4 خطوات لبدء إدارة السجلات القانونية في شركتك |
قد لا تكون إدارة السجلات القانونية الجزء الأكثر روعة في ممارسة القانون، ولكنها ضرورية للمحامين – ويمكن أن تكون فعالة.
تقليديًا، تجعل أنظمة إدارة السجلات الورقية إدارة السجلات القانونية صعبة بالنسبة لشركات المحاماة، وذلك لأن أنظمة السجلات الورقية عادةً ما تكون غير ملائمة للإدارة، ويصعب تنظيمها، ويستغرق الوصول إليها وصيانتها وقتًا طويلاً.
لحسن الحظ، يفتح برنامج إدارة السجلات السحابية اليوم فرصًا آمنة وفعالة لإدارة المستندات القانونية للمحامين، ومن خلال الاستفادة من أنظمة حفظ السجلات الرقمية، يمكن للشركات توفير مساحة التخزين الفعلية والساعات الثمينة القابلة للفوترة، وفي الوقت نفسه، يمكن لشركات المحاماة تقديم تجربة تتمحور حول العميل والمساعدة في ضمان بقاء معلومات العميل وبياناته الحساسة آمنة.
.png)
وفي هذا المقال، سوف نرشدك إلى كيفية تقديم ظام فعال لإدارة السجلات القانونية في مكتبك، بدءًا من المشكلات القانونية في إدارة السجلات القانونية إلى العوامل الخاصة بالشركة..png)
خطوات إدارة السجلات القانونية
هناك عدد من الخطوات التي يجب اتخاذها قبل تنفيذ نظام جديد، وهي:
كن واضحًا بشأن احتياجاتك
الخطوة الأولى لتحسين إدارة المستندات القانونية في شركتك هي تقييم الوضع الحالي لشركتك – وما تحتاجه، فإذا كانت شركتك تستخدم حاليًا نظامًا يدويًا للسجلات الورقية للتعامل مع السجلات والمستندات القانونية، فيجب عليك تحديد نقاط الضعف التي ترغب في التغلب عليها.
هل تقضي أنت أو موظفو شركتك الكثير من الوقت في إدخال البيانات وتنظيم الملفات يدويًا؟ هل سبق لك أن واجهت مشكلة في العثور على ملف معين؟ هل تحتاج أنت أو فريقك إلى الوصول إلى مستند عندما تكون بعيدًا عن المكتب؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فإن إدخال نظام إدارة السجلات القانونية الرقمية يمكن أن يخفف من هذه المشكلات.
تعتمد إدارة السجلات القانونية أيضًا على حجم شركتك ومجال ممارستها، على سبيل المثال، تميل شركات المحاماة الصغيرة إلى أن تكون أكثر ملاءمة لإدارة المستندات الرقمية المضمنة في تطبيقات إدارة الممارسة، من خلال نظام سلس ومتكامل لحفظ السجلات وإدارة الممارسات، يمكن للشركات الاحتفاظ بجميع سجلاتها ومستنداتها القانونية في مكان واحد – في السحابة.
من المرجح أن تكون سهولة الاستخدام والكفاءة من الأولويات بالنسبة لشركتك، ولذلك، فإن اختيار برنامج إدارة السجلات القانونية الذي يتكامل بسهولة مع التطبيقات الأخرى – مثل دوك سويت سيوفر لك الوقت والمال والجهد عند التعامل مع السجلات والمستندات.
إعطاء الأولوية للتنظيم
تعمل كل شركة مع السجلات والمستندات، ولكن نظرًا لأن شركات المحاماة تتعامل مع السجلات القانونية وبيانات العملاء الحساسة، تحتاج الشركات إلى إعطاء الأولوية للسجلات باعتبارها الأصول المعلوماتية، ولهذا السبب من الضروري لشركات المحاماة إعطاء الأولوية لتنظيم وثائقها القانونية.
بالإضافة إلى وجودها ضمن نظام سليم لحفظ الملفات القانونية، يجب أن تكون المستندات القانونية سهلة الوصول إليها ويسهل العثور عليها، عندما يكون الوصول أولوية، تكون أنظمة الإدارة الرقمية متفوقة.
على سبيل المثال، تخيل حالة يحتاج فيها المحامي إلى الوصول إلى مستند عمل من ملف العميل عند العمل في قضية ما، مع نظام إدارة السجلات القانونية التقليدي، سيحتاج المحامي إلى الذهاب إلى المكتب والبحث في الملفات الورقية، إذا كان المستند في المكان الخطأ، فقد يكون من الصعب أو من المستحيل العثور عليه، وبدلاً من ذلك، باستخدام نظام مثل دوك سويت، إذا كان المحامي بحاجة إلى الوصول إلى هذا المستند، فيمكنه البحث عن المستند عن بُعد، يمكن للمستخدمين القيام بذلك عن طريق إدخال كلمة رئيسية – وسحب المستند لأعلى في ثوانٍ.
علاوة على ذلك، تقلل السجلات والمستندات الرقمية من حاجة المحامين إلى عمل نسخ متعددة من نفس المستند، توفر المستندات الأقل تكرارًا الوقت مع دعم التنظيم الأفضل، بالإضافة إلى ذلك، فإن ميزات مثل القدرة على حفظ المستندات مباشرة من المصدر تجعل من السهل الاحتفاظ بالمستندات والسجلات منظمة من البداية، على سبيل المثال، تتيح لك الوظائف الإضافية للبريد الإلكتروني في دوك سويت حفظ رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات مباشرة في مسائل محددة.
فهم قوانين الخصوصية وحماية البيانات المعمول بها
يثق العملاء بالمحامين فيما يتعلق بسجلاتهم القانونية، ومن واجب المحامي أيضًا حماية البيانات والمعلومات التي تحتوي عليها تلك السجلات والمستندات، عندما يتعلق الأمر بإدارة السجلات القانونية، فهذا يعني وجود استراتيجية لكيفية تعامل شركتك مع بيانات العميل ومستنداته – بدءًا من سياسات الاحتفاظ بالمستندات وحتى إدارة السجلات القانونية وسياسات تدمير السجلات، عند الاقتضاء.
من واجبك المهني كمحامي حماية بيانات العميل والبقاء متوافقًا مع أي قوانين معمول بها تتعلق بالخصوصية وحماية البيانات – مما يعني أنه من المهم أيضًا أن تفهم أي خصوصية وتلتزم بها، خاصة قوانين حماية البيانات التي تؤثر على إدارة السجلات القانونية.
يمكن أن تختلف القوانين والقواعد في هذا المجال من بلد إلى أخرى، لذا تأكد من مراجعة قوانين دولتك، قد تكون نقابة المحامين في دولتك مصدرًا جيدًا لتوجيه بحثك.
يمكنك أيضًا الاستفادة من التكنولوجيا لدعم التزاماتك القانونية والأخلاقية المتعلقة بإدارة السجلات القانونية، على سبيل المثال، يمكن أن يساعدك تخزين مستندات العميل في السحابة عبر برنامج قانوني مصمم بإجراءات أمنية على الوفاء بالتزامك بحماية معلومات العميل من خروقات البيانات كجزء من نظام إدارة السجلات القانونية لديك، (مثل ميزات الأمان الخاصة بنظام دوك سويت، والتي تتضمن التشفير أثناء النقل وأثناء الراحة والنسخ الاحتياطي التلقائي).
الاستفادة من برامج إدارة السجلات
كمحامي، يعد الوقت هو المورد الأكثر قيمة لديك، ومع ذلك، غالبًا ما يخسر المحامون جزءًا كبيرًا من أيام عملهم في المهام غير القابلة للفوترة والمهام الإدارية، على وجه التحديد، يشير تقرير الاتجاهات القانونية لعام 2020 إلى أن المحامين يقضون في المتوسط 2.5 ساعة فقط من يوم عمل مدته 8 ساعات في العمل القابل للفوترة، ويمكن أن تستغرق مهام مثل البحث اليدوي عن السجلات القانونية وتخزينها وإدارتها بعضًا من هذا الوقت الأقل كفاءة.
عندما يتعلق الأمر بإدارة المستندات القانونية، يمكن للبرنامج أن يجعل سير العمل اليومي أسهل ويحسن كفاءتك، مما يوفر وقتك وطاقتك للتركيز على العملاء، والعمل القابل للفوترة، وتنمية شركة المحاماة الخاصة بك.
يمكن لبرنامج إدارة السجلات القانونية من دوك سويت تحسين النتيجة النهائيةيمكن أن تؤثر الطريقة التي تتعامل بها مع إدارة السجلات القانونية أيضًا على ربحية شركتك، كما ذكرنا سابقًا، فإن المهام غير القابلة للفوترة تستنزف وقت شركة المحاماة وإنتاجيتها، عندما تستفيد من البرنامج لقضاء وقت أقل في مهام إدارة السجلات القانونية (مثل البحث في الملفات الورقية عن السجلات)، يكون لديك المزيد من الوقت للعمل القابل للفوترة.
بالإضافة إلى ذلك، يساعد تخزين الأعمال الورقية في السحابة على تقليل التكاليف غير الضرورية المرتبطة بالعثور على مساحة تخزين فعلية للمستندات.
تعد إدارة المستندات القانونية لدى دوك سويت إحدى ميزات برنامج إدارة الشؤون القانونية، بالإضافة إلى ذلك، يتكامل نظام دوك سويت مع العديد من التطبيقات الأخرى التي تساعد في إدارة السجلات القانونية، مثل:
- برامج أتمتة المستندات القانونية والتوقيع الإلكتروني، والذي يتكامل مع دوك سويت للسماح لك بملء المستندات بمعلومات العميل.
- ميزات استرجاع السجلات، للتخلص من الإدخال المزدوج للبيانات عند طلب السجلات الطبية واسترجاعها.
- وظيفة استرجاع الملفات المستندة إلى السحابة، والتي تتكامل مع دوك سويت لتسهيل طلب المستندات وتسليم السجلات بشكل مباشر وأكثر تنظيمًا.
- يعمل برنامج إدارة المستندات القانونية من دوك سويت على تقليل وقت التدريب، فعندما تتعامل مع الملفات والمستندات المادية، قد يمثل تنفيذ نظام جديد لإدارة السجلات تحديًا، قد يتطلب منك حل إدارة السجلات الجديد تدريب الموظفين على السياسات والإجراءات والإرشادات الجديدة.
ومع ذلك، فإن برنامج إدارة السجلات القانونية يقلل بشكل كبير من المتاعب التي قد تصاحب تدريب الموظفين على النظام الجديد.
يمكنك تقليل الحاجة إلى تعلم نظام جديد لإدارة المستندات والسجلات، يمكنك تحقيق ذلك عن طريق اختيار برنامج إدارة ممارسات شامل مع ميزات إدارة المستندات المضمنة.
تعد إدارة السجلات القانونية أمرًا ضروريًا لحماية معلومات العميل والالتزام بقوانين الخصوصية وحماية البيانات، كما يمكن لبرامج إدارة السجلات القانونية أن تساعد المحامين على إنشاء أنظمة أكثر فعالية وكفاءة.
في حين أن إدارة المستندات القانونية كانت مهمة يدوية تستغرق وقتًا طويلاً، فإن برنامج حفظ السجلات الرقمية وإدارة المستندات اليوم يسمح للمحامين بتخزين مستندات وسجلات العميل وتنظيمها وإدارتها بشكل آمن، وفي الوقت نفسه، يمكن للمحامين توفير الوقت والمساحة، بالإضافة إلى ذلك، نظرًا لأن برنامج إدارة السجلات القانونية يسمح للمحامين بتخزين المستندات القانونية بشكل آمن في السحابة، فيمكن للمحامين أيضًا الوصول إلى المستندات القانونية بسهولة أكبر عند الحاجة.
إذا كانت شركة المحاماة الخاصة بك تواجه صعوبة في إدارة السجلات والمستندات القانونية يدويًا، ففكر في استخدام برنامج إدارة السجلات القانونية مثل دوك سويت، ويمكنك توفير وقت شركتك مع تسهيل الحفاظ على أمان بيانات العميل، ويمكنك معرفة المزيد حول برنامج إدارة السجلات القانونية الخاص بدوك سويت أو تجربة نظام إدارة الشؤون القانونية المتكامل.