دوافع رئيسية تدفع المديرين الماليين للتخلص من الأعمال الورقية

تعمل كل شركة على جسر هش يمتد بين قاع الفشل وقمة النجاح، ويزيد الاضطراب التكنولوجي من وضوح هذا الجسر يومًا بعد يوم. يجد المديرون التنفيذيون على مستوى C أنفسهم في مواجهة استمرارية لأنواع معينة من التساؤلات الحيوية:

1. كيف يمكننا بناء أسس قوية لمستقبل مستدام؟
2. كيف يمكننا تحقيق التميز بشكل منتظم وأن نصبح شركة من الدرجة الأولى؟
3. كيف يمكننا رفع معدلات الربح إلى مستويات عالية جدًا تتجاوز بكثير البقاء النموذجي البالغ 6.5%؟
4. كيف يمكننا تجنب التخلف عن المنافسين الجدد الذين لم يكونوا موجودين حتى قبل خمس سنوات؟

لفهم كيفية التعامل مع هذه الأسئلة الأساسية، يجب أن ندرك دور المديرين الماليين وأهميتهم في هذا الصراع. وفقًا للمركز الأمريكي للإنتاجية والجودة، يشارك حاليًا نسبة مذهلة تبلغ 74٪ من المؤسسات في جهود لتحسين العمليات المالية من خلال تطوير سير العمل المحاسبي الرقمي وأتمتة معالجة المستندات المحاسبية. ولكن لماذا تقوم هذه المؤسسات بهذه المبادرات؟

الدافع الأول: تقليل التكاليف بشكل دائم

حتى يتمكن المؤسسات من تحقيق تخفيضات دائمة في التكاليف، عليها التركيز على أربعة مجالات محددة وفقًا لمجلة هارفارد بيزنس ريفيو:

ما يجمع بين جميع هذه العمليات هو حجم المستندات الهائل والحاجة الملحة إلى تكاملها مع أنظمة مالية مؤسستك وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الأشملة المتاحة لديك. القدرة على رقمنة هذه المستندات وتحسين الكفاءة تعتبر مفتاحًا لتحول المؤسسة المالية من أداء منخفض إلى أداء متميز. لذلك، يجب على المديرون الماليين أن يتولوا قيادة الجهود المتعلقة بأتمتة هذه العمليات المالية الحيوية.

الدافع الثاني: رؤية قائمة على البيانات

يُشكل دور المديرين التنفيذيين في تحسين الشؤون المالية داخل مؤسساتهم تحدٍ أساسيًا. ليس فقط لأنهم قادرون على توفير الأموال وليس فقط لأن احتياجات العملاء تستدعي ذلك، ولكن أيضًا لأن البيانات الرقمية ضمن سياق سير العمل المحاسبي الرقمي تمثل مصدرًا غنيًا وغير مستغل للمعلومات والاستخبارات. يتطلب هذا دفع التحسينات في جميع أنحاء المنظمة وتفعيل الاستفادة القصوى من هذه الموارد غير المستغلة. والأمر يتجاوز الشؤون المالية بحد ذاتها، حيث تعتمد العديد من العمليات التجارية الأخرى على المعلومات والبيانات المستمدة من مجال التمويل. بالتالي، تتزايد الضغوط على المديرين التنفيذيين الماليين للعب دورًا أكثر أهمية في تحويل الأعمال وتزويد المنظمة بالمعلومات الضرورية لتوثيق ودفع هذا التغيير بنجاح.

·       تحسين الكفاءة والتكلفة

التمويل الرقمي يمكن أن يقلل بشكل كبير من الأعباء اليدوية في العمليات المالية، مما يؤدي إلى تحسين كبير في كفاءة العمليات. على سبيل المثال، تتيح أتمتة الفواتير والمدفوعات ومتابعة الأموال توفير الوقت والمجهود الذي كان يتعين تخصيصه لهذه المهام يدويًا. وهذا بالتأكيد يقلل من التكاليف التشغيلية للمؤسسة.

·       سرعة اتخاذ القرارات

التمويل الرقمي يوفر وصولًا فوريًا إلى المعلومات المالية، مما يمكن المديرين الماليين من اتخاذ قرارات أكثر دقة وسرعة. يمكنهم متابعة الأداء المالي في الزمن الفعلي والتفاعل بفعالية مع التحديات والفرص.

·       توفير الوقت والجهد

بفضل التمويل الرقمي، يمكن تقليل الإجراءات اليدوية والورقية. هذا يعني توفير وقت قيم والقدرة على تخصيص جهود الموظفين لمهام استراتيجية أكثر أهمية، مثل التخطيط والتحليل.

·       تعزيز الشفافية والمراقبة

بفضل التمويل الرقمي، يمكن إنشاء نظام شفاف للمعلومات المالية. المستخدمون المخولون يمكنهم الوصول إلى البيانات بسهولة ومعرفة مصدر الأموال وكيفية استخدامها. هذا يعزز مستوى الثقة بين الجميع داخل المؤسسة.

·       تحسين التنبؤ والتخطيط

التمويل الرقمي يتيح استخدام التحليلات البيانية والبيانات الكبيرة لفهم الاتجاهات المالية والتنبؤ بالمستقبل. يمكن للمديرين الماليين استخدام هذه المعلومات للمساهمة في تطوير استراتيجيات مستقبلية وخطط تشغيلية متقدمة.

·       دعم التحول الاستراتيجي

المديرين الماليين يمكنهم استخدام التمويل الرقمي كوسيلة لدعم مبادرات التحول والتحسين في المؤسسة. يمكنهم تحليل الأداء المالي وتوجيه الاستثمارات نحو المشاريع الاستراتيجية التي تدعم رؤية المؤسسة.

·       المشاركة في تحقيق الميزة التنافسية

المؤسسات التي تبني التمويل الرقمي بشكل فعال تكون قادرة على تحقيق ميزة تنافسية في سوق الأعمال. يمكن للمديرين الماليين أن يلعبوا دورًا حاسمًا في تحقيق هذه الميزة من خلال استغلال البيانات وتحليلها لدعم اتخاذ قرارات استراتيجية دقيقة.

باختصار، التمويل الرقمي يمكن أن يكون عنصرًا محوريًا في تحسين الأداء المالي والاستراتيجي للمؤسسات. ودور المديرين التنفيذيين الماليين في هذا السياق يكمن في قيادة وتوجيه استخدام التمويل الرقمي بفعالية لتحقيق الأهداف المؤسسية وتحقيق التنمية والازدهار.

كيف يساهم دوك سويت في تحقيق التوفير المالي في المؤسسات

مع تطور التكنولوجيا السريع وتزايد تعقيد البيئة التنافسية للأعمال، أصبحت أدوات إدارة المكاتب والأنظمة الرقمية ضرورية أكثر من أي وقت مضى. يعتبر نظام دوك سويت واحدًا من الأنظمة الأكثر شيوعًا وفعالية في هذا السياق

أولًا، نظام دوك سويت يساعد المديرين على تقليل التكاليف بشكل دائم من خلال التحول من العمليات اليدوية والأدوات الورقية إلى بيئة رقمية. يمكن للمديرين استخدام التمويل الرقمي بشكل فعال للتخلص من تكاليف الورق والحبر وتخزين الأوراق، وبالتالي تقليل التكاليف التشغيلية بشكل كبير. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لتطبيقات دوك سويت توفير التكاليف المرتبطة بشراء برامج إضافية، حيث تقدم أدوات لإجراء مجموعة متنوعة من المهام مثل التحليل المالي وإعداد التقارير داخل بيئة واحدة.

ثانيًا، نظام دوك سويت يمنح المديرين إمكانية الوصول إلى بيانات متكاملة وقوية تساعدهم في بناء رؤى قائمة على البيانات. يسهل على المديرين تجميع البيانات من مصادر متعددة وإعداد تقارير ورسوم بيانية توضح الأداء والاتجاهات بشكل واضح. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام تطبيقات دوك سويت للقيام بتحليلات متقدمة وتحليل البيانات بشكل دقيق، مما يمنح المديرين رؤى دقيقة تسهم في اتخاذ قرارات استراتيجية مستنيرة.

في الختام، يصبح واضحًا أن الدوافع الرئيسية التي تدفع المديرين الماليين للتخلص من الأعمال الورقية هي جزءًا حاسمًا من تحول الأعمال نحو العصر الرقمي. يسعى المديرون الماليون إلى تحقيق توفير تكاليف دائم بشكل مستدام من خلال الاستغناء عن الأدوات الورقية والعمليات اليدوية، وذلك من خلال تبني الأنظمة والتقنيات الرقمية. بالإضافة إلى ذلك، يسعى المديرون الماليون إلى الاستفادة القصوى من البيانات والتحليلات لبناء رؤى مستنيرة تدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية. تحول الأعمال إلى البيئة الرقمية يعزز من كفاءة العمل ويساهم في تحسين الأداء المؤسسي وزيادة التنافسية. إن تطبيقات مثل نظام دوك سويت تمثل واحدة من الأدوات الرئيسية التي تساعد المديرين الماليين على تحقيق هذه الأهداف وتحقيق التقدم في عالم الأعمال الحديث.