هل تساءلت يومًا عن كيفية تخزين وتنظيم الكمية الهائلة من المعلومات والبيانات التي نتعامل معها يوميًا؟ هل ترغب في العثور بسرعة على المستندات والملفات التي تحتاج إليها دون عناء البحث الطويل؟ إذا كانت إجابتك بنعم، فإن برنامج الأرشفة الإلكترونية هو الحل الذي تبحث عنه.
ماهي أنظمة الأرشفة الإلكترونية؟
نظام الأرشفة الإلكترونية هو نظام متكامل لإدارة مراسلات الصادر والوارد: تسجيل، أرشفة، تتبع، واتخاذ القرارات، هو أمر حيوي في المؤسسات، ويتطلب نظامًا متكاملاً يشمل تسجيل المعاملات وأرشفتها، تتبع حركة الإحالة، استعلام واسترجاع المراسلات، واتخاذ قرارات بشأنها. وهذا ما تجده في نظام دوك سويت من أجل تحسين الكفاءة والأداء، وتوفير الوقت والجهد في البحث والتتبع، وتعزيز الشفافية والمصداقية في المراسلات الداخلية والخارجية.
الأرشفة الإلكترونية تهتم بحفظ وتنظيم الوثائق والملفات الإلكترونية، مع توفير سهولة الوصول والمشاركة. يتم ذلك عبر نظام أرشيف إلكتروني يدعم برنامج الأرشفة والهيكل التنظيمي لإدارة المراسلات والمعاملات. يمكن حفظ وأرشفة ملفات Office وPDF ووسائط متعددة، وعرضها بدون تحميل. يساهم الأرشفة الإلكترونية في تنظيم الوثائق وتحسين الوصول والمشاركة، وتقليل الاعتماد على الأرشفة الورقية وتحسين كفاءة العمل.
ما هي الخصائص الأساسية لبرنامج الأرشفة الإلكترونية؟
يعد برنامج الأرشفة الإلكترونية أداة قوية تهدف إلى تنظيم وإدارة المستندات والمعلومات الإلكترونية بطريقة مؤسسية وفعالة. يتميز هذا البرنامج بمجموعة من الخصائص التي تجعله أداة لا غنى عنها للمؤسسات والمنظمات التي تهتم بالأرشفة ، لنتعرف عليها بالتفصيل
1.إدارة المهام: توزيع ومتابعة المهام داخل المؤسسة
يهدف نظام الارشفة الالكترونية في إدارة المهام في النظام إلى تسهيل إضافة المهام وتوزيعها على الموظفين في المؤسسة، حيث يتيح تعيين المهام لموظفين محددين وتحديد المسؤول عن متابعتها والتعويض عنه في حالة الغياب. يقوم النظام أيضًا بإشعار الموظفين بالمهام المُسندة إليهم في الوقت المناسب. باستخدام هذا النظام المتكامل، يمكن DocSuite للمديرين تتبع كفاءة وإنجاز الموظفين للمهام المحددة التي تم توزيعها عليهم بدقة. كما يمكن ربط المهام المختلفة داخل المؤسسة بالمعاملات الداخلية والخارجية، بما في ذلك المعاملات الصادرة والواردة.
إدارة المهام تسهم في تحسين توزيع العمل وتعزيز التنظيم داخل المؤسسة، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتحسين تتبع وإدارة أداء الموظفين.
2.تتبع العمليات بكفاءة وذكاء تكنولوجي
محرك سير العمل WorkFlow يهدف إلى تحسين كفاءة وإدارة العمليات الإدارية بطريقة ذكية وفعالة. يتيح توجيه وتحويل المعاملات تلقائيًا بين الأقسام المختلفة واتخاذ الإجراءات اللازمة، مما يوفر الجهود والوقت. يسهم في زيادة الشفافية والأمان، وتحسين جودة الخدمة المقدمة للعملاء والمستفيدين.
3.تنظيم وتنفيذ السياسات والإجراءات
الارشفة الالكترونية نظام ذكي يتيح للمؤسسات نشر وأرشفة التعاميم الإدارية واللوائح الجديدة بسهولة. يضمن النظام أن يصل الإعلان إلى جميع الموظفين من خلال إشعارات عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة (SMS)، ويسهم في تحسين الاتصال والتواصل داخل المؤسسة. يتيح النظام أيضًا أرشفة التعاميم لأغراض التدقيق والامتثال.
يساعد DocSuite هذا النظام الذكي المؤسسات على تسهيل نشر وتوثيق التعاميم واللوائح الجديدة بسهولة وفعالية، وضمان وصول الموظفين إلى المعلومات بشكل فوري وفي الوقت الحقيقي.
4.العمل بالأنترنت وبدون
هناك برامج سحابية مثل دوك سويت تعمل بالإنترنت لتسهيل التحكم عن بُعد وتمكين متابعة وإدارة عمل الشركات من أي مكان وعبر أي جهاز متصل بالإنترنت . يدعم العمل على الأجهزة اللوحية بنظام التشغيل ويندوز أيضًا. يُصمم للتعامل مع مشاكل خدمة الإنترنت مثل الانقطاع أو ضعف الشبكة لضمان الوصول وإدارة العمل بدون تعطل.
5.تحسين التنظيم وتسريع سير العمليات من خلال الأنظمة الذكية
تهدف هذه المنظومة إلى تسريع عمليات المؤسسة، وتسهيل تتبع الطلبات ومراقبة أداء الموظفين وإنجازهم للمهام المُسندة إليهم، وبالتالي تعزيز الشفافية والمساءلة داخل المؤسسة. يتم استخدام التقنيات المتقدمة مثل الحلول السحابية ونظم إدارة المستندات وأنظمة إدارة العمليات لتحقيق هذا الهدف.
6.الدردشة الكتابية
تعد نظام الدردشة الكتابية واحدة من الأدوات التكنولوجية التي تسهم في تسهيل التواصل وتوفير قناة تواصل فعالة بين الموظفين داخل المؤسسة. يتيح هذا النظام للموظفين إرسال رسائل نصية وتسجيلات صوتية ومشاركة ملفات وثائق مختلفة بسهولة وأمان وسرية تامة، مشابهًا لتطبيق واتساب ولكن مخصص لموظفي المؤسسة فقط.
يسهم النظام في تيسير إسناد المهام والاستفسار عن المعاملات والوثائق المختلفة ويتيح للمديرين الاتصال المباشر بالموظفين وإسناد المهام العاجلة ومتابعة سير العمل. بفضل هذه الأداة، يتم تعزيز التواصل والتعاون الداخلي وتحسين كفاءة العمل في المؤسسة.
7. استيراد المعاملات الواردة من البريد الإلكتروني
يُستخدم نظام استيراد المعاملات الواردة من البريد الإلكتروني في الارشفة الالكترونية لتلقي ومعالجة البريد الخارجي بشكل أوتوماتيكي. يتم تحويل هذا البريد تلقائيًا إلى قسم استقبال الطلبات الخارجية، حيث يتولى الموظف المختص في القسم معالجته والرد عليه.
يمكن تخصيص إعدادات استقبال البريد الخارجي وفقًا لنوع الطلب أو القسم والجهة المعنية بالتعامل معه. كما يتضمن النظام ميزة فلترة وتصفية رسائل البريد الواردة لتجنب الإزعاج والمحتوى غير المرغوب فيه، مثل الرسائل الدعائية والغير لائقة
يسهم استخدام هذا النظام في تبسيط وتحسين عملية استقبال ومعالجة البريد الإلكتروني الخارجي، مما يعزز كفاءة المؤسسة ويحسن استجابتها للمراسلات الخارجية.
8. تواصل مستمر ومعلومات شاملة
يمكن للموظفين استقبال إشعارات فورية عبر البريد الإلكتروني لتلقي تحديثات ومهام جديدة. كما يمكن استخدام الرسائل النصية القصيرة لإرسال تنبيهات هامة إلى هواتف الموظفين، مع التركيز على المهام العاجلة التي تتطلب استجابة سريعة. وبفضل إشعارات الهواتف الذكية، يمكن للموظفين الاطلاع على التحديثات والتعليقات الجديدة بسهولة أثناء التنقل. كما يوفر النظام إشعارات داخلية عبر النظام نفسه، لضمان وصول جميع الموظفين إلى المهام المسندة والمعلومات ذات الصلة.
9. سمارت شيت
حزمة سمارت شيت هي حزمة مبتكرة من أدوات برنامج DocSuite التي توفر حلًا ذكيًا للأرشفة الإلكترونية والاتصالات الإدارية. يقدم هذا البرنامج العديد من المميزات القوية للتعامل مع البيانات، بدءًا من إنشاء نماذج الإدخال باستخدام Google Forms وإجراء استبيانات واستطلاعات الرأي داخل وخارج المؤسسة، وصولاً إلى تنظيم وتحليل البيانات والإجابات بشكل تلقائي وتصديرها إلى جداول بيانات قابلة لاتخاذ القرارات.
باستخدام حزمة سمارت شيت، يمكن للمؤسسات الاستفادة من أدوات مبتكرة وقوية للأرشفة الإلكترونية والاتصالات الإدارية. توفر هذه الحزمة سهولة في جمع البيانات وإجراء الاستبيانات وتحليلها بشكل آلي، مما يساعد في اتخاذ قرارات مدروسة وفعالة داخل المؤسسة.
المزايا التي تحصل عليها من أنظمة الأرشفة الإلكترونية
دوك سويت يوفر مجموعة متكاملة من أنظمة الارشفة الالكترونية وحزم الخدمات التي تهدف إلى توفير تجربة إدارة سلسة وآمنة داخل المؤسسات على اختلاف أنواعها وأحجامها وتخصصاتها.
· فهم المعلومات والاستفادة منها لاتخاذ قرارات استراتيجية
الارشفة الالكترونية نظام ذكي لتحليل بيانات العمل والموظفين واستخدام البيانات الضخمة لتحسين الأداء وتطوير العمل واتخاذ القرارات الصائبة في المواقف المختلفة وأيضًا تأهيل الموظفين باستمرار.
· حزمة OCR
حزمة OCR التي تتيح تحويل الصور المُرفقة إلى نصوص يسهل التعامل معها وتعديلها وحفظها واستخراج النص من ملفات PDF والصور بصيغ مختلفة.
· مكتبة الربط API
مكتبة الربط API تسهل الربط والتكامل مع أنظمة أخرى مثل أنظمة ERP السحابية لتحقيق نجاح العمل داخل المؤسسات.
· تصميم وإنشاء التقارير بسهولة
يمكن استخدام حزمة بناء التقارير لإنشاء تقارير مختلفة حول الأداء وسير العمل وجودة الموظفين وجودة الخدمات المقدمة.
في ختام مقالنا حول الأرشفة الإلكترونية، يمكن القول إنها تمثل تحولًا هامًا في إدارة المستندات والمعلومات داخل المؤسسات والشركات. توفر الأرشفة الإلكترونية مزايا عديدة، مثل زيادة الكفاءة وتسريع سير العمل، وتوفير التكاليف والمساحة الفعلية، وسهولة الوصول والبحث في الوثائق، وحماية قوية للبيانات.
باستخدام التكنولوجيا المناسبة وبرامج الأرشفة الإلكترونية المتقدمة مثل DocSuite، يمكن للمؤسسات الاستفادة الكاملة من فوائد الأرشفة الإلكترونية وتحقيق تحول رقمي ناجح. تتيح الأرشفة الإلكترونية للمستخدمين إدارة وتنظيم المستندات بكفاءة وسهولة، وتساعد في تحسين التنقل والتصفح واسترجاع المعلومات بسرعة ودقة.