ما لا تعرفه عن منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل"

فهرس الموضوع

ما لا تعرفه عن منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل"

تعتبر منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" واحدة من المبادرات الطموحة التي أطلقتها المملكة العربية السعودية لتعزيز الكفاءة والشفافية في الجهات الحكومية، وذلك في إطار رؤية السعودية 2030 التي تهدف إلى تحقيق التحول الرقمي الشامل في مختلف القطاعات.

وفي هذا المقال، سنستعرض معلومات هامة حول منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل"، ونسلط الضوء على دورها المحوري في تحقيق الحوكمة الرشيدة وتعزيز النزاهة في العمل الحكومي.

ما هي منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل"

تعد منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" إحدى المبادرات الرائدة التي أطلقها الديوان العام للمحاسبة في المملكة العربية السعودية ضمن جهودها لدعم التحول الرقمي في الأجهزة الحكومية، وتأتي هذه المبادرة تماشياً مع رؤية المملكة 2030 التي تسعى إلى تحقيق كفاءة عالية في الإنفاق الحكومي وترشيد الاستهلاك بطرق مبتكرة ومستدامة.

إذ أن منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" تستهدف تحديث وتطوير جميع الأنظمة والإجراءات المتعلقة بإدارة وتنظيم المستودعات الحكومية، بدءاً من مراجعة وتحديث القواعد والإجراءات القديمة التي مضى على صدورها أكثر من ثلاثين عاماً، وصولاً إلى أتمتة كافة العمليات المتعلقة بالمستودعات وتوحيد التصنيف والترميز، وكذلك استخدام أحدث تقنيات الذكاء الاصطناعي والأمن السيبراني لتحقيق الأهداف الإدارية المطلوبة.

ومن الجدير بالذكر أن الديوان العام للمحاسبة قد أطلق هذا المشروع الكبير بعد دراسة مستفيضة ومراجعة دقيقة للأنظمة الحالية، حيث تبين أن الأنظمة القديمة لم تعد تلبي المتطلبات الحديثة في إدارة المستودعات الحكومية، ولذلك، قام الديوان بتشكيل فريق عمل مختص لمراجعة وتحديث هذه القواعد بما يتناسب مع التطورات والتحديات الجديدة.

وقد مرت منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" بعدة مراحل أساسية، بدأت بمراجعة شاملة وتحديث لقواعد وإجراءات المستودعات الحكومية، حيث تبين عدم ملاءمة الأنظمة الحالية وضعف الرقابة عليها، مما استدعى تعديل معظم المواد وإضافة مواد جديدة تلبي الاحتياجات الحالية والمستقبلية، وفي المرحلة الثانية، عمل الديوان على تحديث هذه القواعد بالتنسيق مع وزارة المالية، وتعميمها على الجهات المشمولة برقابة الديوان، أما المرحلة الثالثة فشملت أتمتة نماذج الأوراق ذات القيمة الخاصة بالمستودعات الحكومية وتحديث الأحكام الخاصة بها، حيث هدفت هذه الخطوة إلى رفع الكفاءة وتسهيل الإجراءات لتحقيق مستهدفات رؤية المملكة 2030، بالإضافة إلى تطوير نظام حوكمة متكامل يسهم في تنسيق الجهود بين الجهات الحكومية.

وقد تم تحديد المعايير التقنية الواجب توفرها في أنظمة المستودعات لضبط الإنفاق الحكومي وتلافي الهدر المالي، ومن بين الأهداف الرئيسية لمنظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" هو توحيد تصنيف وترميز أصناف المستودعات الحكومية، مما يمكن الجهات من تحديد أرصدة الأصناف بدقة في أي وقت، ويسهل تبادل الأصناف بين الجهات الحكومية بشكل فعال وآمن.

توحيد التصنيف والترميز في منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل"

يعد توحيد التصنيف والترميز لأصناف المستودعات الحكومية أحد الجوانب الأساسية في منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل"، حيث يهدف هذا التوحيد إلى تحقيق دقة عالية في تحديد أرصدة الأصناف في أي وقت، مما يسهل عملية تبادل الأصناف بين الجهات الحكومية ويضمن الحفاظ على محتويات المستودعات من التلف أو الفقد أو السرقة، ويعد هذا التوحيد خطوة حيوية في تطوير النظام الجديد.

ويساعد على إحكام الرقابة على المستودعات من خلال توفير معلومات دقيقة ومحدثة عن المخزون في جميع الأوقات، كما يسهم في تحسين إدارة المستودعات وتقليل الأخطاء البشرية التي قد تنجم عن استخدام أنظمة مختلفة وتصنيفات غير موحدة، وتتميز منظومة الرقابة الإلكترونية شامل بقدرتها على ربط إدارة المشتريات والإدارة المالية وإدارة المستودعات في نظام تنفيذي متكامل يبدأ من مرحلة الطلب حتى التسليم، مما يسهم في تحسين كفاءة العمليات الإدارية وتقليل الزمن المستغرق في إنجاز الإجراءات المختلفة.

وتساعد منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" على تحديد الاحتياجات بدقة من الأصناف وتنفيذ عمليات الجرد الآلي للمخزون بجميع أنواعه، حيث يمثل ذلك جزءاً أساسياً من النظام يساهم في الحد من الهدر وتكدس الأصناف في المستودعات، وتتيح منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" أيضاً إعداد التقارير الشاملة عن المخزون ومدى تغطيته لاحتياجات الجهة خلال فترة زمنية معينة، مما يسهل عملية التخطيط وإدارة الموارد بكفاءة أعلى.

وعلاوة على ذلك، توفر منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" مراقبة الأداء، مما يمكن الجهات الحكومية من اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على معلومات دقيقة وتحليل شامل للأوضاع الحالية، ويأتي هذا النظام ضمن الجهود المستمرة لتحقيق التحول الرقمي الكامل في المملكة العربية السعودية، حيث يتميز باستخدام أحدث تقنيات الذكاء الاصطناعي والأمن السيبراني لضمان حماية المعلومات وتحقيق أهداف الإدارة الذكية.

الجرد الآلي وإدارة المخزون في منظومة الرقابة الإلكترونية شامل

يعد الجرد الآلي وإدارة المخزون أحد المكونات الرئيسية في منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل"، حيث يشكل هذا الجزء من النظام محوراً مهماً في تحسين كفاءة إدارة المستودعات الحكومية، إذ أن الجرد الآلي يساعد في تقليل الوقت المستغرق في عمليات الجرد التقليدية والتي غالباً ما تكون معقدة ومستهلكة للوقت.

وتتيح منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" إجراء الجرد بدقة وسرعة عالية، مما يقلل من الأخطاء البشرية ويضمن الحصول على بيانات دقيقة وشاملة حول المخزون، ومن خلال استخدام منظومة الرقابة الإلكترونية شامل، يمكن للجهات الحكومية تحديد الاحتياجات الفعلية من الأصناف وتنفيذ عمليات الجرد بشكل دوري ومنتظم، مما يسهم في الحد من الهدر وتكدس الأصناف في المستودعات، حيث يمكن لمنظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" تحديد الفجوات في المخزون وتقديم توصيات حول كيفية تحسين إدارة الموارد المتاحة.

بالإضافة إلى ذلك، توفر منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" إمكانية إعداد تقارير شاملة عن المخزون ومدى تغطيته لاحتياجات الجهة خلال فترات زمنية محددة، مما يسهل عملية التخطيط الاستراتيجي واتخاذ القرارات المناسبة، كما أن منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" تتيح منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" أيضاً إمكانية تتبع حركة الأصناف داخل المستودعات ومعرفة حالتها بشكل دوري، مما يساعد في الحفاظ على جودتها وتجنب التلف أو الفقد، ويعتبر الربط بين إدارة المشتريات والإدارة المالية وإدارة المستودعات أحد المزايا البارزة لمنظومة الرقابة الإلكترونية "شامل".

يمكن للنظام تتبع جميع العمليات بدءاً من طلب الأصناف وصولاً إلى استلامها وتخزينها، مما يوفر رؤية شاملة ومتكاملة لكافة مراحل العمليات الإدارية، ومن جهة أخرى، تعزز منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" التعاون والتنسيق بين الجهات الحكومية المختلفة، حيث يمكن للجهات تبادل الأصناف بشكل سلس وفعال، مما يسهم في تحسين استخدام الموارد وتقليل التكاليف، كما تساعد منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل" في إعداد وتنفيذ خطط الطوارئ من خلال توفير معلومات دقيقة ومحدثة حول المخزون المتاح، مما يسهم في الاستجابة الفعالة للحالات الطارئة وضمان استمرارية العمليات.

دور نظام دوك سويت في تسهيل العمل بمنظومة الرقابة الإلكترونية "شامل"

يلعب نظام دوك سويت دوراً محورياً في تعزيز وتسهيل العمل ضمن منظومة الرقابة الإلكترونية شامل، حيث يعتبر دوك سويت أداة حديثة ومبتكرة تهدف إلى تحقيق تحول رقمي شامل في إدارة الوثائق والاتصالات الإدارية، مما يجعله مناسباً تماماً لدعم وتحسين أداء منظومة الرقابة الإلكترونية شامل، والتي تعتمد على الأتمتة والدقة في مراقبة وإدارة المستودعات الحكومية، إذ أن نظام دوك سويت يوفر مجموعة واسعة من المزايا التي تسهم في تحقيق هذا الهدف، بما في ذلك إدارة الوثائق بذكاء، وتنظيم الاتصالات الإدارية، وأتمتة الإجراءات باستخدام أحدث تقنيات الذكاء الاصطناعي والأمن السيبراني.

أحد الأدوار الرئيسية التي يلعبها نظام دوك سويت هو التحول من الإدارة الورقية إلى إدارة إلكترونية بالكامل، مما يسهم في تحسين كفاءة العمل وتقليل الزمن المستغرق في إنجاز المهام المختلفة، فعند تطبيق منظومة الرقابة الإلكترونية شامل بالتعاون مع نظام دوك سويت، يمكن للمؤسسات الحكومية الاستفادة من القدرات المتقدمة لنظام دوك سويت في إدارة الوثائق والملفات بشكل آمن وفعال، حيث يوفر النظام أدوات متقدمة لتخزين واسترجاع الوثائق بسهولة وسرعة، مما يسهم في تحسين عمليات الرقابة والمراجعة وتقليل الأخطاء البشرية التي قد تنجم عن إدارة الوثائق بشكل تقليدي.

بالإضافة إلى ذلك، يوفر نظام دوك سويت قدرات متقدمة في مجال أتمتة الإجراءات، حيث يمكن للنظام تنفيذ العمليات الروتينية بشكل تلقائي ودون تدخل بشري، مما يسهم في تسهيل العمل ضمن منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل"، ويمكن للنظام أيضاً تحليل البيانات وتقديم تقارير دقيقة وشاملة حول أداء العمليات المختلفة، مما يساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على معلومات دقيقة وحديثة، وهذا يعد عنصراً أساسياً في تحسين كفاءة العمل وزيادة الإنتاجية داخل المؤسسات الحكومية.

من جهة أخرى، يعزز نظام دوك سويت الأمان السيبراني من خلال استخدام أحدث تقنيات الحماية، مما يضمن حماية البيانات الحساسة والمعلومات السرية المتعلقة بالمستودعات الحكومية، وهذا يعتبر أمراً بالغ الأهمية في منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل"، حيث يتطلب النظام مستوى عالٍ من الأمان لضمان سلامة المعلومات والوثائق، كما يساعد دوك سويت في توفير بيئة عمل آمنة وموثوقة للمستخدمين، مما يساهم في تحقيق أهداف الإدارة الذكية والمستدامة وفق رؤية المملكة العربية السعودية 2030.

وتجدر الإشارة إلى أن نظام دوك سويت يوفر أيضاً مرونة عالية في التكيف مع احتياجات المؤسسات المختلفة، حيث يمكن تخصيص النظام وفقاً لمتطلبات الجهات الحكومية المختلفة، مما يتيح إمكانية دمج النظام بسهولة مع منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل"، وتحقيق استفادة قصوى من قدرات النظامين معاً، وعند تطبيق نظام دوك سويت بشكل متكامل مع منظومة الرقابة الإلكترونية شامل، يمكن تحقيق تحسين كبير في كفاءة العمليات الإدارية، وزيادة الإنتاجية، وتحقيق الاستدامة البيئية من خلال تقليل استخدام الورق والموارد الطبيعية الأخرى.

في الختام، يمكن القول إن نظام دوك سويت يمثل أداة قوية ومتكاملة لدعم وتعزيز عمل منظومة الرقابة الإلكترونية "شامل"، حيث يسهم في تحقيق التحول الرقمي الكامل، وتحسين كفاءة العمليات الإدارية، وضمان الأمان السيبراني، وزيادة الإنتاجية، وتحقيق الاستدامة البيئية، مما يجعله خياراً مثالياً للمؤسسات الحكومية التي تسعى إلى تحقيق أهداف رؤية المملكة العربية السعودية 2030.

يمكنك الدخول على المنصة من هنا.