أتمتة المشتريات: إطلاق العنان للتميز التشغيلي |
ما هي أتمتة المشتريات؟ كيف تتم؟
في مشهد الأعمال الحديث، تبحث المؤسسات باستمرار عن طرق لتحسين عملياتها وتحقيق التميز التشغيلي، أحد المجالات الرئيسية التي تُحدث فيها الأتمتة ثورة في الكفاءة والفعالية هو المشتريات.
من خلال تبني عمليات الشراء الآلية، يمكن للمؤسسات إطلاق العديد من الفوائد، بدءًا من سير العمل المبسط وخفض التكاليف إلى الدقة المحسنة وقدرات اتخاذ القرار المحسنة.
.png)
وفي هذه المقالة، نتعمق في أتمتة المشتريات، ونستكشف كيف يمكن أن تغير قواعد اللعبة في إطلاق العنان للتميز التشغيلي ودفع المؤسسات نحو النجاح المستدام. .png)
ما هي أتمتة المشتريات؟
تشير أتمتة المشتريات إلى استخدام الأنظمة والبرامج الآلية لتبسيط وتحسين عمليات الشراء في المؤسسة، وهو يتضمن أتمتة المهام المتكررة، وتقليل استهلاك الوقت، والسماح للموظفين بالتركيز على الأنشطة الأكثر أهمية مثل اتخاذ القرار والتخطيط الاستراتيجي.
تستخدم أتمتة المشتريات التكنولوجيا لتبسيط عمليات الشراء التقليدية مثل الموافقات والمهام المحاسبية والمدفوعات، فهو يساعد فرق المشتريات على التحكم في سلسلة التوريد الخاصة بهم من خلال تحسين كل خطوة من خطوات عملية الشراء، بدءًا من الطلب وحتى الطلب والتنفيذ ومعالجة الفاتورة.
تعمل هذه العملية عن طريق رقمنة البيانات أثناء استلام الفاتورة واستخدام تلك المعلومات لإنشاء سجل معاملات مركزي وقاعدة بيانات للمعالجة، ويقوم النظام بإجراء عمليات التحقق، والموافقات على المسارات، وتبسيط عملية الدفع، كل ذلك ضمن منصة واحدة.
إن تبسيط عملية الشراء من خلال الأتمتة يفيد الشركات ذات احتياجات الشراء المعقدة لأنه يتجنب الاختناقات الناجمة عن العمليات اليدوية، فهو يوفر منصة موثوقة تقلل المخاطر والتكاليف مع تحسين إدارة الموردين والقضاء على المهام المتكررة.
يسهم نظام أتمتة التمشتريات في دوك سويت في تسريع وتيسير عمليات الشراء، مما يقلل من الأخطاء البشرية ويحسن الكفاءة، كما يوفر تتبعًا دقيقًا للمعلومات وتحليلات شاملة لتحسين اتخاذ القرارات.
أسباب أتمتة المشتريات الخاصة بك
أصبحت أتمتة المشتريات ضرورية بشكل متزايد للمؤسسات التي تسعى إلى تعزيز الكفاءة التشغيلية، والآن نستكشف ثلاثة أسباب مقنعة تجعل أتمتة عمليات الشراء ضرورة استراتيجية:
تعزيز الإنتاجية
تعمل أتمتة المشتريات على التخلص من جداول البيانات والفاكسات ورسائل البريد الإلكتروني التي تستغرق وقتًا طويلاً، وتتلاشى فرصة حدوث أخطاء في إدخال البيانات، وفقدان الاتصالات، والمواعيد النهائية المفقودة، بدلاً من ذلك، من خلال أتمتة العملية بأكملها، يمكنك استخدام النماذج الإلكترونية والتخزين السحابي لتخزين جميع بيانات الشراء الخاصة بك بشكل آمن للوصول السهل والفوري، كل ما تحتاجه – طلبات المعلومات، وطلبات عرض الأسعار، وأوامر الشراء، وطلبات الشراء، وكل شيء آخر – كل ذلك في متناول يدك، على بعد بضع نقرات فقط.
تحويل التفاعلات والتعاون
تمثل كفاءة وفعالية أدوات أتمتة المشتريات تحولاً هائلاً في تفاعلات الموردين والأطراف الثالثة والأداء وكفاءة سلسلة التوريد، إنها توفر القدرة على رؤية التغييرات في الوقت الفعلي والتفاعل معها من مصدر بيانات واحد، تضمن البيانات المرئية في الوقت الفعلي تعاونًا أفضل وأفضل بين المشتري والمورد.
القضاء على الاختناقات في العمليات
ألا تواجه الحاجة إلى التعامل مع اختناقات ضخمة؟ تؤدي العمليات المتزامنة مثل الفواتير وإيصالات البضائع والاتفاقيات إلى تفكيك تدفق العملية وتعيق جهود الشراء، مما يؤدي في النهاية إلى حدوث تأخيرات وغضب العملاء، تعمل أتمتة المشتريات على التخلص من كل هذه المتاعب وهي مخصصة خصيصًا للتعامل مع هذا العبء من الوظائف المتعلقة بالمشتريات.
زيادة الكفاءة ومعالجة أسرع
تعمل أتمتة المشتريات على التخلص من المهام اليدوية والمتكررة، مما يسمح بتنفيذ عمليات الشراء بشكل أسرع وأكثر دقة، من خلال أتمتة الأنشطة مثل طلبات الشراء والموافقات ومعالجة الطلبات، يمكن للمؤسسات تقليل الوقت المستغرق في كل خطوة بشكل كبير، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة بشكل عام.
تحسين الرؤية وإعداد التقارير
توفر أنظمة أتمتة المشتريات الآلية رؤية في الوقت الفعلي لمسار المشتريات، مما يسمح للمؤسسات بتتبع ومراقبة حالة الطلبات وعمليات التسليم والمدفوعات، تتيح هذه الرؤية اتخاذ قرارات أفضل، وتحديد الاختناقات في الوقت المناسب، والإدارة الفعالة لأداء الموردين، بالإضافة إلى ذلك، توفر إمكانات إعداد التقارير الآلية رؤى قيمة حول أنماط الإنفاق وأداء الموردين والفرص المحتملة لتوفير التكاليف.
التركيز على الأنشطة الإستراتيجية
ومن خلال أتمتة المشتريات الروتينية، يمكن للموظفين تحويل تركيزهم من الأنشطة التشغيلية اليدوية إلى المبادرات الأكثر استراتيجية، ويتيح ذلك لمحترفي المشتريات المشاركة في أنشطة ذات قيمة مضافة مثل المصادر الإستراتيجية، وإدارة علاقات الموردين، وتحليل السوق، وتحفيز الابتكار والمساهمة في النجاح الشامل للمنظمة.
.png)
6 عمليات يجب على كل فريق المشتريات أتمتتها
على الرغم من أن العمليات المحددة التي سيتم تشغيلها تلقائيًا قد تختلف وفقًا لاحتياجات المؤسسة، فإليك بعض عمليات الشراء الشائعة التي يجب على معظم فرق المشتريات التفكير في أتمتتها:
طلبات الشراء
غالبًا ما تواجه طلبات الشراء تأخيرات وأوقات معالجة طويلة أثناء تنقلها عبر الهياكل الهرمية المعقدة، لا يؤدي تنفيذ أتمتة المشتريات إلى تقليل أوقات دورة الموافقة فحسب، بل يلغي أيضًا الخطوات الزائدة عن الحاجة، مما يمكّن موظفي المشتريات من إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل، يؤدي تبسيط هذه العملية إلى تعزيز الكفاءة وتسريع سير عمل المشتريات بشكل عام.
أوامر الشراء
توفر أتمتة المشتريات للمؤسسات الفرصة لأتمتة دورة أوامر الشراء بأكملها، مما يؤدي إلى تحسين الإنتاجية وتحسين كفاءة العمليات وتوفير التكاليف، وتعمل هذه الأتمتة على التخلص من أوجه القصور المحتملة التي غالبًا ما تحدث في ممارسات أوامر الشراء، حتى عندما يكون لدى المؤسسات نظام رسمي لأوامر الشراء.
الموافقة على العقود وإدارتها
غالبًا ما تؤدي إدارة العقود اليدوية إلى تخزين العقود بشكل غير منظم وغير منظم، سواء في خزائن الملفات أو محركات الأقراص المحلية، ويشكل هذا النقص في التنظيم تحديات عند البحث عن العقود أو الحفاظ على الرؤية بشأنها، ومن خلال تنفيذ أتمتة المشتريات، يتم تنظيم العقود في مستودع مركزي يمكن الوصول إليه بنقرة واحدة، مما يؤدي إلى تبسيط عملية البحث عن العقود وتتبعها، علاوة على ذلك، تضمن الأتمتة اتساق ودقة العقود، مما يمنع الأخطاء أو التناقضات.
معالجة الفاتورة
تطرح إدارة الفواتير اليدوية تحديات مختلفة مثل أوامر الشراء في غير محلها أو سوء إدارتها، والتأخير في التقديم، والإنفاق غير المنضبط، والشفافية المحدودة، ويؤدي هذا غالبًا إلى تأخير الدفعات ومشكلات الامتثال، ومع ذلك، فإن الانتقال إلى إدارة الفواتير الرقمية يوفر تجربة سلسة، بما في ذلك الموافقة التلقائية بدون لمس للفواتير القياسية ذات القيمة المنخفضة والوظائف المحسنة من خلال التكامل مع أدوات التمويل والمحاسبة، مما يضمن عمليات أكثر سلاسة وكفاءة محسنة.
التواصل مع الموردين والتعاون معهم
يمكن لأتمتة المشتريات أن تعزز التواصل والتعاون مع الموردين من خلال تنفيذ قنوات إلكترونية لتبادل المعلومات، مثل الطلب الآلي لعروض الأسعار (RFQs) أو العطاءات، ومنصات تقديم العطاءات الإلكترونية، وأدوات التعاون الرقمي للتفاوض ومناقشات العقود.
تحليل الإنفاق وإعداد التقارير
من خلال الاستفادة من أتمتة المشتريات، يمكن للمؤسسات جمع وتحليل بيانات المشتريات للحصول على رؤى قابلة للتنفيذ، يتضمن ذلك الإنشاء الآلي لتقارير الإنفاق، واستخدام لوحات المعلومات لمراقبة المقاييس المهمة، وتطبيق التحليلات المتقدمة لتحديد فرص توفير التكاليف، وتتبع اتجاهات أداء الموردين، وفهم أنماط الطلب بشكل أكثر فعالية.
.png)
أتمتة عمليات الشراء المعقدة باستخدام دوك سويت
يلعب نظام أتمتة المشتريات من دوك سويت دورًا حيويًا في تسهيل وتحسين عمليات الشراء، يقوم النظام بما يلي:
تسهيل عمليات الشراء
نظام أتمتة المشتريات في دوك سويت يقوم بتسهيل عمليات الشراء عبر توحيد وتنظيم جميع الخطوات، بدءًا من إنشاء طلب الشراء وصولاً إلى استلام المنتجات.
تحسين الكفاءة
يساهم النظام في تحسين كفاءة فريق المشتريات عن طريق الحد من الجهد اليدوي، وبالتالي، يتيح للفريق التركيز على مهام أكثر استراتيجية وتحليل البيانات.
تقليل الأخطاء
من خلال استخدام تكنولوجيا الأتمتة، يقلل النظام من فرص الأخطاء البشرية، مما يؤدي إلى دقة أكبر في عمليات الشراء وتجنب المشكلات المحتملة.
تتبع وتحليل
يقدم النظام تتبعًا دقيقًا لجميع المعاملات، مما يتيح للشركة إمكانية إجراء تحليلات شاملة، وبناء استراتيجيات مستقبلية استنادًا إلى البيانات المتاحة.
إدارة الموردين والمخزون
يشمل دور النظام أيضًا إدارة الموردين والمخزون، مما يسهم في تحسين التعاون مع الموردين وضمان توفر المواد في الوقت المناسب.
توفر أتمتة المشتريات باستخدم نظام دوك سويت العديد من المزايا، فهو يتيح الاستخراج الآلي للبيانات من الصور، مثل الفواتير أو الإيصالات، مما يلغي إدخال البيانات يدويًا ويقلل الأخطاء، ويؤدي ذلك إلى معالجة أسرع، وتحسين الكفاءة، وتبسيط سير عمل المشتريات، بالإضافة إلى ذلك، يعمل دوك سويت على تحسين إدارة المستندات الرقمية وتنظيمها من خلال تحويل المستندات المستندة إلى الصور إلى تنسيقات قابلة للبحث والتحرير، مما يسهل عملية اتخاذ القرار بشكل أفضل والامتثال للوائح.