلة لديك، على سبيل المثال، Slack أو البريد الإلكتروني.
قم بدعوة الموظفين لتعليقاتهم وتشجيع جميع المستخدمين على اقتراح التحسينات، تأكد من أن الموظفين الجدد على دراية بسياستك وقراءتها، وإلا فلن يكون لديك نهج متسق عبر مؤسستك.
وأخيرا، سوف ترغب في معرفة ما إذا كانت سياستك فعالة، يمكنك التحقق من ذلك عن طريق أخذ عينات عشوائية، بشكل دوري، اختر مستندًا وقم بمراجعة العملية برمتها، اشعر بالثقة في أن سياستك تعمل بكفاءة بينما تدفع التحسين المستمر إلى الأمام.
.png)
نظام دوك سويت والتوقيعات الالكترونية
يعرف نظام دوك سويت بأنه نظام توقيع إلكتروني شهير يُستخدم لتسهيل العديد من العمليات ومن ضمنها عمليات التوقيعات الالكترونية، يؤثر استخدام دوك سويت بشكل إيجابي على توفير وسيلة فعالة وآمنة لتوقيع المستندات الإلكترونية، مع توفير ميزات تتناسب مع متطلبات القوانين واللوائح الخاصة بالتوقيعات الالكترونية، ويساعدك نظامنا في:
الموافقة الإلكترونية
يسمح للأطراف المتعاقدة بالموافقة على ممارسة الأعمال التجارية إلكترونيًا، وهو أمر يتوافق مع متطلبات القوانين المحلية والدولية.
ربط التوقيع بالسجل
يتيح للموقعين وضع علامة مرئية على المستند الإلكتروني ويربط التوقيع بشكل متصل بالوثيقة.
نية التوقيع
يسهل على الموقعين التعبير عن نيتهم للتوقيع، مما يتناسب مع متطلبات القانون.
الإسناد
يساعد في توضيح من قام التوقيعات الالكترونية على المستند بشكل فعال.
التقييم والمراجعة
يتيح للفرق القانونية تقييم برامج التوقيعات الالكترونية لضمان امتثالها للقوانين واللوائح.
بشكل عام، يشكل دوك سويت حلاً رائعًا لتسهيل التوقيعات الالكترونية بشكل آمن وفعال، مما يساعد في تحقيق الامتثال القانوني وتأمين العمليات.