أهم 10 ميزات لبرامج إدارة تدقيق الامتثال يجب مراعاتها |
بينما يتعرف العالم على ظروف العمل المتغيرة، تواجه الصناعات في جميع أنحاء العالم تحديات متزايدة تتعلق بالامتثال التنظيمي، يستلزم هذا الوضع الحاجة إلى برنامج متكامل وآلي لإدارة تدقيق الامتثال، يجب أن يتضمن برنامج إدارة تدقيق الامتثال الفعال مهام سير عمل تسمح بإجراء عمليات تدقيق مخصصة لكل نوع من أنواع الأعمال.
.png)
وفي هذا المقال سوف نتعرف على مميزات برنامج إدارة تدقيق الامتثال التي يجب أن تراعيها أثناء اختيارك..png)
ما هو تدقيق الامتثال؟
تدقيق الامتثال هو مراجعة رسمية لإجراءات وعمليات المنظمة مع التركيز بشكل أساسي على ما إذا كان الكيان يلتزم بالقواعد واللوائح والسياسات والقرارات والإجراءات الداخلية، سيغطي تقرير التدقيق مرونة الاستعدادات للامتثال والسياسات الأمنية وعمليات إدارة المخاطر وضوابط وصول المستخدم التي تمت ملاحظتها أثناء التدقيق.
ويعد نظام إدارة تدقيق الامتثال من DocSuite، برنامج يستخدم لمتابعة وإدارة عمليات التدقيق والامتثال داخل المؤسسات، كما يوفر هذا النظام واجهة لتنظيم العمليات التدقيقية، متابعة الامتثال للمعايير والسياسات، وتوفير تقارير شاملة حول حالة الامتثال في الشركة.
.png)
مميزات برنامج إدارة تدقيق الامتثال
إذا كنت تبحث عن نظام إدارة تدقيق الامتثال المناسب لمؤسستك، فقد ترغب في البحث عن الميزات التالية:
واجهة سهلة الاستخدام
تعد إحدى أفضل الطرق التي يمكن أن تساعد بها الأتمتة المدققين هي تقديم واجهة بسيطة وسهلة الاستخدام، يمكن أن يؤدي التصميم المعقد إلى إبقاء المدقق منخرطًا في التعامل مع النظام أكثر من التركيز على إجراء التدقيق، تعمل واجهة البرنامج سهلة الاستخدام على تعزيز رضا المراجعين وتساعد في الحفاظ على المراجعين ذوي الأداء العالي، عند اختيار برنامج إدارة تدقيق الامتثال لشركتك، ابحث عن بعض الميزات التالية:
- التوافق مع الأجهزة المختلفة: يمكن أن تشمل الأجهزة اللوحية والهواتف المحمولة.
- واجهة مستخدم تدعم منحنى تعليمي كبير.
- تصميم بسيط يرشد المستخدمين خلال كل مرحلة.
- تصميم يبسط إعداد التقارير المهنية.
- استرجاع البيانات بسرعة.
إدارة تدقيق الامتثال المستندة إلى السحابة
يعد التدقيق عملية شاقة ويتطلب تبادلًا مستمرًا للمعلومات بين فريق التدقيق بأكمله ومديري التدقيق، يكون الأمر أكثر صعوبة عندما يضطر المديرون إلى السفر أو العمل من أماكن بعيدة، يمكن أن تساعد أنظمة إدارة تدقيق الامتثال المستندة إلى السحابة من خلال السماح للموظفين والمدققين بالتحضير لعمليات التدقيق وإجرائها في أي وقت ومن أي مكان، تشمل الفوائد الشائعة لبرامج إدارة تدقيق الامتثال المستندة إلى السحابة ما يلي:
- يسمح للمدققين باختيار أجهزتهم المفضلة لإجراء عمليات التدقيق.
- إمكانية التدقيق وتخصيص الأدوات من موقع بعيد.
- يسمح للمدققين بتحميل التقارير أو الأدلة في الوقت الحقيقي.
أدوات تقييم التدقيق الموحدة
يمكن أن يؤدي إجراء عمليات التدقيق إلى نتائج مهمة وذات معنى فقط عندما يتم توحيد الأدوات والعمليات عبر مؤسستك، يعد التوحيد مفيدًا أيضًا لأنه يسمح بمقارنة نتائج التدقيق من منظمات متعددة، يمكن لبرنامج إدارة تدقيق الامتثال المصمم جيدًا أن يساعد في توحيد المعايير على النحو التالي:
- نماذج قائمة التفتيش.
- معايير التقييم الموحدة.
- طريقة تتبع موحدة.
- أدوات تتبع الإجراءات التصحيحية.
تعزيز الإنتاجية
تعد السمة الأكثر تعقيدًا المنسوبة إلى عمليات إدارة تدقيق الامتثال التقليدية هي التعامل مع الأوراق والإدخال اليدوي للبيانات، يمكن لأنظمة إدارة تدقيق الامتثال أن تقلل من المعاناة عن طريق الحد من متطلبات الأعمال الورقية وتنفيذ المدخلات الذكية، يمكن أن تساعد في توفير الوقت والطاقة، وفي نهاية المطاف، الأموال التي يتم إنفاقها في أداء المهام المتكررة، يؤدي هذا إلى تعزيز الإنتاجية حيث يتمتع الموظفون والمدققون بالحرية في تنفيذ مهام أخرى.
تقليل الأخطاء
كما أن تقليل الإدخال اليدوي في أنظمة إدارة تدقيق الامتثال يؤدي أيضًا إلى تقليل الأخطاء، يمكن أن تتأثر نتائج نظام التدقيق التقليدي بالخطأ البشري مما يؤدي إلى إنكار صحة نتائج التدقيق، وبالتالي، يعد تقليل الأخطاء إحدى الميزات الأكثر فائدة لبرنامج إدارة تدقيق الامتثال، ويمكنه أيضًا توفير التتبع التلقائي لأنشطة التدقيق.
الإحصائيات البصرية
دائمًا ما يتم تفضيل البرامج ذات الإحصائيات المرئية الأفضل على حفظ السجلات الورقية، تحتوي أنظمة إدارة تدقيق الامتثال جيدة التصميم على تمثيل إحصائي مرئي تفاعلي، فهي توفر لوحات معلومات قابلة للتخصيص ويجد المدققون أنه من الأسهل تمييز لقطات التقدم والنتائج، ويتيح التنسيق الرسومي الموجز أيضًا سهولة مشاركة المعلومات للإدارة وأصحاب المصلحة، يمكن أن تكون هذه التمثيلات المرئية:
- الرسوم البيانية
- الجداول
- البيانات الشائعة
.png)
التطبيقات العالمية وقابلية التوسع
إذا كانت مؤسستك لديها خطط للتوسع في المستقبل، فيجب عليك البحث عن نظام إدارة تدقيق الامتثال الذي يمكنه دعم القابلية للتوسع، فكر في المزود الذي يتمتع بحضور عالمي قوي، ويساعد على ضمان ما يلي:
- يمكن للمدققين إجراء عمليات التدقيق بغض النظر عن الموقع
- الحفاظ على التوحيد القياسي عند تدقيق الشركات ذات التواجد العالمي
- دعم الكفاءة الثقافية خلال مرحلة التصميم
التخصيص المبسط
لا توجد عمليتا تدقيق متشابهتان، ويتطلب كل منهما مجموعة مختلفة من العمليات ليتم تقييمها، على سبيل المثال، يقوم تدقيق السلامة بتقييم الامتثال لمعايير إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA)، ومن ناحية أخرى، تقوم عمليات التدقيق المالي بتقييم البيانات المالية للشركات، يجب أن يدعم برنامج إدارة تدقيق الامتثال الذي تحدده جميع أنواع التدقيق للمؤسسات عبر أنواع الصناعة الشاملة، بعض عمليات التدقيق التي يجب أن يدعمها نظامك الجديد هي كما يلي:
- مراجعة العمليات.
- المحاسبه المالية.
- تدقيق المنتجات.
- تدقيق التصنيع.
- تدقيق السلامة.
- تدقيق النظام.
- تدقيق الامتثال.
- التدقيق الخارجية.
- التدقيق الداخلي.
الأتمتة الفعالة
يجب أن يقوم برنامج إدارة تدقيق الامتثال الذي تحدده بأتمتة المهام اليدوية المتضمنة في التدقيق بشكل فعال، وتعد أقوى الميزات التي يمكن أن تتضمنها الأتمتة هي تخصيص قوائم المراجعة لعمليات التدقيق الداخلي، وتوثيق الأدلة، وإنشاء تقارير التدقيق، ويمكن أن يتضمن أيضًا أدوات لإنشاء قوالب التدقيق، وهذا يسهل على المستخدمين إنشاء القوالب وتقديمها للمدققين كإطار أساسي لإجراء التدقيق، إنه يوفر الوقت ويسمح للمدققين باستثمار نظام مراقبة وتوجيه مركز اتصال الطاقة الخاص بهم.
القدرة على تحمل التكاليف
عندما يتعلق الأمر باختيار برنامج إدارة تدقيق الامتثال المناسب الذي سيساعدك على إدارة نظام الامتثال لمؤسستك ودعم نموها أيضًا، فقد تميل إلى إنفاق أكثر من المطلوب، لكن إدارة التدقيق الفعالة لا يجب أن تكون مكلفة، ويوفر البرنامج طريقة فعالة من حيث التكلفة لتعزيز وظيفة التدقيق وتقليل المبلغ الذي يتم إنفاقه على موارد التدقيق مثل وحدات الورق والمجلدات، تتضمن فوائد تكلفة البرامج البسيطة أيضًا ما يلي:
- يتيح تقليل وقت التدقيق للمدققين زيادة وقتهم إلى أقصى حد.
- يمكن للشركات العودة إلى العمل بشكل أسرع وتحسين الإيرادات.
- تعمل البرامج المستندة إلى السحابة أيضًا على توفير الأموال التي يتم إنفاقها على إقامة المدققين.
وتتوفر هذه المميزات في برنامج إدارة تدقيق الامتثال من نظام دوك سويت، ومنها: واجهة سهلة الاستخدام: يوفر تصميم نظام دوك سويت البسيط توجيهاً فعّالًا للمستخدمين، مما يعزز تحسين تجربة المستخدم وزيادة فعاليته.
إدارة تدقيق الامتثال عبر السحابة: يتيح للمدققين العمل عن بُعد، مع تخصيص الأدوات، مما يعزز مرونة العمل ويعزز التعاون بين فرق التدقيق.
أدوات تقييم موحدة: يتيح برنامج إدارة تدقيق الامتثال التوحيد في النماذج والمعايير سهولة مقارنة نتائج التدقيق، مع تعزيز فهم الأداء واتخاذ قرارات استراتيجية.
تعزيز الإنتاجية: يسهم في تحسين كفاءة العمل من خلال الحد من الأعمال الورقية وتنفيذ المدخلات الذكية.
تقليل الأخطاء: يقلل برنامج إدارة تدقيق الامتثال التابع لدوك سويت من الأخطاء البشرية عبر تقليل الإدخال اليدوي، مما يزيد من دقة نتائج التدقيق.
إحصائيات بصرية: يوفر البرنامج إحصائيات مرئية تسهل فهم الأداء والتحليل، مما يسهل على الفرق تصفح ومشاركة البيانات.
توفير الحضور العالمي: يسمح البرنامج بتنفيذ عمليات التدقيق في أي موقع، مما يلبي احتياجات المؤسسات التي تعمل على مستوى عالمي.
التوحيد القياسي: يحفظ التوحيد عند تدقيق الشركات ذات التواجد العالمي، مما يسهم في فهم متجانس للأداء عبر المواقع المتعددة.
تقديم دعم لجميع أنواع التدقيق: يدعم البرنامج مجموعة واسعة من عمليات التدقيق، بدءًا من مراجعة العمليات إلى التدقيق المالي والسلامة، مما يجعله مناسبًا للشركات في مختلف الصناعات.
الأتمتة الفعّالة: يوفر النظام أتمتة فعّالة للمهام التي تتضمنها عمليات التدقيق، مثل تخصيص قوائم المراجعة وإنشاء تقارير التدقيق، مما يحسن كفاءة ودقة العمليات.
تحمل التكاليف: يوفر نهجًا فعّالًا من حيث التكلفة لإدارة التدقيق، مما يساهم في تحسين الإيرادات والاستفادة القصوى من الموارد المخصصة للتدقيق.
باختصار، يهدف البرنامج إلى تسهيل عمليات التدقيق، تحسين التعاون، وتحقيق أقصى قدر من الفعالية والدقة في إدارة الامتثال، وتبرز هذه السمات، برنامج إدارة تدقيق الامتثال من نظام دوك سويت كحلا متكاملاً وفعّالاً لتحقيق أهداف التوسع والكفاءة في مجال إدارة التدقيق.
ما أهمية تدقيق الامتثال
إن إدارة تدقيق الامتثال، سواء كان داخليًا أو خارجيًا، يمكّن الشركة من تحديد نقاط الضعف في عمليات الامتثال التنظيمي وإنشاء طرق للتحسين، في بعض الأحيان، يمكن أن تساعد التوجيهات التي تحددها عملية تدقيق الامتثال في تقليل المخاطر مع تجنب المخاطر المحتملة أو الغرامات في حالة عدم الامتثال، يوفر تدقيق الامتثال الخطوط العريضة لعمليات الأعمال الداخلية التي يمكن تحسينها أو تغييرها وفقًا للتغيرات في اللوائح والمتطلبات.
التدقيق الداخلي مقابل التدقيق الخارجي
يتم إجراء عمليات التدقيق الداخلي من قبل موظفي الشركة لتقييم المخاطر الشاملة للامتثال والأمن وتحديد ما إذا كانت الشركة تتبع الإرشادات الداخلية، كما أن عمليات التدقيق الداخلي تتم على مدار السنة المالية ويمكن لفرق الإدارة استخدام التقارير للتعرف على المجالات التي تتطلب التحسين، تقوم عمليات التدقيق الداخلي بقياس أهداف الشركة مقابل المخرجات والمخاطر الإستراتيجية.
عمليات التدقيق الخارجية هي عمليات تدقيق رسمية للامتثال يتم إجراؤها بواسطة أطراف ثالثة مستقلة وتتبع تنسيقًا محددًا يتم وضعه بناءً على لائحة الامتثال التي يتم تقييمها، وتقيس تقارير التدقيق الخارجي ما إذا كانت المنظمة تلتزم باللوائح والقواعد والمعايير الحكومية أو الخاصة بالشركات، يتم استخدام تقرير المدقق من قبل C-suite لإثبات الامتثال التنظيمي أو من قبل المنظمين لمراجعة العقوبات المفروضة على عدم الامتثال، قد يستخدم مدقق الامتثال الخارجي عمليات التدقيق الداخلي لتقييم الامتثال وجهود إدارة المخاطر التنظيمية.
قم بتمكين موظفيك من الذهاب إلى أبعد الحدود من خلال منصة مرنة مصممة لتتناسب مع احتياجات فريقك – والتكيف مع تغير تلك الاحتياجات، يعمل نظام إدارة تدقيق الامتثال من دوك سويت على تسهيل تخطيط العمل والتقاطه وإدارته وإعداد التقارير عنه من أي مكان، مما يساعد فريقك على أن يكون أكثر فعالية وينجز المزيد من المهام.