على مر الزمن، أصبحت أتمتة الحسابات الدائنة لا غنى عنها في ساحة إدارة الأعمال، حيث استشعر المديرون الماليون ومسؤولو الحسابات بوضوح بفوائدها البارزة، مثل تقليل الوقت المستغرق للتأخير، وتحسين دقة العمليات، وتخفيض تكاليف التوظيف. يظهر هذا الفهم العميق للمزايا العملية التي تأتي مع أتمتة العمليات المالية.
لكن، في ظل هذا الوعي المستمر، يظل هناك تحدي أساسي: كيف يمكن إقناع الرئيس التنفيذي بأهمية اعتماد هذه التكنولوجيا الجديدة؟ يعتبر الرئيس التنفيذي عاملًا رئيسيًا في تحديد اتجاهات الشركة وتكنولوجيا المعلومات التي تستخدم لتحقيق أهدافها.
هنا يأتي دور نظام دوك سويت كحلاً محوريًا.يعتبر نظام دوك سويت لأتمتة الحسابات الدائنة خيارًا فعّالًا ومتقدمًا يمكن أن يقنع الرئيس التنفيذي بالقفز نحو المستقبل المالي. |
ومع ذلك، كيف يمكن تحقيق إقناع الرئيس التنفيذي بهذه التكنولوجيا الجديدة؟
يمكن أن يواجه موظفو المحاسبة تحديات عديدة عند محاولة إقناع باقي الشركة بفوائد أتمتة الحسابات المستحقة الدفع. فضلاً عن القيود المالية العامة، قد تتضمن هذه التحديات:
عدم ظهور الفوائد على مستوى الشركة:
يمكن أن يكون التحول إلى إدارة المستندات وأتمتة الحسابات الدائنة ضروريًا لقسم المحاسبة، ولكن قد لا يكون القادة التنفيذيين يرون كيف يمكن أن تفيد أتمتة AP الشركة ككل.
التردد في اتخاذ مبادرة جديدة:
يمكن أن يكون الرئيس التنفيذي مترددًا في تبني مبادرة جديدة مثل أتمتة الحسابات الدائنة قد تنقل الموظفين بعيدًا عن العمليات الورقية الحالية. يتجنب القادة التنفيذيين تغييرات لا تظهر ضرورية تمامًا إذا توقعوا مقاومة من الموظفين بناءً على تجارب سابقة.
الغرض غير الواضح لتوفير الوقت:
قد تبدو قيمة تحسين الكفاءة واضحة بذاتها، ولكن الرئيس التنفيذي يريد رؤية كيف ستترجم مكاسب الكفاءة هذه إلى مكاسب استراتيجية. يجب أن تشرح الفوائد المحتملة لأتمتة الحسابات الدائنة تأثيرها المتوقع على مستوى المؤسسة.
في النهاية، يظهر أن الفوائد المباشرة لأتمتة الحسابات الدائنة قد تكون كافية لتبرير التكلفة، ولكن التحدي يكمن في توضيح كيف يمكن لهذه التكنولوجيا أن تلبي احتياجات وتطلعات جميع أقسام الشركة وتحقق تأثيرًا إيجابيًا على الأعمال والإدارة التنفيذية.
تحسين الكفاءة والتحكم: ٦ أهمية تجعل أتمتة الحسابات الدائنة ذات أولوية للقادة التنفيذيين
1- تحسين العلاقات مع البائعين
يعد أحد الدوافع الستة التي تسلط الضوء على أهمية تبني أتمتة الحسابات الدائنة باستخدام نظام دوك سويت في الشركات. فالفشل في تسوية المدفوعات للبائعين والموردين يُعَدّ وسيلة مؤكدة لتأجيج التوتر في تلك العلاقات. ومع أهمية العلاقات الجيدة مع البائعين تظهر بشكل لا يدع مجالًا للشك في الإدارة لدى الشركات متوسطة الحجم، حيث تعتمد على فعالية إدارة سلسلة التوريد وتأثير جودة البائعين وسرعتهم على أعمال الشركة. وفي الوقت الحالي، تُلقى إدارة علاقات الموردين نظرة استراتيجية رئيسية في أغلب المؤسسات، حيث يُعتبر الدفع للبائعين بشكل منظم جزءًا أساسيًا لبناء وتعزيز هذه العلاقات.
2- توفير المال من خلال المعالجة الأسرع
تتمثل أحد الدوافع الرئيسية لاعتماد نظام دوك سويت في الشركات لتحقيق أتمتة الحسابات الدائنة في تحقيق توفير مالي عبر معالجة العمليات بشكل أسرع. يقدم العديد من الموردين خصومات جذابة تصل إلى 2 أو 3 في المائة عند الدفع المبكر. وفي غياب نظام فعال، يمكن أن يستغرق توجيه الفواتير والموافقة عليها للدفع أسابيع، مما يعرض الشركة لخسارة هذه الفرصة لتحقيق توفيرات مالية. بالاستفادة من خصومات الدفع المبكر المقدمة من قبل الموردين، يكون بإمكان نظام دوك سويت فحص ومعالجة الفواتير بسرعة، مما يعزز فهم المديرين التنفيذيين للفوائد الاقتصادية لأتمتة الحسابات الدائنة
3- إنشاء نقطة انطلاق للمبادرات الرامية إلى تحويل العمليات التجارية بشكل شامل:
يظهر توجيه الإدارة العليا الرغبة المستمرة في جعل الشركة أكثر فاعلية وتحديثًا، ويعد استبدال الوسائل التقليدية بإدارة المستندات الرقمية خطوة استراتيجية نحو التحول المستدام. يبرز هذا الانتقال لأتمتة الحسابات الدائنة كوسيلة لتحسين الكفاءة والتكامل في العمليات التجارية. ورغم أن هذه المبادرة قد تحمل مزايا عاطفية، إلا أن فعاليتها تتوقف على تبني شخصية الرئيس التنفيذي واستعداده لتحديث العمليات بما يتلاءم مع تطلعات الشركة نحو الابتكار والتحسين المستمر.
4- تقليل مخاطر التدقيق والامتثال
في جوهر العمليات التي تتعلق بالامتثال والتدقيق، يشكل التوثيق الفوري للموافقة على الدفع، وتفاصيل التصريح، وتوقيت وسبب الدفع أمورًا حيوية. يمثل توفير مسار لهذه المعلومات بشكل فوري وعلى نطاق واسع في عالم محدد بالأوراق تحدٍّا كبيرًا. إدخال نظام أتمتة الحسابات الدائنة يُعد عاملاً رئيسيًا في تقليل مخاطر التدقيق والامتثال والحد من المخاطر القانونية المحتملة.
5- تحسين الكفاءة والتحول الإستراتيجي
تشير تقارير APQC إلى أن نحو 75% من المؤسسات قامت بإطلاق مبادرات لتحويل العمليات المالية، بهدف جعل أقسامها المالية أكثر إستراتيجية وفعالية. يوضح تقرير APQC أن حوالي 36% من هذه المؤسسات يرون أن عملياتها المالية غير متناغمة مع وتيرة واحتياجات استراتيجيات الأعمال المكشوفة. هذا يظهر أن التحسين في العمليات المالية ليس له تأثير فقط على هذه العمليات بذاتها، ولكن له أيضًا تأثير "مضاعف" يمتد إلى جميع أنحاء هيكل المنظمة. بفضل الأتمتة في إدارة الحسابات المستحقة للدفع، يمكن توفير وقت موظفي الشؤون المالية، مما يمكنهم من التركيز على مبادرات أكثر استراتيجية تدعم تحول العمليات المؤسسية.
6- عمليات AP والمالية في تحقيق الأهداف الشاملة
تعتبر عمليات أتمتة الحسابات الدائنة APوغيرها من العمليات المالية أمرًا ذا أهمية بالغة لقدرة أي شخص آخر على تحقيق مهامه، ومن بين هذه المهام تأتي المبيعات وخدمة العملاء. تظهر العمليات المالية كفريدة من نوعها حيث يتم استخدام المعلومات والوثائق التي يتم إنشاؤها من خلالها في العديد من العمليات الأخرى والأقسام، بما في ذلك المبيعات وخدمة العملاء. وتُشير APQC إلى أن "معظم الشركات تفقد ما يصل إلى 1% من مبيعاتها بسبب سوء التخطيط واتخاذ القرارات. ويعود السبب في ذلك إلى سوء فهم أو تجاهل صانعي القرار للتحليل المالي. عادةً ما تكون لدى المؤسسات التي تعاني من ضعف في العمليات المالية نسبة خطأ تصل إلى 3.3% في توقعات مبيعاتها، بينما تكون هذه النسبة 1.5% في المؤسسات الرائدة.
دور نظام دوك سويت في أتمتة الحسابات الدائنة
نظام دوك سويت يعد حلاً فعّالًا لتحسين أداء الشركة عبر تحسين عمليات إدارة الحسابات المستحقة للدفع، مع تكامل أتمتة الحسابات الدائنة المدمجة في هذا النظام. إليك كيف يمكن لنظام دوك سويت تحقيق ذلك وتحقيق توازن بين الفوائد الاقتصادية والاستراتيجية:
تسريع عمليات الموافقة:
- يتيح نظام دوك سويت تيسير عمليات الموافقة والمراجعة من خلال تيسير تداول المستندات الرقمية بين الأقسام.
- يقلل من تأخيرات الموافقة ويسرع عمليات الدفع، مما يسهم في تعزيز العمليات التشغيلية للشركة.
تحسين دقة البيانات:
- يقلل نظام دوك سويت من الأخطاء البشرية الممكنة في إدخال البيانات، مما يحسن دقة العمليات المحاسبية.
- يقلل من احتمالات الفواتير الخاطئة أو البيانات غير الصحيحة، مما يعزز الشفافية والدقة في تسجيل العمليات المالية.
توفير وقت الموظفين:
- يقلل من عبء العمل اليدوي لموظفي الشؤون المالية من خلال تلقائيَّة عمليات متكررة، مما يتيح لهم تركيز الجهود على مهام أكثر استراتيجية.
- يسهم في توجيه الموظفين نحو المبادرات الاستراتيجية بدلًا من الانشغال بأعمال روتينية.
زيادة الشفافية والرؤية:
- يوفر نظام دوك سويت رؤية فورية وشاملة للعمليات المالية وحالة الحسابات المستحقة للدفع.
- يسهم في تحسين قرارات الإدارة من خلال توفير معلومات دقيقة وفورية حول الوضع المالي للشركة.
تعزيز علاقات الموردين:
- يسهل للشركة الالتزام بالدفع في الوقت المحدد، مما يعزز العلاقات مع الموردين ويفتح الباب أمام فرص التفاوض والتعاون المستقبلي.
- يقلل من فحص الفواتير والمعاملات غير المتسقة، مما يعزز مصداقية الشركة في عيون البائعين.
تحقيق التوازن بين الفوائد الاقتصادية والاستراتيجية:
- يوفر نظام دوك سويت تحسينات اقتصادية فورية من خلال تقليل التكاليف الناجمة عن العمليات اليدوية وتسريع دورة الدفع.
- يوفر رؤية استراتيجية للشركة، مما يمكن الإدارة من اتخاذ قرارات أكثر تفصيلًا وتوجيه الشركة نحو أهدافها الاستراتيجية بفعالية.
باختصار، يُعَدُّ نظام دوك سويت أحد العوامل الرئيسية في تحسين أداء الشركة وتحقيق توازن فعّال بين الفوائد الاقتصادية والاستراتيجية، مما يجعل الانتقال إلى أتمتة الحسابات الدائنة قرارًا ضروريًا ومستدامًا لنجاح الشركة.
من الواضح أن تقنيات إدارة المستندات يمكن أن تساعد المؤسسات على أتمتة الحسابات الدائنة. لكن إدارة المستندات تقوم بما هو أكثر بكثير من مجرد توفير مكان وبنية يمكن التنبؤ بهما لتخزين المستندات.
- تنشئ إدارة المستندات إطارًا لالتقاط ليس فقط المستندات، بل المعلومات أيضًا، في أقرب وقت ممكن من نقطة إنشائها.
- تضع إدارة المستندات الأساس للفهرسة الذكية للمستندات، مما يجعل من الممكن العثور على المستند الصحيح في الوقت المناسب تمامًا في عملية الأعمال أو التفاعل مع العملاء.
- تتيح رقمنة المعلومات إمكانية أتمتة سير عمل المعلومات الأساسية وزيادة مرونة الأعمال.
إن هذا الدور والرؤية الموسعة هما جوهر الفرصة التي تبدأ أتمتة الحسابات الدائنة.
وفي هذا السياق، يأتي نظام دوك سويت لأتمتة الحسابات الدائنة المدمجة كخطوة فعالة ومتقدمة، حيث يسهم في تحسين وتسهيل هذه العمليات، مما يجعل التحول إلى أتمتة إدارة الحسابات المستحقة للدفع أكثر فعالية وفعالية للشركة.