ما لا تعرفه عن نظام إدارة التصاريح |
يعد نظام إدارة التصاريح، الذي يشار إليه غالبًا باسمPTW ، إجراء تشغيليًا مهمًا تستخدمه المنظمات لمنح إذن موثق للمهام التي تعتبر خطرة أو غير روتينية.
.png)
ويقدم هذا المقال فهمًا متعمقًا لنظام إدارة التصاريح PTW، والأنواع المختلفة لتصاريح العمل، وفوائد الرقمنة، واستراتيجيات التنفيذ الفعالة..png)
ما هو نظام إدارة التصاريح؟
يعرف نظام إدارة التصاريح أو PTW بأنه إجراء تشغيلي قياسي تستخدمه المؤسسات لإصدار إذن موثق لأداء المهام التي تعتبر خطرة أو غير روتينية، ويتكون نموذج تصاريح العمل من تعليمات محددة حول طبيعة الوظيفة والزمان والمكان بالإضافة إلى معلومات كافية حول إجراءات السلامة الهامة التي يجب اتباعها.
يجب أن تحتوي وثائق تصاريح العمل الصالحة، سواء كانت ورقية أو رقمية، على المكونات الرئيسية التالية:
التفويض: يجب أن يتضمن موافقات من الموظفين المعينين في مختلف مراحل إدارة التصاريح.
الأدوار والمسؤوليات: أدوار محددة بوضوح للأفراد المشاركين في المهمة.
تحديد المخاطر: تقييم شامل للمخاطر المحتملة والتدابير الوقائية المقابلة.
وصف المهمة: تفاصيل دقيقة حول المهمة، بما في ذلك النطاق والجدول الزمني والتعليمات خطوة بخطوة.
تقييم المخاطر: بروتوكولات السلامة الشاملة، والتي قد تشمل عمليات تدقيق الموقع، وفحص المعدات، وتدريب الموظفين، والمزيد، المصممة خصيصًا للوظيفة المحددة.
سجلات الحالة: نظام لمتابعة حالة التصاريح سواء كان مفتوحة أو مغلقة أو ملغية أو معاد إصدارها.
يلعب نظام إدارة التصاريح من دوك سويت دورًا حيويًا في تنظيم ومراقبة الوصول إلى المستندات والمعلومات، ويتيح للمستخدمين فرض قيود وصول محددة بناءً على الصلاحيات المخصصة لكل فرد، ويساعد هذا في حماية البيانات وضمان أمان المعلومات عن طريق تحديد من يمكنه الوصول إلى أي ملف أو مستند، وبالتالي يقلل من مخاطر التسريبات أو الاستخدام غير المصرح به..png)
لماذا نستخدم نظام إدارة التصاريح؟
يوفر نظام إدارة التصاريح طريقة سهلة للمؤسسات لمراقبة تدفقات العمل باستمرار باستخدام نظام موثق جيدًا لتبسيط العمليات والتحكم في نتائج السلامة.
بدون نظام إدارة التصاريح، فإنك تعرض نفسك ومن حولك للخطر دون قصد، على سبيل المثال: تخيل أنك عالق أو مختنق في مكان العمل المغلق دون أن يعلم أحد بوجودك بالفعل أو تقوم بتشغيل الآلات دون ممارسة أو تدريب كاف.
يوفر نظام إدارة التصاريح العديد من المزايا الجذابة:
تعزيز السلامة
يضمن أن الموظفين مجهزون بشكل مناسب بمعدات الحماية الشخصية المناسبة (PPE)، ومدربين على إجراءات العمل الآمنة، ومطلعين على المخاطر المحتملة قبل بدء واجباتهم.
زيادة المساءلة
من خلال منح التصاريح، تنقل المنظمات المسؤولية عن أي حوادث أو حوادث وشيكة إلى نفسها، مع التركيز على السلامة كأولوية قصوى.
تحسين التحليل
يوفر الاحتفاظ بالسجلات وتجميع البيانات رؤى حول تنظيم الحوادث، وحساب احتمالات الخطأ البشري، وتسهيل الاستثمار في معدات سلامة وإجراءات تشغيلية أفضل.
ما هي أنواع تصاريح العمل؟
هناك سبعة أنواع رئيسية من تصاريح العمل: تصاريح العمل الساخن، وتصاريح العمل البارد، وتصاريح العمل في الأماكن الضيقة، وتصاريح العمل الكيميائي، وتصريح العمل على الارتفاع، وتصريح الحفر، ويتم تصنيف كل تصريح عمل حسب طبيعة الوظيفة والمخاطر التي تنطوي عليها.
تصاريح العمل الساخن
التصريح بأداء المهام في ظروف ينتج عنها شرر أو لهب أو أي مصدر آخر للاشتعال، وتشمل أمثلة تصاريح العمل الساخن اللحام واللحام والغازات القابلة للاشتعال وغيرها من العمليات المسببة للحرارة.
تصريح العمل البارد
هو الترخيص بتشغيل الآلات أو الوظائف الأخرى التي لا تولد أي شكل من أشكال الحرارة أثناء عملية التصنيع، إن الثني والقص والضغط والسحب المستحث ميكانيكيًا هي بعض الأمثلة على تصريح العمل البارد.
تصريح العمل على ارتفاع
يعرف بأنه تصريح للعمل في المساحات المرتفعة (2 متر من الأرض) سواء كانت سلالم أو سقالات أو منصات عمل مرتفعة متنقلة (MEWP) وغيرها من المساحات التي تكون بعيدة عن الأرض.
تصريح دخول الأماكن المغلقة
عبارة عن تصريح لأداء المهام في مساحة ضيقة معرضة لمخاطر مثل الاختناق، وهي مادة لديها القدرة على الابتلاع، والجو السام، وما إلى ذلك. تشير الأماكن الضيقة إلى فتحات التهوية، والأعمدة، ومجاري الصرف الصحي، والخزانات وأكثر من ذلك بكثير.
تصريح الحفر
هو تصريح للموظفين بالتعدين أو حفر الأراضي من أجل بناء البنية التحتية أو استخراج الموارد أو اكتشاف القطع الأثرية المخفية، وتشمل المخاطر التي تنطوي عليها أعمال الحفر السقوط، أو الوقوع في فخ، أو الانفجارات، أو الملوثات المحمولة جواً، وما إلى ذلك.
تصريح العمل الكيميائي
أخذ ترخيص بالعمل بمواد كيميائية ضارة أو في أجواء محفزة كيميائياً تكون سامة أو مسببة للتآكل بطبيعتها، والمهندسون الكيميائيون الذين يعملون في الغالب في المصانع والمختبرات الكيميائية.
تصريح العزل الكهربائي
التصريح بالعمل في مناطق الجهد العالي المعرضة لتشتت الكهرباء بشكل غير متحكم فيه، تتمثل أعمال العزل الكهربائي الشائعة في إدارة وصيانة أنظمة القفل وصيانة الموقع من قبل مهندسي الكهرباء.
ما هي رقمنة تصريح العمل
تساعد رقمنة نظام إدارة التصاريح PTW على إزالة العمليات المرهقة المعتمدة على برنامج Excel أو العمليات الورقية والتي ترتبط عادةً بنظام PTW اليدوي، باستخدام نظام إدارة التصاريح الإلكتروني، يمكنك تحسين العملية برمتها لإنشاء نظام متصل دائمًا وسهل الاستخدام وتعاوني للغاية مع زيادة إمكانية الوصول والتحكم في التصاريح.
يوفر نظام إدارة التصاريح الإلكترونية العديد من المزايا، منها:
الكفاءة: إصدار فوري للتصاريح مع التراخيص اللازمة.
المعلومات في الوقت الحقيقي: النقل الفوري لتفاصيل التصريح إلى الموظفين المعتمدين.
قاعدة بيانات مركزية: يمكن الوصول إلى جميع أنشطة التصاريح، بدءًا من الإصدار وحتى الإغلاق، عن بُعد عبر أي جهاز متصل.
مراقبة الأداء: احصل على رؤى قيمة حول التقدم المحرز في العمليات.
التعاون المعزز: يسهل التواصل بين الإدارة والموظفين في الموقع للحصول على تحديثات فورية لحالة تصريح السلامة.
الأتمتة: تضمن تقنية الأتمتة الذكية إصدار التصاريح أو رفضها فقط عند استيفاء جميع المعايير وتنفيذ إجراءات السلامة.
الإخطارات: تلقي تنبيهات وإشعارات فورية عبر سلسلة الإدارة فيما يتعلق بأنشطة التصاريح والطلبات والتصعيد.
مميزات نظام إدارة التصاريح في دوك سويت
يتميز نظام إدارة التصاريح في دوك سويت بعدة جوانب، منها:
تحكم دقيق: يوفر قدرة دقيقة للمستخدمين على تحديد الصلاحيات والتصاريح لكل فرد أو مجموعة معينة، مما يسمح بتخصيص الوصول بشكل فعال.
حماية البيانات: يعزز الأمان ويحمي البيانات من التسريب أو الوصول غير المصرح به عن طريق تقييد الوصول إلى المعلومات الحساسة.
سهولة الاستخدام: يقدم واجهة مستخدم بسيطة وسهلة الاستخدام تسهل عملية تحديد وتعديل التصاريح دون الحاجة إلى مهارات فنية متقدمة.
تتبع النشاطات: يوفر ميزات تتبع لتسجيل الأنشطة، مما يساعد في مراقبة الوصول وتحليل السجلات للتأكد من الامتثال والأمان.
تعزيز التعاون: يساهم في تعزيز التعاون بين المستخدمين عبر منح صلاحيات محددة للتعديل أو العرض دون الحاجة لمشاركة كلمات المرور أو نسخ الملفات.
دعم متعدد الأنظمة: يتكامل بشكل جيد مع أنظمة أخرى ويوفر دعمًا للبيئات المتعددة، مما يجعله ملائمًا لمجموعة متنوعة من الاستخدامات والأعمال.
.png)
ما هي قائمة مراجعة PTW
تعرف قائمة مراجعة إدارة التصاريح بأنها توثيق شامل لكل ما يرتبط بتصريح العمل الذي سيتم إصداره، ويجب أن يغطي نموذج قائمة المراجعة جميع جوانب تصريح العمل بما في ذلك التفاصيل المتعلقة بالعمل، وفحوصات السلامة الواجب اتباعها، وملفات تعريف العمال، وبروتوكولات الطوارئ، والتراخيص، ومدة العمل وما إلى ذلك.
دعنا نستكشف بعض العناصر الأساسية لقائمة التحقق من التصاريح:
بيانات الاعتماد والتفويضات كاملة
الأسماء والتسميات والتوقيعات من المنشئ ومستخدم التصريح وسلطة الإصدار ومدقق الموقع والسلطات المعينة الأخرى.
عنوان التصريح والرقم المرجعي
لإعطاء تعريف واضح لنموذج تصاريح العمل لضمان سهولة تخزين التصاريح واسترجاعها.
مكان العمل والتوقيت
موقع الوظيفة وتوقيتها، الأسماء والتسميات، والتوقيعات من منشئ التصريح ومستخدم التصريح وسلطة الإصدار ومدقق الموقع والسلطات المعينة الأخرى.
تحديد الموقع
سيساعد هذا في تحديد الموقع الدقيق للمصنع الذي سيتم تنفيذ المهمة فيه.
وصف العمل
ملخص كامل للمهمة التي سيتم تنفيذها مع الإجراءات الواجب اتباعها، ونطاق العمل والقيود.
تحديد المخاطر
ملخص كامل للمخاطر التي قد تواجهها أثناء العمل من المخاطر المتبقية والمريحة والمادية والإشعاعية وغير ذلك الكثير.
الخطوات الاحترازية
إجراءات السلامة الواجب اتخاذها لتجنب أي ظروف خطرة قد تنشأ أثناء العمل.
معدات الوقاية الشخصية
قائمة بمعدات السلامة اللازمة أثناء أداء المهمة المعينة، تشمل معدات السلامة القفازات وقناع التنفس وخوذات السلامة والأحذية والأحزمة وغير ذلك الكثير حسب الوظيفة.
السماح بتسجيل الخروج
الجزء الأخير من نظام إدارة التصاريح حيث سيتعين عليك ذكر ما إذا كان العمل مكتملًا أم غير مكتمل.
يعتمد النجاح في تنفيذ نظام إدارة التصاريح على عدة عوامل حاسمة:
- التأكيد على أهمية نظام إدارة التصاريح ومتى يجب استخدامه لجميع المشاركين في مؤسستك.
- توفير برنامج تدريب مناسب وشامل لموظفيك، بغض النظر عن مدى جودة نظام إدارة التصاريح الخاص بك.
- تأكد من عدم بدء أي عمل دون الحصول على تصريح عمل مصدق عليه.
- التأكد من منح كافة التفويضات المطلوبة قبل بدء المهمة.
- تأكد من تخزين التصريح المكتمل وإدارته بشكل صحيح
نظام إدارة التصاريح من دوك سويت
باعتباره نظامًا شاملاً لإدارة التصاريح، فإن نظام دوك سويت قادرُا على التعامل مع جميع أنشطة تصاريح العمل الخاصة بك، ويتم استخدام البرنامج في مختلف الصناعات – من النفط والغاز إلى البناء والتصنيع والأدوية، وتتضمن بعض الميزات الرئيسية ما يلي:
- منشئ قالب تصريح سهل
- لوحة تحكم قوية
- سير عمل قابل للتخصيص
- نظام إدارة المقاولين
- توقيع إلكتروني
- الوصول عبر متصفح الويب أو تطبيقات الهاتف المحمول
- قابل للتخصيص ليناسب متطلباتك
يتميز نظام إدارة التصاريح من دوك سويت بتصميم واجهة قوي وبديهي يتطلب الحد الأدنى من التدريب، والآن ندرك أهمية نظام إدارة التصاريح، حيث يسهم بتنظيم وتيسير عمليات الوصول والتحكم في المعلومات، إن توفير القدرة على تعيين التصاريح بدقة يعزز الأمان والفعالية في استخدام هذا النظام، مما يسهم في تحسين تجربة المستخدمين وضمان سير العمليات بسلاسة، ومن خلال استمرارية التحسين والتكيف مع احتياجات المستخدمين، يظل نظام إدارة التصاريح جزءًا حيويًا من بنية دوك سويت لضمان الأمان والكفاءة في إدارة المعلومات.