أفضل الممارسات لإدارة طلبات الشراء

فهرس الموضوع

أفضل الممارسات لإدارة طلبات الشراء

 إدارة طلبات الشراء هي عملية تنظيم وتتبع سجل الشراء الخاص بشركتك، قم بتبسيط العملية من خلال أفضل خمس ممارسات لإدارة طلبات الشراء.

وفي هذا المقال سوف نتعرف على معلومات هامة حول إدارة طلبات الشراء، بحلول نهاية هذه المقالة، ستكون لديك الأدوات التي تحتاجها لإنشاء نظام فعال لإدارة طلبات الشراء والحفاظ عليه، مما يوفر الوقت والمال مع تحقيق قدر أكبر من الوضوح وتمكين اتخاذ قرارات أفضل.

ما هي إدارة طلبات الشراء

تطلب منظمات الأعمال آلاف السلع والخدمات كل عام،  كل ما تحتاجه شركتك للعمل والنمو يأتي عن طريق شبكة واسعة من الموردين، الشكل الرئيسي لتوصيل هذه الاحتياجات هو من خلال أمر الشراء المجرب والصحيح، مع تدفق كل هذه الطلبات عبر النظام وإنفاق آلاف الدولارات على الإمدادات كل شهر، يجب أن يكون التحكم في عملية أمر الشراء (PO) أولوية قصوى.

لا يكفي إرسال طلب وافتراض أن كل شيء سيصل كما هو متوقع، فمع احتمال حدوث آلاف الطلبات عبر المؤسسة، فأنت بحاجة إلى نظام موثوق يضمن الدقة والجودة، وإدارة طلبات الشراء هو هذا النظام.

 أوامر الشراء هي الوسيلة التي يشير بها المشتري إلى نيته شراء السلع أو المواد الخام أو الخدمات من المورد، يتم تفعيل أوامر الشراء بعد تقديم طلب الشراء الأولي والموافقة عليه.

وتعرف عملية إدارة طلبات الشراء بأنها الطريقة التي تضمن صياغة أوامر الشراء هذه بشكل صحيح وتعكس بدقة الشراء المطلوب، بالإضافة إلى ذلك، تقوم هذه العملية بمراقبة تقدم الطلبات بدءًا من التقديم وحتى التنفيذ والتسليم، فهو يتتبع دقة البضائع التي تم تسليمها مقابل أمر الشراء الأصلي ويقدم رؤى بيانات حول هذا الجانب من عملية الشراء بمرور الوقت.

فوائد إدارة طلبات الشراء

في غياب عملية إدارة طلبات الشراء القوية، لن يكون لدى مؤسستك أي فكرة تقريبًا عن الإنفاق والمشاريع التي تزيد إيراداتك، توفر إدارة طلبات الشراء العديد من الفوائد الرئيسية، منها:

توقعات واضحة: إن الافتقار إلى الرؤية ليس أمرًا محبطًا فحسب، بل قد يستغرق وقتًا طويلاً أيضًا، إن عملية أمر الشراء التي تحدد بوضوح مسؤوليات وتوقعات كل طرف تقلل من الارتباك وتسمح للجميع بالبقاء واضحين بشأن الخطوات التالية، بالنسبة لشركة متوسطة الحجم أو مؤسسة تقوم بمئات أو آلاف عمليات الشراء مع الموردين، فإن إبقاء الجميع على نفس الصفحة أمر بالغ الأهمية.

تقليل الأخطاء: تعد إدارة طلبات الشراء إلى حد كبير ممارسة للتحقق المزدوج، من خلال إنشاء مسارات عمل الموافقة الثانوية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، يتم تجنب العديد من التناقضات في الطلبات والفواتير، يؤدي تقليل الاستثناءات على فواتير الموردين إلى تحسين وقت المعالجة وتقليل الإنفاق المهدر.

تأخيرات أقل: في عالم يعتمد على التسليم في الوقت المناسب وإدارة سلسلة التوريد المعقدة بشكل متزايد، يعد تجنب التأخير أمرًا بالغ الأهمية، من خلال اتباع نهج مدروس لإدارة طلبات الشراء، يمكن تقليل أو إزالة سوء الفهم وتأخيرات المعالجة المرتبطة به بشكل كبير.

جودة أعلى للمنتج: إن أخذ الوقت الكافي لوضع اللمسات الأخيرة على التفاصيل المتعلقة بالطلب والشحن والمدفوعات له تأثير نهائي يتمثل في تقليل الوقت اللازم للوفاء، عندما يتم التحقق من كل شيء مسبقًا، يقوم الموردون بإخراج المنتجات من الباب بشكل أسرع، ويمكن للحسابات الدائنة تسوية الفواتير دون الحاجة إلى إجراء أبحاث إضافية.

إدارة أفضل للإنفاق: إن مراقبة طلباتك بعناية ترتبط ارتباطًا جوهريًا بإدارة الإنفاق، عندما يظل المشترون الداخليون والمديرون المعتمدون على اتصال بشأن عمليات الشراء، يكون هناك مجال أقل للإنفاق المنشق والإضافات غير الضرورية للطلبات، إن الحفاظ على التواصل بشأن الميزانية والأسعار يجعل الجميع يركزون على الهدف المهم المتمثل في تحسين الإنفاق.

تحسين العملية: قد يكشف الاتصال المستمر أيضًا عن المجالات التي يمكن تحسين عملية الطلب فيها، من خلال إنشاء عملية رسمية، يمكنك تكرار استخدام التعليقات الواردة من أصحاب المصلحة لتحسين العملية بشكل أكبر.

أفضل الممارسات لإدارة طلبات الشراء

عند إنشاء عملية جديدة لإدارة طلبات الشراء أو تحسين العملية الحالية، إليك بعض أفضل الممارسات التي يجب وضعها في الاعتبار.

تمتع بعملية واضحة: تعتمد الإدارة الجيدة لأوامر الشراء على وجود عملية قابلة للتكرار تنطبق على كل عملية شراء، لا يلزم أن تكون العملية معقدة، فقط موثوقة ومباشرة.

الحصول على تأكيد داخلي وخارجي: يساعد توصيل الاحتياجات والتغييرات كلا الجانبين على تحقيق أهدافهما ويضمن فهم الجميع لدورهم ومتطلباتهم المحددة، يتيح تأكيد العناصر والكمية والتسعير في أمر الشراء للمشاركين تقديم التحديثات عند الحاجة وضمان التسليم الصحيح وفي الوقت المناسب.

ضمان الجودة عند التسليم: لا ينتهي الفحص والتأكيد عند إرسال أمر الشراء، التواصل بشأن جودة وحالة البضائع عند الاستلام، لاحظ أي استثناءات للجودة واعمل مع المورد لضمان معالجة المشكلات والاعتراف بالاستثناءات.

 تتبع الإنفاق والإبلاغ عنه: يعد تسليم البضائع بدقة وفي الوقت المناسب هو الهدف الأساسي لإدارة أمر الشراء، ولكن من المهم أيضًا تحليل بيانات الشراء الخاصة بك لاستخدامها في المستقبل، يساعدك استخدام نظام إدارة طلبات الشراء كنقطة مرجعية في إدارة دورة الحياة على فهم مدى فعالية عمليات الشراء والمشتريات الشاملة وما هي التحسينات التي يمكن إجراؤها.

 فكر في استخدام التكنولوجيا: يؤدي استخدام نظام أوامر الشراء إلى أتمتة العديد من أنشطة الفحص والتتبع ضمن ممارسة ناجحة لإدارة طلبات الشراء،  إنه يقلل من استثمار الوقت في تتبع أوامر الشراء عن طريق إنشاء مسار تدقيق لجعل إعداد التقارير عملية لا تلامسية تؤدي إلى نتائج أفضل.

كيف يساعد برنامج إدارة طلبات الشراء؟

 يصبح إنشاء أمر الشراء وإدارته أسهل بكثير عند استخدام قوة التكنولوجيا لإدارة العملية، يساعدك البرنامج المناسب على بناء عملية موافقة سهلة، وتتبع تقدم الشراء، والبقاء على اطلاع بتقديرات التسليم، وتحسين إدارة الموردين – دون الحاجة إلى جدول بيانات آخر على الإطلاق.

 فيما يلي بعض الطرق التي يمكن لبرنامج إدارة طلبات الشراء من خلالها تحسين عملياتك:

 تبسيط الموافقات: في عملية أمر الشراء اليدوية، يتم إهدار العديد من الساعات في مطاردة الموافقات واستكمال عمليات المتابعة، يسمح لك برنامج الشراء بتوجيه الموافقات تلقائيًا من خلال الأشخاص المناسبين، والحصول على إجابات للأسئلة بسرعة، وتجنب ازدحام الموافقة عبر البريد الإلكتروني.

 توفير التتبع في الوقت الفعلي: تتيح الأتمتة لأصحاب المصلحة رؤية كاملة للعملية، بدءًا من الموافقات وحتى إشعارات التنفيذ والتسليم، يتمتع كل فرد بإمكانية الوصول إلى المعلومات التي يحتاجها لأداء دوره والحفاظ على حركة أوامر المواد، وهذا يحسن نتائج التسليم ويساعد في إدارة المخزون.

 مركزية البيانات: لن يحتاج المستخدمون بعد الآن إلى البحث في الأوراق بحثًا عن إجابات لأسئلتهم، يتيح استخدام برامج الشراء لأتمتة عملية طلب الشراء للمستخدمين إنشاء قاعدة بيانات فورية لجميع المعلومات المتوفرة حول الطلب والموردين، جميع البيانات ذات الصلة متاحة من خلال البحث الديناميكي، يؤدي هذا النهج في إدارة البيانات إلى تقليل إدخال البيانات يدويًا وإنشاء إدارة تلقائية للعقود.

 تسريع المعالجة: تتحسن سرعة المعالجة بشكل كبير عندما يتم توجيه الموافقات تلقائيًا وتتوفر الإجابات في ثوانٍ، يتم استيفاء الطلبات وشحنها قبل أيام أو أسابيع من العملية اليدوية.

 تعزيز التقارير: يعد إعداد التقارير وظيفة مركزية وتلقائية لنظام إدارة طلبات الشراء، يمكن لأدوات إعداد التقارير المضمنة في النظام الأساسي تحليل البيانات وتصورها ببضع ضغطات فقط على المفاتيح.

 توفير المال: النتيجة الأساسية لجميع التحسينات العملية المذكورة أعلاه هي توفير التكاليف، يؤدي الاستثمار في نظام معالجة أوامر الشراء إلى تحسين النتيجة النهائية عن طريق تقليل الإنفاق المسرف والأخطاء البشرية ومشكلات الدفع.

كيف يعمل نظام دوك سويت على تحسين إدارة طلبات الشراء

يجمع نظام دوك سويت بين أفضل الميزات لمنصة الشراء إلى الشراء (P2P) القوية في واجهة سهلة الاستخدام، داخل النظام الأساسي، يمكن للمستخدمين بسهولة إنتاج وتتبع وتسوية أوامر الشراء لكل أمر مادي يحتاجون إليه، مع دوك سويت، يتم أتمتة العديد من العمليات اليدوية سابقًا، مما يمنح المستخدمين رؤية دقيقة ومراقبة ومطابقة بدون لمس وعمليات دفع آلية والوصول إلى ثروة من البيانات لتحسين النتائج وتحسين الإنفاق بشكل كبير.

 لمعرفة المزيد حول إدارة طلبات الشراء وعمليات الشراء الأخرى باستخدام نظام دوك سويت، زر موقعنا الآن.