ما تريد معرفته عن أنظمة إدارة الممتلكات الفندقية |
ما الذي تحتاجه الأعمال الفندقية للبقاء في سوق تنافسية؟ شيئين على الأقل: أن يكون لديك تواجد عبر الإنترنت يجعل عملية الحجز أسهل وتقديم خدمة عملاء متميزة حتى يتمكن الزوار العائدون إلى منطقتك من اختيار موقعك مرة أخرى، تعد أتمتة العمليات اليومية والمهام الإدارية جزءًا مهمًا لتحقيق رضا العملاء لأنها تساعد في تقديم خدمة موثوقة وعالية الجودة مرة تلو الأخرى.
الفندق عبارة عن نظام معقد يشمل أنشطة العديد من الأقسام، ويجب تتبع كل عملية، ولهذا الغرض، يستخدم أصحاب الفنادق أدوات مختلفة بما في ذلك جداول البيانات والنماذج الورقية وأنظمة إدارة الممتلكات الفندقية.
.png)
سنتحدث في هذه المقالة عن أنظمة إدارة الممتلكات الفندقية (PMSs) التي تتعامل مع الحجوزات وعمليات المكاتب القيادية والإدارية وإدارة القنوات وغيرها..png)
ما هو نظام إدارة الممتلكات الفندقية؟
يسهل نظام إدارة الممتلكات (PMS) إدارة حجز الفندق والمهام الإدارية، تشمل الوظائف الأكثر أهمية عمليات مكتب الاستقبال، والحجوزات، وإدارة القنوات، والتدبير المنزلي، وإدارة الأسعار والإشغال، ومعالجة الدفع، على الرغم من أن برنامج إدارة الممتلكات الفندقية يتحكم في الغالب في الحجز والمعاملات المالية، إلا أنه قد يسمح لك بإدارة التدبير المنزلي وتنفيذ إدارة الموارد البشرية أيضًا، بشكل عام، يسهل نظام إدارة الفنادق العمليات الرئيسية في الفندق المتعلقة بالعمليات الداخلية والخارجية.
حاليًا، يتم استخدام أنظمة إدارة الممتلكات الفندقية من قبل سلاسل الفنادق الكبيرة والنزل الصغيرة وكل ما هو مماثل، ومن خلال هذه الأنظمة، يمكن للفنادق رؤية حالة حجز الغرف والتحكم في عمليات الحجز، ومع ذلك، وظائفهم لا تنتهي هنا، ومن خلال نظام إدارة الفنادق، يمكن لأصحاب الفنادق إدارة عمليات المكتب الخلفي وخدمات الأطعمة والمشروبات وتتبع معدلات إشغال الغرف.
.png)
الوظائف التي يدعمها نظام إدارة الممتلكات الفندقية
دعونا نلقي نظرة فاحصة على الوظائف الأكثر شيوعًا التي يدعمها نظام إدارة الممتلكات الفندقية:
الوحدات الرئيسية لأنظمة إدارة الممتلكات
يجمع نظام إدارة الممتلكات الفندقية الحديث بين بيئات عمل متعددة في برنامج واحد، يمكن أن تختلف مجموعة الوحدات والوظائف، ويمكن أن تختلف وظيفة وحدة واحدة قليلاً، بالإضافة إلى ذلك، تبيع بعض الشركات أنظمتها في وحدات منفصلة يمكن دمجها مع الحل الحالي الذي يستخدمه الفندق، وهنا هو الهيكل الأساسي لنظام إدارة الممتلكات الفندقية PMS.
ضع في اعتبارك أنه من الصعب تقسيم وظائف النظام إلى الأكثر أو الأقل أهمية، لأن جميعها ضرورية، ومع ذلك، بغض النظر عن نوع المنشأة، يجب أن تحتوي أنظمة إدارة الممتلكات الفندقية على نظام حجز مزود بمحرك حجز على موقع الويب ووحدة عمليات مكتب الاستقبال، تتضمن الوحدات الأساسية الأخرى عادةً إدارة السوشيال ميديا، وإدارة الإيرادات، والتدبير المنزلي، وإدارة بيانات العملاء، والتقارير، والتحليلات، ومن المؤكد أن الفنادق أو المنتجعات الكبيرة تحتاج إلى خدمات نقاط البيع (POS) ووحدات المكاتب الخلفية.
الحجز
بالنسبة للأعمال الفندقية الحديثة، تعد الحجوزات عبر الإنترنت في معظم الحالات هي وسيلة المبيعات الرئيسية، أصبحت وحدة الحجز، التي تساعد في إدارة الحجوزات عبر الإنترنت، أمرًا لا غنى عنه لنظام إدارة الممتلكات الفندقية، قد يتوفر نظام الحجز المركزي (CRS) أو أي منصة حجز أخرى كوحدة منفصلة لنظام إدارة الفنادق أو يتم تنفيذه كحل داخلي منفصل للفندق.
يقوم نظام حجز الفنادق بحفظ جميع بيانات الجرد والتواريخ، وإرسال هذه المعلومات إلى مكتب الاستقبال، يجب أن يكون نظام الحجز متكاملاً مع محرك الحجز الخاص بالموقع الإلكتروني وقنوات التوزيع الأخرى، عادةً ما يكون لدى الفنادق المتسلسلة نظام حجز مركزي واحد لجميع المنشآت، بينما تمتلك الفنادق المستقلة أنظمة حجز خاصة بها، إذا كان فندق أو سلسلة فنادق تستخدم بالفعل برنامج حجز معين، فيجب أن توفر PMS التكامل مع الخدمة الحالية.
تشمل الوظائف الرئيسية لوحدة الحجز ما يلي:
حجوزات الغرف
يتحقق النظام من توفر الغرفة وحالتها، ويعرض الغرف المجانية عبر القنوات المختلفة ومحرك الحجز على الويب، وتراقب هذه الوظيفة الحجوزات المزدوجة وتسمح بحجوزات المجموعات، ثم يقوم بجدولة الحجوزات ويعرض معلومات حول الحجوزات الحالية والقادمة على لوحة المعلومات.
معالجة المدفوعات الإلكترونية
يقوم البرنامج بجمع المعاملات عبر الإنترنت وتصنيفها حسب أنواعها وفئاتها.
إدارة جرد الغرف وتخصيصها
أدوات الحجز تمنع الحجوزات الزائدة والحجوزات المزدوجة، في بعض البرامج، تكون هذه الوظيفة جزءًا من وحدة إدارة القناة.
رسائل البريد الإلكتروني للحجز
يرسل النظام تأكيدات للضيوف بعد إتمام حجزهم. في بعض أنظمة إدارة الأداء، تعد هذه الوظيفة جزءًا من وحدة عمليات مكتب الاستقبال.
حجز الأنشطة
تسمح بعض البرامج للضيوف ليس فقط بحجز أماكن الإقامة ولكن أيضًا الأنشطة باستخدام هذا النظام.
عمليات مكتب الاستقبال وإدارة الغرف
تتيح وحدة المكتب الأمامي لمدير مكتب الاستقبال عرض حالة حجز الغرفة وتحديثها، وتسجيل دخول وخروج الضيوف، ومعالجة المدفوعات، عندما يصل الضيف إلى الفندق، فإنه يريد تسجيل الوصول في أسرع وقت ممكن، يعد الدعم المقدم من موظف الاستقبال أمرًا مهمًا للغاية في هذه الحالة، لذلك يجب أن يكون موظفو مكتب الاستقبال قادرين على مساعدة الضيف بكفاءة.
توفر بعض أنظمة إدارة الممتلكات الفندقية أيضًا التكامل مع أكشاك تسجيل الوصول للخدمة الذاتية أو تسمح بتسجيل الوصول أو الخروج عبر رمز الاستجابة السريعة، للحصول على فكرة أفضل عن أتمتة تسجيل الوصول، قم بإلقاء نظرة على كيفية استفادة ماريوت والشركات الأخرى من الخدمات الذاتية الرقمية في السفر.
حالة الغرفة
باستخدام وحدة مكتب الاستقبال، يمكن لمدير المكتب الوصول إلى حالة الغرفة والمعلومات المحدثة حول جميع الحجوزات، الحالية والقادمة. وبمساعدة هذه الوحدة، يجب تحديث حالة الغرفة بسرعة، وتقوم وحدة مكتب الاستقبال بتخصيص الغرف تلقائيًا وتسهيل تغيير الغرفة.
إدارة المفاتيح
تتضمن هذه الوحدة إدارة بطاقات المفاتيح الإلكترونية ومعالجة المدفوعات وإصدار الإيصالات للضيوف.
عمليات التدقيق اليومية
تتيح وحدة المكتب الأمامي أيضًا للمستخدمين إجراء عمليات التدقيق الليلية والمناوبات.
الضوابط داخل الغرفة
نظرًا لأن الفنادق أصبحت أكثر ذكاءً واعتمادًا على التكنولوجيا، تكتسب إدارة الغرف أهمية أكبر نظرًا لأن هذه الوحدة تساعد أيضًا في تشغيل الأنظمة الآلية داخل الغرفة (مثل الأضواء، ونظام التدفئة والتهوية وتكييف الهواء، وما إلى ذلك) عن بُعد لجعل الغرفة جاهزة لوصول الضيف.
.png)
ما هو مستقبل نظام إدارة الممتلكات الفندقية PMS؟
تتطور التقنيات في صناعة الضيافة باستمرار، وتقدم وظائف ووحدات جديدة لتحسين العمليات اليومية – وتلبية المتطلبات الناشئة حديثًا المتعلقة بالرقمنة العالمية، إذن ما الذي يحدث معهم الآن؟
النهج الأول لواجهة برمجة التطبيقات (API)
وكما يتوقع الخبراء، فإن أنظمة إدارة الممتلكات الفندقية تتحول نحو المنصات السحابية والمفتوحة لواجهة برمجة التطبيقات (API)، مما يؤدي إلى اتصال أفضل بين الوحدات المختلفة وسيعمل على تحسين سرعة وجودة تبادل البيانات بشكل كافٍ، تحقق من النظرة العامة التفصيلية لواجهات برمجة التطبيقات الرئيسية للفندق لمزيد من المعلومات.
حلول مدعومة بالذكاء الاصطناعي
تتبنى صناعة الضيافة الذكاء الاصطناعي وعلوم البيانات، أنظمة إدارة الممتلكات الفندقية ليست استثناءً، خاصة إذا كنا نتحدث عن ذكاء الأعمال وإدارة الإيرادات وخدمة الضيوف (روبوتات الدردشة والكونسيرج الإلكتروني).
انترنت الأشياء
لقد ذكرنا بالفعل الاعتماد المتزايد على التقنيات الذكية (مثل أدوات التحكم داخل الغرفة، والتعرف على الوجه، وما إلى ذلك)، يعتمد معظمها على اتصالات إنترنت الأشياء وتتضمن تنفيذ أجهزة استشعار وأجهزة ذكية أخرى يجب أن تكون جميعها متصلة بمركز العمليات الرئيسي بالفندق – نظام إدارة الأداء.
نظام إدارة الممتلكات الفندقية من دوك سويت
يساعد نظام إدارة الممتلكات الفندقية من دوك سويت في تنظيم العمليات اليومية لتحسين خدمة الضيوف، ويسهم في تحسين كفاءة الإدارة وزيادة الربحية، ومن أهم مميزاته:
تنظيم الحجوزات
يمكن للنظام تسهيل عملية إدارة الحجوزات بفعالية، مما يقلل من خطأ الحجز ويضمن توفر الغرف والخدمات.
تحسين تجربة الضيوف
يسهم نظام إدارة الممتلكات الفندقية في توفير خدمة فعّالة ومتميزة للضيوف، بدءًا من عملية الحجز وصولاً إلى تقديم الخدمات والمرافق خلال إقامتهم.
إدارة المخزون
يتيح نظام إدارة الممتلكات الفندقية من دوك سويت متابعة المخزون بشكل دقيق، مما يسهم في تجنب نقص اللوازم أو الزيادة الزائدة.
تحليل البيانات
يوفر نظام إدارة الممتلكات الفندقية تقارير وإحصائيات مفيدة حول أداء الفندق وسلوك الضيوف، مما يمكن الإدارة من اتخاذ قرارات أفضل وتحسين العمليات.
سهولة الإدارة المالية
يساعد نظام إدارة الممتلكات الفندقية من دوك سويت في تتبع تكاليف العمليات والإيرادات، مما يسهم في تحسين إدارة الميزانية وزيادة الربحية.
تحسين الكفاءة العامة
بتوفير وسائل فعالة للإدارة، يساهم النظام في تحسين كفاءة العمليات اليومية وتقليل الأخطاء البشرية.
التواصل الفعّال
يمكن للنظام تحسين التواصل بين مختلف الأقسام في الفندق، مما يعزز تنسيق الجهود وتحقيق تجربة شاملة للضيوف.
باختصار، يلعب نظام إدارة الممتلكات الفندقية دورًا حيويًا في تحسين كافة جوانب إدارة الفندق وتحقيق تجربة استثنائية للنزلاء.