ما هو نظام إدارة التدقيق ولماذا هو مهم؟ |
تعد إدارة التدقيق الداخلي عنصرًا أساسيًا في بيئة الرقابة الداخلية للشركة، إن القيام بذلك يسمح للشركات بتقييم مدى كفاية وفعالية ضوابط الإدارة، ومبادرات إدارة المخاطر، والامتثال للمتطلبات التنظيمية، ومع نمو الشركات وتطورها، غالبًا ما تحتاج إلى تنفيذ أنظمة تدقيق داخلية جديدة لدعم الامتثال.
وفي حين أن هذه التغييرات يمكن أن تحسن الكفاءة والفعالية بشكل عام، فإنها يمكن أن تؤدي أيضًا إلى تحديات كبيرة إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح، بدءًا من التأخير وحتى الآثار غير المتوقعة، فإن الفشل في تقديم هذه الأنظمة الجديدة بشكل صحيح لموظفيك يمكن أن يكون له عواقب على الشركتين.
.png)
وفي هذا المقال سوف نتعرف على إدارة عمليات التدقيق عن قرب..png)
ما هي إدارة التدقيق؟
يعرف التدقيق بأنه التحقق أو الفحص أو الفحص لعملية أو منتج أو نظام لضمان الامتثال للمتطلبات التنظيمية، يمكن أن ينطبق نطاق التدقيق على مؤسسة بأكملها أو يقتصر على وظيفة أو خطوة أو عملية محددة.
يتم إجراء التدقيق الداخلي أو تدقيق الطرف الأول لقياس نقاط القوة والضعف في المنظمة ومقارنتها بالمعايير والإجراءات الداخلية و/أو الخارجية، ويجوز للمنظمة أن تتبنى هذه المعايير والإجراءات طوعًا أو إلزاميًا، يتم إجراء عمليات التدقيق هذه بواسطة مدققين يعملون لدى المؤسسة ولكن ليس لديهم مصلحة خاصة في نتائج التدقيق.
من ناحية أخرى، هناك إجراء تدقيق البائع والذي يعرف بتدقيق الطرف الثاني على المورد من قبل عميل أو شركة متعاقدة، يتم تسليم البضائع أو الخدمات بموجب عقد متفق عليه، أثناء تدقيق الطرف الثاني، يقوم العملاء بتقييم ما إذا كان المورد يلتزم بالمعايير والإجراءات التي تلبي الاحتياجات المحددة للعميل، تعتبر عمليات التدقيق هذه أكثر رسمية من عمليات تدقيق الطرف الأول لأن نتائج التدقيق قد تؤثر على قرارات الشراء الخاصة بالعميل.
أما بالنسبة لإجراء التدقيق التنظيمي أو تدقيق الطرف الثالث من قبل شركة تدقيق مستقلة عن العلاقة بين العميل والمورد وخالية من تضارب المصالح، في عملية التدقيق التي يقوم بها طرف ثالث، يكون المدقق محايدًا، تستخدم المؤسسات عمليات تدقيق الجهات الخارجية للحصول على الشهادة أو التسجيل أو الاعتراف أو الجائزة أو الموافقة على الترخيص، ومع ذلك، إذا تم اكتشاف عدم الالتزام بالمعايير والإجراءات، فقد يتم الاستشهاد بالمنظمة أو تغريمها أو معاقبتها.
.png)
أهمية عمليات التدقيق
تعد عمليات إدارة التدقيق أمرًا بالغ الأهمية لجميع الشركات وهي مهمة بشكل خاص للشركات الموجودة في القطاعات المنظمة، تعد إدارة التدقيق المالي هي الحد الأدنى من المتطلبات لكل عمل تجاري، ولكن قد تحتاج إلى الاستعداد لعمليات تدقيق متعددة، بالإضافة إلى ذلك، قد يحتاج عملك إلى جدولة عمليات التدقيق الداخلي.
تتطلب القطاعات المنظمة و/أو الأسواق الأكبر حجمًا المزيد من عمليات التدقيق، إذا كنت تعمل في قطاع منظم، مثل علوم الحياة، فإن تفوقك في عمليات إدارة التدقيق يحدد نجاحك، إذا لم تجتز المتطلبات التنظيمية، فلن يكون لديك منتج للبيع، عمليات إدارة التدقيق تصنع عملك أو تحطمه.
يعد نظام إدارة التدقيق التابع لدوك سويت إطار متكامل يهدف إلى تسهيل وتنظيم عمليات التدقيق الداخلي والخارجي، ويعتمد هذا النظام على مجموعة من الخصائص والميزات التي تعزز فعالية وشمولية عمليات التدقيق، يتضمن هذا النظام:
إدارة المهام والجداول
يمكن لنظام إدارة التدقيق في دوك سويت تخصيص ومتابعة المهام المرتبطة بعمليات التدقيق وتحديد جداول زمنية لضمان التنظيم الفعّال.
تتبع الامتثال والمعايير
يوفر النظام آليات لمراقبة امتثال المؤسسة للمعايير الداخلية والخارجية، مما يساعد في تحديد النقاط القوية والضعف.
توثيق العمليات
يسهل النظام توثيق جميع مراحل عمليات إدارة التدقيق بشكل دقيق، مما يساعد في إنتاج تقارير شفافة وقابلة للتحليل.
إدارة المخاطر والتحسين المستمر
يتيح نظام التدقيق في دوك سويت تحديد وإدارة المخاطر المحتملة وتوفير آليات لتحسين العمليات بناءً على نتائج التدقيق.
التكامل مع أنظمة أخرى
يدعم النظام التكامل مع أنظمة أخرى داخل المؤسسة لتسهيل تداول المعلومات وتحقيق التواصل الفعّال.
من خلال نظام إدارة التدقيق، يمكن لدوك سويت تحسين كفاءة التدقيق، وضمان الامتثال الشامل، وتعزيز إدارة الجودة بشكل فعّال.
.png)
ما هي مراحل إدارة التدقيق؟
إدارة التدقيق ليست وظيفة عادية، وتتضمن عدة مراحل هي كما يلي:
إعداد التدقيق: تخطيط تاريخ ووقت التدقيق ودعوة رئيس التدقيق والمراجعين.
تنفيذ التدقيق: التحقق في الموقع من عملية أو منتج أو نظام من خلال الفحص المادي أو مراجعة المستندات.
تقارير التدقيق: توصيل نتائج التدقيق في تقرير وتسليط الضوء على القضايا التنظيمية وإجراءات المتابعة.
متابعة التدقيق وإغلاقه: تنتهي العملية عندما لا يتم الإبلاغ عن أي ملاحظات من قبل كبير المراجعين أو بعد اكتمال إجراءات المتابعة.
يتطلب التنفيذ الناجح لهذه المراحل جدولة فعالة، وتعيين الأدوار، ومراقبة المستندات، والتنفيذ، ويمكن لنظام إدارة التدقيق (AMS) مساعدتك في إدارة هذه الأنشطة.
الناجحون لا يفعلون أشياء مختلفة، إنهم يفعلون الأشياء بشكل مختلف، وهذا ينطبق على إدارة التدقيق، لا تحتاج إلى فريق كبير للتأكد من أنك مستعد لكل عملية تدقيق، كل ما تحتاجه هو تغيير بسيط واحد، وهذا التغيير هو الحصول على مقياس الدعم الكلي المناسب.
.png)
6 فوائد لتطبيقات إدارة التدقيق عبر الهاتف المحمول
اعتمدت معظم المتاجر والمطاعم منذ فترة طويلة على العمليات اليدوية وقوائم المراجعة في كل موقع متجر للحصول على نتائج مقبولة، ولكن، كما نعلم جميعا، تغير العالم، في عالم ما بعد فيروس كورونا (COVID-19)، تحتاج إلى رفع مستوى لعبتك – مما يجعل ثقافة سلامة الغذاء لديك أولوية قصوى.
ويجعل تطبيق إدارة التدقيق والفحص عملياتك أكثر فعالية وأسهل في التنفيذ، فيما يلي ستة فوائد لتطبيق إدارة التدقيق عبر الهاتف المحمول في جميع مواقعك:
رؤية أفضل ورؤى أكبر
المهمة الأولى في عالم ما بعد فيروس كورونا اليوم هي ضمان ثقة العملاء في بروتوكولات الصحة والسلامة الخاصة بك، وباستخدام تطبيق إدارة التدقيق عير الهاتف المحمول، يمكنك قياس مستوى المشاكل الصحية لديك والتأكد من أن فريقك بأكمله يدرك أهميته من خلال حفظ السجلات المجتمعية.
بدءًا من قوائم المراجعة الخاصة بـ "التنظيف والصرف الصحي" ووصولاً إلى "نظافة الموظفين"، يمكنك بعد ذلك توصيل النتائج إلى عملائك للمساعدة في تأكيد جهودك، فكر في عرض تقارير التعليقات في السجلات، أو مشاركة الأخبار الجيدة على وسائل التواصل الاجتماعي، أو إتاحة المعلومات على موقع الويب الخاص بك أو تطبيقك.
يمكن لنظام إدارة التدقيق التابع لدوك سويت تحسين رؤيتك لعمليات النظافة والصحة في جميع المواقع، وتوفير تقارير شفافة لتعزيز ثقة العملاء والفريق.
مزيد من الاتساق
مع استمرار تطور الشروط والإرشادات، فإننا نتعلم باستمرار أفضل الممارسات الجديدة المتعلقة بالصحة والسلامة، يتيح لك تطبيق إدارة التدقيق والفحص مراجعة السياسات في جميع مواقع المتاجر في وقت واحد وإبلاغها بسلاسة، ومن خلال تحديث بسيط لرمز التطبيق، ستظهر الإرشادات الجديدة على الفور في جميع أنحاء الشركة، وهذا يعني أنك لم تعد بحاجة إلى القلق بشأن ما إذا كانت التحديثات قد وصلت إلى الجميع أم لا، بالإضافة إلى ذلك، تشجعك تطبيقات إدارة التدقيق على الأجهزة المحمولة على إجراء التقييمات والتفتيش والتدقيق بشكل متكرر وكامل، مما يضمن استيفاء جميع المعايير بشكل روتيني.
يُمكنك بسهولة مراجعة وتحديث سياسات الصحة والسلامة عبر جميع المتاجر في وقت واحد، مع إمكانية توجيه التحديثات والإرشادات بسرعة إلى فرق العمل، من خلال نظام إدارة التدقيق من دوك سويت.
سهولة التتبع وإعداد التقارير
من السهل تحديد وإصلاح أي شيء خاطئ باستخدام تطبيق إدارة التدقيق والفحص الذي يوضح لك الفجوات في لمحة واحدة، يمكنك إنشاء تقارير مركزية وإجراء عمليات تدقيق عن بعد حسب الحاجة وتحديد ما إذا كان موقع معين يحتاج إلى مزيد من التدريب أو أدوات أخرى لتحسين أدائه بسرعة، يتيح لك هذا النوع من الوثائق المركزية أيضًا مشاركة التقارير مع جميع أصحاب المصلحة، بدءًا من الفريق التنفيذي وحتى مديري المتاجر، مما يؤكد لهم أنك تلتزم بأفضل ممارسات ثقافة سلامة الأغذية.
يوفر نظام إدارة التدقيق من دوك سويت سهولة التتبع وإعداد التقارير المركزية، مما يسهل تحديد النقاط الضعيفة واتخاذ إجراءات فعالة لتحسين الأداء.
إجراء تصحيحي أسرع
من الخطر ترك مشكلة صغيرة تحدث أو تمر دون أن يلاحظها أحد، باستخدام تطبيق إدارة التدقيق عبر الهاتف المحمول، تتلقى تعليقات فورية حول العناصر المدمرة، ويمكنك اتخاذ خطوات فورية لتصحيح المشكلة، يوفر تطبيق قائمة التحقق من الفحص سجلاً فوريًا لكيفية عمل كل موقع، حتى تتمكن من تحديد المكان الذي قد تحتاج فيه إلى تحديث التدريب.
يرسل نظام إدارة التدقيق من دوك سويت تعليقات فورية حول العناصر المدمرة واتخاذ إجراءات سريعة لتصحيح المشكلات، مما يقلل من مخاطر ترك المشاكل دون اكتشاف.
زيادة الشعور بالملكية
يجعل النظام اليدوي من السهل جدًا التلاعب بالنتائج أو حتى إلقاء اللوم على شخص آخر في مشكلة ما، سواء كان ذلك خطأً في الحكم، أو خطأً صريحًا، أو إهمالًا، سيحتوي نظام إدارة التدقيق الجيد على نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) وتتبع الطوابع الزمنية داخل التطبيق، بالإضافة إلى التقاط الصور والفيديو في حالة احتياجك إلى أدلة مرئية لأي أنشطة مشكوك فيها، ويمكن أن يساعد هذا في تقليل الأخطاء البشرية و/أو احتواء "الجهات الفاعلة السيئة" التي تدعي أنها تكمل قوائم المراجعة ولكنها في الواقع تترك مسؤولياتها تنزلق.
يقدم نظام التدقيق من دوك سويت ميزات مثل نظام تحديد المواقع العالمي وتتبع الطوابع الزمنية، والتي تقلل من الأخطاء البشرية وتزيد من شفافية العمليات.
التدريب المعزز
تعني البيئة الفوضوية اليوم أنه من السهل على موظفيك المشغولين تفويت خطوة ما، أو عدم فهم إجراء جديد، مما قد يؤدي إلى سهو غير مقصود، يتعلم معظم الموظفين من خلال العمل، ويتيح لك استخدام تطبيق قائمة التحقق على الهاتف المحمول تلقي التدريب على أرض الواقع، حيث سيستوعبون بسرعة أكبر الإجراءات الجديدة التي تنفذها بعد فيروس كورونا (COVID-19).
يتيح نظام إدارة التدقيق توفير تدريب على أرض الواقع للموظفين، مما يساعدهم في فهم وتنفيذ الإجراءات الجديدة بشكل أفضل، ويسهم في تحسين الأداء العام.
هل تتساءل عما إذا كان الوقت قد حان للحصول على المساعدة الرقمية من خلال أنظمة إدارة الجودة في مرحلة ما بعد فيروس كورونا؟ تحقق من حلولنا لإدارة الجودة، وإدارة التدقيق، وإدارة الإجراءات التصحيحية، والمزيد.