تقوم المؤسسات اليوم بإنشاء كمية هائلة من المستندات والبيانات أثناء عملها واتصالها بالعملاء والشركاء وأصحاب المصلحة الآخرين، على الرغم من أن الكثيرين يفكرون في الاستغناء عن الأوراق، إلا أنهم يستمرون في إنشاء المستندات واستلامها ومشاركتها من مسارات العمل والأنظمة العديدة الخاصة بهم.
يعد إنشاء المستندات وتجميعها أمرًا سهلاً نسبيًا، لكن يعد تنظيم وتخزين الوثائق بحيث يمكن الوصول إليها بسهول وتكون آمنة مشكلة تواجهها معظم الفرق.
.png)
تشارك هذه المقالة كل ما تحتاج إلى معرفته لإدارة الوثائق DMS بشكل آمن في مؤسستك. .png)
ما هي إدارة الوثائق DMS؟
تعرف إدارة المستندات DMS بأنها كيفية استخدام المؤسسة للمستندات وإدارتها وتخزينها في العمل، قد تأتي هذه المستندات بتنسيقات مختلفة، مثل ملفات PDF والصور ومقاطع الفيديو والصوت وجداول البيانات وحزم التعليمات البرمجية وما إلى ذلك.
تركز معظم أنظمة إدارة المستندات DMS على الملفات الرقمية، بينما يقوم البعض الآخر بتخزين العناصر المادية أو كليهما، تعمل أنظمة إدارة المستندات كمصدر وحيد للحقيقة لجميع المعلومات والمحفوظات الخاصة بشركتك، عندما يحتاج أي شخص لديه حق الوصول إلى شيء ما، فهو يعرف أين يبحث.
يساعد استخدام برنامج إدارة المستندات DMS على تبسيط عملية إدارة دورة حياة المستند إلى حد كبير، يمكنك إعداد سير عمل وعمليات تلقائية لإدارة وتحديث وتخزين المستندات المشتركة والمستخدمة في الشركة، تساعد إدارة المستندات أيضًا في الحفاظ على:
- السرية مع الفرق والعملاء والشركاء
- كفاءة سير العمل والأنظمة
- الامتثال لمعايير الصناعة والسلطات التنظيمية
.png)
ما هو الغرض من DMS؟
عند تنفيذ نظام جديد لإدارة المستندات DMS أو تحديث النظام الحالي لديك، يجب عليك أولاً التخطيط لكيفية سير العملية، تريد أن تكون واضحًا بشأن كيفية إضافة المعلومات وتنظيمها وتخزينها واسترجاعها.
شارك مستنداتك الخاصة مع فرقك للتأكد من أن الجميع يتبعون الإرشادات للمضي قدمًا، ويجب أن تأخذ خطة العمل الخاصة بك في الاعتبار إدارة المستندات الحالية والجديدة والنسخ الرقمية والمادية، تأكد من اختبار النظام الجديد على نطاق صغير قبل طرحه على المؤسسة بأكملها.
كيف يعمل نظام إدارة الوثائق
يقوم نظام إدارة المستندات DMS بتنظيم مستنداتك بعدة طرق، على سبيل المثال، نوع الملف، أو نوع البيانات، أو الأمان، أو مستوى الأولوية، عند استلام مستندات جديدة أو إنشائها، يتم التقاطها ونقلها إلى النظام.
قد يضيف نظام إدارة المستندات DMS تلقائيًا المزيد من المعلومات إلى الملف في هذه المرحلة، على سبيل المثال، العلامات الداخلية، والتسميات، والبيانات التعريفية مثل من قام بإنشاء مستند أو تحميله ومتى.
تقوم أنظمة إدارة المستندات DMS بعد ذلك بفرز وتخزين المستند أو البيانات الجديدة بناءً على القواعد المحددة مسبقًا، يمكنك تقييد الأذونات وتنقيح المعلومات في المستندات الحساسة، بحيث لا يتمكن سوى المستخدمين المعتمدين من عرضها أو إجراء تغييرات.
.png)
ما هو مستودع المستندات؟
مستودع المستندات هو ذراع التخزين لنظام إدارة المستندات DMS، على الرغم من أن وظيفتها الرئيسية هي تخزين المستندات، إلا أنها أكثر من مجرد خزانة ملفات بسيطة، تعمل مستودعات المستندات على تأمين وتقييد الوصول إلى مستندات الشركة الداخلية من خلال توفير مستويات أذونات متدرجة بناءً على معايير كل منها.
عندما تعمل الفرق مع مستودع المستندات، فإنها تقلل من البيانات المتناقضة، وحوادث الاتصال، والمعلومات الخاطئة داخل المؤسسة، ويعد هذا مفيدًا بشكل خاص عند العمل مع أطراف خارجية ومتعاونين مثل البائعين الخارجيين، تقوم مستودعات المستندات الحديثة بتنظيف قاعدة البيانات وتحديثها تلقائيًا، وإزالة الإدخالات المكررة والتكرار.
لماذا تحتاج الشركات إلى برامج إدارة الوثائق؟
في مشهد الأعمال اليوم، ومع التأثير المستمر لـCOVID-19 والتحول إلى العمل المختلط أو العمل عن بعد، فقد تجاوز أصحاب الأعمال والمديرون المبتكرون منذ فترة طويلة استخدام الأنظمة المخصصة لإدارة المستندات DMS وتخزينها ومشاركتها.
تطبق
أنظمة إدارة المستندات DMS للحصول على التحكم في المستندات والبيانات التي تدخل وتخرج من المؤسسة، سواء كنت تعمل عن بعد أو في المكتب، فأنت تريد التأكد من أن جميع الموظفين يستخدمون أحدث الإصدارات من المستندات التي يعملون بها دون الكثير من المتاعب أو إرسال رسائل بريد إلكتروني متبادلة.
يمكن لأعضاء الفريق بسهولة إضافة التعليقات والاقتراحات والتعليقات التوضيحية في برنامج نظام إدارة المستندات DMS، مما يسهل التعاون والتواصل والمراجعة والموافقة على العمل.
يعمل برنامج نظام إدارة المستندات أيضًا على حل مشكلات الأمان ومراجعة البيانات عن طريق إنشاء مسارات لدورة حياة المستند بدءًا من الإنشاء وحتى التعديل والتوزيع، يعد هذا مفيدًا للمساءلة الداخلية أو المطالبة بإجراء تدقيق خارجي من سلطات الصناعة.
ما هي فوائد أنظمة إدارة الوثائق؟
تعتبر فوائد تطبيق أنظمة إدارة المستندات DMS كبيرة وتتضاعف بسرعة – من المتوقع أن ترتفع القيمة السوقية لصناعة أنظمة إدارة المستندات إلى 6.78 مليار دولار بحلول عام 2023. وتشمل الفوائد الرئيسية لتطبيق نظام إدارة المستندات ما يلي:
تحسين التعاون والعمل الجماعي
تضمن أنظمة إدارة المستندات لأعضاء الفريق إمكانية الوصول دائمًا إلى أحدث إصدار من المستند.
الأمان المحسّن
تضمن أنظمة إدارة المستندات أن المستندات التي تدخل مؤسستك وتخرج منها آمنة ومخزنة بشكل آمن في نظام أساسي مركزي يسهل الوصول إليه ويمكن لجميع الفرق الوصول إليه.
الامتثال والتدقيق
تساعد أنظمة إدارة المستندات في تتبع سجل المستند بدءًا من الإنشاء وحتى التحرير والتنزيلات. تعتبر هذه المعلومات ضرورية لممارسات الامتثال للصناعة والشركات التي يتم تدقيقها.
سهولة الوصول إلى المعلومات
تتمتع أنظمة إدارة المستندات DMS عادةً بوظيفة بحث قوية، مما يسهل على الفرق العثور على المستندات الصحيحة عندما يحتاجون إليها.
تحسين الإنتاجية
إن استخدام نظام إدارة المستندات يعني أن الموظفين لا يضيعون الوقت في البحث عن الملفات في العديد من أجهزة الكمبيوتر أو التطبيقات أو الأنظمة الأساسية المستندة إلى السحابة. يمكن لأي شخص لديه حق الوصول العثور على المستندات التي يحتاجها بسرعة وسهولة باستخدام شريط البحث.
.png)
ما هي تحديات إدارة الوثائق؟
مع كل فوائد إدارة المستندات DMS، لا تزال هناك بعض التحديات التي يجب الانتباه إليها، وتشمل هذه:
حوادث تحديد الهوية
قد يكون من الصعب تحديد المستندات التي تحتوي على معلومات حساسة وفصلها، قد لا يمكن التعرف على الوثيقة السرية الواردة إلى منظمة ما على الفور، وبالتالي يتم مشاركتها بشكل علني، عند إعداد النظام الخاص بك، تأكد من وجود سياسات واضحة بشأن مستويات الأمان المختلفة لأنواع مختلفة من المستندات.
تغيير التنسيقات
يمكن أن تشكل المساحة المتغيرة لتنسيقات المستندات تحديًا لأنظمة إدارة المستندات القديمة، قد لا تكون الأنظمة مجهزة للتعامل مع تنسيقات المستندات الجديدة، تخيل أنك تحاول تخزين ملف ZIP أو ملف صوتي في خزانة ملفات فعلية، هذا مستحيل، قد يؤدي هذا إلى حدوث مشكلات في التوافق حيث يجب أن تكون أنظمة إدارة المستندات قادرة على الترقية لقبول تنسيقات الملفات الجديدة.
وقت الإعداد الطويل
اعتمادًا على النظام الذي تختاره، قد تواجه وقتًا طويلاً في الإعداد عند تدريب فرقك على استخدام النظام، إن نظام إدارة المستندات DMS الذي لا يستخدمه أحد يتعارض مع غرض إنشاء نظام في المقام الأول.
.png)
من المسؤول عن أنظمة إدارة الوثائق؟
قد يكون لدى الشركات الكبرى شخص مسؤول عن الإشراف على الأنشطة في نظام إدارة المستندات، قد يكون هذا الشخص مدير السجلات أو مسؤول التحكم في المستندات، في الشركات الصغيرة، قد يكون مدير المكتب أو صاحب العمل مسؤولاً.
تقع العديد من الشركات في مكان ما في الوسط، حيث يقوم أحد أعضاء الفريق المعين بتشغيل النظام، وعادةً ما يكون مدير قسم تكنولوجيا المعلومات أو الموارد البشرية، الموظفون في هذه الأدوار بارعون في استخدام برامج الإدارة للقيام بوظائفهم ولديهم تقدير قوي لأمن البيانات والامتثال التنظيمي.
.png)
من سيستفيد من نظام إدارة الوثائق؟
إن استخدام نظام قوي لإدارة المستندات DMS يفيد الشركات الكبيرة والصغيرة، إنه حل مثالي للشركات التي يتم فيها استلام المستندات والملفات والبيانات وإنشائها ومشاركتها باستمرار.
يستفيد مستخدمو أنظمة إدارة المستندات – حيث يستطيع الموظفون أداء عملهم بسهولة بغض النظر عن مكان عملهم، ويعرف الجميع متى تم تغيير المستند.
كيفية استخدام نظام دوك سويت كنظام DMS
من المنطقي الجمع بين نظام إدارة المستندات وأنظمة إدارة المشاريع في منصة واحدة متكاملة لتسهيل العمل على الفرق، بغض النظر عن مكان تواجدهم.
يسهّل نظام DMS من دوك سويت على الموظفين مشاركة الملفات المتعلقة بالمشروع بسهولة وأمان، مما يعزز التعاون والتواصل حيث يكون كل عضو في الفريق على علم بأي تغييرات في المشروع.
بالإضافة إلى مشاركة المستندات وإدارتها، يتكامل نظام دوك سويت مع التطبيقات الأخرى المهمة للأعمال مثل Google Sheets وGmail، مما يجعل من السهل إنشاء عمليات تلقائية جديدة لتسريع سير العمل والتخلص من المهام ذات القيمة المنخفضة، ويتجاوز نظام DMS إدارة المستندات، حيث يتميز بميزات تعاونية آمنة للغاية مما يخلق مساحة عمل رقمية قيمة للفرق من أي حجم.
هل أنت مستعد لترتيب عملية إدارة المستندات DMS الخاصة بك؟ ابدأ تجربتك الآن.